Buchungs-App bauen: Termine, Verfügbarkeit, Erinnerungen und Anzahlungen

Für eine Buchungs-App müssen vier Dinge zusammenarbeiten: eine Liste dessen, was gebucht werden kann (Leistungen, Räume, Mitarbeitende), Regeln, wann jedes davon verfügbar ist, ein Buchungsablauf, der nur wirklich freie Zeitfenster anbietet, und eine private Ansicht, in der das Unternehmen eingehende Buchungen verwaltet. Ein KI-App-Builder kann aus einer kurzen Beschreibung in Minuten eine funktionierende erste Version erstellen. Die eigentliche Arbeit besteht darin, die Regeln festzulegen, also Termindauer, Puffer, Stornierungen und Zeitzonen, und zu testen, dass Doppelbuchungen unmöglich sind.

Zuerst festlegen, was „eine Buchung“ für dich bedeutet

Buchungs-Apps sehen oberflächlich ähnlich aus, unterscheiden sich darunter aber stark. Beantworte zuerst diese Fragen:

• Was wird gebucht? Eine Leistung (ein Haarschnitt), eine Person (ein Nachhilfelehrer), eine Ressource (ein Besprechungsraum, ein Platz, ein Transporter) oder ein Platz in einer Veranstaltung (ein Yogakurs mit 12 Plätzen).
• Wie lange dauert es? Fest pro Leistung oder vom Kunden gewählt?
• Wer erbringt es? Eine Person, mehrere Mitarbeitende mit eigenen Zeiten oder niemand (ein Raum)?
• Was passiert nach der Buchung? Sofortige Bestätigung oder eine Anfrage, die der Inhaber freigibt?
• Spielt Geld eine Rolle? Kostenlos, Zahlung vor Ort, Anzahlung im Voraus oder volle Vorauszahlung?

„Zeit anfragen, Inhaber bestätigt per E-Mail“ ist deutlich einfacher zu bauen als „sofortige Buchung gegen drei Mitarbeiterkalender mit Anzahlungen“. Beides ist sinnvoll. Wähle für Version eins das, was du tatsächlich brauchst.

Was die App braucht

Daten

Die Endzeit bei jeder Buchung zu speichern, nicht nur die Startzeit, macht Überschneidungsprüfungen deutlich einfacher.

Seiten

• Öffentlich: Leistungsliste, Zeitfenster-Auswahl, Buchungsformular, Bestätigungsseite sowie ein Link zum Stornieren oder Verschieben.
• Privat (Inhaber oder Mitarbeitende): der heutige Terminplan, anstehende Buchungen, eine Möglichkeit, Zeit zu sperren, und Einstellungen für Leistungen und Öffnungszeiten.

Berechtigungen

Kunden sollten nur freie oder belegte Zeitfenster sehen, niemals die Namen anderer Kunden. Mitarbeitende sehen vielleicht nur ihren eigenen Terminplan, der Inhaber sieht alles. Halte das schriftlich fest, denn davon hängt ab, ob du Anmeldungen und Rollen brauchst. Unser Leitfaden zu Anmeldung in deiner App behandelt die Optionen.

Die schwierigen Teile und wie du sie löst

Doppelbuchungen

Der klassische Fehler: Zwei Personen laden die Seite, beide sehen 10:00 Uhr frei und buchen beide. Die Lösung ist, auf dem Server beim Speichern der Buchung erneut zu prüfen und sie abzulehnen, wenn sich inzwischen etwas überschneidet. Verlange das ausdrücklich:

Beim Speichern einer Buchung prüfe auf dem Server erneut, dass sich keine bestätigte oder ausstehende Buchung derselben Mitarbeiterperson mit der gewünschten Zeit überschneidet (inklusive Puffer). Gibt es eine solche, lehne sie ab und zeige „Diese Zeit wurde gerade vergeben, bitte wähle eine andere.“.

Teste danach mit zwei Browserfenstern.

