20 შიდა ინსტრუმენტის იდეა გუნდებისთვის (ძირითადი ფუნქციებით)

კარგი შიდა ინსტრუმენტი ანაცვლებს მტკივნეულ, განმეორებად პროცესს: მოთხოვნას, რომელიც ელფოსტაში იკარგება, ცხრილს, რომელსაც რამდენიმე ადამიანი ერთდროულად არედაქტირებს, ანგარიშს, რომელსაც ვიღაც ყოველ კვირას ხელით აგებს. საუკეთესო პირველი ინსტრუმენტი, როგორც წესი, პატარაა — ერთი ფორმა, ერთი სია სტატუსებით ან ერთი დაფა — და ერთი გუნდისთვისაა განკუთვნილი. ქვემოთ მოცემულია 20 იდეა ოპერაციების, გაყიდვების, მხარდაჭერის, პერსონალისა და ფინანსების სფეროებში, თითოეული თავისი მომხმარებლითა და პირველ რიგში ასაშენებელი ძირითადი ფუნქციებით.

როგორ ავირჩიოთ სწორი იდეა

სიის წინ — სწრაფი ფილტრი. იდეა კარგი კანდიდატია, თუ:

• ხშირად ხდება. ყოველდღიური ან ყოველკვირეული პროცესები ამართლებს ძალისხმევას; ყოველწლიური იშვიათად.
• ერთზე მეტი ადამიანი არის ჩართული. სწორედ გადაცემის ეტაპებზე იკარგება ყველაფერი.
• ცხრილი ან შემომავალი წერილები ცუდად ასრულებენ საქმეს. ვინმემ უკვე დაწერა ინსტრუქცია, როგორ გამოიყენო, ან საქმეები ხარვეზებში ვარდება.
• შეგიძლია აღწერო „დასრულება”. მოთხოვნა დამტკიცებულია; შეკვეთა გაიგზავნა; ბილეთი დაიხურა.
• ვინმე იქნება მისი პასუხისმგებელი. ყველა ინსტრუმენტს სჭირდება ადამიანი, რომელიც მას მოუვლის.

თუ მზა პროდუქტი საქმეს კარგად და იაფად ასრულებს, გამოიყენე ის. მცირე ბიზნესისთვის პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენა თუ აშენება შეიცავს ჩამონათვალს ამ გადაწყვეტილებისთვის.

ოპერაციები

1. მოთხოვნების მიღება და თრექერი

ვინ იყენებს: ყველა, ვისაც ცენტრალური გუნდისგან რამე სჭირდება — ოპერაციები, დიზაინი, IT, ადმინისტრაციული სამსახური. ძირითადი ფუნქციები: მოთხოვნის ფორმა ტიპით, პრიორიტეტითა და ვადით; საერთო სია სტატუსებით (ახალი, მიმდინარე, მოლოდინში, დასრულებული); დავალება კონკრეტულ პირზე; კომენტარები თითოეულ მოთხოვნაზე; ხედი „ჩემი მოთხოვნები” მოთხოვნის ავტორისთვის.

2. აღჭურვილობისა და აქტივების რეესტრი

ვინ იყენებს: IT ან საოფისე მენეჯერები, და თანამშრომლები, რომლებიც აღჭურვილობას იღებენ. ძირითადი ფუნქციები: აქტივების სია სერიული ნომრებით, მდებარეობითა და მდგომარეობით; ვის აქვს თითოეული ნივთი და რა დროიდან; გატანა და დაბრუნება; შეხსენებები ნივთებზე, რომელთა დაბრუნების ვადაც გადის; ისტორია თითოეული აქტივისთვის.

3. ინვენტარი და მარაგის დონეები

ვინ იყენებს: საწყობის, სამზარეულოსა თუ მაღაზიის თანამშრომლები და ის, ვინც მარაგს უკვეთავს. ძირითადი ფუნქციები: პროდუქტები მიმდინარე მარაგითა და ხელახალი შეკვეთის დონით; სწრაფი ჩანაწერები „გამოყენებულია” და „მიღებულია”; დაბალი მარაგის სია; მომწოდებელი თითოეულ პროდუქტზე; მარტივი ისტორია მარაგის მოძრაობებისა. როგორ ავაშენოთ მარაგის მართვის აპლიკაცია ამას უფრო ღრმად განიხილავს.

