20 ideja za interne alate za timove (s ključnim značajkama)

Dobri interni alati zamjenjuju bolan, ponavljajući proces: zahtjev koji se izgubi u e-pošti, tablicu koju više ljudi uređuje istovremeno, izvješće koje netko svaki tjedan ručno ponovno sastavlja. Najbolji prvi alat obično je mali — jedan obrazac, jedan popis sa statusima, jedna nadzorna ploča — i namijenjen je jednom timu. Ispod su 20 ideja iz područja operacija, prodaje, podrške, ljudskih resursa i financija, svaka s time tko je koristi i ključnim značajkama koje treba prvo izgraditi.

Kako odabrati pravu ideju

Prije popisa, brzi filtar. Ideja je dobar kandidat ako:

• Događa se često. Dnevni ili tjedni procesi isplate se za uloženi trud; godišnji se rijetko isplate.
• U njoj sudjeluje više od jedne osobe. Predaje između ljudi su mjesta gdje se stvari gube.
• Tablica ili pristigla pošta loše obavljaju posao. Napisali ste upute kako ih koristiti ili stvari padaju kroz pukotine.
• Možete opisati što znači „gotovo“. Zahtjev je odobren; narudžba je poslana; tiket je zatvoren.
• Netko će se brinuti o njoj. Svaki alat treba osobu koja se brine o njemu.

Ako gotov proizvod već dobro i pristupačno obavlja posao, koristite ga. Izrada ili kupnja softvera za male tvrtke ima popis za tu odluku.

Operacije

1. Prijem zahtjeva i pratitelj

Tko ga koristi: svatko tko treba nešto od središnjeg tima — operacije, dizajn, IT, objekti. Ključne značajke: obrazac za zahtjev s vrstom, prioritetom i rokom; zajednički popis sa statusima (Novo, U tijeku, Čeka se, Gotovo); dodjela osobi; komentari na svaki zahtjev; prikaz „moji zahtjevi“ za osobu koja je zatražila.

2. Registar opreme i imovine

Tko ga koristi: IT ili uredski voditelji, te zaposlenici koji preuzimaju opremu. Ključne značajke: popis imovine sa serijskim brojevima, lokacijom i stanjem; tko ima koji predmet i od kada; preuzimanje i vraćanje; podsjetnici za predmete koje treba vratiti; povijest po imovini.

3. Zalihe i razine zaliha

Tko ga koristi: skladišno osoblje, kuhinja ili trgovina te onaj tko naručuje zalihe. Ključne značajke: proizvodi s trenutnim stanjem i razinom za ponovnu narudžbu; brzi unosi „potrošeno“ i „primljeno“; popis niskih zaliha; dobavljač po proizvodu; jednostavna povijest kretanja zaliha. Kako izraditi aplikaciju za upravljanje zalihama detaljno to objašnjava.

4. Planer smjena i rasporeda

Tko ga koristi: voditelji timova koji rade u smjenama i zaposlenici koji provjeravaju svoj raspored. Ključne značajke: tjedna mreža smjena; dodjela ljudi smjenama; zahtjevi za dostupnost i slobodne dane; zahtjevi za zamjenu koje odobrava voditelj; prikaz „moje smjene“ prilagođen mobitelu.

5. Imenik dobavljača i isporučitelja

Tko ga koristi: nabava, operacije i financije. Ključne značajke: zapisi o dobavljačima s kontaktima, uvjetima i kategorijama; datumi obnove ugovora s podsjetnicima; bilješke i ocjene iz prošlih narudžbi; priloženi dokumenti poput ugovora i certifikata.

6. Dnevnik incidenata i problema

Tko ga koristi: timovi za objekte, sigurnost, IT ili kvalitetu. Ključne značajke: brzi obrazac za prijavu, s učitavanjem fotografije, koji radi na mobitelu; ozbiljnost i kategorija; vlasnik i status za svaki incident; daljnje radnje s rokovima; sažetak otvorenih problema po području.

Prodaja i kupci

7. Jednostavan CRM

Tko ga koristi: mali prodajni timovi ili osnivači kojima su puni CRM-ovi preteški. Ključne značajke: kontakti i tvrtke; prodajni lijevak sa fazama; bilješke i sljedeći koraci za svaki posao; popis „pratiti danas“; jednostavno izvješćivanje o poslovima po fazi. Pogledajte kako izraditi CRM.

8. Alat za izradu ponuda i prijedloga

Tko ga koristi: prodajni ili voditelji računa. Ključne značajke: popis proizvoda i cijena; sastavljanje ponude iz stavki s popustima; verzija za dijeljenje ili PDF; status ponude (Nacrt, Poslano, Prihvaćeno, Izgubljeno); popis ponuda po kupcu.

9. Kontrolni popis za uvođenje kupaca

Tko ga koristi: voditelji računa ili timovi za uspjeh kupaca. Ključne značajke: predložak kontrolnog popisa po planu ili usluzi; jedan primjerak popisa za svakog novog kupca; vlasnici i rokovi za svaki korak; napredak na prvi pogled za sve kupce koji se uvode.

10. Pratitelj partnera ili preporuka

Tko ga koristi: timovi za partnerstva ili marketing. Ključne značajke: zapisi o partnerima; preporuke zabilježene uz svakog partnera; status svake preporuke; provizija koja se duguje i koja je isplaćena; sažetak po partneru za razdoblje.

