ഒരു ഇന്റേണൽ ടൂൾ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം: അഡ്മിൻ പാനലുകൾ, അംഗീകാരങ്ങൾ, സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിന് പകരം

ഒരു ഇന്റേണൽ ടൂൾ ഉണ്ടാക്കാൻ, ഇപ്പോൾ വേദനിപ്പിക്കുന്ന ഒരു പ്രവർത്തനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. സാധാരണയായി പങ്കിട്ട സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്, ഇമെയിൽ ത്രെഡ്, അല്ലെങ്കിൽ ഡാറ്റാബേസിന്റെ ജോലി ചെയ്യുന്ന ചാറ്റ് ചാനൽ ആയിരിക്കും അത്. അതിനെ ശരിയായ ഫോം, സ്റ്റാറ്റസുകളുള്ള ലിസ്റ്റ്, ഓരോ റോളിനും ശരിയായ അനുമതികൾ, ആര് എന്ത് മാറ്റി എന്നതിന്റെ ചരിത്രം എന്നിവയുള്ള ഒരു ചെറിയ ആപ്പാക്കുക. AI ആപ്പ് ബിൽഡറിന് ഒരു ഉച്ചതിരിഞ്ഞ് കൊണ്ട് പ്രവർത്തിക്കുന്ന ആദ്യ പതിപ്പ് ഉണ്ടാക്കാൻ കഴിയും. വിജയിപ്പിക്കുന്നത് വ്യാപ്തി ഒരു പ്രവർത്തനത്തിൽ ഒതുക്കുന്നതും, എല്ലാ ദിവസവും ഉപയോഗിക്കുന്നവരോടൊപ്പം നിർമ്മിക്കുന്നതുമാണ്.

ഇന്റേണൽ ടൂൾ എന്നാൽ എന്ത്

ബിസിനസ് ഓടിക്കുന്ന ആകർഷകമല്ലാത്ത സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ് ഇന്റേണൽ ടൂളുകൾ. സാധാരണ തരങ്ങൾ:

കൂടുതൽ തുടക്ക ആശയങ്ങൾക്ക്, ടീമുകൾക്കുള്ള ഇന്റേണൽ ടൂൾ ആശയങ്ങൾ കാണുക.

ഇത് നിർമ്മിക്കണോ?

ഒരാൾ മാത്രം പരിപാലിക്കുകയും ഡാറ്റ ചെറുതാകുകയും തെറ്റിന് ചെലവ് കുറവാകുകയും ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് നിലനിർത്തുക. ഇനി പറയുന്ന സൂചനകൾ കാണുമ്പോൾ ഒരു ടൂൾ നിർമ്മിക്കുക:

• ആളുകൾ പരസ്പരം മാറ്റങ്ങൾ മായ്ക്കുന്നു, അല്ലെങ്കിൽ ഏത് പകർപ്പാണ് ശരിയെന്ന് ആർക്കും അറിയില്ല
• ചിലർക്ക് ഡാറ്റയുടെ ഒരു ഭാഗം മാത്രം കാണാനോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ വേണം
• ഷീറ്റ് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കണം എന്നതിന്റെ ഒരു പേജ് നിർദ്ദേശങ്ങൾ എഴുതിയിട്ടുണ്ട്
• സ്റ്റാറ്റസ് മാറ്റങ്ങൾ ആരെയെങ്കിലും അറിയിക്കണം, അത് പതിവായി നഷ്ടപ്പെടുന്നു
• ഒരു ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ വേണം: ഇത് ആര് എപ്പോൾ അംഗീകരിച്ചു

ഒരു മധ്യമാർഗവുമുണ്ട്. ലോ-കോഡ് ഇന്റേണൽ ടൂൾ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ (Retool, Airtable ഇന്റർഫേസുകൾ, Softr തുടങ്ങിയവ) നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയ്ക്ക് മുകളിൽ നിർമ്മാണ ബ്ലോക്കുകൾ നൽകുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ ഇതിനകം പിന്തുണയ്ക്കപ്പെടുന്ന ഡാറ്റാബേസിലോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലോ ഉണ്ടെങ്കിലും ഡ്രാഗ്-ആൻഡ്-ഡ്രോപ്പ് സ്ക്രീനുകൾ വേണമെങ്കിലും അവ യോജിക്കും. പ്രവർത്തനം പ്രത്യേകമായതും, ടീമിന് വേണ്ട രീതിയിൽ കാണാനും പെരുമാറാനും വേണ്ടതും, അല്ലെങ്കിൽ കോഡ് സ്വന്തമായി വേണ്ടതുമാണെങ്കിൽ AI-നിർമ്മിത ആപ്പ് കൂടുതൽ യോജിക്കും. പൊതുവായ ചോദ്യത്തിന്, ചെറുകിട ബിസിനസ്സിനുള്ള സോഫ്റ്റ്‌വെയർ നിർമ്മിക്കണോ വാങ്ങണോ കാണുക.

