ઇન્ટરનલ ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું: એડમિન પેનલ, મંજૂરીઓ અને સ્પ્રેડશીટની જગ્યા

ઇન્ટરનલ ટૂલ બનાવવા માટે એક એવો કાર્યપ્રવાહ પસંદ કરો જે હાલમાં પીડાદાયક છે — સામાન્ય રીતે વહેંચાયેલી સ્પ્રેડશીટ, ઈમેઇલ થ્રેડ કે ચેટ ચેનલ જે ડેટાબેઝનું કામ કરી રહી હોય — અને તેને યોગ્ય ફોર્મ, સ્થિતિ સાથેની યાદી, દરેક ભૂમિકા માટે યોગ્ય પરવાનગીઓ અને કોણે શું બદલ્યું તેના ઇતિહાસ સાથેની નાની એપમાં ફેરવો. AI એપ બિલ્ડર એક બપોરમાં કાર્યરત પ્રથમ સંસ્કરણ બનાવી શકે છે. સફળતા માટે મહત્વનું એ છે કે સ્કોપ એક જ કાર્યપ્રવાહ સુધી મર્યાદિત રાખો અને તેનો રોજ ઉપયોગ કરનારા લોકો સાથે મળીને બનાવો.

ઇન્ટરનલ ટૂલ કોને કહેવાય

ઇન્ટરનલ ટૂલ એ એવું અનાકર્ષક સોફ્ટવેર છે જે બિઝનેસ ચલાવે છે. સામાન્ય પ્રકારો:

આગળ વધુ શરૂઆતના વિચારો માટે ટીમો માટે ઇન્ટરનલ ટૂલના વિચારો જુઓ.

શું તમારે તે બનાવવું જ જોઈએ?

જો એક જ વ્યક્તિ શીટ જાળવે, ડેટા નાનો હોય, અને ભૂલથી ઓછું નુકસાન થાય, તો સ્પ્રેડશીટ રાખો. જ્યારે આ સંકેતો દેખાય ત્યારે ટૂલ બનાવો:

• લોકો એકબીજાના ફેરફારો ઓવરરાઇટ કરે, અથવા કઈ નકલ અદ્યતન છે તે કોઈને ખબર ન હોય
• કેટલાક લોકોએ ફક્ત ડેટાનો ભાગ જોવો કે સંપાદિત કરવો જોઈએ
• તમે શીટ કેવી રીતે વાપરવી તેની સૂચનાઓનું પાનું લખી ચૂક્યા છો
• સ્ટેટસ બદલાય ત્યારે કોઈને સૂચના મળવી જોઈએ, અને તે વારંવાર ચૂકી જવાય છે
• તમારે ઓડિટ ટ્રેઇલ જોઈએ — આને કોણે મંજૂર કર્યું, અને ક્યારે

એક મધ્યમ વિકલ્પ પણ છે. લો-કોડ ઇન્ટરનલ ટૂલ પ્લેટફોર્મ (Retool, Airtable interfaces, Softr અને અન્ય) તમારા ડેટા ઉપર બિલ્ડિંગ બ્લોક્સ આપે છે. જ્યારે તમારો ડેટા પહેલેથી સપોર્ટેડ ડેટાબેઝ કે સ્પ્રેડશીટમાં હોય અને તમને ડ્રેગ-એન્ડ-ડ્રોપ સ્ક્રીન જોઈએ ત્યારે તે યોગ્ય છે. AI-બનાવેલી એપ ત્યારે વધુ સારી છે જ્યારે કાર્યપ્રવાહ ચોક્કસ હોય, તમને તે તમારી ટીમને જોઈએ તેવી રીતે જ દેખાય અને વર્તે તેવું જોઈએ, અથવા તમે કોડના માલિક બનવા માગો. સામાન્ય પ્રશ્ન માટે નાના બિઝનેસ માટે સોફ્ટવેર બનાવવું કે ખરીદવું જુઓ.

