20 idej za interna orodja za ekipe (z ključnimi funkcijami)

Dobra interna orodja nadomestijo boleč, ponavljajoč se proces: zahtevek, ki se izgubi v e-pošti, preglednica, ki jo več ljudi ureja hkrati, poročilo, ki ga nekdo vsak teden ročno sestavlja. Najboljše prvo orodje je običajno majhno – en obrazec, en seznam s statusi ali ena nadzorna plošča – in namenjeno eni sami ekipi. Spodaj je 20 idej za operacije, prodajo, podporo, kadre in finance, vsaka z navedbo, kdo jo uporablja, in ključnimi funkcijami, ki jih graditi najprej.

Kako izbrati pravo idejo

Pred seznamom hiter filter. Ideja je dober kandidat, če:

• Pojavlja se pogosto. Dnevni ali tedenski procesi se splačajo; letni le redko.
• Vključenih je več ljudi. Predaje so mesta, kjer se stvari izgubijo.
• Preglednica ali nabiralnik to slabo opravljata. Napisali ste navodila, kako ju uporabljati, ali pa stvari padajo skozi.
• Znate opisati „končano“. Zahtevek je odobren; naročilo je odposlano; vstopnica je zaprta.
• Nekdo bo skrbel zanj. Vsako orodje potrebuje osebo, ki ga vzdržuje.

Če že obstoječ izdelek opravlja delo dobro in poceni, ga uporabite. Gradnja proti nakupu programske opreme za mala podjetja ima kontrolni seznam za to odločitev.

Operacije

1. Sprejem zahtevkov in sledilnik

Kdo ga uporablja: vsakdo, ki potrebuje nekaj od osrednje ekipe – operacije, oblikovanje, IT, vzdrževanje. Ključne funkcije: obrazec za zahtevek s tipom, prioriteto in rokom; skupen seznam s statusi (Novo, V teku, Čaka, Opravljeno); dodelitev osebi; komentarji pri vsakem zahtevku; pogled „moji zahtevki“ za osebo, ki je zahtevek oddala.

2. Register opreme in sredstev

Kdo ga uporablja: IT ali vodje pisarn ter osebje, ki si izposoja opremo. Ključne funkcije: seznam sredstev s serijskimi številkami, lokacijo in stanjem; kdo ima posamezen predmet in od kdaj; izposoja in vračilo; opomniki za predmete, ki jih je treba vrniti; zgodovina za vsako sredstvo.

3. Zaloge in stanja zalog

Kdo ga uporablja: skladiščno, kuhinjsko ali trgovinsko osebje ter tisti, ki naročajo zaloge. Ključne funkcije: izdelki s trenutno zalogo in mejo za ponovno naročilo; hitri vnosi „porabljeno“ in „prejeto“; seznam nizkih zalog; dobavitelj za vsak izdelek; preprosta zgodovina gibanj zalog. Kako zgraditi aplikacijo za upravljanje zalog to obravnava podrobneje.

4. Planer izmen in urnikov

Kdo ga uporablja: vodje ekip z izmenskim delom in osebje, ki preverja svoj urnik. Ključne funkcije: tedenska mreža izmen; dodeljevanje ljudi izmenam; razpoložljivost in zahtevki za dopust; zahtevki za zamenjavo, ki jih odobri vodja; pogled „moje izmene“, prilagojen telefonu.

5. Imenik dobaviteljev in ponudnikov

Kdo ga uporablja: nabava, operacije in finance. Ključne funkcije: zapisi dobaviteljev s kontakti, pogoji in kategorijami; datumi podaljšanja pogodb z opomniki; zapiski in ocene iz preteklih naročil; priloženi dokumenti, kot so pogodbe in certifikati.

6. Dnevnik incidentov in težav

Kdo ga uporablja: vzdrževanje, varnost, IT ali kakovost. Ključne funkcije: hiter obrazec za prijavo, z nalaganjem fotografij, ki deluje na telefonih; resnost in kategorija; lastnik in status pri vsakem incidentu; nadaljnji ukrepi z roki; povzetek odprtih težav po območjih.

Prodaja in stranke

7. Preprost CRM

Kdo ga uporablja: manjše prodajne ekipe ali ustanovitelji, ki se jim polni CRM-ji zdijo pretežki. Ključne funkcije: stiki in podjetja; cevovod s fazami; zapiski in naslednji koraki pri vsakem poslu; seznam „danes sledi“; preprosto poročanje o poslih po fazah. Glejte kako zgraditi CRM.

8. Gradnik ponudb in predlogov

Kdo ga uporablja: prodajni ali računovodski vodje strank. Ključne funkcije: seznam izdelkov in cen; sestavljanje ponudbe iz postavk s popusti; deljiva ali PDF različica; status ponudbe (Osnutek, Poslano, Sprejeto, Izgubljeno); seznam ponudb za vsakega kupca.

9. Kontrolni seznam uvajanja stranke

Kdo ga uporablja: vodje računov ali ekipe za uspeh strank. Ključne funkcije: predloga kontrolnega seznama za vsak paket ali storitev; en primerek seznama za vsako novo stranko; lastniki in roki pri vsakem koraku; napredek vseh strank, ki se trenutno uvajajo, na enem mestu.

10. Sledilnik partnerjev ali priporočil

Kdo ga uporablja: partnerske ali marketinške ekipe. Ključne funkcije: zapisi partnerjev; priporočila, zabeležena pri vsakem partnerju; status vsakega priporočila; provizija, ki je dolgovana in plačana; povzetek po partnerju za obdobje.

