Paano Gumawa ng Internal Tool: Admin Panel, Approval at Pagpapalit ng Spreadsheet

Para gumawa ng internal tool, pumili ng isang workflow na kasalukuyang masakit, kadalasan ay shared spreadsheet, email thread o chat channel na ginagawa ang trabaho ng database, at gawin itong maliit na app na may maayos na form, listahan na may status, tamang permissions para sa bawat role, at kasaysayan ng sino ang nagbago ng ano. Makakagawa ang AI app builder ng gumaganang unang bersyon sa loob ng isang hapon. Ang nagpapatagumpay dito ay ang pagpapanatiling isang workflow lamang ang saklaw at ang pagbuo nito kasama ang mga taong gagamit nito araw-araw.

Ano ang itinuturing na internal tool

Ang internal tool ay ang mga software na hindi kaakit-akit pero nagpapatakbo ng negosyo. Mga karaniwang uri:

Para sa mas maraming ideya ng panimulang punto, tingnan ang mga ideya ng internal tool para sa team.

Dapat ba talaga itong gawin?

Panatilihin ang spreadsheet kung iisang tao ang nagpapanatili nito, maliit ang data, at maliit ang gastos ng pagkakamali. Gumawa ng tool kapag napansin mo ang mga palatandaang ito:

• Nag-o-overwrite ang mga tao sa pagbabago ng isa't isa, o walang nakakaalam kung alin ang kasalukuyang kopya
• Kailangan mong ang ilang tao ay makakita o makapag-edit lamang ng bahagi ng data
• Sumulat ka na ng isang pahina ng instruksyon kung paano gamitin ang sheet
• Kailangang mag-notify ng isang tao ang mga pagbabago ng status, at palagi silang nalalampasan
• Kailangan mo ng audit trail: sino ang nag-approve nito, at kailan

May gitnang opsyon din. Nagbibigay ang low-code internal tool platform (Retool, Airtable interfaces, Softr at iba pa) ng mga building block sa ibabaw ng data ninyo. Angkop ang mga ito kapag nasa suportadong database o spreadsheet na ang data ninyo at gusto ninyo ng drag-and-drop na mga screen. Mas bagay ang app na ginawa ng AI kapag tiyak ang workflow, gusto ninyong eksaktong gumana at magmukha ito ayon sa kailangan ng team, o gusto ninyong pag-aari ang code. Para sa pangkalahatang tanong, tingnan ang build vs. buy na software para sa maliit na negosyo.

Idisenyo muna ang workflow bago ang mga screen

Isulat ang workflow bilang maikling kuwento bago mag-prompt. Halimbawa para sa expense approval tool:

1. Nagsusumite ng gastos ang empleyado: halaga, kategorya, petsa, paglalarawan, litrato ng resibo.
2. Nakakatanggap ng notification ang manager at nag-a-approve o nagta-reject na may komento.
3. Ang mga gastos na lampas sa limitasyon ay kailangan din ng finance approval.
4. Minamarkahan ng finance ang mga aprubadong gastos bilang bayad sa lingguhang batch.
5. Nakikita ng lahat ang status ng sarili nilang gastos; nakikita ng finance ang lahat.

Mula sa kuwentong iyon, makukuha mo ang:

• Data: mga gastos, user, role, approval (sino, desisyon, komento, petsa), mga attachment.
• Mga status: isinumite → naaprubahan ng manager → naaprubahan ng finance → bayad, o tinanggihan.
• Mga role: employee, manager, finance, admin.
• Mga panuntunan: ang threshold ng halaga, at sino ang puwedeng maglipat ng item sa bawat status.
• Mga screen: submit form, "my expenses", "naghihintay sa approval ko", table ng lahat ng gastos para sa finance, at detail page na may kasaysayan.

Ilarawan ang workflow sa mga terminong iyan at tama ang maitatayo ng AI sa unang subok.

Permissions at kasaysayan

Madalas na sensitibo ang data ng internal tool, gaya ng sahod, detalye ng customer, at pera. Dalawang panuntunan:

1. I-check ang role sa server para sa bawat aksyon. Hindi dapat makapag-approve ng sarili niyang gastos ang manager sa pamamagitan ng direktang pagtawag sa approve endpoint.
2. Itala ang kasaysayan. I-store ang bawat pagbabago ng status at pag-edit kasama kung sino ang gumawa at kailan. Nareresolba nito ang karamihan ng "sino ang nagbago nito?" na pagtatalo at mahalaga kapag may nagkamali.

Pagpasyahan kung paano mag-log in ang mga tao. Maginhawa ang pag-sign in gamit ang company Google o Microsoft account para sa mga team na gumagamit na nito; gumagana kahit saan ang email at password. Alinman ang piliin, higpitan ang sign-up para ang team lang ninyo ang makapasok.

Unang prompt na gumagana

Gumawa ng internal expense approval tool para sa kumpanyang may 25 tao. Nagsusumite ang mga empleyado ng gastos na may halaga, currency, kategorya (travel, meals, software, equipment, iba pa), petsa, paglalarawan at upload ng litrato ng resibo. Nakikita ng manager nila ang listahang "Naghihintay sa approval ko" at puwede silang mag-approve o mag-reject na may komento. Ang mga gastos na lampas sa $500 ay kailangan pa ng approval mula sa may Finance role. Nakikita ng finance ang table ng lahat ng gastos na may filter ayon sa status, tao at buwan, at puwedeng markahan ang mga aprubadong gastos bilang bayad. Bawat pagbabago ng status ay naitatala kasama kung sino ang gumawa at kailan, at ipinapakita bilang timeline sa pahina ng gastos. Mga role: employee, manager, finance, admin, na tinitingnan sa server para sa bawat aksyon. I-save ang lahat sa database at maglagay ng makatotohanang sample data. Simple, siksik at mabilis na interface; ito ay work tool, hindi marketing site.

