Kaip paversti skaičiuoklę programėle

{ "srcHash": "c536947c305c", "title": "Kaip paversti skaičiuoklę programėle", "metaTitle": "Kaip paversti skaičiuoklę programėle (žingsnis po žingsnio)", "description": "Kaip paversti skaičiuoklę tikra programėle: kada tai verta, duomenų valymas, lentelių ir ekranų kūrimas, prisijungimai ir saugus duomenų perkėlimas.", "faqs": [ { "q": "Ar galiu paversti Excel ar Google Sheets failą programėle be programavimo?", "a": "Taip. Be kodo įrankiai gali uždėti priekinę dalį ant skaičiuoklės, o DI programėlių kūrėjai gali perskaityti jūsų skaičiuoklę, sukurti iš jos duomenų bazę ir pagaminti jai ekranus. Vis tiek reikia išvalyti duomenis ir nuspręsti, kas gali matyti ir keisti ką." }, { "q": "Ar programėlė turėtų toliau naudoti skaičiuoklę, ar perkelti duomenis į duomenų bazę?", "a": "Jei skaičiuoklę redaguoja vienas ar du žmonės ir jums svarbiausia gražesni ekranai, skaičiuoklę kaip duomenų šaltinį palikti galima. Jei ją vienu metu redaguoja keli žmonės, reikia teisių arba duomenys turi likti nuoseklūs, perkelkite juos į tikrą duomenų bazę ir skaičiuoklę laikykite eksportu." }, { "q": "Kada turėčiau toliau naudoti skaičiuoklę?", "a": "Palikite skaičiuoklę, jei duomenis valdo vienas asmuo, jie keičiasi retai ir klaidos nekainuoja daug. Kurkite programėlę, kai kelios žmonės redaguoja tas pačias eilutes, nuolat rašote instrukcijas, kaip naudoti skaičiuoklę, arba klaidos pradeda kainuoti pinigus." }, { "q": "Kas nutiks mano formulėms?", "a": "Formulės tampa programėlės logika: apskaičiuojamais laukais, patikros taisyklėmis ar ataskaitomis. Surašykite kiekvieną svarbią formulę ir paprastais žodžiais aprašykite, ką ji reiškia, tada kiekvienai jų aiškiai paprašykite ir patikrinkite, ar rezultatai sutampa su skaičiuokle." } ], "body": "Norėdami paversti skaičiuoklę programėle, išvalykite duomenis, padalykite juos į tinkamas lenteles, nuspręskite, kas ką turi daryti, ir tada sukurkite ekranus – formas, sąrašus ir valdymo skydelius – ant tikros duomenų bazės. Su DI programėlių kūrėju viską galite aprašyti paprasta kalba ir pateikti pačią skaičiuoklę. Sunkiausia ne kurti, o nuspręsti, ką iš tikrųjų atspindi skaičiuoklė ir kas turi teisę ją keisti.

Ženklai, kad skaičiuoklė turėtų tapti programėle

Skaičiuoklės yra puikūs įrankiai. Nekeiskite jos vien todėl, kad galite. Metas, kai pastebite kelis iš šių dalykų:

• Kelios žmonės redaguoja tas pačias eilutes, ir pakeitimai perrašomi ar prarandami.
• Parašėte instrukcijas, kaip naudoti skaičiuoklę („nerūšiuokite F stulpelio“, „visada pridėkite naujas eilutes apačioje“).
• Spalvos turi prasmę – raudonos eilutės pavėluotos, geltonos reikalauja skambučio.
• Žmonėms reikia skirtingų vaizdų – pardavėjas turi matyti savo potencialius klientus, o ne visų.
• Kiekvieną savaitę kažkas nukopijuoja duomenis, kad sudarytų ataskaitą.
• Išoriniams žmonėms reikia prieigos – klientams, tiekėjams ar rangovams – ir nenorite dalytis visu failu.
• Klaidos kainuoja pinigus: praleistas užsakymas, dvigubas rezervavimas, neteisinga kaina.

Jei skaičiuoklę valdo vienas žmogus, ji keičiama retai ir klaidos nekainuoja daug, palikite skaičiuoklę. Tinkamas įrankis – tas, kuris veikia.