Podpora in storitve

11. Interna baza znanja

Kdo ga uporablja: agenti podpore, novi zaposleni in vsakdo, ki odgovarja na ponavljajoča se vprašanja. Ključne funkcije: članki, razvrščeni po kategorijah; iskanje; lastnik in datum „zadnjega pregleda“ pri vsakem članku; oznaka za članke, ki jih je treba posodobiti.

12. Tabla za eskalacije

Kdo ga uporablja: vodje podpore in specialisti, ki jim eskalirajo primere. Ključne funkcije: eskalirani primeri s stranko, povzetkom in nujnostjo; dodelitev specialistu; status in čas od eskalacije; povezava nazaj na prvotno vstopnico v vašem orodju za pomoč strankam.

13. Odobritev vračil in povračil

Kdo ga uporablja: agenti podpore, ki zahtevajo, ter finance ali vodje, ki odobravajo. Ključne funkcije: obrazec za zahtevek s številko naročila, razlogom in zneskom; pravila odobritve (npr. nad določenim zneskom je potreben vodja); odobri ali zavrni s komentarjem; dnevnik vseh odločitev za poznejši pregled.

Ljudje in kadri

14. Vstopna točka za nove zaposlene

Kdo ga uporablja: kadrovska služba, vodje in novi zaposleni. Ključne funkcije: kontrolni seznam za vsako vlogo, ki zajema račune, opremo, usposabljanje in predstavitve; lastniki posameznih korakov v kadrovski, IT in pri vodji; stran za dobrodošlico za novega zaposlenega; spremljanje napredka za vse, ki začenjajo ta mesec.

15. Zahtevki za dopust

Kdo ga uporablja: vse osebje, vodje in kadrovska služba. Ključne funkcije: obrazec z datumi in vrsto dopusta; odobritev vodje; skupni koledar, ki prikazuje, kdo je odsoten; preostanek pravice za vsako osebo. Omejite dovoljenja – ljudje naj vidijo svoje stanje, ne stanj vseh.

16. Razporejanje razgovorov in ocenjevalni listi

Kdo ga uporablja: zaposlovalni vodje in intervjuvalci. Ključne funkcije: kandidati po vlogah s fazo; termini in intervjuvalci; strukturiran ocenjevalni list za vsak razgovor; povzetni pogled za odločitev o zaposlitvi. Omejite, kdo lahko vidi podatke o kandidatih, in preverite lokalna pravila o tem, kako dolgo jih smete hraniti.

17. Sledilnik usposabljanj in certifikatov

Kdo ga uporablja: vodje ekip ter skrbniki za skladnost ali varnost. Ključne funkcije: zahtevana usposabljanja za vsako vlogo; datumi opravljanja in poteka; opomniki pred iztekom certifikata; seznam, kdo ima zastarele podatke.

Finance in administracija

18. Zahtevki za povračilo stroškov in odobritve

Kdo ga uporablja: osebje, ki oddaja zahtevke, vodje, ki odobravajo, in finance, ki izplačujejo. Ključne funkcije: obrazec za zahtevek z zneskom, kategorijo in nalaganjem računa; odobritev vodje; seznam „pripravljeno za izplačilo“ za finance; izvoz v CSV za vašo računovodsko programsko opremo. Samo računovodstvo naj ostane v pravi računovodski aplikaciji.

19. Nabavni zahtevki

Kdo ga uporablja: vsakdo, ki kupuje v imenu podjetja, in nosilci proračuna. Ključne funkcije: zahtevek z artiklom, dobaviteljem, stroškom in utemeljitvijo; koraki odobritve glede na znesek; status od „Zahtevano“ do „Naročeno“ do „Prejeto“; poraba po proračunu ali oddelku.

20. Tedenska nadzorna plošča z metrikami

Kdo ga uporablja: vodje ekip in vodstvo. Ključne funkcije: peščica številk, ki jih nekdo trenutno vsak teden zbira ročno; ročni vnos ali povezava z mestom, kjer podatki živijo; grafi skozi čas; kratko polje za zapiske in kontekst. Kako zgraditi nadzorno ploščo pojasni, kako izbrati prave številke.

Vseh 20 na enem mestu

Kaj mora imeti vsako interno orodje

NE glede na to, kaj gradite, nekaj velja povsod:

• Prijava in vloge. Vedeti, kdo je kaj naredil, in vsakemu pokazati samo to, kar potrebuje.
• Zgodovina aktivnosti pri pomembnih zapisih: kdo je spremenil status in kdaj.
• Izvoz. Izvoz v CSV ljudi pomirja in je preprosta varnostna kopija.
• Zasloni, prilagojeni telefonu, za vsakogar, ki dela stran od pisalne mize.
• Lastnik in način, da uporabniki prijavijo težave.

Začnite z najmanjšo različico, ki odpravi bolečino, pridobite dva ali tri prave uporabnike in dodajajte funkcije šele, ko jih zahtevajo. Če se ideja začne kot preglednica, kako preglednico spremeniti v aplikacijo opiše prehod.

Gradnja teh z Mythexom

Večina teh idej so obrazci, seznami in nadzorne plošče s podatkovno bazo, ki jih Mythex zgradi iz opisa v navadnem jeziku. Opišete delovni tok, Mythex ga zgradi v živem predogledu in doda Postgres bazo, ko orodje potrebuje shranjevanje podatkov, sodelavce pa povabite v delovni prostor brez doplačila za sedež. Prijava za uporabnike samega orodja je nekaj, kar dodate aplikaciji sami, s svojim pristopom k avtentikaciji – vodnik za interna orodja v dokumentaciji to pokriva in tudi druge iskrene omejitve. Za korak za korakom preberite kako zgraditi interno orodje ali začnite z eno od predlog nadzornih plošč.

Vprašanja