Kako izdelati notranje orodje: skrbniške plošče, odobritve in zamenjava preglednic

Za izdelavo notranjega orodja izberite en postopek, ki je trenutno boleč – običajno deljeno preglednico, e-poštno nit ali klepetalni kanal, ki opravlja delo baze podatkov – in ga spremenite v majhno aplikacijo z ustreznim obrazcem, seznamom s stanji, pravimi dovoljenji za vsako vlogo in zgodovino, kdo je kaj spremenil. Orodje za izdelavo aplikacij z AI lahko v nekaj urah ustvari delujočo prvo različico. Uspeh je odvisen od tega, da obseg ostane omejen na en postopek in da ga gradite skupaj z ljudmi, ki ga bodo uporabljali vsak dan.

Kaj šteje za notranje orodje

Notranja orodja so nepopolna programska oprema, ki vodi podjetje. Pogoste vrste:

Za več izhodišč glejte ideje za notranja orodja za ekipe.

Ali ga sploh graditi?

Ohranite preglednico, če jo vzdržuje ena oseba, so podatki majhni in napaka stane malo. Izdelajte orodje, ko opazite te znake:

• Ljudje si prepisujejo spremembe ali nihče ne ve, katera kopija je trenutna
• Nekateri morajo videti ali urejati samo del podatkov
• Napisali ste stran navodil, kako uporabljati preglednico
• Spremembe stanja morajo nekoga obvestiti, obvestila pa se stalno zamudijo
• Potrebujete revizijsko sled – kdo je to odobril in kdaj

Obstaja tudi vmesna možnost. Platforme za notranja orodja z nizko kodo (Retool, vmesniki Airtable, Softr in drugi) vam dajo gradnike nad vašimi podatki. Dobro ustrezajo, kadar so podatki že v podprti bazi ali preglednici in želite zaslone z vlečenjem in spuščanjem. Aplikacija, izdelana z AI, je primernejša, kadar je postopek specifičen, želite, da se vede in izgleda natanko tako, kot ekipa potrebuje, ali želite imeti kodo v lasti. Za splošno vprašanje glejte graditi ali kupiti programsko opremo za majhno podjetje.

Najprej oblikujte postopek, nato zaslone

Pred pozivom zapišite postopek kot kratko zgodbo. Za orodje za odobritev stroškov:

1. Zaposleni odda strošek: znesek, kategorijo, datum, opis, fotografijo računa.
2. Njegov vodja prejme obvestilo in odobri ali zavrne s komentarjem.
3. Stroški nad mejo potrebujejo tudi odobritev financ.
4. Finance odobrene stroške v tedenski seriji označijo kot plačane.
5. Vsi vidijo stanje svojih stroškov; finance vidijo vse.

Iz te zgodbe dobite:

• Podatki: stroški, uporabniki, vloge, odobritve (kdo, odločitev, komentar, datum), priloge.
• Stanja: oddano → odobril vodja → odobrile finance → plačano, ali zavrnjeno.
• Vloge: zaposleni, vodja, finance, skrbnik.
• Pravila: prag zneska, kdo lahko premakne element v vsako stanje.
• Zasloni: obrazec za oddajo, „moji stroški“, „čaka na mojo odobritev“, tabela vseh stroškov za finance, stran s podrobnostmi z zgodovino.

Opišite postopek s temi pojmi in AI lahko pri prvem poskusu izdela pravo stvar.

Dovoljenja in zgodovina

Notranja orodja pogosto hranijo občutljive podatke – plače, podatke strank, denar. Dve pravili:

1. Vloge preverjajte na strežniku pri vsakem dejanju. Vodja ne sme odobriti lastnega stroška tako, da pokliče končno točko za odobritev.
2. Zapisujte zgodovino. Shranite vsako spremembo stanja in urejanje s tem, kdo ga je naredil in kdaj. To razreši večino sporov o tem, „kdo je to spremenil?“, in je nepogrešljivo, ko gre nekaj narobe.

Odločite, kako se bodo ljudje prijavljali. Prijava z računi Google ali Microsoft vašega podjetja je priročna za ekipe, ki ju že uporabljajo; e-pošta in geslo delujeta povsod. Ne glede na izbiro omejite registracijo, tako da lahko vstopi samo vaša ekipa.

Prvi poziv, ki deluje

Izdelaj notranjo aplikacijo za odobritev stroškov za podjetje s 25 zaposlenimi. Zaposleni oddajo strošek z zneskom, valuto, kategorijo (potovanja, obroki, programska oprema, oprema, drugo), datumom, opisom in nalaganjem fotografije računa. Njihov vodja vidi seznam „Čaka na mojo odobritev“ in lahko odobri ali zavrne s komentarjem. Stroški nad 500 dolarjev potrebujejo tudi odobritev nekoga z vlogo Finance. Finance vidijo tabelo vseh stroškov s filtri po stanju, osebi in mesecu ter lahko odobrene stroške označijo kot plačane. Vsaka sprememba stanja se zabeleži s tem, kdo jo je naredil in kdaj, prikazano kot časovnica na strani stroška. Vloge: zaposleni, vodja, finance, skrbnik – preverjene na strežniku pri vsakem dejanju. Shranjuj vse v podatkovno bazo in vnesi realistične vzorčne podatke. Pregleden, gost in hiter vmesnik – to je delovno orodje, ne marketinška stran.