Podrška i usluga

11. Interna baza znanja

Tko ga koristi: agenti podrške, novi zaposlenici i svi koji odgovaraju na ponavljana pitanja. Ključne značajke: članci posloženi po kategorijama; pretraga; vlasnik i datum „zadnji pregled“ na svakom članku; oznaka za članke koje treba ažurirati.

12. Ploča za eskalacije

Tko ga koristi: voditelji podrške i specijalisti kojima se predmeti eskaliraju. Ključne značajke: eskalirani predmeti s kupcem, sažetkom i hitnošću; dodjela specijalistu; status i vrijeme od eskalacije; poveznica natrag na izvorni tiket u vašem alatu za podršku.

13. Odobravanje povrata i refundacija

Tko ga koristi: agenti podrške koji podnose zahtjeve, financije ili voditelji koji odobravaju. Ključne značajke: obrazac zahtjeva s brojem narudžbe, razlogom i iznosom; pravila odobravanja (na primjer, iznad određenog iznosa potreban je voditelj); odobravanje ili odbijanje uz komentar; dnevnik svih odluka za kasniji pregled.

Ljudi i HR

14. Središte za uvođenje zaposlenika

Tko ga koristi: HR, voditelji i novi zaposlenici. Ključne značajke: kontrolni popis po ulozi koji pokriva račune, opremu, obuku i upoznavanje; vlasnici po koraku u HR-u, IT-u i kod voditelja; stranica dobrodošlice za novog zaposlenika; praćenje napretka za sve koji počinju ovog mjeseca.

15. Zahtjevi za slobodne dane

Tko ga koristi: svi zaposlenici, voditelji i HR. Ključne značajke: obrazac zahtjeva s datumima i vrstom; odobrenje voditelja; kalendar tima koji pokazuje tko je odsutan; preostali broj dana po osobi. Dopuštenja držite strogo — ljudi trebaju vidjeti vlastito stanje, a ne stanje svih.

16. Zakazivanje razgovora i ocjenjivački listovi

Tko ga koristi: voditelji koji zapošljavaju i ispitivači. Ključne značajke: kandidati po ulozi sa fazom; termini razgovora i ispitivači; strukturirani ocjenjivački list za svaki razgovor; sažetak za odluku o zapošljavanju. Ograničite tko može vidjeti podatke o kandidatima i provjerite lokalna pravila o tome koliko dugo ih smijete čuvati.

17. Pratitelj obuke i certifikata

Tko ga koristi: voditelji timova, voditelji usklađenosti ili sigurnosti. Ključne značajke: obavezne obuke po ulozi; datumi završetka i isteka; podsjetnici prije nego certifikat istekne; popis onih kojima je istekao rok.

Financije i administracija

18. Zahtjevi za troškove i odobrenja

Tko ga koristi: zaposlenici koji podnose, voditelji koji odobravaju, financije koje isplaćuju. Ključne značajke: obrazac zahtjeva s iznosom, kategorijom i učitavanjem računa; odobrenje voditelja; popis „spremno za isplatu“ za financije; izvoz u CSV za vaš računovodstveni softver. Samo računovodstvo držite u pravom računovodstvenom proizvodu.

19. Zahtjevi za nabavu

Tko ga koristi: svatko tko kupuje u ime tvrtke i nositelji proračuna. Ključne značajke: zahtjev s predmetom, dobavljačem, troškom i obrazloženjem; koraci odobravanja ovisno o iznosu; status od Zatraženo do Naručeno i Primljeno; trošak po proračunu ili odjelu.

20. Tjedna nadzorna ploča metrike

Tko ga koristi: voditelji timova i menadžment. Ključne značajke: nekoliko brojeva koje netko trenutno ručno prikuplja svaki tjedan; ručni unos ili veza s mjestom na kojem se podaci nalaze; grafikoni kroz vrijeme; kratko polje za bilješke o kontekstu. Kako izraditi nadzornu ploču objašnjava kako odabrati prave brojeve.

Svih 20 na prvi pogled

Što svaki interni alat treba

Bez obzira što gradite, nekoliko stvari vrijedi za sve:

• Prijava i uloge. Znajte tko je što napravio i pokažite svakoj osobi samo ono što treba.
• Povijest aktivnosti na važnim zapisima: tko je promijenio status i kada.
• Izvoz. Izvoz u CSV ljudima olakšava rad i daje vam jednostavnu sigurnosnu kopiju.
• Ekrani prilagođeni mobitelu za sve koji rade daleko od stola.
• Vlasnik i način da korisnici prijave probleme.

Počnite s najmanjom verzijom koja uklanja muku, dobijte dva ili tri stvarna korisnika i dodajte značajke tek kad ih traže. Ako ideja započinje kao tablica, kako pretvoriti tablicu u aplikaciju pokazuje taj prijelaz.

Izrada ovih alata s Mythexom

Većina ovih ideja su baze podataka s obrascima, popisima i nadzornim pločama koje Mythex izrađuje iz opisa običnim jezikom. Opišete tijek rada, Mythex ga izradi u živom pregledu i dodaje Postgres bazu podataka kad alat treba spremati podatke, a članove tima pozivate u radni prostor bez naknade po korisniku. Prijava za korisnike samog alata nešto je što dodajete samoj aplikaciji, vlastitim pristupom autentikaciji — vodič za interne alate u dokumentaciji pokriva to i ostala iskrena ograničenja. Za korak po korak, pročitajte kako izraditi interni alat, ili krenite od jednog od predložaka nadzornih ploča.

Pitanja