Zeitzonen

Speichere jede Zeit in UTC und rechne sie für die Anzeige um. Lege fest, in welcher Zeitzone die Buchungsseite angezeigt wird: meist die des Unternehmens bei Leistungen vor Ort und die des Kunden bei Online-Terminen. Zeige die Zeitzone auf der Seite an. Teste eine Buchung über einen Wechsel zur Sommerzeit.

Puffer, Vorlauf und Grenzen

Üblich sind diese Regeln, die du vorab festlegen solltest: ein Puffer zwischen Terminen, eine Mindestvorlaufzeit („keine Buchungen weniger als 2 Stunden im Voraus“), wie weit im Voraus gebucht werden darf und eine Tageshöchstgrenze. Jede davon ist ein Satz im Prompt. Fehlen sie, wählt die KI Standardwerte für dich.

Stornierungen und Nichterscheinen

Gib jeder Bestätigung einen Stornierungslink mit einem eindeutigen Token, damit Kunden kein Konto brauchen. Lege dein Stornierungsfenster fest und ob Anzahlungen erstattet werden, und zeige diese Richtlinie vor der Zahlung an.

Erinnerungen

Erinnerungs-E-Mails oder SMS brauchen etwas, das nach Zeitplan läuft („alle 15 Minuten Erinnerungen für Buchungen senden, die in 24 Stunden beginnen“). Prüfe, wie dein Builder und dein Hosting geplante Jobs handhaben. Falls nicht, nutze einen externen Scheduler, der einen Endpunkt deiner App aufruft, oder schicke die Bestätigungs-E-Mail mit angehängter Kalendereinladung, damit der eigene Kalender des Kunden ihn erinnert. Zur Anbieterseite siehe wie du E-Mails aus deiner App verschickst.

Anzahlungen und Zahlungen

Das übliche Muster mit Stripe:

1. Der Kunde wählt ein Zeitfenster; die App legt eine ausstehende Buchung an, die den Termin für kurze Zeit (etwa 15 Minuten) reserviert.
2. Die App schickt ihn zu Stripe Checkout für die Anzahlung.
3. Stripe meldet der App per Webhook, wenn die Zahlung erfolgreich war; die Buchung wird bestätigt.
4. Erfolgt keine Zahlung rechtzeitig, läuft die ausstehende Buchung ab und das Zeitfenster wird wieder frei.

Stripes Standardpreis ist ein Prozentsatz plus eine feste Gebühr pro erfolgreicher Kartenzahlung, ohne monatliche Grundgebühr (Stand September 2026). Die Sätze unterscheiden sich je nach Land, prüfe daher die Preisseite von Stripe für dein Land. Nutze den Testmodus und Testkarten, bis alles funktioniert. Unser Leitfaden zum Hinzufügen von Zahlungen geht Schritt für Schritt vor.

Ein erster Prompt, der funktioniert

Baue eine Buchungs-App für Northside Barbers. Leistungen: Haarschnitt (30 Min., $25), Bartschnitt (15 Min., $12), Haarschnitt + Bart (45 Min., $32). Zwei Barbiere, Sam und Ali, jeweils Dienstag bis Samstag von 9:00 bis 18:00 Uhr. Kunden wählen eine Leistung, dann einen Barbier oder „irgendein Barbier“, und sehen dann nur freie 15-Minuten-Startzeiten für die nächsten 14 Tage und geben Name, Telefon und E-Mail ein. Speichere Buchungen in einer Datenbank, mit 10 Minuten Puffer nach jedem Termin, und prüfe beim Speichern die Verfügbarkeit erneut, um Doppelbuchungen zu verhindern. Zeige eine Bestätigungsseite mit Stornierungslink. Der Inhaber hat eine private Seite mit den heutigen und anstehenden Buchungen, kann eine Buchung stornieren und Zeit sperren. Die Zeiten gelten in der lokalen Zeitzone des Ladens. Sauberes Design, mobil zuerst.

Der Prompt nennt Leistungen, Mitarbeitende, Zeiten, Regeln und die Ansicht des Inhabers, also alles, was die KI sonst raten müsste.

