團隊內部工具 20 個構思（附核心功能）

好嘅內部工具會取代一個令人煩惱、經常重複嘅流程：例如請求喺電郵裡失去、多人同時編輯嘅試算表，或者每星期都要人手重做嘅報告。最好嘅第一個工具通常好細，例如一張表格、一個有狀態嘅清單，或者一個儀表板，並且只服務一個團隊。以下 20 個構思涵蓋營運、銷售、客服、人事同財務，每個都列明使用者，以及首先要建立嘅核心功能。

點樣揀合適嘅構思

列出之前，先用一個簡單篩選。如果一個構思符合以下條件，就係好嘅候選：

• 經常發生。 每日或每星期嘅流程值得花時間；每年一次嘅流程通常唔值得。
• 涉及多於一個人。 交接嘅時候最容易出問題。
• 有試算表或收件箱做得唔好。 你已經為佢寫過使用指引，或者嘢經常跌咗縫。
• 可以清楚定義「完成」。 例如請求已批核、訂單已寄出、票單已關閉。
• 有人負責。 每個工具都需要一個人去維護。

如果現成嘅產品已經做得好而且價錢合理，就用現成嘅。自行開發定係購買中小企軟件有一份清單可以幫你決定。

營運

1. 請求收集及追蹤

使用者： 任何需要中央團隊協助嘅人，例如營運、設計、IT 或設施部門。 核心功能： 一張請求表格，包括類型、優先次序同截止日期；一個共用清單，列出狀態（新請求、處理中、等待中、已完成）；指派負責人；每個請求都可以留言；提供「我嘅請求」視圖畀提出請求嘅人查看。

2. 設備及資產登記冊

使用者： IT 或辦公室經理，以及借用設備嘅員工。 核心功能： 資產清單，包括序號、位置同狀況；邊個持有每件物品、由幾時開始；借出同歸還記錄；物品到期歸還時嘅提醒；每件資產嘅歷史紀錄。

3. 庫存及存貨水平

使用者： 倉庫、廚房或店舖員工，以及負責訂購物資嘅人。 核心功能： 產品連現時存貨同再訂購水平；快速登記「已使用」同「已收貨」；低存貨清單；每件產品對應嘅供應商；簡單嘅存貨變動紀錄。點樣建立庫存管理 App 有更深入嘅講解。

4. 更表及輪班規劃

使用者： 輪班團隊嘅經理，以及查看自己更表嘅員工。 核心功能： 每週嘅輪班格；將人手分配到班次；可用時間同放假申請；經理批核嘅換班申請；適合手機查看嘅「我嘅班次」頁面。

5. 供應商及承辦商目錄

使用者： 採購、營運同財務部門。 核心功能： 供應商紀錄，包括聯絡人、條款同類別；合約續期日期及提醒；過往訂單嘅備註同評分；附加合約同證書等文件。

6. 事故及問題記錄

使用者： 設施、安全、IT 或品質團隊。 核心功能： 快速回報表格，可以上載相片，並且適合手機使用；嚴重程度同類別；每宗事故嘅負責人同狀態；附有到期日嘅跟進行動；按範圍列出未解決問題嘅摘要。

銷售及客戶

7. 輕量級 CRM

使用者： 覺得完整 CRM 太重嘅小型銷售團隊或創辦人。 核心功能： 聯絡人同公司；有階段嘅銷售管道；每宗交易嘅備註同下一步；「今日跟進」清單；按階段列出交易嘅簡單報告。參閱點樣建立 CRM。

8. 報價及建議書生成器

使用者： 銷售或客戶經理。 核心功能： 產品同價格表；由項目組成報價，並可加入折扣；可分享或以 PDF 格式輸出嘅版本；報價狀態（草稿、已發送、已接納、已失去）；每位客戶嘅報價清單。

9. 客戶入職清單

使用者： 客戶經理或客戶成功團隊。 核心功能： 每個計劃或服務一個清單範本；每位新客戶一份清單；每個步驟都有負責人同到期日；一眼睇到所有入職中客戶嘅進度。

10. 合作夥伴或推薦追蹤器

使用者： 合作夥伴或市場推廣團隊。 核心功能： 合作夥伴紀錄；每位合作夥伴所帶來嘅推薦；每宗推薦嘅狀態；未付同已付嘅佣金；每個期間嘅合作夥伴摘要。

客戶支援及服務

11. 內部知識庫

使用者： 客服人員、新員工，以及需要不斷回答同一批問題嘅人。 核心功能： 按類別整理嘅文章；搜尋功能；每篇文章都有負責人同「最後檢討」日期；標示需要更新文章嘅旗號。

