Kuidas teha sisemist tööriista: haldusvaated, kinnitused ja tabelarvutuse asendamine

Sisemise tööriista tegemiseks vali üks töövoog, mis on praegu valus — tavaliselt jagatud tabelarvutus, e-kirjade ahel või vestluskanal, mis teeb andmebaasi tööd — ja muuda see väikeseks rakenduseks korraliku vormi, staatustega nimekirja, õigusi igale rollile ning muudatuste ajalugu. AI rakendusetegija suudab esimese töötava versiooni valmis teha ühe pärastlõuna jooksul. Edu eeldab, et jääd ühe töövoo piiridesse ja ehitad selle koos inimestega, kes seda igapäevaselt kasutavad.

Mis loetakse sisemiseks tööriistaks

Sisemised tööriistad on ettevõtte käivitavad, mitte glamuursed tarkvaralahendused. Levinud tüübid:

Rohkem alustamise ideid leiad artiklist sisemise tööriista ideed meeskondadele.

Kas üldse peaksid selle ehitama?

Jäta tabelarvutus alles, kui seda haldab üks inimene, andmeid on vähe ja vea hind on madal. Ehita tööriist, kui märkad neid märke:

• Inimesed kirjutavad üksteise muudatused üle või keegi ei tea, milline koopia on kehtiv
• Vajad, et osa inimesi näeks või muudaks ainult osa andmetest
• Oled kirjutanud lehekülje juhiseid, kuidas tabelit kasutada
• Staatuse muutused peaksid kedagi teavitama ja neid jäetakse pidevalt märkamata
• Vajad auditijälge — kes selle kinnitas ja millal

On ka vahepealne võimalus. Madala koodiga sisemiste tööriistade platvormid (Retool, Airtable'i liidesed, Softr ja teised) annavad sinu andmete peale valmis ehitusplokid. Need sobivad hästi, kui andmed on juba toetatud andmebaasis või tabelarvutuses ja tahad lohistatavaid ekraane. AI-ga ehitatud rakendus sobib paremini siis, kui töövoog on spetsiifiline, tahad, et see käituks täpselt nii nagu meeskond vajab, või tahad koodi omada. Üldise küsimuse kohta vaata kas ehitada või osta tarkvara väikeettevõttele.

Kavanda töövoog enne ekraane

Kirjuta töövoog enne prompti lühikese loona. Kuluhüvitamise tööriista näide:

1. Töötaja esitab kulu: summa, kategooria, kuupäev, kirjeldus, kviitungi foto.
2. Tema juht saab teate ja kinnitab või lükkab tagasi kommentaariga.
3. Üle piiri ületavad kulud vajavad lisaks finantsi kinnitust.
4. Finants märgib kinnitatud kulud makstuks iganädalase partiina.
5. Igaüks näeb oma kulude staatust; finants näeb kõiki.

Sellest loost saad:

• Andmed: kulud, kasutajad, rollid, kinnitused (kes, otsus, kommentaar, kuupäev), manused.
• Staatused: esitatud → juhi kinnitatud → finantsi kinnitatud → makstud, või tagasi lükatud.
• Rollid: töötaja, juht, finants, administraator.
• Reeglid: piirsumma ja see, kes võib üksust igasse olekusse viia.
• Ekraanid: esitamisvorm, "minu kulud", "ootab minu kinnitust", finantsi tabel kõigi kuludega, detailvaade ajalooga.

Kirjelda töövoogu nende mõistetes ja AI suudab õige asja esimesel katsel ehitada.

Õigused ja ajalugu

Sisemised tööriistad hoiavad sageli tundlikke andmeid — palku, kliendiandmeid, raha. Kaks reeglit:

1. Kontrolli rolle serveris iga tegevuse puhul. Juht ei tohiks saada oma kulu kinnitada, kutsudes kinnitamise lõpp-punkti otse.
2. Pea ajalugu. Salvesta iga staatuse muutus ja muudatus koos sellega, kes ja millal seda tegi. See lahendab enamiku vaidlusi "kes selle muutis?" ja on hindamatu, kui midagi valesti läheb.

Otsusta, kuidas inimesed sisse logivad. Sisselogimine ettevõtte Google'i või Microsofti kontoga on mugav meeskondadele, kes neid juba kasutavad; e-post ja parool töötavad igal pool. Igal juhul piira registreerimist nii, et sisse pääsevad ainult sinu meeskonna liikmed.

Esimene prompt, mis töötab

Tee sisemine kulukinnituse tööriist 25-liikmelisele ettevõttele. Töötajad esitavad kulu summa, valuuta, kategooria (reis, söök, tarkvara, seadmed, muu), kuupäeva, kirjelduse ja kviitungi foto üleslaadimisega. Nende juht näeb nimekirja "Ootab minu kinnitust" ja saab kinnitada või tagasi lükata kommentaariga. Üle 500 dollari kulud vajavad lisaks kinnitust rollil Finants. Finants näeb kõigi kulude tabelit filtritega staatuse, inimese ja kuu järgi ning saab kinnitatud kulud märkida makstuks. Iga staatuse muutus salvestatakse koos sellega, kes ja millal seda tegi, ning kuvatakse kulu lehel ajajoonena. Rollid: töötaja, juht, finants, administraator — kontrollitud serveris iga tegevuse puhul. Salvesta kõik andmebaasi ja lisa realistlikud näidisandmed. Lihtne, tihe ja kiire liides — see on töövahend, mitte turundusleht.

