20 nápadov na interné nástroje pre tímy (s hlavnými funkciami)

Dobré interné nástroje nahrádzajú bolestivý, opakovaný proces: žiadosť, ktorá sa stratí v e-maile, tabuľku, ktorú viacero ľudí upravuje naraz, alebo report, ktorý niekto každý týždeň skladá ručne. Najlepší prvý nástroj býva malý – jeden formulár, jeden zoznam so stavmi alebo jeden dashboard – a zameraný na jediný tím. Nižšie nájdete 20 nápadov z oblasti prevádzky, predaja, podpory, ľudských zdrojov a financií, každý s tým, kto ho používa, a s hlavnými funkciami, ktoré treba vytvoriť ako prvé.

Ako vybrať správny nápad

Pred zoznamom krátky filter. Nápad je dobrý kandidát, ak:

• Deje sa často. Denné alebo týždenné procesy sa vyplatia; ročné sa takmer nikdy.
• Zapojených je viac ľudí. Odovzdávanie práce je miesto, kde sa veci strácajú.
• Tabuľka alebo schránka robí prácu zle. Napísali ste pokyny, ako ju používať, alebo veci padajú medzi stoličky.
• Viete popísať, kedy je hotovo. Žiadosť je schválená; objednávka je odoslaná; tiket je uzavretý.
• Bude mať vlastníka. Každý nástroj potrebuje človeka, ktorý sa o neho stará.

Ak hotový produkt robí túto prácu dobre a za rozumnú cenu, použite ho. Vlastný vývoj alebo nákup softvéru pre malé firmy obsahuje kontrolný zoznam na toto rozhodnutie.

Prevádzka

1. Príjem a sledovanie žiadostí

Kto ho používa: ktokoľvek, kto potrebuje niečo od centrálneho tímu – prevádzka, dizajn, IT, facility. Hlavné funkcie: formulár žiadosti s typom, prioritou a termínom; zdieľaný zoznam so stavmi (Nová, V riešení, Čaká sa, Hotová); priradenie osobe; komentáre ku každej žiadosti; zobrazenie „moje žiadosti“ pre človeka, ktorý žiadosť podal.

2. Register vybavenia a majetku

Kto ho používa: IT alebo správcovia kancelárie a zamestnanci, ktorí si vybavenie požičiavajú. Hlavné funkcie: zoznam majetku so sériovými číslami, umiestnením a stavom; kto má ktorú položku a od kedy; výdaj a vrátenie; pripomienky na položky, ktoré sa majú vrátiť; história pre každý kus majetku.

3. Zásoby a stavy skladu

Kto ho používa: pracovníci skladu, kuchyne alebo predajne a ten, kto objednáva materiál. Hlavné funkcie: produkty s aktuálnym stavom a minimálnou zásobou na doobjednanie; rýchle záznamy „spotrebované“ a „prijaté“; zoznam položiek s nízkym stavom; dodávateľ pre každý produkt; jednoduchá história pohybov na sklade. Ako vytvoriť aplikáciu na správu zásob sa tomu venuje podrobnejšie.

4. Plánovač smien a služieb

Kto ho používa: vedúci tímov so zmenovou prevádzkou a zamestnanci, ktorí si kontrolujú rozpis. Hlavné funkcie: týždenná mriežka smien; priraďovanie ľudí k smenám; dostupnosť a žiadosti o voľno; žiadosti o výmenu smien, ktoré schvaľuje vedúci; zobrazenie „moje smeny“ prispôsobené pre mobil.

5. Adresár dodávateľov

Kto ho používa: nákup, prevádzka a financie. Hlavné funkcie: záznamy dodávateľov s kontaktmi, podmienkami a kategóriami; dátumy obnovy zmlúv s pripomienkami; poznámky a hodnotenia z minulých objednávok; prílohy, ako sú zmluvy a certifikáty.

