20 ide mjetesh të brendshëm për ekipet (me veçoritë kryesore)

Mjetet e mira të brendshme zëvendësojnë një proces të dhimbshëm dhe të përsëritur: një kërkesë që humbet në email, një fletëllogaritëse që disa persona e përditësojnë njëkohësisht, ose një raport që dikush e rikrijon me dorë çdo javë. Mjeti i parë më i mirë zakonisht është i vogël: një formular, një listë me statuse, ose një dashboard, dhe i synuar për një ekip të vetëm. Më poshtë janë 20 ide në fushat e operacioneve, shitjeve, mbështetjes, njerëzve dhe financave, secila me kë e përdor dhe veçoritë kryesore për ta ndërtuar të parën.

Si ta zgjidhni idenë e duhur

Para listës, një filtër i shpejtë. Një ide është kandidate e mirë nëse:

• Ndodh shpesh. Proceset ditore ose javore e shpërblejnë punën; ato vjetore zakonisht jo.
• Janë të përfshirë më shumë se një person. Kalimet nga një person te tjetri janë vendi ku humbin gjërat.
• Ka një fletëllogaritëse ose një inbox që e bën punën keq. Keni shkruar udhëzime për përdorimin e saj, ose gjërat i shpëtojnë.
• Mund ta përshkruani “të përfunduar”. Një kërkesë është miratuar; një porosi është dërguar; një biletë është mbyllur.
• Dikush do ta mbikqyrë. Çdo mjet ka nevojë për një person që e kujdeset.

Nëse një produkt gati e bën punën mirë dhe me çmim të arsyeshëm, përdoreni atë. Ndërtimi kundrejt blerjes së softuerit për bizneset e vogla ka një listë kontrolli për këtë vendim.

Operacionet

1. Pranimi i kërkesave dhe gjurmuesi

Kush e përdor: kushdo që ka nevojë për diçka nga një ekip qendror — operacionet, dizajni, IT, objektet. Veçoritë kryesore: një formular kërkese me lloj, prioritet dhe afat; një listë e përbashkët me statuse (Të reja, Në progres, Në pritje, Të përfunduara); caktimi i një personi; komente në çdo kërkesë; një pamje “kërkesat e mia” për personin që e ka kërkuar.

2. Regjistri i pajisjeve dhe i aseteve

Kush e përdor: menaxherët e IT-së ose të zyrës, plus stafi që merr pajisje me huadhënie. Veçoritë kryesore: listë asetesh me numra serialë, vendndodhje dhe gjendje; kush e ka secilën pajisje dhe që kur; marrje dhe dorëzim; kujtesa për pajisjet që duhet të kthehen; histori për çdo asset.

3. Inventari dhe nivelet e stokut

Kush e përdor: stafi i magazinës, i kuzhinës ose i dyqanit, dhe ai që porosit furnizimet. Veçoritë kryesore: produkte me stokun aktual dhe nivelin e rirenditjes; regjistrime të shpejta “të përdorur” dhe “të marrë”; listë me stok të ulët; një furnizues për çdo produkt; histori të thjeshtë të lëvizjeve të stokut. Si të ndërtoni një aplikacion për menaxhimin e inventarit e trajton këtë në detaje.

4. Planifikuesi i turneve dhe orarit të punës

Kush e përdor: menaxherët e ekipeve me turne, dhe stafi që e kontrollon orarin e vet. Veçoritë kryesore: një rrjet javor me turne; caktimi i njerëzve në turne; disponueshmëria dhe kërkesat për pushim; kërkesa për këmbim turnesh që e miraton menaxheri; një pamje “turnet e mia” e përshtatshme për telefon.

5. Dosja e shitësve dhe furnizuesve

Kush e përdor: blerjet, operacionet dhe financat. Veçoritë kryesore: të dhënat e furnizuesve me kontakte, kushte dhe kategori; datat e rinovimit të kontratave me kujtesa; shënime dhe vlerësime nga porositë e kaluara; dokumente të bashkangjitura, si kontrata dhe certifikata.