4. ცვლების და გრაფიკის დამგეგმავი

ვინ იყენებს: ცვლებით მომუშავე გუნდების მენეჯერები და თანამშრომლები, რომლებიც თავიანთ გრაფიკს ამოწმებენ. ძირითადი ფუნქციები: ყოველკვირეული ცხრილი ცვლებით; ადამიანების მიმაგრება ცვლებზე; ხელმისაწვდომობისა და შვებულების მოთხოვნები; ცვლების გაცვლის მოთხოვნები, რომლებსაც მენეჯერი ამტკიცებს; ტელეფონისთვის მოხერხებული ხედი „ჩემი ცვლები”.

5. მომწოდებლებისა და პარტნიორების კატალოგი

ვინ იყენებს: შესყიდვების, ოპერაციებისა და ფინანსური განყოფილებები. ძირითადი ფუნქციები: მომწოდებლის ჩანაწერები კონტაქტებით, პირობებითა და კატეგორიებით; კონტრაქტების განახლების თარიღები შეხსენებებით; შენიშვნები და შეფასებები წინა შეკვეთებიდან; მიმაგრებული დოკუმენტები, როგორიცაა კონტრაქტები და სერტიფიკატები.

6. ინციდენტებისა და პრობლემების ჟურნალი

ვინ იყენებს: ობიექტების მართვის, უსაფრთხოების, IT-ის ან ხარისხის გუნდები. ძირითადი ფუნქციები: სწრაფი ანგარიშის ფორმა ფოტოს ატვირთვით, რომელიც ტელეფონზეც მუშაობს; სიმძიმე და კატეგორია; პასუხისმგებელი პირი და სტატუსი თითოეულ ინციდენტზე; შემდგომი ქმედებები ვადებით; მიმოხილვა ღია პრობლემების შესახებ ფართობების მიხედვით.

გაყიდვები და კლიენტები

7. მსუბუქი CRM

ვინ იყენებს: მცირე გაყიდვების გუნდები ან დამფუძნებლები, რომელთათვისაც სრული CRM ზედმეტად მძიმეა. ძირითადი ფუნქციები: კონტაქტები და კომპანიები; ვორონკა ეტაპებით; შენიშვნები და შემდეგი ნაბიჯები თითოეულ გარიგებაზე; სია „დღეს დავუკავშირდე”; მარტივი ანგარიში გარიგებებზე ეტაპების მიხედვით. იხილე როგორ ავაშენოთ CRM.

8. წინადადებებისა და ფასების შემდგენელი

ვინ იყენებს: გაყიდვების ან ანგარიშების მენეჯერები. ძირითადი ფუნქციები: პროდუქტებისა და ფასების სია; ფასის შედგენა პოზიციებით და ფასდაკლებებით; გასაზიარებელი ან PDF ვერსია; წინადადების სტატუსი (მონახაზი, გაგზავნილი, მიღებული, დაკარგული); წინადადებების სია თითოეულ კლიენტზე.

9. კლიენტის ჩართვის (onboarding) ჩამონათვალი

ვინ იყენებს: ანგარიშების მენეჯერები ან კლიენტის წარმატების გუნდები. ძირითადი ფუნქციები: ჩამონათვალის შაბლონი თითოეული გეგმისა თუ სერვისისთვის; ერთი ჩამონათვალი თითოეულ ახალ კლიენტზე; პასუხისმგებელი პირები და ვადები ყოველ ნაბიჯზე; პროგრესი ერთ ხედში ყველა კლიენტისთვის, რომელიც ახლა ჩართვის პროცესშია.

10. პარტნიორის ან რეფერალის თრექერი

ვინ იყენებს: პარტნიორობის ან მარკეტინგის გუნდები. ძირითადი ფუნქციები: პარტნიორის ჩანაწერები; რეფერალები, რომლებიც ფიქსირდება თითოეულ პარტნიორზე; თითოეული რეფერალის სტატუსი; ასაღები და გადახდილი საკომისიო; შეჯამება თითოეულ პარტნიორზე პერიოდისთვის.