1 žingsnis: suprasti, kas iš tikrųjų yra skaičiuoklė

Daugelis verslo skaičiuoklių yra kelios skirtingos dalykų sutalpintos į vieną tinklelį. Prieš ką nors kurdami, išsiaiškinkite, kokie „dalykai“ joje gyvena.

Imkite tipišką užsakymų lentelę su stulpeliais: Data, Kliento vardas, Kliento el. paštas, Kliento telefonas, Produktas, Kiekis, Kaina, Statusas, Pastabos. Iš tikrųjų tai trijų rūšių įrašai:

Šis padalijimas – darbo esmė. Duomenų bazės kalba kiekvienas įrašų tipas tampa lentele, o užsakymai „nurodo“ į klientą ir produktą, o ne kopijuoja jų duomenis. Kas yra duomenų bazė paaiškina idėją, jei tai naujiena.

Peržiūrėkite skaičiuoklę ir kiekvienam stulpeliui klauskite: ar tai faktas apie pagrindinį eilutės daiktą, ar apie kažką kita, kas kartojasi?

2 žingsnis: išvalykite duomenis

DI čia gali daug padėti, bet pirmiausia patys pažiūrėkite į duomenis. Dažnos problemos:

• Nenuoseklios reikšmės – „Apmokėta“, „apmokėta“, „APMOKĖTA ✓“ reiškia tą patį. Pasirinkite vieną statusų rinkinį.
• Sujungtos ląstelės ir pastabos duomenų stulpeliuose – „£40 (nuolaida)“ kainos stulpelyje. Pastabą išskirkite.
• Skirtingi datų formatai – pasirinkite vieną.
• Dublikatai – tas pats klientas įvestas trimis skirtingais būdais.
• Paslėpta prasmė – spalvos, paryškintas tekstas, komentarai. Užrašykite, ką reiškia kiekvienas, kad tai galėtų tapti tikru lauku, pavyzdžiui, statusu ar žymeklio laukeliu.
• Formulės – surašykite kiekvieną svarbią ir paprastais žodžiais aprašykite, ką ji skaičiuoja. „Suma = kiekis × kaina pardavimo metu, minus nuolaida, jei klientas yra prekybininkų sąraše.“

Eksportuokite išvalytos skaičiuoklės kopiją kaip CSV. Originalą palikite nepakeistą kaip atsarginę kopiją.

3 žingsnis: nuspręskite, kas ką daro

Skaičiuoklėje yra viena leidimų sistema: galite ją atidaryti arba ne. Programėlė gali daug geriau, todėl surašykite savo naudotojus ir jų poreikius:

Ši lentelė nusprendžia, ar reikia prisijungimo, vaidmenų ir filtravimo pagal naudotoją. Jei atsakymas „tik mūsų komanda, visi lygūs“, programėlė gali būti kur kas paprastesnė.

4 žingsnis: suprojektuokite ekranus

Daugeliui skaičiuoklių pakeitimų reikia tų pačių kelių ekranų:

• Sąrašas kiekvienam pagrindiniam įrašui su paieška, filtrais ir rikiavimu – skaičiuoklės vaizdas, tik padarytas tinkamai.
• Forma įrašui pridėti ar redaguoti, su išskleidžiamaisiais sąrašais vietoj laisvo teksto tokiems dalykams kaip statusas.
• Išsamus puslapis vienam įrašui, rodantis susijusius įrašus (klientą ir visus jo užsakymus).
• Valdymo skydelis su skaičiais, kuriuos dabar skaičiuojate rankiniu būdu. Kaip sukurti valdymo skydelį aprašo išsamiau.
• Eksportas į CSV, kad niekas nesijaustų įstrigęs.

Nekopijuokite tinklelio išdėstymo į kiekvieną ekraną. Programėlės esmė – žmonės mato tai, ko reikia jų užduočiai, o ne visus stulpelius iš karto.