6. Regjistri i incidenteve dhe problemeve

Kush e përdor: ekipet e objekteve, sigurisë, IT-së ose cilësisë. Veçoritë kryesore: një formular i shpejtë raportimi, me ngarkim fotografish, që funksionon në telefon; ashpërsia dhe kategoria; një përgjegjës dhe status për çdo incident; veprime të vazhdimit me afate; përmbledhje e problemeve të hapura sipas zonës.

Shitjet dhe klientët

7. CRM i thjeshtë

Kush e përdor: ekipet e vogla të shitjeve ose themeluesit që i gjejnë CRM-të e plota shumë të rënda. Veçoritë kryesore: kontakte dhe kompani; një pipeline me faza; shënime dhe hapa të radhës për çdo marrëveshje; një listë “ndiq sot”; raportim i thjeshtë i marrëveshjeve sipas fazës. Shihni si të ndërtoni një CRM.

8. Ndërtuesi i ofertave dhe propozimeve

Kush e përdor: shitësit ose menaxherët e llogarive. Veçoritë kryesore: listë produktesh dhe çmimesh; ndërtimi i një oferte nga artikuj me zbritje; një version për ndarje ose PDF; statusi i ofertës (Draft, E dërguar, E pranuar, E humbur); listë e ofertave për çdo klient.

9. Listë kontrolli për fillimin e klientit

Kush e përdor: menaxherët e llogarive ose ekipet e suksesit të klientit. Veçoritë kryesore: një shabllon liste kontrolli për çdo plan ose shërbim; një instancë listë për çdo klient të ri; përgjegjës dhe afate për çdo hap; progresi i të gjithë klientëve që po futen në sistem, në një pamje.

10. Gjurmuesi i partnerëve ose referimeve

Kush e përdor: ekipet e partneriteteve ose të marketingut. Veçoritë kryesore: të dhënat e partnerëve; referimet e regjistruara për çdo partner; statusi i çdo referimi; komisioni i detyruar dhe i paguar; përmbledhje për partner për periudhën.

Mbështetja dhe shërbimi

11. Baza e brendshme e njohurive

Kush e përdor: agjentët e mbështetjes, punonjësit e rinj, çdokush që i përgjigjet pyetjeve të përsëritura. Veçoritë kryesore: artikuj të organizuar sipas kategorisë; kërkim; një përgjegjës dhe datë “rishikuar për herë të fundit” për çdo artikull; një shenjë për artikujt që kanë nevojë për përditësim.

12. Tabela e eskalimeve

Kush e përdor: udhëheqësit e mbështetjes dhe specialistët te të cilët eskalohen rastet. Veçoritë kryesore: raste të eskaluara me klientin, përmbledhjen dhe ngutësinë; caktim te një specialist; statusi dhe koha që nga eskalimi; lidhje prapa me biletën origjinale në mjetin tuaj të ndihmës.

13. Miratimi i kthimeve dhe rimbursimeve

Kush e përdor: agjentët e mbështetjes që kërkojnë, financat ose menaxherët që miratojnë. Veçoritë kryesore: një formular kërkese me numrin e porosisë, arsyen dhe shumën; rregulla miratimi (për shembull, mbi një shumë të caktuar duhet miratim nga menaxheri); miratim ose refuzim me koment; regjistër i të gjitha vendimeve për rishikim të mëvonshëm.

Njerëzit dhe HR

14. Qendra e integrimit të punonjësve të rinj

Kush e përdor: HR, menaxherët dhe punonjësit e rinj. Veçoritë kryesore: një listë kontrolli për çdo rol që mbulon llogaritë, pajisjet, trajnimin dhe prezantimet; përgjegjës për çdo hap nëpër HR, IT dhe menaxher; një faqe mirëseardhjeje për punonjësin e ri; gjurmim progresi për të gjithë ata që nisin këtë muaj.

15. Kërkesat për pushim

Kush e përdor: të gjithë stafin, menaxherët dhe HR-në. Veçoritë kryesore: formular kërkese me datat dhe llojin; miratim nga menaxheri; kalendar i ekipit që tregon kush është larg; bilanci i mbetur për çdo person. Mbajini lejet të ngushta: njerëzit duhet të shohin bilancin e vet, jo të gjithëve.