സ്ക്രീനുകൾക്ക് മുമ്പ് പ്രവർത്തനം രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക

പ്രോംപ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രവർത്തനം ഒരു ചെറിയ കഥയായി എഴുതുക. ഒരു ചെലവ് അംഗീകാര ടൂളിനായി:

1. ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഒരു ചെലവ് സമർപ്പിക്കുന്നു: തുക, വിഭാഗം, തീയതി, വിവരണം, രസീതിന്റെ ഫോട്ടോ.
2. അവരുടെ മാനേജർക്ക് അറിയിപ്പ് ലഭിക്കുന്നു, അഭിപ്രായത്തോടെ അംഗീകരിക്കുകയോ നിരസിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു.
3. ഒരു പരിധി കടക്കുന്ന ചെലവുകൾക്ക് ധനകാര്യ അംഗീകാരവും വേണം.
4. ധനകാര്യ വിഭാഗം അംഗീകരിച്ച ചെലവുകളെ പ്രതിവാര ബാച്ചിൽ പണം നൽകിയതായി അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു.
5. എല്ലാവർക്കും സ്വന്തം ചെലവുകളുടെ സ്ഥിതി കാണാം; ധനകാര്യ വിഭാഗം എല്ലാം കാണുന്നു.

ആ കഥയിൽ നിന്ന് ഇവ ലഭിക്കുന്നു:

• ഡാറ്റ: ചെലവുകൾ, ഉപയോക്താക്കൾ, റോളുകൾ, അംഗീകാരങ്ങൾ (ആര്, തീരുമാനം, അഭിപ്രായം, തീയതി), അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ.
• സ്റ്റാറ്റസുകൾ: സമർപ്പിച്ചത് → മാനേജർ അംഗീകരിച്ചത് → ധനകാര്യം അംഗീകരിച്ചത് → പണം നൽകിയത്, അല്ലെങ്കിൽ നിരസിച്ചത്.
• റോളുകൾ: ജീവനക്കാരൻ, മാനേജർ, ധനകാര്യം, അഡ്മിൻ.
• നിയമങ്ങൾ: തുക പരിധി, ഓരോ സ്റ്റാറ്റസിലേക്കും ഒരു ഇനം നീക്കാൻ ആർക്ക് കഴിയും.
• സ്ക്രീനുകൾ: സമർപ്പണ ഫോം, "എന്റെ ചെലവുകൾ", "എന്റെ അംഗീകാരത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു", ധനകാര്യത്തിന്റെ എല്ലാ ചെലവുകളുടെയും പട്ടിക, ചരിത്രത്തോടുകൂടിയ വിശദ പേജ്.

ഈ രീതിയിൽ വിവരിച്ചാൽ AI-ക്ക് ആദ്യ ശ്രമത്തിൽ ശരിയായത് നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയും.

അനുമതികളും ചരിത്രവും

ഇന്റേണൽ ടൂളുകളിൽ പലപ്പോഴും സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റയുണ്ടാകും: ശമ്പളം, ഉപഭോക്തൃ വിവരങ്ങൾ, പണം. രണ്ട് നിയമങ്ങൾ:

1. ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും സെർവറിൽ റോളുകൾ പരിശോധിക്കുക. അംഗീകരിക്കുന്ന endpoint നേരിട്ട് വിളിച്ച് മാനേജർക്ക് സ്വന്തം ചെലവ് അംഗീകരിക്കാൻ കഴിയരുത്.
2. ചരിത്രം രേഖപ്പെടുത്തുക. ഓരോ സ്റ്റാറ്റസ് മാറ്റവും എഡിറ്റും ആര് എപ്പോൾ ചെയ്തു എന്ന് സൂക്ഷിക്കുക. "ആര് ഇത് മാറ്റി?" എന്ന തർക്കങ്ങളിൽ മിക്കതും അത് തീർക്കും, എന്തെങ്കിലും തെറ്റായാൽ അത് അമൂല്യമാണ്.