Mga hakbang sa pagbuo

1. Ang pangunahing table at form para sa pangunahing record, na may makatotohanang seed data para gumana nang halata ang paghahanap at mga filter.
2. Mga status at transition, kasama kung sino ang puwedeng maglipat ng item sa bawat estado.
3. Mga role at login, limitado sa team ninyo.
4. History log sa bawat record.
5. Mga notification: email o chat message kapag may kailangang aksyon mula sa isang tao.
6. Mag-import ng umiiral na data mula sa spreadsheet. Sakop ng paano gawing app ang spreadsheet ang paglilinis at pag-import.
7. Pilot kasama ang dalawa o tatlong totoong user sa loob ng isang linggo bago i-roll out sa lahat.
8. I-off ang lumang proseso sa nakatakdang petsa. Kapag dalawang sistema ang sabay na tumatakbo, walang pinagkakatiwalaan.

Paano talaga gagamitin ng mga tao

Marami sa mga internal tool ang gumagana nang maayos pero nabibigo pa rin, dahil patuloy na gumagamit ang mga tao ng lumang paraan.

• Bumuo kasama ang mga user. Panoorin muna ang isang tao na ginagawa ang gawain ngayon bago idisenyo ang bagong bersyon.
• Gawing mas mabilis kaysa sa lumang paraan. Kung mas matagal ang pagsusumite kaysa sa pagpapadala ng mensahe, patuloy na magpapadala ng mensahe ang mga tao.
• Mas mahalaga ang siksik kaysa maganda. Mas gusto ng mga operator ang table na may magagandang filter at form na madaling gamitin sa keyboard kaysa malalaking card at puting espasyo.
• Ilagay muna ang susunod na aksyon. Ang "Naghihintay sa akin" ang dapat na unang makita ng mga tao.

Mga karaniwang pagkakamali

• Pagre-rebuild ng buong spreadsheet. Ilipat ang iisang masakit na workflow; iwan muna ang iba sa sheet.
• Walang may-ari. Dapat may responsable sa mga pagbabago at pag-aayos pagkatapos ng launch.
• Permissions bilang afterthought. Mas mahirap magdagdag ng role sa tapos nang tool kaysa magsimula nang mayroon nito.
• Walang audit trail, tapos kailangan ito sa unang pagkakataong mawala ang pera.
• Pag-publish sa pampublikong URL nang walang login. Dapat mag-sign in ang anumang internal.

Pagpapanatiling gumagana pagkatapos ng launch

Nagbabago ang isang proseso tuwing ilang buwan: bagong approval step, bagong kategorya, bagong team. Planuhin iyan mula sa simula:

• Itago ang settings sa table, hindi sa code. Ang mga kategorya, threshold at assignment ng approver na nasa database ay mababago ng admin nang walang rebuild.
• Mangolekta ng mga request sa iisang lugar. Mas mabuti ang simpleng link na "magmungkahi ng pagbabago" sa loob ng tool kaysa mga request na nakakalat sa iba't ibang chat.
• Mag-export nang regular. Ang CSV export ng pangunahing table ay nagsisiguro na hindi nakakulong ang data, at pinapadali ang month-end reporting.
• Subukan pagkatapos ng bawat pagbabago. Ulitin ang submit, approve at reject pagkatapos ng anumang pagbabago sa workflow, dahil doon madalas lumitaw ang mga bug sa permissions.

Gastos sa pagpapatakbo

Ang internal tool na ginawa gamit ang AI ay may gastos sa hosting, database, file storage kung nag-u-upload ang mga tao ng dokumento, at posibleng email o messaging service para sa mga notification. Karaniwang walang per-seat na lisensya para sa tool na pag-aari mo, na mahalaga kapag maraming paminsan-minsang user ang kailangan ng access. Ang tuloy-tuloy na gastos ay ang oras ng isang tao para mapanatili ito.

Paggawa nito gamit ang Mythex

Ang internal tool ay angkop sa Mythex. Ilalarawan mo ang workflow, bubuuin ito ng agent sa live preview, at magdaragdag ito ng Postgres database para sa mga record at file storage para sa mga upload gaya ng resibo. Ang internal tool use case at admin panel use case sa docs ay may mga starter prompt. Maaaring tumulong ang mga kasamahan sa pagbuo nito sa inyong workspace nang walang per-seat na bayad.

Dalawang bagay ang dapat tandaan. Ang mga login ng team ninyo para gamitin ang tool ay bahagi ng app na gagawin ninyo, gamit ang paraang pipiliin ninyo, at hiwalay ang mga ito sa Mythex account. At hindi kasama sa Mythex ang built-in na integration sa Salesforce, HubSpot o Slack para sa mismong app; ikinokonekta ang mga ito sa pamamagitan ng kanilang API gamit ang sarili ninyong key. Para sa panimulang prompt, subukan ang mga template na approval tracker o internal admin tool, at tingnan ang paano gumawa ng dashboard kung karamihan ng kailangan mo ay chart.

Mga tanong