高額なSaaSを自作ツールに置き換える方法（向かないケースも）

使っている部分が大きな製品のごく一部だったり、ほとんどログインしない人の座席にまで料金を払っていたり、製品がお客様の業務フローに対応できなかったりするなら、高額なSaaSのサブスクリプションを自作のツールに置き換えることに意味があるかもしれません。一方、ベンダーが継続的に難しい作業を代行してくれているソフトウェア、たとえばセキュリティ、コンプライアンス、メール到達性、連携などでは、置き換えは通常、割に合いません。サブスクリプションの価格は目に見えますが、離れたあとに引き受けることになる保守、セキュリティ、サポートは見えません。そして、それらが切り替えが割に合うかどうかを決めます。

AIアプリビルダーによって、作る部分のコストはずっと下がりました。このガイドは、それ以外の部分について扱います。

正直なトレードオフ

SaaSにお金を払うとき、得られるのは機能だけではありません。

これらの一部は、社内の少数のユーザーが使う小さなツールなら簡単です。規模に関係なく、難しいものもあります。問うべきことは「作れるかどうか」ではありません。AIを使えば、多くの場合は作れます。問うべきは「自分たちで持ち続けられるかどうか」です。

SaaSを置き換えるのが割に合うとき

良い候補には、いくつかの共通点があります。

• 大きな製品の一部しか使っていない。 共有のToDoリストとしてしか使っていない大規模なプロジェクト管理ツール。メモ付きの連絡先リストとしてしか使っていないCRM。
• 座席ごとの料金が割高になっている。 たまにしか使わない人が多く、そのひとりひとりに毎月料金がかかっている。
• 業務フローがツールと合っていない。 製品に合わないため、人々が手元でエクスポートしたデータやスプレッドシートを併用している。
• データがシンプル。 レコード、ステータス、メモ、いくつかのファイル程度で、複雑な会計データやカード情報は含まない。
• ユーザーが社内か少数。 自社のチーム、または決まった少数のお客様だけが使う。
• 責任者がいる。 これを見守る担当者が決まっている。

典型的な例は、シンプルなトラッカー、受付や依頼のフォーム、承認フロー、社内のディレクトリ、顧客向けのステータスページ、軽量なCRM、数字をまとめるダッシュボード、単一の事業者の予約ページなどです。

割に合わないとき

次のような場合は、支払いを続けるか、作るのではなくより安い製品を探しましょう。

• ミスが法的、金銭的な結果を生む。 地域のルールに従う必要がある会計、給与、税務、請求書などです。
• ベンダーが専門的なインフラを提供している。 メール配信（スパムの評判を保つのは難しい）、カード決済（セキュリティ基準が厳しい）、動画配信、電話などです。
• セキュリティそのものが製品の価値。 パスワード管理、認証やシングルサインオン、医療や金融の記録を扱うものです。
• 連携こそが価値。 そのツールの価値が、数十の他のシステムと繋がることにある場合、それを再現するのは大規模で継続的な作業になります。
• 多くの外部ユーザーがそれに依存している。 公開されるツールには、サポート、稼働率、アクセシビリティが必要になり、それをあなたが持つことになります。
• 誰も持ち続けられない。 作った本人だけが仕組みを理解していて、その人が忙しかったり去ってしまったりすると、将来の問題を抱えることになります。

現実的な折衷案として、高額な製品の画面だけを置き換え、その下では専門のサービスを使い続ける方法があります。たとえば、予約の流れは自作し、決済はStripe、予約確認はメール配信サービスに任せるといった形です。

実際のコストを計算する

切り替える前に、両方の側を書き出しましょう。

現在のSaaSのコスト：

• サブスクリプション。今後1〜2年に追加する座席分も含む。
• 必要になる追加オプションや上位プラン。
• 回避策やサイドのスプレッドシートに費やされている時間。

自作ツールのコスト：

• 構築の時間。自分の時間か、開発者の時間。
• 運用のコスト。ホスティング、データベース、ファイルストレージ、メールや決済の手数料。
• 毎月の保守時間。更新、修正、利用者からの小さな変更依頼への対応。
• サポートの時間。質問への回答、新しい人のオンボーディング。
• リスク。1日の停止やデータのミスが、どれだけの損失になるか。

数字が拮抗しているなら、SaaSを続けてください。構築が割に合うのは、節約効果が明確で、かつ自作のツールのほうが実際に使いやすい場合だけです。さまざまなアプローチの初期費用の比較については、アプリの制作費用の目安をご覧ください。