ആളുകൾ എങ്ങനെ ലോഗിൻ ചെയ്യണം എന്ന് തീരുമാനിക്കുക. ഇതിനകം ഉപയോഗിക്കുന്ന ടീമുകൾക്ക് കമ്പനിയുടെ Google അല്ലെങ്കിൽ Microsoft അക്കൗണ്ടുകളിലൂടെ സൈൻ-ഇൻ സൗകര്യപ്രദമാണ്; ഇമെയിലും പാസ്‌വേഡും എല്ലായിടത്തും പ്രവർത്തിക്കും. ഏതായാലും സൈൻ-അപ്പ് നിയന്ത്രിക്കുക, നിങ്ങളുടെ ടീം മാത്രം കയറുന്ന വിധത്തിൽ.

പ്രവർത്തിക്കുന്ന ആദ്യ പ്രോംപ്റ്റ്

25 പേരുള്ള ഒരു കമ്പനിക്കായി ഒരു ഇന്റേണൽ ചെലവ് അംഗീകാര ടൂൾ ഉണ്ടാക്കുക. ജീവനക്കാർ തുക, കറൻസി, വിഭാഗം (യാത്ര, ഭക്ഷണം, സോഫ്റ്റ്‌വെയർ, ഉപകരണങ്ങൾ, മറ്റുള്ളവ), തീയതി, വിവരണം, രസീതിന്റെ ഫോട്ടോ അപ്‌ലോഡ് എന്നിവയോടെ ചെലവ് സമർപ്പിക്കുന്നു. അവരുടെ മാനേജർ "എന്റെ അംഗീകാരത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു" ലിസ്റ്റ് കാണുകയും അഭിപ്രായത്തോടെ അംഗീകരിക്കുകയോ നിരസിക്കുകയോ ചെയ്യാം. $500-ന് മുകളിലുള്ള ചെലവുകൾക്ക് ഫിനാൻസ് റോളുള്ള ഒരാളുടെ അംഗീകാരവും വേണം. ഫിനാൻസ് എല്ലാ ചെലവുകളുടെയും പട്ടിക കാണുന്നു, സ്റ്റാറ്റസ്, ആൾ, മാസം എന്നിവ അനുസരിച്ച് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാം, അംഗീകരിച്ച ചെലവുകൾ പണം നൽകിയതായി അടയാളപ്പെടുത്താം. ഓരോ സ്റ്റാറ്റസ് മാറ്റവും ആരാണ് ചെയ്തത്, എപ്പോൾ എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു, ചെലവ് പേജിൽ ഒരു ടൈംലൈനായി കാണിക്കുന്നു. റോളുകൾ: ജീവനക്കാരൻ, മാനേജർ, ഫിനാൻസ്, അഡ്മിൻ. ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും സെർവറിൽ പരിശോധന. എല്ലാം ഒരു ഡാറ്റാബേസിൽ സൂക്ഷിക്കുക, യഥാർത്ഥ സാമ്പിൾ ഡാറ്റ ചേർക്കുക. ലളിതവും സാന്ദ്രവുമായ, വേഗമുള്ള ഇന്റർഫേസ് വേണം: ഇത് ഒരു മാർക്കറ്റിംഗ് സൈറ്റല്ല, ഒരു ജോലി ടൂളാണ്.

നിർമ്മാണ ഘട്ടങ്ങൾ

1. പ്രധാന ടേബിളും ഫോമും പ്രധാന രേഖയ്ക്ക്, തിരയലും ഫിൽട്ടറുകളും വ്യക്തമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ യഥാർത്ഥ സാമ്പിൾ ഡാറ്റയോടെ.
2. സ്റ്റാറ്റസുകളും മാറ്റങ്ങളും, ഓരോ അവസ്ഥയിലേക്കും ഒരു ഇനം മാറ്റാൻ ആർക്ക് കഴിയുമെന്നതുൾപ്പെടെ.
3. റോളുകളും ലോഗിനും, നിങ്ങളുടെ ടീമിന് മാത്രമായി പരിമിതപ്പെടുത്തി.
4. ഓരോ രേഖയിലും ചരിത്ര ലോഗ്.
5. അറിയിപ്പുകൾ — ആരുടെയെങ്കിലും നടപടി വേണ്ടപ്പോൾ ഇമെയിലോ ചാറ്റ് സന്ദേശമോ.
6. നിലവിലുള്ള ഡാറ്റ ഇറക്കുമതി ചെയ്യുക സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ നിന്ന്. സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിനെ ആപ്പാക്കുന്നത് എങ്ങനെ വൃത്തിയാക്കലും ഇറക്കുമതിയും വിശദീകരിക്കുന്നു.
7. എല്ലാവർക്കുമായി തുറക്കുന്നതിന് മുമ്പ് രണ്ടോ മൂന്നോ യഥാർത്ഥ ഉപയോക്താക്കളോടൊപ്പം ഒരാഴ്ച പൈലറ്റ് ചെയ്യുക.
8. പഴയ പ്രക്രിയ ഒരു നിശ്ചിത തീയതിയിൽ നിർത്തുക. രണ്ട് സിസ്റ്റങ്ങൾ ഒപ്പം ഓടിയാൽ ഒന്നിനെയും ആരും വിശ്വസിക്കില്ല.

