Kaip sukurti vidinę programą: administravimo skydeliai, patvirtinimai ir skaičiuoklių pakeitimas

Kad sukurtumėte vidinę programą, pasirinkite vieną šiuo metu skausmingą darbo eigą – dažniausiai bendrą skaičiuoklę, el. laiškų giją ar pokalbių kanalą, kuris atlieka duomenų bazės darbą – ir paverskite ją nedidele programa su tinkama forma, sąrašu su statusais, tinkamomis teisėmis kiekvienai rolei ir istorija, kas ką pakeitė. DI programų kūrėjas gali per vieną popietę sukurti veikiančią pirmą versiją. Tai, kas lemia sėkmę, yra apimties laikymasis vienos darbo eigos ir programos kūrimas kartu su žmonėmis, kurie ją naudos kasdien.

Kas laikoma vidine programa

Vidinės programos yra kasdieniai programinės įrangos įrankiai, kurie vykdo verslą. Dažniausi tipai:

Daugiau pradinių idėjų rasite vidinių įrankių idėjos komandoms.

Ar iš viso verta kurti?

Skaičiuoklę palikite, jei ją prižiūri vienas žmogus, duomenų mažai, o klaida kainuoja nedaug. Kurkite įrankį, kai pastebite šiuos požymius:

• Žmonės perrašo vieni kitų pakeitimus arba niekas nežino, kuri kopija yra aktuali
• Kai kuriems žmonėms reikia matyti ar redaguoti tik dalį duomenų
• Parašėte puslapį instrukcijų, kaip naudotis lentele
• Statuso pakeitimai turi pranešti kam nors, o apie juos nuolat pamirštama
• Reikia audito pėdsako – kas ir kada patvirtino šį dalyką

Yra ir tarpinis variantas. Žemo kodo vidinių įrankių platformos (Retool, Airtable sąsajos, Softr ir kitos) suteikia gatavus blokus virš jūsų duomenų. Jos tinka, kai duomenys jau yra palaikomoje duomenų bazėje ar skaičiuoklėje ir norite vilkimo principu kuriamų ekranų. DI sukurta programa labiau tinka, kai darbo eiga yra specifinė, norite, kad ji atrodytų ir veiktų tiksliai taip, kaip reikia jūsų komandai, arba norite valdyti kodą. Bendrajam klausimui žr. pirkti ar kurti programinę įrangą mažam verslui.

Pirma suprojektuokite darbo eigą, tada ekranus

Prieš rašydami užklausimą, aprašykite darbo eigą kaip trumpą istoriją. Išlaidų patvirtinimo įrankiui:

1. Darbuotojas pateikia išlaidas: suma, kategorija, data, aprašymas, kvito nuotrauka.
2. Jo vadovas gauna pranešimą ir patvirtina arba atmeta su komentaru.
3. Išlaidoms, viršijančioms ribą, reikia ir finansų patvirtinimo.
4. Finansai patvirtintas išlaidas pažymi kaip apmokėtas savaitine partija.
5. Kiekvienas mato savo išlaidų statusą; finansai mato visas.

Iš tos istorijos gaunate:

• Duomenys: išlaidos, naudotojai, rolės, patvirtinimai (kas, sprendimas, komentaras, data), priedai.
• Statusai: pateikta → patvirtino vadovas → patvirtino finansai → apmokėta, arba atmesta.
• Rolės: darbuotojas, vadovas, finansai, administratorius.
• Taisyklės: sumos riba, kas gali perkelti elementą į kiekvieną būseną.
• Ekranai: pateikimo forma, „mano išlaidos“, „laukia mano patvirtinimo“, finansų visų išlaidų lentelė, išsamus puslapis su istorija.

Aprašykite darbo eigą šiais terminais, ir DI gali sukurti tinkamą dalyką iš pirmo karto.

Teisės ir istorija

Vidinės programos dažnai saugo jautrius duomenis – atlyginimus, klientų informaciją, pinigus. Dvi taisyklės:

1. Tikrinkite roles serveryje kiekvienam veiksmui. Vadovas neturi galėti patvirtinti savo išlaidų tiesiogiai iškviesdamas patvirtinimo galinį tašką.
2. Saugokite istoriją. Įrašykite kiekvieną statuso pakeitimą ir redagavimą su tuo, kas jį atliko ir kada. Tai išsprendžia daugumą ginčų „kas tai pakeitė?“ ir yra neįkainojama, kai kas nors nutinka.

Nuspręskite, kaip žmonės prisijungs. Prisijungimas per įmonės Google ar Microsoft paskyras patogus komandoms, kurios jau jas naudoja; el. paštas ir slaptažodis veikia visur. Bet kuriuo atveju apribokite registraciją, kad į programą patektų tik jūsų komanda.

Pirmasis veikiantis užklausimas

Sukurk vidinę išlaidų patvirtinimo programą 25 žmonių įmonei. Darbuotojai pateikia išlaidą su suma, valiuta, kategorija (kelionės, maistas, programinė įranga, įranga, kita), data, aprašymu ir kvito nuotraukos įkėlimu. Jų vadovas mato sąrašą „laukia mano patvirtinimo“ ir gali patvirtinti arba atmesti su komentaru. Išlaidoms, viršijančioms 500 dolerių, reikia ir patvirtinimo iš naudotojo su finansų role. Finansai mato visų išlaidų lentelę su filtrais pagal statusą, asmenį ir mėnesį ir gali pažymėti patvirtintas išlaidas kaip apmokėtas. Kiekvienas statuso pakeitimas įrašomas su tuo, kas ir kada jį atliko, ir rodomas kaip laiko juosta išlaidos puslapyje. Rolės: darbuotojas, vadovas, finansai, administratorius – tikrinamos serveryje kiekvienam veiksmui. Visa informacija saugoma duomenų bazėje, su realistiškais pavyzdiniais duomenimis. Paprasta, tanki, greita sąsaja – tai darbo įrankis, o ne rinkodaros svetainė.