સ્ક્રીન પહેલાં કાર્યપ્રવાહ ડિઝાઇન કરો

પ્રોમ્પ્ટ લખતા પહેલાં કાર્યપ્રવાહને ટૂંકી વાર્તા તરીકે લખો. ખર્ચ મંજૂરી ટૂલ માટે:

1. કર્મચારી ખર્ચ સબમિટ કરે: રકમ, શ્રેણી, તારીખ, વર્ણન, રસીદનો ફોટો.
2. તેના મેનેજરને સૂચના મળે અને તે ટિપ્પણી સાથે મંજૂર કે નામંજૂર કરે.
3. મર્યાદાથી વધુ ખર્ચને ફાઇનાન્સની મંજૂરી પણ જોઈએ.
4. ફાઇનાન્સ મંજૂર ખર્ચને સાપ્તાહિક બેચમાં ચૂકવેલ તરીકે ચિહ્નિત કરે.
5. દરેક પોતાના ખર્ચની સ્થિતિ જુએ; ફાઇનાન્સ બધું જુએ.

આ વાર્તામાંથી તમને મળે છે:

• ડેટા: ખર્ચ, વપરાશકર્તાઓ, ભૂમિકાઓ, મંજૂરીઓ (કોણ, નિર્ણય, ટિપ્પણી, તારીખ), જોડાણો.
• સ્ટેટસ: સબમિટ → મેનેજર મંજૂર → ફાઇનાન્સ મંજૂર → ચૂકવેલ, અથવા નામંજૂર.
• ભૂમિકાઓ: કર્મચારી, મેનેજર, ફાઇનાન્સ, એડમિન.
• નિયમો: રકમની મર્યાદા, દરેક સ્ટેટસ પર કોણ આઇટમ ખસેડી શકે.
• સ્ક્રીન: સબમિટ ફોર્મ, “મારા ખર્ચ”, “મારી મંજૂરીની રાહ”, ફાઇનાન્સનું તમામ ખર્ચનું ટેબલ, ઇતિહાસ સાથેનું વિગત પેજ.

કાર્યપ્રવાહ આ શબ્દોમાં વર્ણવો, એટલે AI પહેલા પ્રયાસમાં યોગ્ય વસ્તુ બનાવી શકે.

પરવાનગીઓ અને ઇતિહાસ

ઇન્ટરનલ ટૂલમાં ઘણીવાર સંવેદનશીલ ડેટા હોય છે — પગાર, ગ્રાહક વિગતો, પૈસા. બે નિયમો:

1. દરેક ક્રિયા માટે સર્વર પર ભૂમિકા તપાસો. મેનેજર મંજૂરી એન્ડપોઇન્ટને સીધો કૉલ કરીને પોતાનો ખર્ચ મંજૂર ન કરી શકે.
2. ઇતિહાસ રેકોર્ડ કરો. દરેક સ્ટેટસ બદલાવ અને સંપાદન કોણે અને ક્યારે કર્યું તે સંગ્રહ કરો. તે મોટાભાગના “આ કોણે બદલ્યું?” વિવાદો ઉકેલે છે અને કંઈ ખોટું થાય ત્યારે અમૂલ્ય છે.

લોકો કેવી રીતે લૉગિન કરશે તે નક્કી કરો. જે ટીમો પહેલેથી કંપનીના Google કે Microsoft ખાતા વાપરે છે તેમના માટે તે ખાતાથી સાઇન-ઇન સુવિધાજનક છે; ઈમેઇલ અને પાસવર્ડ દરેક જગ્યાએ કામ કરે છે. બંને રીતે, સાઇન-અપ એવી રીતે મર્યાદિત કરો કે ફક્ત તમારી ટીમ જ પ્રવેશી શકે.