Ehituse sammud

1. Põhitabel ja vorm põhikirje jaoks, koos realistlike näidisandmetega, et otsing ja filtrid oleksid selgelt kasutatavad.
2. Staatused ja üleminekud, sealhulgas see, kes võib üksust igasse olekusse viia.
3. Rollid ja sisselogimine, piiratud sinu meeskonnale.
4. Ajaloo logi igal kirjel.
5. Teavitused e-kirja või sõnumi kaudu, kui keegi peab midagi tegema.
6. Olemasolevate andmete import tabelarvutusest. Kuidas muuta tabelarvutus rakenduseks selgitab puhastamist ja importi.
7. Pilootprojekt kahe-kolme päris kasutajaga nädal enne kõigi kaasamist.
8. Lülita vana protsess välja kindlal kuupäeval. Kaks süsteemi korraga töötamas tähendab, et kumbagi ei usaldata.

Inimeste harjutamine tööriista kasutama

Paljud sisemised tööriistad töötavad täiuslikult ja ebaõnnestuvad sellegipoolest, sest inimesed jätkavad vana viisi kasutamist.

• Ehita koos kasutajatega. Vaata, kuidas keegi täna ülesannet täidab, enne kui uut versiooni kavandad.
• Tee see kiiremaks kui vana viis. Kui esitamine võtab kauem kui sõnumi saatmine, jätkavad inimesed sõnumite saatmist.
• Tihe on parem kui ilus. Operaatorid eelistavad tabeleid heade filtrite ja klaviatuuriga sobivate vormidega kui suuri kaarte ja tühja ruumi.
• Pane järgmine tegevus esimeseks. "Ootab minu tegevust" peaks olema esimene asi, mida inimesed näevad.

Levinud vead

• Kogu tabelarvutuse ümberehitamine. Teisalda ainult üks valus töövoog; ülejäänud jäta tabelisse.
• Omanik puudub. Keegi peab vastutama muudatuste ja parandustega pärast käivitamist.
• Õigused kui mõtlemata lisand. Rollide lisamine valmis tööriistale on raskem kui nendega alustamine.
• Auditijälje vahele jätmine, siis vajad seda esimest korda, kui raha kaob.
• Avalikult kättesaadav ilma sisselogimiseta. Kõik sisemine peab nõudma sisselogimist.

Töös hoidmine pärast käivitamist

Protsess muutub iga paari kuu tagant — uus kinnitusetapp, uus kategooria, uus meeskond. Planeeri seda algusest peale:

• Hoia seadistused tabelites, mitte koodis. Andmebaasis olevaid kategooriaid, piirmäärasid ja kinnitajate määramisi saab administraator muuta ilma uuesti ehitamata.
• Kogu soovid ühte kohta. Lihtne "paku muudatust" link tööriistas on parem kui soovid, mis on laiali vestlustes.
• Ekspordi regulaarselt. Põhitabelite CSV-eksport tagab, et andmed pole lõksus, ja muudab kuu lõpu aruandluse lihtsaks.
• Testi pärast iga muudatust. Käi uuesti läbi esitamine, kinnitamine ja tagasilükkamine iga töövoo muudatuse järel, sest õiguste vead ilmnevad tavaliselt just seal.

Töökulud

AI-ga ehitatud sisemine tööriist maksab hostingut, andmebaasi, failisalvestust, kui inimesed laadivad üles dokumente, ja võimalik, et e-posti või sõnumiteenust teavitusteks. Tööriista, mille omad, pole tavaliselt kasutajapõhiseid litsentse, mis on oluline, kui palju harelisi kasutajaid vajab ligipääsu. Pidev kulu on inimese aeg, mis kulub tööriista hooldamisele.

Ehitamine Mythexiga

Sisemised tööriistad sobivad Mythexile hästi. Kirjeldad töövoo, agent ehitab selle elavas eelvaates, lisab andmete jaoks Postgres andmebaasi ja failisalvestuse üleslaadimisteks, näiteks kviitungite jaoks. Dokumentatsioonis on sisemise tööriista kasutusjuht ja haldusvaate kasutusjuht koos alguspromptidega. Kolleegid saavad aidata ehitada oma tööruumis ilma kasutajapõhiste tasudeta.

Kaks asja tasub teada. Sinu meeskonna sisselogimised tööriista kasutamiseks on osa rakendusest, mida ehitad, valitud lähenemisviisiga — need on eraldi Mythexi kontodest. Ja Mythexil ei ole rakenduse sisseehitatud Salesforce'i, HubSpoti ega Slacki integratsioone; need ühendatakse nende API-de kaudu sinu enda võtmetega. Alguspromptina proovi kinnitusjälgija või sisemise halduse tööriista malli. Kui vajad peamiselt diagramme, vaata kuidas teha armatuurlauda.

Küsimused