Koraki izdelave

1. Glavna tabela in obrazec za osrednji zapis, z realističnimi vzorčnimi podatki, da je iskanje in filtriranje očitno delujoče.
2. Stanja in prehodi, vključno s tem, kdo lahko premakne element v posamezno stanje.
3. Vloge in prijava, omejeni na vašo ekipo.
4. Dnevnik zgodovine pri vsakem zapisu.
5. Obvestila – e-pošta ali sporočilo v klepetu, kadar nekaj potrebuje dejanje nekoga.
6. Uvoz obstoječih podatkov iz preglednice. Kako preoblikovati preglednico v aplikacijo pojasni čiščenje in uvoz.
7. Preizkus z dvema ali tremi pravimi uporabniki za teden dni, preden uvedete za vse.
8. Izklopite stari postopek na določen datum. Dva sistema, ki delujeta vzporedno, ne vzbujata zaupanja nobenemu.

Kako ljudi res pripraviti, da ga uporabljajo

Veliko notranjih orodij deluje brezhibno in vseeno propade, ker ljudje še naprej uporabljajo stari način.

• Gradite skupaj z uporabniki. Opazujte nekoga, kako danes opravlja nalogo, preden zasnujete novo različico.
• Naj bo hitrejše od starega načina. Če oddaja traja dlje kot sporočilo, bodo ljudje še naprej pisali sporočila.
• Gosto je boljše od lepega. Operaterji raje vidijo tabele z dobrimi filtri in obrazce, ki jih je mogoče uporabljati s tipkovnico, kot velike kartice in belo prostor.
• Naslednje dejanje na prvo mesto. „Čaka name“ naj bo prvo, kar ljudje vidijo.

Pogoste napake

• Ponovna izdelava celotne preglednice. Premaknite en boleč postopek; preostalo pustite v preglednici za zdaj.
• Brez lastnika. Nekdo mora biti odgovoren za spremembe in popravke po zagonu.
• Dovoljenja kot naknadna misel. Dodajanje vlog dokončanemu orodju je težje kot začeti z njimi.
• Izpuščena revizijska sled, nato pa jo potrebujete ob prvem primeru izginjanja denarja.
• Objava na javnem naslovu brez prijave. Vse, kar je interno, mora zahtevati prijavo.

Vzdrževanje po zagonu

Postopek se spremeni vsakih nekaj mesecev – nov korak odobritve, nova kategorija, nova ekipa. Na to računajte od začetka:

• Nastavitve hranite v tabelah, ne v kodi. Kategorije, pragovi in dodelitve odobravalcev, shranjeni v bazi, lahko skrbnik spremeni brez ponovne izdelave.
• Zbirajte zahteve na enem mestu. Preprosta povezava „predlagaj spremembo“ v orodju je boljša od zahtev, raztresenih po klepetih.
• Redno izvažajte. Izvoz glavnih tabel v CSV pomeni, da podatki nikoli niso ujeti, in olajša mesečno poročanje.
• Preizkusite po vsaki spremembi. Po vsaki spremembi postopka znova preizkusite oddajo, odobritev in zavrnitev, ker se napake dovoljenj pogosto pojavijo prav tam.

Tekoči stroški

Notranje orodje, zgrajeno z AI, stane gostovanje, podatkovno bazo, shrambo datotek, če ljudje nalagajo dokumente, in morda storitev e-pošte ali sporočanja za obvestila. Za orodje, ki ga imate v lasti, ponavadi ni licenc na sedež, kar je pomembno, kadar mnogo občasnih uporabnikov potrebuje dostop. Stalni strošek je čas nekoga za vzdrževanje.

Izdelava z Mythexom

Notranja orodja so dobro ujemanje za Mythex. Opišete postopek, agent ga izdela v živem predogledu, doda podatkovno bazo Postgres za zapise in shrambo datotek za nalaganja, kot so računi. Primera iz dokumentacije sta primer uporabe notranjega orodja in primer uporabe skrbniške plošče z začetnimi pozivi. Sodelavci lahko pomagajo pri izdelavi v vašem delovnem prostoru brez dodatnih stroškov na sedež.

Dve stvari je treba vedeti. Prijava za vašo ekipo, ki orodje uporablja, je del aplikacije, ki jo gradite, s pristopom, ki ga izberete – je ločena od računov Mythex. Mythex pa za samo aplikacijo nima vgrajenih povezav s Salesforce, HubSpot ali Slack; te se povežejo prek njihovih API-jev z vašimi ključi. Za izhodiščni poziv preizkusite predlogi sledilnik odobritev ali notranja skrbniška orodja, če potrebujete predvsem grafikone, pa si oglejte kako izdelati nadzorno ploščo.

Vprašanja