6. Register incidentov a problémov

Kto ho používa: tímy facility, bezpečnosti, IT alebo kvality. Hlavné funkcie: rýchly formulár na nahlásenie s možnosťou nahrať fotku, ktorý funguje na telefóne; závažnosť a kategória; zodpovedná osoba a stav pre každý incident; nápravné kroky s termínmi; prehľad otvorených problémov podľa oblastí.

Predaj a zákazníci

7. Jednoduchý CRM

Kto ho používa: malé obchodné tímy alebo zakladatelia, ktorým sú plné CRM systémy príliš ťažkopádne. Hlavné funkcie: kontakty a firmy; pipeline s fázami; poznámky a ďalšie kroky ku každému obchodu; zoznam „sledovať dnes“; jednoduchý prehľad obchodov podľa fázy. Pozrite si ako vytvoriť CRM.

8. Nástroj na tvorbu ponúk a návrhov

Kto ho používa: obchodníci alebo account manažéri. Hlavné funkcie: cenník produktov a služieb; tvorba ponuky z položiek so zľavami; verzia na zdieľanie alebo PDF; stav ponuky (Koncept, Odoslaná, Prijatá, Stratená); zoznam ponúk pre každého zákazníka.

9. Kontrolný zoznam pre onboarding zákazníkov

Kto ho používa: account manažéri alebo tímy customer success. Hlavné funkcie: šablóna kontrolného zoznamu pre každý plán alebo službu; jeden zoznam pre každého nového zákazníka; zodpovedné osoby a termíny pri každom kroku; prehľad priebehu pre všetkých zákazníkov, ktorí sa práve zapájajú.

10. Sledovanie partnerov a odporúčaní

Kto ho používa: tímy partnerstiev alebo marketingu. Hlavné funkcie: záznamy partnerov; odporúčania zaznamenané pri každom partnerovi; stav každého odporúčania; provízia, ktorá je dlžná a vyplatená; súhrn za každého partnera za dané obdobie.

Podpora a služby

11. Interná znalostná databáza

Kto ho používa: agenti podpory, noví zamestnanci a ktokoľvek, kto odpovedá na opakujúce sa otázky. Hlavné funkcie: články usporiadané podľa kategórií; vyhľadávanie; vlastník a dátum „naposledy kontrolované“ pri každom článku; označenie článkov, ktoré treba aktualizovať.

12. Tabuľa eskalácií

Kto ho používa: vedúci podpory a špecialisti, ktorým sa prípady eskalujú. Hlavné funkcie: eskalované prípady so zákazníkom, zhrnutím a naliehavosťou; priradenie špecialistovi; stav a čas od eskalácie; odkaz späť na pôvodný tiket vo vašom help-desk nástroji.

13. Schvaľovanie vrátenia tovaru a refundácií

Kto ho používa: agenti podpory, ktorí žiadajú, a financie alebo manažéri, ktorí schvaľujú. Hlavné funkcie: formulár žiadosti s číslom objednávky, dôvodom a sumou; pravidlá schvaľovania (napríklad suma nad určitú hodnotu vyžaduje schválenie manažéra); schválenie alebo zamietnutie s komentárom; záznam všetkých rozhodnutí na neskoršie preskúmanie.

Ľudia a HR

14. Centrum onboardingu zamestnancov

Kto ho používa: HR, manažéri a noví zamestnanci. Hlavné funkcie: kontrolný zoznam pre každú pozíciu, ktorý pokrýva účty, vybavenie, školenia a predstavenie tímu; zodpovedné osoby pri každom kroku naprieč HR, IT a manažérom; uvítacia stránka pre nového zamestnanca; sledovanie priebehu pre všetkých, ktorí nastupujú tento mesiac.

15. Žiadosti o voľno

Kto ho používa: všetci zamestnanci, manažéri a HR. Hlavné funkcie: formulár žiadosti s dátumami a typom voľna; schválenie manažérom; tímový kalendár, ktorý ukazuje, kto je mimo práce; zostávajúci nárok na každú osobu. Držte oprávnenia pevne – ľudia by mali vidieť svoj vlastný zostatok, nie zostatky všetkých.