16. Planifikimi i intervistave dhe kartelat e vlerësimit

Kush e përdor: menaxherët që rekrutojnë dhe intervistuesit. Veçoritë kryesore: kandidatët për çdo rol me fazën; orët e intervistave dhe intervistuesit; një kartelë vlerësimi e strukturuar për çdo intervistë; një pamje përmbledhëse për vendimin e punësimit. Kufizoni kush mund të shohë të dhënat e kandidatëve dhe kontrolloni rregullat vendore për sa kohë i mbani ato.

17. Gjurmuesi i trajnimeve dhe certifikimeve

Kush e përdor: udhëheqësit e ekipeve, menaxherët e pajtueshmërisë ose të sigurisë. Veçoritë kryesore: trajnime të detyrueshme për çdo rol; datat e përfundimit dhe të skadimit; kujtesa përpara se një certifikim të skadojë; listë e atyre që kanë trajnimin e skaduar.

Financat dhe administrimi

18. Kërkesat për shpenzime dhe miratimet

Kush e përdor: stafi që dorëzon, menaxherët që miratojnë, financat që paguajnë. Veçoritë kryesore: formular kërkese me shumën, kategorinë dhe ngarkim faturash; miratim nga menaxheri; listë “gati për pagesë” për financat; eksport në CSV për softuerin tuaj të kontabilitetit. Kontabiliteti vetë le të mbetet në një produkt të posaçëm kontabiliteti.

19. Kërkesat për blerje

Kush e përdor: kushdo që blen në emër të kompanisë, dhe mbajtësit e buxhetit. Veçoritë kryesore: një kërkesë me artikullin, furnizuesin, koston dhe arsyetimin; hapa miratimi sipas shumës; status nga “E kërkuar” te “E porositur” dhe “E marrë”; shpenzimet sipas buxhetit ose departamentit.

20. Dashboard-i javor i metrikave

Kush e përdor: udhëheqësit e ekipeve dhe menaxhmenti. Veçoritë kryesore: disa numra që dikush i mbledh aktualisht me dorë çdo javë; hyrje manuale ose lidhje me vendin ku ndodhen të dhënat; grafikë në kohë; një fushë të shkurtër shënimesh për kontekst. Si të ndërtoni një dashboard shpjegon si zgjidhen numrat e duhur.

Të 20 në një pamje

Çfarë i duhet çdo mjeti të brendshëm

Çfarëdo që të ndërtoni, disa gjëra vlejnë për të gjithë:

• Hyrje dhe role. Dini kush ka bërë çfarë, dhe i shfaqni çdo personi vetëm atë që i duhet.
• Histori aktiviteti te regjistrimet e rëndësishme: kush e ka ndryshuar statusin dhe kur.
• Eksport. Një eksport CSV i jep njerëzve besim dhe ju jep një kopje rezervë të thjeshtë.
• Ekrane të përshtatshme për telefon për këdo që punon larg tavolinës.
• Një pronar dhe një mënyrë që përdoruesit t’i raportojnë problemet.

Filloni me versionin më të vogël që heq dhimbjen, merrni dy ose tre përdorues realë, dhe shtoni veçori vetëm kur i kërkojnë. Nëse ideja nisi si fletëllogaritëse, si ta kthesh një fletëllogaritëse në aplikacion të udhëheq në kalim.

Ndërtimi i këtyre me Mythex

Shumica e këtyre ideve janë llojet e formularëve, listave dhe dashboard-eve me bazë të dhënash që Mythex i ndërton nga një përshkrim në gjuhë të thjeshtë. Ju përshkruani rrjedhën e punës, Mythex e ndërton në një pamje të drejtpërdrejtë dhe shton një bazë të dhënash Postgres kur mjeti ka nevojë të ruajë të dhëna, dhe ftoni shokët e ekipit në hapësirën e punës pa tarifa për ulëse. Hyrja për përdoruesit e vetë mjetit është diçka që shtoni në aplikacion me qasjen tuaj për autentikim; guida për mjetet e brendshme në dokumentacion mbulon këtë dhe kufizimet e tjera të sinqerta. Për një udhëzues hap pas hapi, lexoni si të ndërtoni një mjet të brendshëm, ose filloni nga një nga shablonet e dashboard-eve.

Pyetje