Kūrimo žingsniai

1. Pagrindinė lentelė ir forma pagrindiniam įrašui su realistiškais pavyzdiniais duomenimis, kad paieška ir filtrai akivaizdžiai veiktų.
2. Statusai ir perėjimai, įskaitant, kas gali perkelti elementą į kiekvieną būseną.
3. Rolės ir prisijungimas, apribotas tik jūsų komandai.
4. Istorijos žurnalas kiekviename įraše.
5. Pranešimai – el. laiškas ar žinutė, kai kam nors reikia imtis veiksmo.
6. Esamų duomenų importas iš skaičiuoklės. Kaip paversti skaičiuoklę programa aprašo valymą ir importą.
7. Bandymas su dviem ar trimis tikrais naudotojais savaitę prieš diegiant visiems.
8. Išjunkite seną procesą nustatytą dieną. Dvi sistemos, veikiančios kartu, reiškia, kad nei viena nepasitikima.

Kaip priversti žmones ja naudotis

Daugelis vidinių įrankių veikia puikiai ir vis tiek žlunga, nes žmonės toliau naudoja senąjį būdą.

• Kurkite kartu su naudotojais. Prieš projektuodami naują versiją, pastebėkite, kaip kas nors atlieka užduotį šiandien.
• Padarykite greitesnę nei senasis būdas. Jei pateikimas užtrunka ilgiau nei parašyti žinutę, žmonės ir toliau rašys žinutes.
• Tankumas svarbiau nei gražumas. Operatoriai teikia pirmenybę lentelėms su geromis filtrų funkcijomis ir klaviatūrai patogioms formoms, o ne dideliems kortelėms ir tuštumai.
• Pirmiausia rodykite kitą veiksmą. „Laukia manęs“ turėtų būti pirmas dalykas, kurį žmonės mato.

Dažniausios klaidos

• Visos skaičiuoklės perkėlimas. Perkelkite vieną skausmingą darbo eigą; likusią dalį palikite lentelėje kol kas.
• Nėra savininko. Kažkas turi būti atsakingas už pakeitimus ir taisymus po paleidimo.
• Teisės kaip papildoma mintis. Vaidmenų pridėjimas prie baigtos programos yra sunkiau nei pradėti nuo jų.
• Audito pėdsako praleidimas, o po to jo prireikia pirmą kartą, kai dingsta pinigai.
• Viešas URL be prisijungimo. Viskas vidinio naudojimo turi reikalauti prisijungimo.

Palaikymas po paleidimo

Procesas pakinta kas kelis mėnesius – atsiranda naujas patvirtinimo žingsnis, nauja kategorija, nauja komanda. Tai numatykite nuo pradžių:

• Nustatymus laikykite lentelėse, o ne kode. Kategorijas, ribas ir patvirtintojų priskyrimus, saugomus duomenų bazėje, administratorius gali pakeisti be pertvarkymo.
• Rinkite prašymus vienoje vietoje. Paprasta nuoroda „pasiūlyti pakeitimą“ įrankyje yra geresnė nei prašymai, išsibarstę pokalbiuose.
• Eksportuokite reguliariai. Pagrindinių lentelių CSV eksportas reiškia, kad duomenys niekada nepapuola į spąstus, o mėnesio pabaigos ataskaitos tampa paprastos.
• Testuokite po kiekvieno pakeitimo. Po bet kokio darbo eigos pakeitimo dar kartą peržiūrėkite pateikimą, patvirtinimą ir atmetimą, nes teisių klaidos dažniausiai atsiranda būtent ten.

Eksploatavimo sąnaudos

DI sukurta vidinė programa kainuoja talpinimą, duomenų bazę, failų saugyklą, jei žmonės įkelia dokumentus, ir galbūt el. laiškų ar pranešimų paslaugą pranešimams. Įrankiui, kurį valdote patys, paprastai nėra licencijų už vietą, o tai svarbu, kai daug retai naudojančių žmonių turi prieigą. Nuolatinė sąnauda – kažkieno laikas įrankiui prižiūrėti.

Kaip tai daryti su Mythex

Vidinės programos tinka Mythex. Aprašote darbo eigą, agentas sukuria ją gyvoje peržiūroje, pridedamas Postgres duomenų bazė įrašams ir failų saugykla įkėlimams, pavyzdžiui, kvitams. Dokumentacijos vidinio įrankio naudojimo atvejis ir administravimo skydelio naudojimo atvejis turi pradinių užklausimų. Kolegos gali padėti kurti programą jūsų darbo erdvėje be vietų mokesčių.

Du dalykai, kuriuos reikia žinoti. Komandos prisijungimai naudojant įrankį yra dalis programos, kurią kuriate, su pasirinktu būdu – jie atskiri nuo Mythex paskyrų. Be to, Mythex pačiai programai neturi įmontuotų Salesforce, HubSpot ar Slack integracijų; jos prijungiamos per jų API su jūsų raktais. Pradiniam užklausimui išbandykite patvirtinimų sekimo arba vidinės administravimo programos šablonus, o jei jums reikia daugiausia diagramų, žr. kaip sukurti skydelį.

Klausimai