એક કામ કરતો પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ

25 લોકોની કંપની માટે ઇન્ટરનલ ખર્ચ મંજૂરી ટૂલ બનાવો. કર્મચારીઓ રકમ, ચલણ, શ્રેણી (મુસાફરી, ભોજન, સોફ્ટવેર, સાધનો, અન્ય), તારીખ, વર્ણન અને રસીદ ફોટો અપલોડ સાથે ખર્ચ સબમિટ કરે. તેમના મેનેજરને “મારી મંજૂરીની રાહ” યાદી દેખાય અને તે ટિપ્પણી સાથે મંજૂર કે નામંજૂર કરી શકે. $500થી વધુના ખર્ચને પછી ફાઇનાન્સ ભૂમિકાવાળી વ્યક્તિની મંજૂરી પણ જોઈએ. ફાઇનાન્સને તમામ ખર્ચનું ટેબલ દેખાય, સ્ટેટસ, વ્યક્તિ અને મહિના પ્રમાણે ફિલ્ટર સાથે, અને તે મંજૂર ખર્ચને ચૂકવેલ તરીકે ચિહ્નિત કરી શકે. દરેક સ્ટેટસ ફેરફાર કોણે અને ક્યારે કર્યો તે સાથે રેકોર્ડ થાય, અને ખર્ચના પાના પર ટાઇમલાઇન તરીકે દેખાય. ભૂમિકાઓ: કર્મચારી, મેનેજર, ફાઇનાન્સ, એડમિન — દરેક ક્રિયા માટે સર્વર પર તપાસાય. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો અને વાસ્તવિક નમૂના ડેટા સીડ કરો. સાદો, ગીચ, ઝડપી ઇન્ટરફેસ — આ કામનું સાધન છે, માર્કેટિંગ સાઇટ નહીં.

બિલ્ડ સ્ટેપ્સ

1. મુખ્ય ટેબલ અને ફોર્મ મુખ્ય રેકોર્ડ માટે, વાસ્તવિક સીડ ડેટા સાથે જેથી શોધ અને ફિલ્ટર સ્પષ્ટ રીતે કામ કરે.
2. સ્ટેટસ અને સંક્રમણો, કોણ કઈ સ્થિતિમાં આઇટમ ખસેડી શકે તે સહિત.
3. ભૂમિકાઓ અને લૉગિન, ફક્ત તમારી ટીમ પૂરતા મર્યાદિત.
4. ઇતિહાસ લોગ દરેક રેકોર્ડ પર.
5. સૂચનાઓ — જ્યારે કોઈની ક્રિયા જોઈએ ત્યારે ઈમેઇલ કે ચેટ સંદેશ.
6. હાલનો ડેટા આયાત કરો સ્પ્રેડશીટમાંથી. સ્પ્રેડશીટને એપમાં ફેરવવી સફાઈ અને આયાત સમજાવે છે.
7. બે-ત્રણ વાસ્તવિક વપરાશકર્તાઓ સાથે એક અઠવાડિયાનો પાઇલટ બધાને રોલઆઉટ કરતાં પહેલાં.
8. જૂની પ્રક્રિયા બંધ કરો એક નિશ્ચિત તારીખે. બે સિસ્ટમ સાથે ચાલે તો કોઈ પર ભરોસો રહેતો નથી.

લોકો ખરેખર તેનો ઉપયોગ કરે તે માટે

ઘણા ઇન્ટરનલ ટૂલ સંપૂર્ણ કામ કરે છે અને છતાં નિષ્ફળ જાય, કારણ કે લોકો જૂની રીત વાપરતા રહે છે.

• વપરાશકર્તાઓ સાથે બનાવો. નવું સંસ્કરણ ડિઝાઇન કરતાં પહેલાં કોઈને આજે કામ કરતા જુઓ.
• જૂની રીત કરતાં ઝડપી બનાવો. સબમિટ કરવામાં સંદેશ મોકલવા કરતાં વધુ સમય લાગે તો લોકો સંદેશા મોકલવાનું ચાલુ રાખશે.
• સુંદર કરતાં ગીચ સારું. ઓપરેટરોને સારા ફિલ્ટરવાળા ટેબલ અને કીબોર્ડ-ફ્રેન્ડલી ફોર્મ મોટા કાર્ડ અને ખાલી જગ્યા કરતાં વધુ ગમે છે.
• આગળની ક્રિયા પહેલા મૂકો. “મારી રાહ જોતું” સૌથી પહેલા દેખાવું જોઈએ.

સામાન્ય ભૂલો

• આખી સ્પ્રેડશીટ ફરીથી બનાવવી. એક પીડાદાયક કાર્યપ્રવાહ ખસેડો; બાકીનું શીટમાં હાલ રહેવા દો.
• કોઈ માલિક ન હોવો. લોન્ચ પછી ફેરફારો અને સુધારા માટે કોઈ જવાબદાર હોવો જોઈએ.
• પરવાનગીઓ પછીથી વિચારવી. પૂરા થયેલા ટૂલમાં ભૂમિકાઓ ઉમેરવી શરૂઆતથી રાખવા કરતાં મુશ્કેલ છે.
• ઓડિટ ટ્રેઇલ છોડી દેવી, પછી પહેલી વાર પૈસા ગુમ થાય ત્યારે તેની જરૂર પડવી.
• લૉગિન વિના જાહેર URL પર પ્રકાશિત કરવું. ઇન્ટરનલ કંઈ પણ સાઇન-ઇન માંગવું જ જોઈએ.

