20 sisemise tööriista ideed tiimidele (koos põhifunktsioonidega)

Head sisemised tööriistad asendavad valusa ja korduva protsessi: taotluse, mis kaob e-kirja vahele, tabeli, mida mitu inimest korraga muudavad, või aruande, mille keegi igal nädalal käsitsi uuesti kokku paneb. Parim esimene tööriist on tavaliselt väike – üks vorm, üks nimekiri olekutega või üks armatuurlaud – ning suunatud ühele tiimile. Allpool on 20 ideed operatsioonide, müügi, toe, inimressursside ja rahanduse valdkonnast, igaühe juures on kirjas, kes seda kasutab ja milliseid põhifunktsioone tuleks kõigepealt ehitada.

Kuidas valida õige idee

Enne nimekirja väike filter. Idee on hea kandidaat, kui:

• See juhtub sageli. Igapäevased või iganädalased protsessid tasuvad vaeva ära; üheaastased harva.
• Mitu inimest on protsessis osaline. Üleandmiste kohtades kaob kõige rohkem asju.
• Tabel või postkast teeb tööd halvasti. Oled kirjutanud juhendi, kuidas seda kasutada, või asjad jäävad vahele.
• Saad kirjeldada, millal see on „valmis“. Taotlus on kinnitatud; tellimus on saadetud; pilet on suletud.
• Keegi hakkab seda omama. Igal tööriistal peab olema inimene, kes selle eest hoolitseb.

Kui valmis toode juba teeb töö hästi ja taskukohaselt, kasuta seda. Tarkvara ehitamine või ostmine väikeettevõttele annab selle otsuse tegemiseks kontrollnimekirja.

Operatsioonid

1. Taotluste vastuvõtt ja jälgija

Kes seda kasutab: igaüks, kes vajab midagi keskselt tiimilt – operatsioonid, disain, IT, kinnisvarahaldus. Põhifunktsioonid: taotlusvorm tüübi, prioriteedi ja tähtajaga; ühine nimekiri olekutega (Uus, Töös, Ootel, Valmis); määramine konkreetsele inimesele; kommentaarid igal taotlusel; vaade „minu taotlused“ inimesele, kes taotluse esitas.

2. Seadmete ja varade register

Kes seda kasutab: IT- või kontorihaldurid ning töötajad, kes seadmeid välja laenavad. Põhifunktsioonid: varade nimekiri seerianumbrite, asukoha ja seisukorraga; kellel mingi ese on ja alates millisest ajast; väljalaenamine ja tagastamine; meeldetuletused tagastamata esemete kohta; iga vara ajalugu.

3. Laoseis ja varud

Kes seda kasutab: laotöötajad, köögi- või poepersonal ning need, kes tellivad tarvikuid. Põhifunktsioonid: tooted koos praeguse laoseisu ja tellimispiiriga; kiired kirjed „kasutati“ ja „saabus“; madala laoseisu nimekiri; tarnija iga toote juures; lihtne laoliikumiste ajalugu. Kuidas ehitada laohaldusrakendust käsitleb seda põhjalikumalt.

4. Vahetuste ja graafikute planeerija

Kes seda kasutab: vahetustega töötavate tiimide juhid ja töötajad, kes vaatavad oma graafikut. Põhifunktsioonid: nädala vahetuste ruudustik; inimeste määramine vahetustesse; saadavuse ja puhkuse taotlused; vahetuste vahetamise taotlused, mida juht kinnitab; telefonisõbralik vaade „minu vahetused“.

5. Müüjate ja tarnijate kataloog

Kes seda kasutab: hankijad, operatsioonid ja rahandus. Põhifunktsioonid: tarnijate kirjed kontaktide, tingimuste ja kategooriatega; lepingute uuendamise kuupäevad koos meeldetuletustega; märkmed ja hinnangud varasemate tellimuste kohta; lisatud dokumendid nagu lepingud ja sertifikaadid.