5 žingsnis: kurkite

Su DI programėlių kūrėju aprašykite programėlę pagal tai, ką jau išsiaiškinote. Veikiantis pavyzdys:

Sukurkite užsakymų sekimo programėlę mažai kepyklėlei. Ji pakeičia skaičiuoklę. Naudokite duomenų bazę su trimis lentelėmis: klientai (vardas, el. paštas, telefonas), produktai (pavadinimas, dabartinė kaina) ir užsakymai (data, klientas, produktas, kiekis, kaina pardavimo metu, statusas, pastabos). Statusas yra vienas iš: Naujas, Kepama, Paruošta, Atsiimta, Atšaukta. Ekranai: užsakymų sąrašas su paieška ir statuso filtru, užsakymo pridėjimo / redagavimo forma su išskleidžiamaisiais sąrašais klientui ir produktui, kliento puslapis su jo užsakymais, ir valdymo skydelis su šiandienos užsakymais ir šios savaitės suma. Darbuotojai gali pridėti ir redaguoti užsakymus; tik savininkas gali keisti produktų kainas. Švarus, tankus išdėstymas, tinkantis planšetei.

Tada pridėkite išvalytą CSV ir paklauskite: „Importuokite šiuos duomenis į lenteles, atitikdami klientus pagal el. paštą.“ Patikrinkite skaičius: užsakymų skaičius programėlėje turi sutapti su eilučių skaičiumi jūsų skaičiuoklėje.

Jei nenorite naudoti DI kūrėjo, paprastesniais atvejais gerai veikia be kodo įrankiai, kurie veikia ant skaičiuoklės ar Airtable bazės, ypač kai norite, kad skaičiuoklė liktų duomenų šaltiniu.

6 žingsnis: perkurkite formules kaip taisykles

Peržiūrėkite formulių sąrašą po vieną:

• Apskaičiuojami laukai: „Užsakymo suma yra kiekis × kaina pardavimo metu.“
• Patikra: „Kiekis turi būti bent 1. El. paštas turi atrodyti kaip el. paštas.“
• Automatizavimai: „Kai statusas pasikeičia į Paruošta, siųsti klientui el. laišką.“ (Tam reikia el. pašto teikėjo – žr. kaip siųsti el. laiškus iš savo programėlės.)

Kiekvienai jų pasirinkite kelias eilutes iš senos skaičiuoklės ir patikrinkite, ar programėlė duoda tą patį atsakymą.

7 žingsnis: perjunkite atsargiai

Rizikingiausias momentas – perėjimas. Ramus būdas tai padaryti:

1. Veikite abiem sistemomis trumpą laiką. Įveskite naujus įrašus programėlėje ir patikrinkite juos su skaičiuokle.
2. Užšaldykite skaičiuoklę. Kai pasitikite programėle, padarykite skaičiuoklę tik skaitymui, kad niekas toliau jos nekeistų iš įpročio.
3. Perkelkite likusius įrašus. Eilutes, pridėtas skaičiuoklėje persidengimo metu, reikia perkelti.
4. Palikite eksporto mygtuką. Savaitinis CSV eksportas yra paprasta atsarginė kopija, kuriuo žmonės pasitiki.

Palikti skaičiuoklę ar perkelti į duomenų bazę?

Jei einate į vargą kurdami programėlę, tikra duomenų bazė dažniausiai verta. Vis tiek galite eksportuoti į skaičiuoklę, kada tik norite.

Dažnos klaidos

• Tinklelio kopijavimas. Viena milžiniška lentelė su visais stulpeliais atkuria skaičiuoklės problemas.
• Valymo praleidimas. Netvarkingi duomenys, importuoti į programėlę, vis tiek lieka netvarkingi.
• Paslėptų taisyklių pamiršimas. Spalvos ir komentarai turėjo prasmę. Paverskite juos laukais.
• Nėra savininko. Kažkas turi valdyti programėlę, kaip kažkas valdė skaičiuoklę.
• Viso sukūrimas vienu metu. Pirmiausia pakeiskite skausmingiausią dalį.

Darbas su Mythex

Mythex pokalbyje galite pridėti CSV, o jei duomenys yra Google Sheets, prijunkite savo Google paskyrą per Connectors ir paprašykite agento perskaityti skaičiuoklę ir pagal ją kurti. Kai programėlei reikia saugoti duomenis, Mythex projektui prideda specialią Postgres duomenų bazę ir gali sukurti lenteles bei įkelti į jas jūsų duomenis. Tada peržiūrą bendrinate su žmonėmis, kurie ja naudosis, o kai bus parengta – publikuojate. Panašioms pradžios vietoms žiūrėkite valdymo skydelių šablonus arba skaitykite kaip sukurti vidinį įrankį platesniam procesui.

Klausimai