લોન્ચ પછી તેને ચાલુ રાખવું

પ્રક્રિયા દર થોડા મહિને બદલાય છે — નવું મંજૂરી પગલું, નવી શ્રેણી, નવી ટીમ. શરૂઆતથી તેના માટે યોજના બનાવો:

• સેટિંગ્સ ટેબલમાં રાખો, કોડમાં નહીં. ડેટાબેઝમાં રહેલી શ્રેણીઓ, મર્યાદાઓ અને મંજૂરકર્તા સોંપણીઓ એડમિન ફરીથી બિલ્ડ કર્યા વિના બદલી શકે.
• વિનંતીઓ એક જગ્યાએ એકઠી કરો. ટૂલમાં “ફેરફાર સૂચવો” લિંક ચેટમાં વિખરાયેલી વિનંતીઓ કરતાં સારી છે.
• નિયમિત એક્સપોર્ટ કરો. મુખ્ય ટેબલનું CSV એક્સપોર્ટ ડેટાને ક્યારેય અટકાવી ન રાખે, અને મહિના-અંતના રિપોર્ટ સરળ બનાવે.
• દરેક ફેરફાર પછી ચકાસો. કાર્યપ્રવાહમાં ફેરફાર પછી સબમિટ, મંજૂર અને નામંજૂર ફરીથી ચલાવો, કારણ કે પરવાનગીની ભૂલો ત્યાં દેખાય છે.

ખર્ચ

AI વડે બનાવેલા ઇન્ટરનલ ટૂલનો ખર્ચ હોસ્ટિંગ, ડેટાબેઝ, લોકો દસ્તાવેજ અપલોડ કરે તો ફાઇલ સ્ટોરેજ, અને સૂચનાઓ માટે કદાચ ઈમેઇલ કે મેસેજિંગ સેવા છે. તમે માલિક હો તે ટૂલ માટે સામાન્ય રીતે પ્રતિ-સીટ લાઇસન્સ નથી હોતા, જે ઘણા ક્યારેક-ક્યારેક વપરાશકર્તાઓને પ્રવેશ આપતી વખતે મહત્વનું છે. સતત ખર્ચ એ છે કે તેને જાળવવા માટે કોઈનો સમય.

Mythex સાથે બનાવવું

ઇન્ટરનલ ટૂલ Mythex માટે યોગ્ય છે. તમે કાર્યપ્રવાહનું વર્ણન કરો, એજન્ટ લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં બનાવે, રેકોર્ડ માટે Postgres ડેટાબેઝ અને રસીદ જેવા અપલોડ માટે ફાઇલ સ્ટોરેજ ઉમેરે. દસ્તાવેજોના ઇન્ટરનલ ટૂલ ઉપયોગ-કેસ અને એડમિન પેનલ ઉપયોગ-કેસ માં શરૂઆતના પ્રોમ્પ્ટ છે. સાથીદારો વર્કસ્પેસ માં પ્રતિ-સીટ ફી વિના મદદ કરી શકે છે.

બે બાબતો જાણવા જેવી છે. તમારી ટીમ ટૂલ વાપરે તેના માટેના લૉગિન એપનો ભાગ છે, જે અભિગમ તમે પસંદ કરો છો; તે Mythex ખાતાંઓથી અલગ છે. અને Mythex એપ માટે બિલ્ટ-ઇન Salesforce, HubSpot કે Slack એકીકરણ આપતું નથી; તે તેમના API દ્વારા તમારી પોતાની કી સાથે જોડાય છે. શરૂઆતના પ્રોમ્પ્ટ માટે મંજૂરી ટ્રેકર અથવા ઇન્ટરનલ એડમિન ટૂલ ટેમ્પ્લેટ જુઓ, અને જો તમને મુખ્યત્વે ચાર્ટ જોઈતા હોય તો ડેશબોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું જુઓ.

પ્રશ્નો