6. Intsidentide ja probleemide logi

Kes seda kasutab: kinnisvarahalduse, ohutuse, IT- või kvaliteeditiimid. Põhifunktsioonid: kiire teatamisvorm koos fotode üleslaadimisega, mis töötab telefonis; raskusaste ja kategooria; iga intsidendi omanik ja olek; järelmeetmed tähtaegadega; avatud probleemide kokkuvõte valdkondade kaupa.

Müük ja kliendid

7. Kerge CRM

Kes seda kasutab: väikesed müügitiimid või asutajad, kellele täielikud CRM-id on liiga rasked. Põhifunktsioonid: kontaktid ja ettevõtted; müügitoru etappidega; märkmed ja järgmised sammud igal tehingul; nimekiri „jälgi täna“; lihtne aruandlus tehingutest etappide kaupa. Vaata kuidas ehitada CRM-i.

8. Pakkumiste ja ettepanekute koostaja

Kes seda kasutab: müügi- või kliendihalduri. Põhifunktsioonid: toodete ja hindade nimekiri; pakkumise koostamine reavaartustest allahindlustega; jagatav või PDF-versioon; pakkumise olek (Mustand, Saadetud, Aktsepteeritud, Kaotatud); pakkumiste nimekiri iga kliendi kohta.

9. Kliendi sisseelamise kontrollnimekiri

Kes seda kasutab: kliendihaldurid või kliendieduga tegelevad tiimid. Põhifunktsioonid: kontrollnimekirja mall iga paketi või teenuse kohta; üks nimekirja eksemplar iga uue kliendi kohta; omanikud ja tähtajad igal sammul; edenemine ühe vaatega kõigi sisseelamisel olevate klientide kohta.

10. Partneri või soovituste jälgija

Kes seda kasutab: partnerlus- või turundustiimid. Põhifunktsioonid: partneri kirjed; iga partneri kohta logitud soovitused; iga soovituse olek; võlgnev ja makstud vahendustasu; kokkuvõte partneri kohta perioodi lõikes.

Tugi ja teenindus

11. Sisemine teadmusbaas

Kes seda kasutab: toeagendid, uued töötajad ja kõik, kes vastavad korduvatele küsimustele. Põhifunktsioonid: artiklid kategooriate kaupa; otsing; iga artikli omanik ja kuupäev „viimati üle vaadatud“; märgis artiklite kohta, mis vajavad uuendamist.

12. Eskaleerimise tahvel

Kes seda kasutab: toejuhid ja spetsialistid, kellele juhtumeid edastatakse. Põhifunktsioonid: eskaleeritud juhtumid koos kliendi, kokkuvõtte ja kiireloomulisusega; määramine spetsialistile; olek ja aeg alates eskaleerimisest; link tagasi algse piletini sinu abitöölaua tööriistas.

13. Tagastuste ja tagasimaksete kinnitamine

Kes seda kasutab: toeagendid, kes taotlevad, ning rahandus või juhid, kes kinnitavad. Põhifunktsioonid: taotlusvorm tellimuse numbri, põhjuse ja summaga; kinnitusreeglid (näiteks üle kindla summa vajab juhi kinnitust); kinnita või lükka tagasi koos kommentaariga; kõigi otsuste logi hilisemaks ülevaatamiseks.

Inimesed ja HR

14. Töötaja sisseelamise keskus

Kes seda kasutab: HR, juhid ja uued töötajad. Põhifunktsioonid: rolli kohta kontrollnimekiri, mis hõlmab kontosid, seadmeid, koolitust ja tutvustusi; omanikud igal sammul HR-i, IT-i ja juhi vahel; tervitusleht uuele töötajale; selle kuu alustavate inimeste edenemise jälgimine.

15. Puhkusetaotlused

Kes seda kasutab: kõik töötajad, juhid ja HR. Põhifunktsioonid: taotlusvorm kuupäevade ja tüübiga; juhi kinnitus; tiimi kalender, mis näitab, kes on eemal; igale inimesele alles jäänud päevad. Hoia õigused range: inimesed peaksid nägema oma saldot, mitte kõigi oma.