構築以外の安くする方法

SaaSの請求額を減らす方法は、構築だけではありません。作る前に、次を確認しましょう。

• 座席を減らす、または削除する。 退職した人や、ほとんどログインしない人の分の料金を払っているチームは多いです。誰が実際に使っているかを確認するだけで、他を変えずに請求額を減らせることがあります。
• 価格について相談する。 年額払い、非営利やスタートアップ向けのプログラム、ベンダーの営業チームに直接聞くことで、価格が下がることがあります。
• よりシンプルな製品に切り替える。 大きなツールの一部だけを使っているなら、その部分に特化した小さな製品のほうが安く、合うかもしれません。
• 既に払っているものを使う。 オフィススイートや既存のツールで、フォーム、共有リスト、簡単なダッシュボードなど、単純なニーズを満たせることがよくあります。別々の製品を買っていたケースです。
• 統合する。 重複している2〜3つのツールを、1つにまとめられることがあります。

これらのどれかで課題が解決するなら、それが通常はより良い選択です。構築時間も保守も不要で、ベンダーが難しい部分を担ってくれます。どれも合わず、自分で持つ理由がはっきりしているときに、作ってください。

切り替えのチェックリスト

作る前に

• 今のツールからデータをエクスポートし、中身を確認する。添付ファイル、コメント、履歴、レコード同士の関係など、抜けているものを確認する。
• 人々が実際に使っている機能を一覧にする。推測ではなく、本人に聞く。
• ベンダーが代わりにしてくれていて、失うことになるものを一覧にする（上の表）。
• 責任者とバックアップの担当者を決める。
• 契約を確認する。解約の通知期間、更新日、解約後のデータ削除。

作っている間に

• 人々が使う機能だけを作る。それ以外は作らない。
• 最初からログインと権限を設定する。誰が何を見られるかを決める。
• 秘密情報（APIキー、パスワード）はコードではなく、環境変数に保管する。
• 簡単なエクスポート機能を追加する。自分のツールの中にデータを閉じ込めないためです。
• AIで作ったアプリのセキュリティチェックリストを最後まで確認する。

解約する前に

• エクスポートしたデータを取り込み、件数と、いくつかのレコードのサンプルを確認する。
• 短い期間、両方のツールを並行して使う。
• バックアップが機能することを確認する。実際に1つ復元してみる。
• バックアップの担当者向けに、「この仕組みの動かし方」を短く書いておく。
• そのうえで解約し、最後にもう一度エクスポートする。

実際の保守、セキュリティ、サポート

保守

小さなツールはあまり手がかかりませんが、何かしらの手入れは必要です。依存関係を更新する定期的なリマインダーを設定し、ログインと主要な操作が引き続き動くかを確認し、使われていないものを整理しましょう。ユーザーからの要望は記録しておき、1件ずつではなくまとめて判断してください。

セキュリティ

基本が大部分を支えています。データを表示するすべてのページで、ログインしているかを確認する。人々は、見てよいレコードだけを見られるようにする。秘密情報はサーバー側に留める。入力を検証する。バックアップを用意する。ツールがお客様の個人データを保持する場合は、誰がエクスポートできるか、データをどれくらい保管するかを考えてください。判断に迷ったら、実データを入れる前に、一度開発者にレビューしてもらいましょう。

サポート

問題の報告方法を最初に決めてください。共有のチャットチャンネル、メール、ツール内のフォームなどです。1ページのガイドも書いておきましょう。利用者が増えるほど重要になり、最も忘れられやすいコストです。

考えが変わったとき

コードを自分で持っていれば、選択肢が残ります。ツールが管理しきれないほど大きくなったら、開発者や制作会社に引き継ぐこともできます。ただし、コードを持ち出せることが前提です。何かのプラットフォームの上で作り始める前に、それを確認しておくべきです。AIで作ったアプリを書き出し、自分でホストする方法については、AIで作ったアプリをエクスポートして自前でホストする方法をご覧ください。また、一度必要なものが分かったら、有料の製品に戻ることも恥ずかしいことではありません。

Mythexで置き換えツールを作る

自作した方が良いという結論になったら、Mythexは、SaaSの置き換えに向いた集中型のツールを作るのに適しています。チャットで説明すると、Mythexがそれを作って動かし、アプリがデータを保存する必要があればPostgresデータベースを追加して、公開します。ホスティング、データベース、ファイルストレージは、構築と同じクレジット残高から支払われ、共同作業者が増えても座席ごとの追加料金はかかりません。Proでは、プロジェクトをエクスポートしたり、GitHubと同期したりできるため、特定のサービスに縛られることはありません。詳しくはGitHubとエクスポートをご覧ください。料金プランは料金ページで比較できます。まだ迷っている場合は、小規模企業のソフトウェア、自作か購入かもご覧ください。

よくある質問