12. 升級處理看板

使用者： 客服主管，以及他們升級交畀嘅專家。 核心功能： 已升級嘅個案，包括客戶、摘要同緊急程度；指派畀專家；狀態同自升級以來嘅時間；連結返回你求助台工具中嘅原始票單。

13. 退貨及退款審批

使用者： 申請嘅客服人員，以及負責批核嘅財務或經理。 核心功能： 請求表格，包括訂單號碼、原因同金額；審批規則（例如超過指定金額需要經理批准）；批准或拒絕並附備註；所有決定嘅紀錄，方便日後檢討。

人事及人力資源

14. 僱員入職中心

使用者： 人力資源、經理同新入職員工。 核心功能： 每個職位一份清單，涵蓋帳戶、設備、培訓同介紹；每個步驟由人力資源、IT 同經理分別負責；為新員工設計嘅歡迎頁面；追蹤本月入職所有人嘅進度。

15. 放假申請

使用者： 全體員工、經理同人力資源。 核心功能： 包括日期同類型嘅申請表格；經理批核；顯示邊個休假嘅團隊日曆；每人剩餘假期額。權限要收緊，每個人只應該睇到自己嘅結餘，而唔係所有人嘅。

16. 面試安排及評分表

使用者： 招聘經理同面試官。 核心功能： 每個職位嘅應徵者同所處階段；面試時段同面試官；每場面試一份結構化評分表；供招聘決定參考嘅摘要頁面。限制邊啲人可以睇到應徵者資料，並且要查清楚當地對保留資料時限嘅規定。

17. 培訓及認證追蹤器

使用者： 團隊主管、合規或安全經理。 核心功能： 每個職位所需嘅培訓；完成日期同有效期；認證即將過期前嘅提醒；已過期人員清單。

財務及行政

18. 開支申報及審批

使用者： 提交申報嘅員工、負責批核嘅經理，以及負責付款嘅財務。 核心功能： 申報表格，包括金額、類別同上載收據；經理批核；財務用嘅「可付款」清單；匯出 CSV，方便導入你嘅會計軟件。會計工作本身應該留喺專業嘅會計產品度處理。

19. 採購申請

使用者： 代表公司購買嘢嘅人，以及預算負責人。 核心功能： 包括物品、供應商、成本同理由嘅申請；按金額設定審批步驟；由「已申請」到「已訂購」再到「已收貨」嘅狀態；按預算或部門列出開支。

20. 每週指標儀表板

使用者： 團隊主管同管理層。 核心功能： 現時每星期要人手收集嘅少數幾個數字；手動輸入，或者連接數據所在嘅地方；按時間顯示嘅圖表；一個簡短備註欄，提供背景資料。點樣建立儀表板會解釋點樣揀選正確嘅數字。

20 個一覽

每個內部工具都需要嘅嘢

無論你建立咩工具，以下幾點通用：

• 登入同角色。 要知道邊個做過咩，並且令每個人只睇到佢需要嘅嘢。
• 活動紀錄。 重要紀錄要有歷史，包括邊個改咗狀態、幾時改嘅。
• 匯出。 CSV 匯出令大家用得安心，亦係簡單嘅備份方法。
• 適合手機嘅畫面。 畀唔係坐喺枱前工作嘅人使用。
• 一位負責人，同埋一個畀用戶回報問題嘅途徑。

由能夠解決痛點嘅最細版本開始，搵兩三個真正用戶試用，有人要求先加功能。如果構思源自試算表，點樣將試算表變成 App 會逐步教你點樣轉換。

用 Mythex 建立呢啲工具

呢 20 個構思大部分都係由資料庫支援嘅表格、清單同儀表板，而 Mythex 可以根據你用平實語言描述嘅內容建立呢類工具。你描述工作流程，Mythex 會喺即時預覽中建立，並且當工具需要儲存資料時加入 Postgres 資料庫；你亦可以將隊員邀請到工作區，而且無需按人收費。工具本身嘅使用者登入，要由你自己用你選擇嘅驗證方式加到 App 裡面；文件中嘅內部工具指南涵蓋咗呢部分，以及其他誠實列明嘅限制。想一步步跟住做，可以睇點樣建立內部工具，或者由儀表板範本開始。

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