20 hugmyndir að innri verkfærum fyrir teymi (með helstu eiginleikum)

Góð innri verkfæri koma í stað sársaukafullra, endurtekinna ferla: beiðni sem týnist í tölvupósti, töflureikni sem nokkrir breyta í einu, skýrslu sem einhver endurbyggir handvirkt í hverri viku. Besta fyrsta verkfærið er yfirleitt lítið, eitt eyðublað, einn listi með stöðum eða eitt stjórnborð, og miðar að einu teymi. Hér að neðan eru 20 hugmyndir í rekstri, sölu, þjónustu, mannauði og fjármálum, hver með því hver notar hana og helstu eiginleikum sem á að byggja fyrst.

Hvernig á að velja rétta hugmynd

Áður en listinn kemur, stutt sía. Hugmynd er góður kandídat ef:

• Hún kemur oft upp. Daglegir eða vikulegir ferlar borga sig upp; árlegir sjaldan.
• Fleiri en ein manneskja koma að henni. Yfirfærslur eru þar sem hlutir týnast.
• Töflureiknir eða pósthólf sinnir verkinu illa. Þú hefur skrifað leiðbeiningar um hvernig á að nota þau, eða hlutir detta milli skips og bryggju.
• Þú getur lýst því hvenær verkinu er „lokið“. Beiðni er samþykkt; pöntun er send; miði er lokaður.
• Einhver mun eiga það. Sérhvert verkfæri þarf manneskju sem sér um það.

Ef tilbúin vara gerir starfið vel og á viðráðanlegu verði, notaðu hana. Smíða eða kaupa hugbúnað fyrir lítil fyrirtæki er með gátlista fyrir þá ákvörðun.

Rekstur

1. Móttaka beiðna og mælingartól

Hver notar það: allir sem þurfa eitthvað frá miðlægu teymi, svo sem rekstur, hönnun, upplýsingatækni eða húsnæðisumsjón. Helstu eiginleikar: beiðnaeyðublað með tegund, forgangi og skiladegi; sameiginlegur listi með stöðum (Ný, Í vinnslu, Bíður, Lokið); úthlutun til manneskju; athugasemdir við hverja beiðni; yfirlit „mínar beiðnir“ fyrir þann sem bað um hana.

2. Eigna- og búnaðarskrá

Hver notar það: upplýsingatæknideild eða skrifstofustjórar, auk starfsfólks sem tekur búnað að láni. Helstu eiginleikar: listi yfir eignir með raðnúmerum, staðsetningu og ástandi; hver hefur hvern hlut og frá hvenær; útlán og innskil; áminningar um hluti sem eiga að skila sér; saga fyrir hverja eign.

3. Birgðir og lagerstaða

Hver notar það: starfsfólk á lager, í eldhúsi eða verslun, og sá sem pantar vistir. Helstu eiginleikar: vörur með núverandi birgðastöðu og endurpöntunarmörkum; fljótleg færsla fyrir „notað“ og „móttekið“; listi yfir lága birgðastöðu; birgi fyrir hverja vöru; einföld saga um hreyfingar á lager. Hvernig á að smíða birgðastjórnunarforrit fjallar um þetta ítarlega.

4. Vakta- og vaktaplan

Hver notar það: stjórnendur vaktateyma og starfsfólk sem skoðar vaktaplanið sitt. Helstu eiginleikar: vikulegt rist af vöktum; úthlutun fólks á vaktir; framboð og beiðnir um frí; skiptibeiðnir sem stjórnandi samþykkir; „vaktirnar mínar“ sem hentar símanum.

5. Söluaðila- og birgjaskrá

Hver notar það: innkaup, rekstur og fjármál. Helstu eiginleikar: birgjafærslur með tengiliðum, skilmálum og flokkum; áminningar um endurnýjun samninga; athugasemdir og einkunnir úr fyrri pöntunum; fylgiskjöl eins og samningar og vottorð.

6. Atvika- og vandamálaskrá

Hver notar það: húsnæðis-, öryggis-, upplýsingatækni- eða gæðateymi. Helstu eiginleikar: fljótlegt tilkynningaeyðublað með myndaupphleðslu sem virkar í síma; alvarleiki og flokkur; ábyrgðarmaður og staða fyrir hvert atvik; eftirfylgniaðgerðir með skiladögum; yfirlit yfir opin mál eftir svæðum.