ആളുകൾ ശരിക്കും ഉപയോഗിക്കാൻ

പല ഇന്റേണൽ ടൂളുകളും നന്നായി പ്രവർത്തിച്ചിട്ടും പരാജയപ്പെടുന്നു, കാരണം ആളുകൾ പഴയ രീതി തുടരുന്നു.

• ഉപയോക്താക്കളോടൊപ്പം നിർമ്മിക്കുക. പുതിയ പതിപ്പ് രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഇന്ന് ആരെങ്കിലും ജോലി ചെയ്യുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുക.
• പഴയ രീതിയേക്കാൾ വേഗമുള്ളതാക്കുക. സമർപ്പിക്കാൻ ഒരു സന്ദേശം അയക്കുന്നതിനേക്കാൾ സമയമെടുത്താൽ ആളുകൾ സന്ദേശങ്ങൾ അയക്കുന്നത് തുടരും.
• ഭംഗിയേക്കാൾ സാന്ദ്രത. ഓപ്പറേറ്റർമാർക്ക് നല്ല ഫിൽട്ടറുകളുള്ള ടേബിളുകളും കീബോർഡ്-സൗഹൃദ ഫോമുകളും വലിയ കാർഡുകളെക്കാളും ഒഴിവിടങ്ങളെക്കാളും ഇഷ്ടമാണ്.
• അടുത്ത നടപടി ആദ്യം വെക്കുക. "എനിക്കായി കാത്തിരിക്കുന്നു" ആദ്യം കാണുന്ന കാര്യമാകണം.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• മുഴുവൻ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റും വീണ്ടും നിർമ്മിക്കുന്നത്. ഒരു വേദനിപ്പിക്കുന്ന പ്രവർത്തനം മാത്രം മാറ്റുക; ബാക്കി ഇപ്പോൾ ഷീറ്റിൽ തന്നെ വെക്കുക.
• ഉടമയില്ലാത്തത്. ലോഞ്ചിന് ശേഷം മാറ്റങ്ങൾക്കും പരിഹാരങ്ങൾക്കും ആരെങ്കിലും ഉത്തരവാദിയാകണം.
• അനുമതികൾ പിന്നീട് ചേർക്കുന്നത്. പൂർത്തിയായ ഒരു ടൂളിൽ റോളുകൾ ചേർക്കുന്നത്, തുടക്കത്തിൽ തന്നെ അവ വെക്കുന്നതിനേക്കാൾ കഠിനമാണ്.
• ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ ഒഴിവാക്കുന്നത്, പണം കാണാതാകുന്ന ആദ്യ തവണ അത് വേണ്ടിവരുമ്പോൾ.
• ലോഗിൻ ഇല്ലാതെ പൊതു URL-ൽ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്. ഇന്റേണൽ ഉള്ളതെല്ലാം സൈൻ-ഇൻ ആവശ്യപ്പെടണം.

ലോഞ്ചിന് ശേഷം പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നത്

ഒരു പ്രക്രിയ ഓരോ കുറച്ച് മാസത്തിലും മാറും: പുതിയ അംഗീകാര ഘട്ടം, പുതിയ വിഭാഗം, പുതിയ ടീം. അത് ആദ്യം മുതൽ കണക്കിലെടുക്കുക:

