20 ideja za interne alate za timove (sa ključnim funkcijama)

Dobri interni alati zamjenjuju bolan, ponavljajući proces: zahtjev koji se izgubi u e-pošti, tabelu koju nekoliko ljudi uređuje istovremeno, izvještaj koji neko ručno ponovo pravi svake sedmice. Najbolji prvi alat je obično mali — jedan obrazac, jedna lista sa statusima, jedna kontrolna tabla — i namijenjen jednom timu. Ispod su 20 ideja iz operacija, prodaje, podrške, ljudskih resursa i finansija, svaka sa tim ko je koristi i ključnim funkcijama za prvu verziju.

Kako odabrati pravu ideju

Prije liste, brzi filter. Ideja je dobar kandidat ako:

• Dešava se često. Dnevni ili sedmični procesi isplate uloženi trud; godišnji rijetko.
• Uključeno je više od jedne osobe. Predaje su mjesto gdje se stvari gube.
• Tabela ili inbox loše obavlja posao. Napisali ste uputstva kako je koristiti, ili stvari padaju kroz pukotine.
• Možete opisati „završeno“. Zahtjev je odobren; narudžba je poslana; tiket je zatvoren.
• Neko će ga održavati. Svaki alat treba osobu koja se o njemu brine.

Ako gotov proizvod već dobro i pristupačno radi posao, koristite ga. Izrada ili kupovina softvera za mala preduzeća ima kontrolni spisak za tu odluku.

Operacije

1. Prijem i praćenje zahtjeva

Ko ga koristi: svako ko treba nešto od centralnog tima — operacije, dizajn, IT, objekti. Ključne funkcije: obrazac za zahtjev sa tipom, prioritetom i rokom; zajednička lista sa statusima (Novo, U toku, Na čekanju, Završeno); dodjela osobi; komentari uz svaki zahtjev; prikaz „moji zahtjevi“ za osobu koja ga je zatražila.

2. Registar opreme i imovine

Ko ga koristi: IT ili menadžeri kancelarija, plus osoblje koje preuzima opremu. Ključne funkcije: lista imovine sa serijskim brojevima, lokacijom i stanjem; ko ima koju stavku i od kada; preuzimanje i vraćanje; podsjetnici za stavke koje treba vratiti; historija za svaku imovinu.

3. Zalihe i nivoi stanja

Ko ga koristi: skladišno osoblje, kuhinja ili prodavnica, i ko god naručuje zalihe. Ključne funkcije: proizvodi sa trenutnim stanjem i nivoom za ponovnu narudžbu; brzi unosi „utrošeno“ i „primljeno“; lista niskih zaliha; dobavljač po proizvodu; jednostavna historija kretanja zaliha. Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zalihama ovo detaljno obrađuje.

4. Planer smjena i rasporeda

Ko ga koristi: menadžeri timova sa smjenskim radom, i osoblje koje provjerava svoj raspored. Ključne funkcije: sedmična tabela smjena; dodjela ljudi smjenama; dostupnost i zahtjevi za slobodne dane; zahtjevi za zamjenu koje menadžer odobrava; prikaz „moje smjene“ prilagođen telefonu.

5. Imenik dobavljača

Ko ga koristi: nabavka, operacije i finansije. Ključne funkcije: zapisi dobavljača sa kontaktima, uslovima i kategorijama; datumi obnove ugovora sa podsjetnicima; bilješke i ocjene iz prošlih narudžbi; priložena dokumenta poput ugovora i certifikata.

6. Dnevnik incidenata i problema

Ko ga koristi: timovi za objekte, sigurnost, IT ili kvalitet. Ključne funkcije: brz obrazac za prijavu, sa učitavanjem fotografije, koji radi na telefonima; ozbiljnost i kategorija; vlasnik i status za svaki incident; naknadne akcije sa rokovima; pregled otvorenih problema po oblasti.

Prodaja i kupci

7. Jednostavan CRM

Ko ga koristi: mali prodajni timovi ili osnivači kojima su puni CRM-ovi preteški. Ključne funkcije: kontakti i kompanije; lijevak sa fazama; bilješke i sljedeći koraci za svaki posao; lista „pratiti danas“; jednostavan izvještaj o poslovima po fazi. Pogledajte kako napraviti CRM.

8. Alat za ponude i prijedloge

Ko ga koristi: prodaja ili menadžeri računa. Ključne funkcije: lista proizvoda i cijena; sastavljanje ponude od stavki sa popustima; verzija za dijeljenje ili PDF; status ponude (Nacrt, Poslano, Prihvaćeno, Izgubljeno); lista ponuda po kupcu.

9. Kontrolna lista za uvođenje kupaca

Ko ga koristi: menadžeri računa ili timovi za uspjeh kupaca. Ključne funkcije: šablon kontrolne liste po planu ili usluzi; jedna lista za svakog novog kupca; vlasnici i rokovi za svaki korak; napredak na prvi pogled za sve kupce koji se uvode.

10. Praćenje partnera ili preporuka

Ko ga koristi: timovi za partnerstva ili marketing. Ključne funkcije: zapisi partnera; preporuke zabilježene uz svakog partnera; status svake preporuke; provizija koja se duguje i koja je isplaćena; sažetak po partneru za period.

