अंतर्गत टूल कसे बनवायचे: ॲडमिन पॅनेल, मंजुरी आणि स्प्रेडशीटची जागा

अंतर्गत टूल बनवण्यासाठी सध्या त्रासदायक ठरणारा एक कार्यप्रवाह निवडा — सहसा एखादी सामायिक स्प्रेडशीट, ईमेल साखळी किंवा चॅट चॅनेल जे डेटाबेसचे काम करत असते — आणि त्याला योग्य फॉर्म, स्थितींसह यादी, प्रत्येक भूमिकेसाठी योग्य परवानग्या आणि कोणी काय बदलले याचा इतिहास असलेले छोटे ॲप बनवा. AI ॲप बिल्डर एका दुपारी काम करणारी पहिली आवृत्ती तयार करू शकतो. यश त्या गोष्टीवर अवलंबून असते की व्याप्ती एका कार्यप्रवाहापुरती ठेवली जाते आणि ते रोज वापरणाऱ्या लोकांसोबत बांधले जाते.

अंतर्गत टूल म्हणजे काय

अंतर्गत टूल हे व्यवसाय चालवणारे साधे, आकर्षक नसलेले सॉफ्टवेअर आहे. सामान्य प्रकार:

आणखी सुरुवातीच्या कल्पनांसाठी टीमसाठी अंतर्गत टूल कल्पना पहा.

टूल बनवायचेच का?

एक व्यक्ती स्प्रेडशीट सांभाळत असेल, डेटा लहान असेल आणि चुकीचा खर्च कमी असेल, तर स्प्रेडशीट ठेवा. पुढील लक्षणे दिसू लागली तर टूल बनवा:

• लोक एकमेकांचे बदल पुसतात, किंवा कोणती प्रत सध्याची आहे ते कोणालाच माहीत नसते
• काही लोकांनी डेटाचा फक्त काही भाग पाहावा किंवा संपादित करावा अशी गरज आहे
• शीट कशी वापरायची याच्या सूचनांचे एक पान तुम्ही लिहिले आहे
• स्थिती बदलली की कोणाला तरी सूचित व्हायला हवे, आणि ते सतत चुकते
• तुम्हाला ऑडिट ट्रेल हवा आहे — हे कोणी मंजूर केले, आणि केव्हा

एक मध्यम पर्यायही आहे. लो-कोड अंतर्गत टूल प्लॅटफॉर्म (Retool, Airtable इंटरफेस, Softr आणि इतर) तुमच्या डेटावर बिल्डिंग ब्लॉक्स देतात. तुमचा डेटा आधीच समर्थित डेटाबेस किंवा स्प्रेडशीटमध्ये असेल आणि तुम्हाला ड्रॅग-अँड-ड्रॉप स्क्रीन हव्या असतील, तर ते चांगले बसतात. कार्यप्रवाह विशिष्ट असेल, टीमला हवे तसेच दिसावे आणि वागावे असे वाटत असेल, किंवा कोडची मालकी हवी असेल, तर AI ने बनवलेले ॲप अधिक योग्य आहे. सामान्य प्रश्नासाठी लहान व्यवसायासाठी बिल्ड विरुद्ध खरेदी सॉफ्टवेअर पहा.

स्क्रीनआधी कार्यप्रवाह डिझाइन करा

प्रॉम्प्ट लिहिण्यापूर्वी कार्यप्रवाह एका छोट्या गोष्टीसारखा लिहा. खर्च मंजुरी टूलसाठी:

1. कर्मचारी खर्च सादर करतो: रक्कम, श्रेणी, तारीख, वर्णन, पावतीचा फोटो.
2. त्याच्या व्यवस्थापकाला सूचना मिळते आणि तो टिप्पणीसह मंजूर किंवा नामंजूर करतो.
3. मर्यादेपेक्षा जास्त खर्चांना वित्त विभागाची मंजुरीही लागते.
4. वित्त विभाग साप्ताहिक गटात मंजूर खर्च दिले म्हणून चिन्हांकित करतो.
5. प्रत्येकजण स्वतःच्या खर्चाची स्थिती पाहू शकतो; वित्त विभाग सर्व पाहतो.

या गोष्टीवरून तुम्हाला मिळते:

• डेटा: खर्च, वापरकर्ते, भूमिका, मंजुरी (कोण, निर्णय, टिप्पणी, तारीख), जोडलेल्या फाइल्स.
• स्थिती: सादर केलेले → व्यवस्थापकाने मंजूर → वित्त विभागाने मंजूर → दिलेले, किंवा नाकारलेले.
• भूमिका: कर्मचारी, व्यवस्थापक, वित्त, प्रशासक.
• नियम: रक्कम मर्यादा, प्रत्येक स्थितीत कोणती वस्तू कोण हलवू शकते.
• स्क्रीन: सादरीकरण फॉर्म, “माझे खर्च”, “माझ्या मंजुरीची वाट पाहत”, वित्त विभागाचे सर्व-खर्च टेबल, इतिहास असलेले तपशील पेज.