• ക്രമീകരണങ്ങൾ കോഡിലല്ല, ടേബിളുകളിൽ സൂക്ഷിക്കുക. ഡാറ്റാബേസിലുള്ള വിഭാഗങ്ങൾ, പരിധികൾ, അംഗീകരിക്കുന്നവരുടെ നിയമനം എന്നിവ ഒരു അഡ്മിന് റീബിൽഡ് ഇല്ലാതെ മാറ്റാം.
• അഭ്യർത്ഥനകൾ ഒരിടത്ത് ശേഖരിക്കുക. ടൂളിൽ തന്നെ ഒരു "മാറ്റം നിർദ്ദേശിക്കുക" ലിങ്ക് ചാറ്റുകളിൽ ചിതറിക്കിടക്കുന്ന അഭ്യർത്ഥനകളെക്കാൾ നല്ലതാണ്.
• പതിവായി എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക. പ്രധാന ടേബിളുകളുടെ CSV എക്സ്പോർട്ട് ഡാറ്റ ഒരിക്കലും കുടുങ്ങില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു, മാസാവസാന റിപ്പോർട്ടിംഗും എളുപ്പമാകുന്നു.
• ഓരോ മാറ്റത്തിന് ശേഷവും പരീക്ഷിക്കുക. വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ ഏതെങ്കിലും മാറ്റം വരുത്തിയാൽ സമർപ്പിക്കൽ, അംഗീകാരം, നിരസിക്കൽ വീണ്ടും പരിശോധിക്കുക, അനുമതി പിശകുകൾ അവിടെയാണ് പതിവായി വരുന്നത്.

പ്രവർത്തന ചെലവുകൾ

AI ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിച്ച ഇന്റേണൽ ടൂളിന് ഹോസ്റ്റിംഗ്, ഡാറ്റാബേസ്, ആളുകൾ ഡോക്യുമെന്റുകൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്താൽ ഫയൽ സ്റ്റോറേജ്, അറിയിപ്പുകൾക്കായി ഇമെയിൽ അല്ലെങ്കിൽ മെസേജിംഗ് സേവനം എന്നിവയുടെ ചെലവുണ്ടാകും. നിങ്ങൾ സ്വന്തമാക്കുന്ന ടൂളിന് സാധാരണയായി ഒരു സീറ്റിന് ലൈസൻസ് വേണ്ട, അത് ധാരാളം ഇടയ്ക്കിടെ ഉപയോഗിക്കുന്നവർക്ക് ആക്സസ് വേണ്ടപ്പോൾ പ്രധാനമാണ്. തുടർച്ചയായ ചെലവ് അത് പരിപാലിക്കാൻ ആരുടെയെങ്കിലും സമയമാണ്.

Mythex ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിക്കുന്നത്

ഇന്റേണൽ ടൂളുകൾക്ക് Mythex നല്ല യോജിപ്പാണ്. വർക്ക്ഫ്ലോ വിവരിക്കുന്നു, ഏജന്റ് ലൈവ് പ്രിവ്യൂവിൽ നിർമ്മിക്കുന്നു, രേഖകൾക്കായി Postgres ഡാറ്റാബേസും രസീതുകൾ പോലുള്ള അപ്‌ലോഡുകൾക്കായി ഫയൽ സ്റ്റോറേജും ചേർക്കുന്നു. ഡോക്സിലെ ഇന്റേണൽ ടൂൾ ഉപയോഗ കേസും അഡ്മിൻ പാനൽ ഉപയോഗ കേസും തുടക്ക പ്രോംപ്റ്റുകൾ നൽകുന്നു. സഹപ്രവർത്തകർക്ക് നിങ്ങളുടെ വർക്ക്‌സ്‌പേസിൽ ഒരു സീറ്റ് ഫീസില്ലാതെ നിർമ്മാണത്തിൽ സഹായിക്കാം.

രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ അറിയണം. ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന നിങ്ങളുടെ ടീമിനുള്ള ലോഗിനുകൾ നിങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്ന ആപ്പിന്റെ ഭാഗമാണ്, നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന സമീപനത്തോടെ; അവ Mythex അക്കൗണ്ടുകളിൽ നിന്ന് വേറിട്ടതാണ്. കൂടാതെ, ആപ്പിനായി Mythex-ൽ Salesforce, HubSpot അല്ലെങ്കിൽ Slack ഇന്റഗ്രേഷനുകൾ അന്തർനിർമ്മിതമായി ഇല്ല; അവ അവരുടെ API-കൾ വഴി നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം കീകൾ ഉപയോഗിച്ച് ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു തുടക്ക പ്രോംപ്റ്റിന്, അപ്രൂവൽ ട്രാക്കർ അല്ലെങ്കിൽ ഇന്റേണൽ അഡ്മിൻ ടൂൾ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ പരീക്ഷിക്കുക. ആവശ്യം പ്രധാനമായും ചാർട്ടുകളാണെങ്കിൽ ഡാഷ്‌ബോർഡ് എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം കാണുക.

ചോദ്യങ്ങൾ