Sala og viðskiptavinir

7. Létt CRM-kerfi

Hver notar það: litlir söluteymi eða stofnendur sem finna full CRM-kerfi of þung. Helstu eiginleikar: tengiliðir og fyrirtæki; söluferli með stigum; athugasemdir og næstu skref á hverjum samningi; listi „eftirfylgni í dag“; einföld skýrslugjöf um samninga eftir stigum. Sjá hvernig á að smíða CRM.

8. Smiður fyrir tilboð og tillögur

Hver notar það: sölu- eða viðskiptastjórar. Helstu eiginleikar: vöru- og verðlisti; tilboð sett saman úr línuliðum með afslætti; deilanleg útgáfa eða PDF; staða tilboðs (Drög, Sent, Samþykkt, Tapað); listi yfir tilboð fyrir hvern viðskiptavin.

9. Gátlisti fyrir innleiðingu viðskiptavina

Hver notar það: viðskiptastjórar eða teymi sem sinna velferð viðskiptavina. Helstu eiginleikar: gátlistasniðmát fyrir hverja áætlun eða þjónustu; einn gátlisti fyrir hvern nýjan viðskiptavin; ábyrgðarmenn og skiladagar á hverju skrefi; yfirlit yfir framvindu allra viðskiptavina í innleiðingu.

10. Rakning samstarfsaðila og tilvísana

Hver notar það: samstarfs- eða markaðsteymi. Helstu eiginleikar: færslur samstarfsaðila; tilvísanir skráðar á hvern samstarfsaðila; staða hverrar tilvísunar; þóknun sem skuldast og hefur verið greidd; yfirlit fyrir hvern samstarfsaðila fyrir tímabilið.

Þjónusta og stuðningur

11. Innri þekkingargrunnur

Hver notar það: þjónustufulltrúar, nýir starfsmenn og allir sem svara sömu spurningum aftur og aftur. Helstu eiginleikar: greinar skipulagðar eftir flokkum; leit; ábyrgðarmaður og dagsetning „síðast yfirfarið“ á hverri grein; merki á greinar sem þarf að uppfæra.

12. Eskalunarborð

Hver notar það: stuðningsstjórar og sérfræðingarnir sem mál eru send til. Helstu eiginleikar: eskalerð mál með viðskiptavini, samantekt og brýnt; úthlutun til sérfræðings; staða og tími frá eskalun; tengill til baka á upprunalega miðann í þjónustukerfinu þínu.

13. Samþykki á skilum og endurgreiðslum

Hver notar það: þjónustufulltrúar sem óska eftir, fjármál eða stjórnendur sem samþykkja. Helstu eiginleikar: beiðnaeyðublað með pöntunarnúmeri, ástæðu og upphæð; samþykkisreglur (til dæmis þarf stjórnanda ef upphæð er yfir ákveðnu marki); samþykkja eða hafna með athugasemd; skrá yfir allar ákvarðanir til síðari yfirferðar.

Fólk og mannauður

14. Miðstöð fyrir innleiðingu nýrra starfsmanna

Hver notar það: mannauður, stjórnendur og nýir starfsmenn. Helstu eiginleikar: gátlisti fyrir hvert hlutverk sem nær yfir aðgang, búnað, þjálfun og kynningar; ábyrgðarmenn fyrir hvert skref hjá mannauði, upplýsingatækni og stjórnanda; velkomnusíða fyrir nýja starfsmanninn; framvinda fyrir alla sem byrja í þessum mánuði.

15. Beiðnir um frí

Hver notar það: allt starfsfólk, stjórnendur og mannauður. Helstu eiginleikar: beiðnaeyðublað með dagsetningum og tegund; samþykki stjórnanda; sameiginlegt dagatal sem sýnir hver er fjarverandi; eftirstandandi réttur hvers og eins. Hafðu heimildirnar þéttar: fólk ætti að sjá sína eigin stöðu, ekki stöðu allra.