कार्यप्रवाह या शब्दांत वर्णन करा, आणि AI पहिल्याच प्रयत्नात योग्य गोष्ट बनवू शकेल.

परवानग्या आणि इतिहास

अंतर्गत टूलमध्ये अनेकदा संवेदनशील डेटा असतो — पगार, ग्राहक तपशील, पैसे. दोन नियम:

1. प्रत्येक कृतीसाठी भूमिका सर्व्हरवर तपासा. व्यवस्थापकाने थेट मंजूर एंडपॉइंट कॉल करून स्वतःचा खर्च मंजूर करता येऊ नये.
2. इतिहास नोंदवा. प्रत्येक स्थिती बदल आणि संपादन कोणी आणि केव्हा केले ते साठवा. यामुळे “हे कोणी बदलले?” हे वाद बहुतेक मिटतात आणि काही चुकल्यावर ते अमूल्य ठरते.

लोक लॉगिन कसे करतील ते ठरवा. तुमच्या कंपनीची Google किंवा Microsoft खाती आधीच वापरणाऱ्या टीमसाठी त्यांच्याद्वारे साइन-इन सोयीचे आहे; ईमेल आणि पासवर्ड सर्वत्र चालतात. दोन्ही बाबतीत, फक्त तुमच्या टीमलाच प्रवेश मिळेल अशी साइन-अप मर्यादित ठेवा.

एक काम करणारा पहिला प्रॉम्प्ट

२५ लोकांच्या कंपनीसाठी अंतर्गत खर्च मंजुरी टूल बनवा. कर्मचारी रक्कम, चलन, श्रेणी (प्रवास, जेवण, सॉफ्टवेअर, उपकरणे, इतर), तारीख, वर्णन आणि पावतीचा फोटो अपलोड करून खर्च सादर करतील. त्यांच्या व्यवस्थापकाला “माझ्या मंजुरीची वाट पाहत” यादी दिसेल आणि तो टिप्पणीसह मंजूर किंवा नामंजूर करू शकेल. $500 पेक्षा जास्त खर्चांना वित्त भूमिका असलेल्या कोणाची तरी मंजुरीही लागेल. वित्त विभाग स्थिती, व्यक्ती आणि महिन्यानुसार फिल्टर असलेले सर्व खर्चांचे टेबल पाहील आणि मंजूर खर्च दिले म्हणून चिन्हांकित करू शकेल. प्रत्येक स्थिती बदल कोणी केला आणि केव्हा ते नोंदवले जाईल, खर्चाच्या पानावर टाइमलाइन म्हणून दिसेल. भूमिका: कर्मचारी, व्यवस्थापक, वित्त, प्रशासक — प्रत्येक कृतीसाठी सर्व्हरवर तपासलेल्या. सर्वकाही डेटाबेसमध्ये साठवा आणि वास्तववादी नमुना डेटा सीड करा. साधा, घनदाट, जलद इंटरफेस — हे कामाचे टूल आहे, मार्केटिंग साइट नाही.

बिल्ड पायऱ्या

1. मुख्य टेबल आणि फॉर्म मुख्य नोंदीसाठी, वास्तववादी सीड डेटासह जेणेकरून शोध आणि फिल्टर स्पष्टपणे चालतील.
2. स्थिती आणि संक्रमणे, प्रत्येक स्थितीत कोण वस्तू हलवू शकतो यासह.
3. भूमिका आणि लॉगिन, तुमच्या टीमपुरते मर्यादित.
4. प्रत्येक नोंदीवर इतिहास लॉग.
5. सूचना — कोणाच्या तरी कृतीची गरज असेल तेव्हा ईमेल किंवा चॅट संदेश.
6. विद्यमान डेटा स्प्रेडशीटमधून आयात करा. स्प्रेडशीटचे ॲपमध्ये रूपांतर कसे करायचे मध्ये स्वच्छता आणि आयात आहे.
7. सर्वांपर्यंत पोहोचण्यापूर्वी दोन-तीन प्रत्यक्ष वापरकर्त्यांसह एक आठवडा पायलट.
8. एका ठरलेल्या तारखेला जुनी प्रक्रिया बंद करा. दोन प्रणाली शेजारी चालल्या तर कोणावरच विश्वास राहत नाही.

लोक खरोखर वापरतील यासाठी

अनेक अंतर्गत टूल उत्तम चालतात आणि तरीही अयशस्वी होतात, कारण लोक जुन्या पद्धतीनेच काम करत राहतात.

• वापरकर्त्यांसोबत बनवा. नवीन आवृत्ती डिझाइन करण्यापूर्वी कोणी आज हे काम कसे करते ते पहा.
• जुन्या पद्धतीपेक्षा जलद बनवा. सादर करायला संदेश पाठवण्यापेक्षा जास्त वेळ लागला, तर लोक संदेश पाठवतच राहतील.
• सुंदरतेपेक्षा घनदाटपणा चांगला. ऑपरेटर्सना मोठ्या कार्ड्स आणि रिकाम्या जागेपेक्षा चांगले फिल्टर आणि कीबोर्ड-अनुकूल फॉर्म असलेली टेबल्स आवडतात.
• पुढील कृती प्रथम ठेवा. “माझ्या प्रतीक्षेत” हेच लोकांनी सर्वात आधी पाहिले पाहिजे.