მხარდაჭერა და სერვისი

11. შიდა ცოდნის ბაზა

ვინ იყენებს: მხარდაჭერის აგენტები, ახალი თანამშრომლები და ყველა, ვინც განმეორებით კითხვებს პასუხობს. ძირითადი ფუნქციები: სტატიები კატეგორიების მიხედვით; ძებნა; პასუხისმგებელი პირი და „ბოლოს გადამოწმებულია” თარიღი თითოეულ სტატიაზე; ნიშანი იმ სტატიებისთვის, რომლებსაც განახლება სჭირდებათ.

12. ესკალაციების დაფა

ვინ იყენებს: მხარდაჭერის ლიდერები და სპეციალისტები, რომლებზეც საქმეები გადადის. ძირითადი ფუნქციები: ესკალირებული საქმეები კლიენტით, შეჯამებითა და სიმძიმით; დავალება კონკრეტულ სპეციალისტზე; სტატუსი და ესკალაციიდან გასული დრო; ბმული ორიგინალ ბილეთთან თქვენს help-desk ინსტრუმენტში.

13. დაბრუნებებისა და ანაზღაურებების დამტკიცება

ვინ იყენებს: მხარდაჭერის აგენტები, რომლებიც ითხოვენ, და ფინანსური განყოფილება ან მენეჯერები, რომლებიც ამტკიცებენ. ძირითადი ფუნქციები: მოთხოვნის ფორმა შეკვეთის ნომრით, მიზეზითა და თანხით; დამტკიცების წესები (მაგალითად, გარკვეულ თანხაზე მეტისთვის საჭიროა მენეჯერი); დამტკიცება ან უარყოფა კომენტარით; ყველა გადაწყვეტილების ჟურნალი მოგვიანებით გადასამოწმებლად.

ხალხი და HR

14. თანამშრომლის ჩართვის ცენტრი

ვინ იყენებს: HR, მენეჯერები და ახალი თანამშრომლები. ძირითადი ფუნქციები: ჩამონათვალი თითოეული პოზიციისთვის ანგარიშებით, აღჭურვილობით, ტრენინგებითა და გაცნობებით; პასუხისმგებელი პირები ყოველ ნაბიჯზე HR-ში, IT-სა და მენეჯერს შორის; მისასალმებელი გვერდი ახალი თანამშრომლისთვის; პროგრესის თვალყურის დევნება ყველასთვის, ვინც ამ თვეში იწყებს.

15. შვებულების მოთხოვნები

ვინ იყენებს: ყველა თანამშრომელი, მენეჯერები და HR. ძირითადი ფუნქციები: მოთხოვნის ფორმა თარიღებითა და ტიპით; მენეჯერის დამტკიცება; გუნდის კალენდარი, რომელიც გვიჩვენებს, ვინ არ არის; დარჩენილი ლიმიტი თითოეულ ადამიანზე. უფლებები მკაცრად დააყენე — ადამიანებმა უნდა ნახონ საკუთარი ბალანსი და არა ყველასი.

16. გასაუბრებების დაგეგმვა და შეფასების ფურცლები

ვინ იყენებს: დაქირავების მენეჯერები და გამსაუბრებლები. ძირითადი ფუნქციები: კანდიდატები თითოეულ პოზიციაზე ეტაპით; გასაუბრების დროები და გამსაუბრებლები; სტრუქტურირებული შეფასების ფურცელი თითოეულ გასაუბრებაზე; შეჯამების ხედი დაქირავების გადაწყვეტილებისთვის. შეზღუდე, ვის შეუძლია კანდიდატების მონაცემების ნახვა, და გადაამოწმე ადგილობრივი წესები იმის შესახებ, რამდენ ხანს უნდა შეინახო ისინი.

17. ტრენინგისა და სერტიფიკაციის თრექერი

ვინ იყენებს: გუნდის ლიდერები, შესაბამისობისა და უსაფრთხოების მენეჯერები. ძირითადი ფუნქციები: აუცილებელი ტრენინგები თითოეული პოზიციისთვის; დასრულების თარიღები და ვადის გასვლა; შეხსენებები სერტიფიკატის ამოწურვამდე; სია იმ ადამიანებისა, ვისი ვადაც გასულია.