16. Intervjuude planeerimine ja hindamislehed

Kes seda kasutab: värbamisjuhid ja intervjueerijad. Põhifunktsioonid: kandidaadid rolli kaupa koos etapiga; intervjuuajad ja intervjueerijad; struktureeritud hindamisleht igal intervjuul; kokkuvõtte vaade värbamisotsuse tegemiseks. Piira, kes näeb kandidaatide andmeid, ja kontrolli kohalikke reegleid selle kohta, kui kaua neid hoida tohib.

17. Koolituste ja sertifikaatide jälgija

Kes seda kasutab: tiimijuhid, vastavuse- või ohutusjuhid. Põhifunktsioonid: nõutavad koolitused rolli kaupa; lõpetamise ja aegumise kuupäevad; meeldetuletused enne sertifikaadi aegumist; nimekiri inimestest, kelle koolitus on aegunud.

Rahandus ja haldus

18. Kulude hüvitamise taotlused ja kinnitamine

Kes seda kasutab: töötajad, kes esitavad taotlusi, juhid, kes kinnitavad, ja rahandus, kes maksab. Põhifunktsioonid: kuluvorm summa, kategooria ja kviitungi üleslaadimisega; juhi kinnitus; nimekiri „valmis maksmiseks“ rahandusele; eksport CSV-na sinu raamatupidamistarkvarasse. Raamatupidamine ise jää tavalisse raamatupidamisprogrammi.

19. Ostutaotlused

Kes seda kasutab: igaüks, kes ostab ettevõtte nimel, ja eelarvevastutajad. Põhifunktsioonid: taotlus eseme, tarnija, maksumuse ja põhjendusega; kinnitusetapid summa järgi; olek alates Taotletud kuni Tellitud ja Saabunud; kulutused eelarve või osakonna kaupa.

20. Iganädalane mõõdikute armatuurlaud

Kes seda kasutab: tiimijuhid ja juhtkond. Põhifunktsioonid: need mõned arvud, mida keegi praegu kogub igal nädalal käsitsi; käsitsi sisestus või ühendus andmete asukohaga; graafikud ajas; lühike märkmeväli konteksti jaoks. Kuidas ehitada armatuurlauda selgitab, kuidas valida õiged arvud.

Kõik 20 ühe pilgu eest

Mida iga sisemine tööriist vajab

Mida iganes ehitad, mõned asjad kehtivad kõigile:

• Sisselogimine ja rollid. Tea, kes mida tegi, ja näita igale inimesele ainult seda, mida ta vajab.
• Tegevuste ajalugu olulistel kirjetel: kes staatust muutis ja millal.
• Eksport. CSV-eksport hoiab inimesed rahulikuna ja annab sulle lihtsa varukoopia.
• Telefonisõbralikud vaated neile, kes töötavad lauast eemal.
• Omanik ja viis, kuidas kasutajad saavad probleemidest teada anda.

Alusta väikseima versiooniga, mis valu kõrvaldab, too tööle kaks-kolm päris kasutajat ning lisa funktsioone alles siis, kui neid küsitakse. Kui idee algab tabelina, selgitab kuidas tabelit rakenduseks muuta sammu.

Nende ehitamine Mythexiga

Enamik neist ideedest on andmebaasil põhinevad vormid, nimekirjad ja armatuurlauad, mida Mythex ehitab tavalise kirjelduse põhjal. Kirjeldad töövoogu, Mythex ehitab selle live-eelvaates ning lisab Postgres-andmebaasi, kui tööriist peab andmeid salvestama, ja tiimikaaslased saad kutsuda tööruumi ilma istekohapõhiste tasudeta. Tööriista enda kasutajate sisselogimise lisad rakendusele ise, oma autentimislahendusega – selle ja teiste aususe piirangute kohta räägib sisemise tööriista juhend dokumentatsioonis. Samm-sammuline juhend on kuidas ehitada sisemist tööriista, või alusta ühest armatuurlaua mallist.

Küsimused