16. Plánovanie pohovorov a hodnotiace karty

Kto ho používa: nábor vedúci a ľudia, ktorí robia pohovory. Hlavné funkcie: kandidáti na pozíciu so stavom v procese; termíny pohovorov a pohovorujúci; štruktúrovaná hodnotiaca karta pre každý pohovor; súhrnný pohľad na rozhodnutie o najme. Obmedzte, kto môže vidieť údaje o kandidátoch, a overte si miestne pravidlá, ako dlho sa smú uchovávať.

17. Sledovanie školení a certifikácií

Kto ho používa: vedúci tímov, manažéri compliance alebo bezpečnosti. Hlavné funkcie: povinné školenia pre každú pozíciu; dátumy absolvovania a platnosti; pripomienky pred vypršaním certifikácie; zoznam ľudí, ktorým platnosť vypršala.

Financie a administratíva

18. Výdavky a ich schvaľovanie

Kto ho používa: zamestnanci, ktorí ich predkladajú, manažéri, ktorí ich schvaľujú, a financie, ktoré ich vypláca. Hlavné funkcie: formulár s sumou, kategóriou a nahratím bločku; schválenie manažérom; zoznam „pripravené na výplatu“ pre financie; export do CSV pre váš účtovný softvér. Samotné účtovníctvo nechajte v profesionálnom účtovnom produkte.

19. Žiadosti o nákup

Kto ho používa: ktokoľvek, kto nakupuje v mene firmy, a správcovia rozpočtov. Hlavné funkcie: žiadosť s položkou, dodávateľom, cenou a odôvodnením; schvaľovacie kroky podľa sumy; stav od „Žiadané“ cez „Objednané“ až po „Prijaté“; výdavky podľa rozpočtu alebo oddelenia.

20. Týždenný dashboard metrík

Kto ho používa: vedúci tímov a manažment. Hlavné funkcie: hŕstka čísel, ktoré niekto momentálne zbiera ručne každý týždeň; manuálne zadávanie alebo prepojenie na miesto, kde sú dáta uložené; grafy v čase; krátke pole na poznámky k súvislostiam. Ako vytvoriť dashboard vysvetľuje, ako vybrať správne čísla.

Všetkých 20 na jednom mieste

Čo potrebuje každý interný nástroj

Bez ohľadu na to, čo vytvoríte, na všetko platí niekoľko vecí:

• Prihlásenie a roly. Vedzte, kto čo urobil, a ukážte každému len to, čo potrebuje.
• História aktivít pri dôležitých záznamoch: kto zmenil stav a kedy.
• Export. Export do CSV pomáha ľuďom a je jednoduchou zálohou.
• Obrazovky prispôsobené pre telefón pre každého, kto pracuje mimo stola.
• Vlastníka a spôsob, ako môžu používatelia nahlásiť problémy.

Začnite najmenšou verziou, ktorá odstráni problém, dajte ju vyskúšať dvom alebo trom skutočným používateľom a pridávajte funkcie až vtedy, keď si o ne povedia. Ak nápad začína ako tabuľka, ako premeniť tabuľku na aplikáciu vás prevedie prechodom.

Ako tieto nástroje vytvoriť s Mythexom

Väčšinu týchto nápadov tvoria formuláre, zoznamy a dashboardy s databázou, ktoré Mythex vytvorí z popisu v bežnej reči. Popíšete pracovný postup, Mythex ho zostaví v živom náhľade a keď nástroj potrebuje ukladať údaje, pridá databázu Postgres. Kolegov môžete pozvať do workspace bez poplatkov za každé miesto. Prihlásenie pre používateľov nástroja pridáte do samotnej aplikácie vlastným prístupom – návod pre interné nástroje v dokumentácii sa venuje tomu aj ďalším obmedzeniam. Krok za krokom prejdete v článku ako vytvoriť interný nástroj, alebo začnite z jednej zo šablón dashboardov.

Otázky