20 идеи за вътрешни инструменти за екипи (с основни функции)

Добрите вътрешни инструменти заменят болезнен, повтарящ се процес: заявка, която се губи в имейл, електронна таблица, която няколко души редактират едновременно, отчет, който някой преправя на ръка всяка седмица. Най-добрият първи инструмент обикновено е малък — един формуляр, един списък със статуси или едно табло — и е насочен към един екип. По-долу са 20 идеи в областите операции, продажби, поддръжка, хора и финанси, всяка с това кой я използва и основните функции, които да изградите първо.

Как да изберете правилната идея

Преди списъка — бърз филтър. Една идея е добър кандидат, ако:

• Се случва често. Ежедневните или седмичните процеси си заслужават усилието; годишните рядко.
• Участват повече от един човек. Предаването между хората е мястото, където нещата се губят.
• Електронна таблица или входяща поща върши работата зле. Написали сте инструкции как да се ползва, или нещата падат между столовете.
• Можете да опишете „готово“. Заявката е одобрена; поръчката е изпратена; билетът е затворен.
• Някой ще се грижи за него. Всеки инструмент има човек, който да го поддържа.

Ако готов продукт вече върши работата добре и на разумна цена, използвайте него. Изграждане срещу купуване на софтуер за малкия бизнес има контролен списък за това решение.

Операции

1. Приемане на заявки и тракер

Кой го използва: всеки, който се нуждае от нещо от централен екип — операции, дизайн, ИТ, административни служби. Основни функции: формуляр за заявка с тип, приоритет и краен срок; общ списък със статуси (Нова, В процес, Чака, Готова); назначаване на човек; коментари към всяка заявка; изглед „моите заявки“ за лицето, което е подало заявката.

2. Регистър на оборудване и активи

Кой го използва: ИТ или офис мениджъри, както и служители, които взимат оборудване. Основни функции: списък с активи със серийни номера, местоположение и състояние; кой държи всеки предмет и от кога; взимане и връщане; напомняния за предмети, които трябва да бъдат върнати; история за всеки актив.

3. Инвентар и наличности

Кой го използва: складови, кухненски или магазински служители и този, който поръчва доставки. Основни функции: продукти с текуща наличност и праг за поръчка; бързи записи „използвано“ и „получено“; списък с ниски наличности; доставчик за всеки продукт; просто проследяване на движенията в склада. Как да изградите приложение за управление на инвентар разглежда това подробно.

4. Планиране на смени

Кой го използва: мениджъри на екипи със смени и служители, които проверяват графика си. Основни функции: седмична мрежа от смени; назначаване на хора към смени; заявки за наличност и отпуск; заявки за размяна, които мениджър одобрява; изглед „моите смени“, удобен за телефон.

5. Директория на доставчици

Кой го използва: отдел „Снабдяване“, операции и финанси. Основни функции: записи за доставчици с контакти, условия и категории; дати за подновяване на договори с напомняния; бележки и оценки от минали поръчки; прикачени документи като договори и сертификати.

6. Журнал на инциденти и проблеми

Кой го използва: екипи по поддръжка на сгради, безопасност, ИТ или качество. Основни функции: бърз формуляр за докладване, с качване на снимки, който работи на телефон; сериозност и категория; отговорник и статус за всеки инцидент; последващи действия с крайни срокове; обобщение на отворените проблеми по области.

Продажби и клиенти

7. Лека CRM система

Кой я използва: малки търговски екипи или основатели, на които пълните CRM системи са твърде тежки. Основни функции: контакти и компании; фуния с етапи; бележки и следващи стъпки към всяка сделка; списък „Последвай днес“; прости отчети за сделките по етап. Вижте как да изградите CRM.

8. Създаване на оферти и предложения

Кой го използва: търговци или акаунт мениджъри. Основни функции: списък с продукти и цени; изграждане на оферта от редове с отстъпки; споделяема или PDF версия; статус на офертата (Чернова, Изпратена, Приета, Загубена); списък с оферти за всеки клиент.

9. Контролен списък за въвеждане на клиент

Кой го използва: акаунт мениджъри или екипи за клиентски успех. Основни функции: шаблон на контролен списък за всеки план или услуга; един екземпляр на списъка за всеки нов клиент; отговорници и крайни срокове за всяка стъпка; общ напредък при всички клиенти в процес на въвеждане.

10. Тракер на партньори и препоръки

Кой го използва: екипи по партньорства или маркетинг. Основни функции: записи за партньори; препоръки, записани към всеки партньор; статус на всяка препоръка; дължима и изплатена комисионна; обобщение за всеки партньор за периода.