ფინანსები და ადმინისტრაცია

18. ხარჯების ანაზღაურება და დამტკიცება

ვინ იყენებს: თანამშრომლები, რომლებიც წარადგენენ, მენეჯერები, რომლებიც ამტკიცებენ, და ფინანსური განყოფილება, რომელიც იხდის. ძირითადი ფუნქციები: ანაზღაურების ფორმა თანხით, კატეგორიით და ჩეკის ატვირთვით; მენეჯერის დამტკიცება; სია „გადახდისთვის მზად”; ექსპორტი CSV-ში თქვენი საბუღალტრო პროგრამისთვის. თავად ბუღალტერია უნდა ეწარმოოს სათანადო საბუღალტრო პროდუქტში.

19. შესყიდვის მოთხოვნები

ვინ იყენებს: ყველა, ვინც კომპანიის სახელით ყიდულობს, და ბიუჯეტის მფლობელები. ძირითადი ფუნქციები: მოთხოვნა ნივთით, მომწოდებლით, ღირებულებითა და დასაბუთებით; დამტკიცების ეტაპები თანხის მიხედვით; სტატუსი მოთხოვნილიდან შეკვეთილამდე და მიღებულამდე; ხარჯები ბიუჯეტის ან განყოფილების მიხედვით.

20. ყოველკვირეული მეტრიკების დაფა

ვინ იყენებს: გუნდის ლიდერები და მენეჯმენტი. ძირითადი ფუნქციები: რამდენიმე რიცხვი, რომელსაც ვიღაც ახლა ყოველ კვირას ხელით აგროვებს; ხელით შეყვანა ან კავშირი იმ ადგილთან, სადაც მონაცემებია; დიაგრამები დროის მიხედვით; მოკლე შენიშვნის ველი კონტექსტისთვის. როგორ ავაშენოთ დაფა განმარტავს, როგორ ავირჩიოთ სწორი რიცხვები.

ყველა 20 ერთ ცხრილში

რას სჭირდება ყველა შიდა ინსტრუმენტი

რაც არ უნდა ააშენო, რამდენიმე რამ ყველგან მოქმედებს:

• ლოგინი და როლები. იცოდე, ვინ რა გააკეთა, და აჩვენე თითოეულ ადამიანს მხოლოდ ის, რაც სჭირდება.
• აქტივობის ისტორია მნიშვნელოვან ჩანაწერებზე: ვინ შეცვალა სტატუსი და როდის.
• ექსპორტი. CSV ექსპორტი ხალხს კომფორტს აძლევს და მარტივ სარეზერვო ასლს გაძლევს.
• ტელეფონისთვის მოხერხებული ეკრანები ყველასთვის, ვინც მუშაობს მაგიდიდან მოშორებით.
• პასუხისმგებელი პირი და გზა, რომლითაც მომხმარებლებს შეუძლიათ პრობლემის შეტყობინება.

დაიწყე უმცირესი ვერსიით, რომელიც პრობლემას აშორებს, მიიყვანე ორი-სამი რეალური მომხმარებელი და დაამატე ფუნქციები მხოლოდ მაშინ, როცა ისინი მოითხოვენ. თუ იდეა ცხრილით იწყება, როგორ გადავაქციოთ ცხრილი აპლიკაციად გადაადგილებას აღწერს.

ამ იდეების აშენება Mythex-ით

ამ იდეების უმეტესობა არის ის ტიპის მონაცემთა ბაზით მხარდაჭერილი ფორმები, სიები და დაფები, რომლებსაც Mythex აშენებს ჩვეულებრივი ენით აღწერილი მოთხოვნიდან. შენ აღწერ პროცესს, Mythex აშენებს მას ცოცხალ გადახედვაში და ამატებს Postgres მონაცემთა ბაზას, როცა ინსტრუმენტს მონაცემების შენახვა სჭირდება, და შენს გუნდს იწვევ სამუშაო სივრცეში ყოველი ადგილის დამატებითი გადასახადის გარეშე. ინსტრუმენტის საკუთარი მომხმარებლების შესვლა შენ თვითონ უნდა დაამატო აპლიკაციაში, შენი საკუთარი ავტორიზაციის მეთოდით — შიდა ინსტრუმენტის სახელმძღვანელო დოკუმენტაციაში ამას და სხვა გულწრფელ შეზღუდვებს განმარტავს. ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციისთვის წაიკითხე როგორ ავაშენოთ შიდა ინსტრუმენტი, ან დაიწყე ერთ-ერთი დაფის შაბლონიდან.

კითხვები