सामान्य चुका

• संपूर्ण स्प्रेडशीट पुन्हा बांधणे. एकच त्रासदायक कार्यप्रवाह हलवा; बाकी शीटमध्येच ठेवा.
• मालक नसणे. लाँचनंतर बदल आणि दुरुस्तीसाठी कोणीतरी जबाबदार असला पाहिजे.
• परवानग्या नंतरचा विचार. पूर्ण झालेल्या टूलमध्ये भूमिका जोडणे, सुरुवातीपासून भूमिका ठेवण्यापेक्षा कठीण असते.
• ऑडिट ट्रेल वगळणे, आणि पैसे हरवल्यावर पहिल्यांदा तोच हवा असणे.
• लॉगिनशिवाय सार्वजनिक URL वर प्रकाशित करणे. अंतर्गत असलेल्या कोणत्याही गोष्टीसाठी साइन-इन आवश्यक आहे.

लाँचनंतर चालू ठेवणे

प्रक्रिया दर काही महिन्यांनी बदलतात — नवीन मंजुरी पायरी, नवीन श्रेणी, नवी टीम. सुरुवातीपासूनच त्यासाठी नियोजन करा:

• सेटिंग्ज कोडमध्ये नव्हे, टेबल्समध्ये ठेवा. डेटाबेसमध्ये असलेल्या श्रेणी, मर्यादा आणि मंजूर करणाऱ्यांच्या नेमणुका प्रशासक पुन्हा बांधणीशिवाय बदलू शकतो.
• विनंत्या एकाच ठिकाणी गोळा करा. टूलमधील एक साधी “बदल सुचवा” लिंक चॅटमध्ये विखुरलेल्या विनंत्यांपेक्षा चांगली.
• नियमित एक्सपोर्ट करा. मुख्य टेबल्सचा CSV एक्सपोर्ट डेटा कधीही अडकत नाही आणि महिनाअखेरचे अहवाल सोपे होतात.
• प्रत्येक बदलानंतर चाचणी करा. कार्यप्रवाहात कोणताही बदल झाल्यावर सादर, मंजूर आणि नामंजूर पुन्हा तपासा, कारण परवानग्यांचे बग तिथेच येतात.

चालवण्याचा खर्च

AI ने बनवलेल्या अंतर्गत टूलला होस्टिंग, डेटाबेस, लोक दस्तऐवज अपलोड करत असतील तर फाइल स्टोरेज, आणि सूचनांसाठी कदाचित ईमेल किंवा मेसेजिंग सेवा लागते. तुम्ही मालक असलेल्या टूलसाठी सहसा प्रति-सीट परवाने नसतात, आणि अनेक अधूनमधून वापरकर्त्यांना प्रवेश हवा असताना हे महत्त्वाचे ठरते. सतत चालणारा खर्च म्हणजे ते सांभाळण्यासाठी कोणाचा तरी वेळ.

Mythex सोबत बनवणे

अंतर्गत टूल्ससाठी Mythex चांगले बसते. तुम्ही कार्यप्रवाह वर्णन करता, एजंट लाइव्ह प्रिव्ह्यूमध्ये ते बनवतो, नोंदींसाठी Postgres डेटाबेस आणि पावत्यांसारख्या अपलोडसाठी फाइल स्टोरेज जोडतो. डॉक्सचे अंतर्गत टूल वापर-प्रकरण आणि ॲडमिन पॅनेल वापर-प्रकरण यात सुरुवातीचे प्रॉम्प्ट आहेत. सहकारी तुमच्या वर्कस्पेसमध्ये प्रति-सीट शुल्काशिवाय मदत करू शकतात.

दोन गोष्टी लक्षात ठेवा. टूल वापरणाऱ्या तुमच्या टीमसाठी लॉगिन हा तुम्ही बनवलेल्या ॲपचा भाग आहे, तुम्ही निवडलेल्या पद्धतीने — ते Mythex खात्यांपासून वेगळे आहेत. आणि Mythex मध्ये ॲपसाठी अंगभूत Salesforce, HubSpot किंवा Slack इंटिग्रेशन नाहीत; ते त्यांच्या API द्वारे तुमच्या स्वतःच्या की वापरून जोडले जातात. सुरुवातीच्या प्रॉम्प्टसाठी मंजुरी ट्रॅकर किंवा अंतर्गत ॲडमिन टूल टेम्पलेट्स वापरून पहा, आणि तुम्हाला मुख्यतः चार्ट हवे असतील तर डॅशबोर्ड कसा बनवायचा पहा.

प्रश्न