Podrška i usluga

11. Interna baza znanja

Ko ga koristi: agenti podrške, novi zaposleni, svako ko odgovara na ponavljana pitanja. Ključne funkcije: članci organizovani po kategorijama; pretraga; vlasnik i datum „zadnje pregledano“ za svaki članak; oznaka za članke koje treba ažurirati.

12. Tabla za eskalacije

Ko ga koristi: lideri podrške i specijalisti na koje se predmeti eskaliraju. Ključne funkcije: eskalirani predmeti sa kupcem, sažetkom i hitnošću; dodjela specijalisti; status i vrijeme od eskalacije; veza nazad na originalni tiket u vašem alatu za pomoć.

13. Odobravanje povrata i refundacija

Ko ga koristi: agenti podrške koji traže, finansije ili menadžeri koji odobravaju. Ključne funkcije: obrazac za zahtjev sa brojem narudžbe, razlogom i iznosom; pravila odobravanja (na primjer, iznad određenog iznosa potreban je menadžer); odobri ili odbij uz komentar; dnevnik svih odluka za kasniji pregled.

Ljudi i HR

14. Centar za uvođenje zaposlenih

Ko ga koristi: HR, menadžeri i novi zaposleni. Ključne funkcije: kontrolna lista po ulozi koja pokriva naloge, opremu, obuku i upoznavanje; vlasnici po koraku između HR-a, IT-a i menadžera; stranica dobrodošlice za novog zaposlenog; praćenje napretka za sve koji počinju ovog mjeseca.

15. Zahtjevi za slobodne dane

Ko ga koristi: svo osoblje, menadžeri i HR. Ključne funkcije: obrazac za zahtjev sa datumima i vrstom; odobrenje menadžera; kalendar tima koji pokazuje ko je odsutan; preostali saldo po osobi. Držite dozvole strogo — ljudi treba da vide sopstveni saldo, a ne tuđi.

16. Zakazivanje intervjua i ocjenjivački listovi

Ko ga koristi: menadžeri za zapošljavanje i ispitivači. Ključne funkcije: kandidati po poziciji sa fazom; termini intervjua i ispitivači; strukturirani ocjenjivački list za svaki intervju; sažetak za odluku o zapošljavanju. Ograničite ko može vidjeti podatke o kandidatima i provjerite lokalna pravila o tome koliko dugo ih čuvate.

17. Praćenje obuka i certifikata

Ko ga koristi: vođe timova, menadžeri za usklađenost ili sigurnost. Ključne funkcije: obavezne obuke po ulozi; datumi završetka i isteka; podsjetnici prije nego što certifikat istekne; lista onih kojima je istekao rok.

Finansije i administracija

18. Potraživanja troškova i odobravanja

Ko ga koristi: osoblje koje podnosi, menadžeri koji odobravaju, finansije koje isplaćuju. Ključne funkcije: obrazac za trošak sa iznosom, kategorijom i učitavanjem računa; odobrenje menadžera; lista „spremno za isplatu“ za finansije; izvoz u CSV za vaš računovodstveni softver. Samo računovodstvo držite u pravom računovodstvenom proizvodu.

19. Zahtjevi za nabavku

Ko ga koristi: svako ko kupuje u ime kompanije, i nosioci budžeta. Ključne funkcije: zahtjev sa stavkom, dobavljačem, troškom i obrazloženjem; koraci odobravanja zavisno od iznosa; status od Zatraženo, preko Naručeno, do Primljeno; potrošnja po budžetu ili odjeljenju.

20. Sedmična kontrolna tabla metrika

Ko ga koristi: vođe timova i menadžment. Ključne funkcije: nekoliko brojeva koje neko trenutno ručno prikuplja svake sedmice; ručni unos ili veza sa mjestom gdje se podaci nalaze; grafikoni kroz vrijeme; kratko polje za bilješke za kontekst. Kako napraviti kontrolnu tablu objašnjava kako odabrati prave brojeve.

Svih 20 na jednom mjestu

Šta treba svakom internom alatu

Šta god da napravite, nekoliko stvari vrijedi svuda:

• Prijava i uloge. Znajte ko je šta uradio, i prikažite svakoj osobi samo ono što joj treba.
• Historija aktivnosti na važnim zapisima: ko je promijenio status i kada.
• Izvoz. Izvoz u CSV drži ljude zadovoljnima i daje vam jednostavnu sigurnosnu kopiju.
• Ekrani prilagođeni telefonu za sve koji rade van stola.
• Vlasnik i način da korisnici prijave probleme.

Počnite s najmanjom verzijom koja uklanja bol, dobijte dva ili tri prava korisnika i dodajte funkcije tek kad ih zatraže. Ako ideja počinje kao tabela, kako pretvoriti tabelu u aplikaciju pokazuje kako napraviti taj prelaz.

Izrada ovih stvari s Mythexom

Većina ovih ideja su obrasci, liste i kontrolne table s bazom podataka, koje Mythex pravi iz opisa običnim jezikom. Opisujete tok rada, Mythex ga gradi u živom pregledu i dodaje Postgres bazu podataka kad alat treba da čuva podatke, a članove tima pozivate u radni prostor bez naknade po korisniku. Prijava za korisnike samog alata je nešto što dodajete aplikaciji sa vlastitim pristupom autentifikaciji — vodič o internim alatima u dokumentaciji pokriva to i druga iskrena ograničenja. Za korak po korak, pročitajte kako napraviti interni alat, ili počnite od jednog od šablona kontrolnih tabli.

Pitanja