Поддръжка и обслужване

11. Вътрешна база знания

Кой я използва: агенти по поддръжка, нови служители и всеки, който отговаря на повтарящи се въпроси. Основни функции: статии, подредени по категории; търсене; отговорник и дата на „последен преглед“ за всяка статия; флаг за статии, които трябва да се актуализират.

12. Табло за ескалации

Кой го използва: ръководители на поддръжката и специалистите, към които те ескалират. Основни функции: ескалирани случаи с клиент, резюме и спешност; назначаване на специалист; статус и време от ескалацията; връзка към оригиналния билет във вашата система за помощ.

13. Одобрение на връщания и възстановявания

Кой го използва: агенти по поддръжка, които подават заявки, финанси или мениджъри, които одобряват. Основни функции: формуляр за заявка с номер на поръчка, причина и сума; правила за одобрение (например сума над определен праг изисква одобрение от мениджър); одобрение или отхвърляне с коментар; журнал на всички решения за последващ преглед.

Хора и HR

14. Център за въвеждане на нови служители

Кой го използва: HR, мениджъри и новопостъпили служители. Основни функции: контролен списък за всяка роля, обхващащ акаунти, оборудване, обучение и запознаване; отговорници за всяка стъпка от HR, ИТ и мениджъра; страница за добре дошъл за новия служител; проследяване на напредъка за всички, които започват този месец.

15. Заявки за отпуск

Кой ги използва: всички служители, мениджъри и HR. Основни функции: формуляр за заявка с дати и вид; одобрение от мениджър; календар на екипа, показващ кой отсъства; останал отпуск за всеки човек. Ограничете правата стриктно — хората трябва да виждат собствения си баланс, не този на всички.

16. Планиране на интервюта и оценъчни карти

Кой го използва: мениджъри по наемане и интервюиращи. Основни функции: кандидати за всяка позиция със статус; слотове за интервюта и интервюиращи; структурирана оценъчна карта за всяко интервю; обобщен изглед за решението за наемане. Ограничете кой може да вижда данните на кандидатите и проверете местните правила за това колко дълго да ги съхранявате.

17. Тракер на обучения и сертификати

Кой го използва: ръководители на екипи, мениджъри по съответствие или безопасност. Основни функции: задължителни обучения за всяка роля; дати на завършване и изтичане; напомняния преди изтичане на сертификат; списък с хората, които са с изтекли документи.

Финанси и администрация

18. Разходни искания и одобрения

Кой го използва: служители, които подават искания, мениджъри, които одобряват, и финанси, които плащат. Основни функции: формуляр за разход със сума, категория и качване на касова бележка; одобрение от мениджър; списък „готови за плащане“ за финансите; експорт в CSV за вашия счетоводен софтуер. Самото счетоводство пазете в специализиран счетоводен продукт.

19. Заявки за покупки

Кой го използва: всеки, който купува от името на компанията, и бюджетни отговорници. Основни функции: заявка с артикул, доставчик, цена и обосновка; стъпки на одобрение според сумата; статус от Заявена през Поръчана до Получена; разходи по бюджет или отдел.

20. Седмично табло с показатели

Кой го използва: ръководители на екипи и мениджмънт. Основни функции: шепата числа, които някой в момента събира на ръка всяка седмица; ръчно въвеждане или връзка с мястото, където са данните; графики във времето; кратко поле за бележки с контекст. Как да изградите табло обяснява как да изберете правилните показатели.

Всичките 20 на един поглед

Какво трябва на всеки вътрешен инструмент

Какъвто и инструмент да изградите, няколко неща важат винаги:

• Вход и роли. Да се знае кой какво е направил и всеки да вижда само необходимото.
• История на действията при важните записи: кой е променил статуса и кога.
• Експорт. Експорт в CSV прави хората по-спокойни и е прост резервен вариант.
• Екрани, удобни за телефон, за всеки, който работи далеч от бюро.
• Отговорник и начин потребителите да докладват проблеми.

Започнете с най-малката версия, която премахва болката, дайте я на двама-трима реални потребители и добавяйте функции само когато те ги поискат. Ако идеята започва като електронна таблица, как да превърнете електронна таблица в приложение описва прехода.

Изграждане на тези с Mythex

Повечето от тези идеи са формуляри, списъци и табла с база данни, каквито Mythex създава по описание на обикновен език. Описвате процеса, Mythex го изгражда в жив преглед и добавя Postgres база данни, когато инструментът трябва да записва данни, а съотборниците поканвате в работното пространство без такса на потребител. Входът за самите потребители на инструмента е нещо, което добавяте към самото приложение, с вашия собствен подход за автентикация — ръководството за вътрешни инструменти в документацията разглежда това и други честни ограничения. За стъпка по стъпка урок прочетете как да изградите вътрешен инструмент, или започнете от един от шаблоните за табла.

Въпроси