Build-Schritte

1. Zuerst der Kern des Buchungsablaufs. Leistungen → Zeitfenster → Formular → gespeicherte Buchung → Bestätigung. Nichts anderes, bevor das auf dem Handy funktioniert.
2. Ansicht des Inhabers. Liste für heute, Liste der anstehenden Termine, Stornieren, Zeit sperren.
3. Die Seiten des Inhabers schützen. Füge eine Anmeldung hinzu, bevor echte Daten hineinkommen.
4. Regeln. Puffer, Vorlaufzeit, Buchungshorizont, Feiertage.
5. E-Mail. Bestätigung mit Kalendereinladung und Stornierungslink.
6. Anzahlungen, falls du sie brauchst, zuerst im Stripe-Testmodus.
7. Randfälle testen. Zwei Fenster, die denselben Termin buchen, eine Buchung über Mitternacht, ein Datum mit Zeitumstellung, eine stornierte Buchung, die ihr Zeitfenster freigibt.
8. Veröffentlichen und dann selbst eine echte Buchung machen, bevor du den Link teilst.

Häufige Fehler

• Verfügbarkeit nur im Browser prüfen. Das sieht richtig aus und führt trotzdem zu Doppelbuchungen.
• Lokale Zeiten ohne Zeitzone speichern. Das funktioniert, bis die Uhren umgestellt werden.
• Kundennamen im öffentlichen Kalender zeigen. Zeige nur frei oder belegt.
• Mitarbeiterplanung, Treuepunkte und SMS am ersten Tag bauen. Starte mit dem Kernablauf und ergänze dann, was Kunden tatsächlich verlangen.
• Keine Möglichkeit für den Inhaber, Zeit zu sperren. Der erste Krankheitstag führt zu Nichterscheinen.

Wann Calendly (oder ähnliche Tools) die bessere Wahl ist

Wenn du als eine Person deine Verfügbarkeit für Gespräche teilst, ist ein Terminplanungstool kaum zu schlagen. Stand September 2026 deckt der kostenlose Tarif von Calendly einen Termintyp, eine Kalenderverbindung und Einzeltermine mit einer anpassbaren Buchungsseite ab. Bezahlte Tarife bieten mehr Termintypen und Teamfunktionen. Solche Tools verbinden sich sofort mit deinem bestehenden Kalender, was eine eigene App erst gebaut werden muss.

Baue selbst, wenn du Regeln brauchst, die diese Tools nicht unterstützen, mehrere buchbare Ressourcen, durchgängig dein eigenes Branding, Buchungen, die mit anderen Daten verbunden sind (Kunden, Bestellungen, Mitgliedschaften), oder du ein Buchungsprodukt an andere verkaufen willst.

Mit Mythex bauen

In Mythex beschreibst du die Buchungs-App im Chat, sie wird in einer Live-Vorschau gebaut, und sobald Buchungen gespeichert werden müssen, kommt eine Postgres-Datenbank dazu. Der Anwendungsfall Buchungsseite in der Dokumentation empfiehlt, mit einem Anfrageformular und einer Admin-Liste zu beginnen und dann den Rest zu ergänzen. Sei dir klar darüber, was eingebaut ist und was du selbst anbindest: Mythex hat keine eingebaute Kalendersynchronisation, keine SMS-Erinnerungen und kein Anzahlungsprodukt. E-Mails laufen über deinen eigenen Anbieter, Anzahlungen über deine eigenen Stripe-Schlüssel, die als Projektgeheimnisse gespeichert werden (Stripe-Rezept), und die Regeln gegen Doppelbuchungen und zur Zeitzone legst du selbst fest und testest sie, wie oben beschrieben.

Der Befehl /test lässt den Agenten den Buchungsablauf in der Vorschau durchklicken und melden, was kaputt geht. Als Startprompt eignen sich die Vorlagen Barbershop-Buchungswebsite oder Meeting-Buchung, oder du schaust dir alle App-Vorlagen an.

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