16. Ráðningarviðtöl og matsblöð

Hver notar það: ráðningarstjórar og viðmælendur. Helstu eiginleikar: umsækjendur eftir hlutverkum og stigi; viðtalstímar og viðmælendur; skipulagt matsblað fyrir hvert viðtal; yfirlitssíða fyrir ráðningarákvörðunina. Takmarkaðu hverjir sjá gögn umsækjenda og athugaðu staðbundnar reglur um hversu lengi má geyma þau.

17. Mæling á þjálfun og vottunum

Hver notar það: teymisstjórar, regluvörslu- eða öryggisstjórar. Helstu eiginleikar: skyldubundin þjálfun fyrir hvert hlutverk; dagsetningar lokunar og gildislok; áminningar áður en vottun rennur út; listi yfir þá sem eru ekki lengur í gildi.

Fjármál og stjórnsýsla

18. Kostnaðarkröfur og samþykki

Hver notar það: starfsfólk sem skilar kröfum, stjórnendur sem samþykkja og fjármál sem greiða. Helstu eiginleikar: kröfueyðublað með upphæð, flokki og upphleðslu kvittunar; samþykki stjórnanda; listi „tilbúið til greiðslu“ fyrir fjármál; útflutningur í CSV fyrir bókhaldskerfið. Geymdu bókhaldið sjálft í viðurkenndu bókhaldskerfi.

19. Innkaupabeiðnir

Hver notar það: allir sem kaupa fyrir hönd fyrirtækisins og þeir sem bera ábyrgð á fjárhagsáætlunum. Helstu eiginleikar: beiðni með vöru, birgi, kostnaði og rökstuðningi; samþykkisskref eftir upphæð; staða frá Beðið um, yfir í Pantað, yfir í Móttekið; útgjöld eftir fjárhagsramma eða deild.

20. Vikulegt mælaborð fyrir lykiltölur

Hver notar það: teymisstjórar og stjórnendur. Helstu eiginleikar: þær fáu tölur sem einhver safnar nú með höndunum í hverri viku; handvirk innsláttur eða tenging við staðinn þar sem gögnin búa; línurit yfir tíma; stuttur reitur fyrir samhengi. Hvernig á að smíða mælaborð útskýrir hvernig á að velja réttu tölurnar.

Öll 20 í hnotskurn

Það sem sérhvert innra verkfæri þarf

Hvað sem þú smíðar gildir eftirfarandi alls staðar:

• Innskráning og hlutverk. Vita hver gerði hvað og sýna hverjum og einum aðeins það sem hann þarf.
• Athafnasaga á mikilvægum færslum: hver breytti stöðunni og hvenær.
• Útflutningur. CSV-útflutningur heldur fólki ánægðu og gefur þér einfalt afrit.
• Skjáir sem virka í síma fyrir þá sem vinna fjarri skrifborði.
• Ábyrgðarmaður og leið fyrir notendur til að tilkynna vandamál.

Byrjaðu á minnstu útgáfunni sem fjarlægir vanlíðanina, fáðu tvo eða þrjá raunverulega notendur og bættu við eiginleikum aðeins þegar þeir biðja um þá. Ef hugmyndin byrjar sem töflureiknir, fjallar hvernig á að breyta töflureikni í forrit um flutninginn.

Að smíða þetta með Mythex

Flestar þessar hugmyndir eru gagnagrunnsstudd eyðublöð, listar og stjórnborð af því tagi sem Mythex smíðar út frá lýsingu á venjulegu máli. Þú lýsir ferlinu, Mythex smíðar það í lifandi forskoðun og bætir við Postgres-gagnagrunni þegar verkfærið þarf að vista gögn, og þú býður liðsfélögum í vinnusvæðið án gjalds á hvern notanda. Innskráning fyrir notendur verkfærisins sjálfs er eitthvað sem þú bætir við appið með þinni eigin auðkenningaraðferð. Leiðarvísirinn um innri verkfæri í skjölunum fjallar um það og aðrar heiðarlegar takmarkanir. Fyrir skref-fyrir-skref leiðsögn, lestu hvernig á að smíða innra verkfæri, eða byrjaðu á einu af mælaborðssniðmátunum.

Spurningar