ለቡድኖች 20 የውስጥ መሣሪያ ሃሳቦች (ዋና ባህሪያት ጋር)

ጥሩ የውስጥ መሣሪያዎች የሚያሰቃይና የሚደገም ሂደትን ይተካሉ፦ በኢሜይል የሚጠፋ ጥያቄ፣ ብዙ ሰዎች በአንድ ጊዜ የሚያስተካክሉት ስፕሬድሺት፣ ወይም ሰው በየሳምንቱ በእጁ የሚገነባው ሪፖርት። የመጀመሪያው ምርጥ መሣሪያ ብዙውን ጊዜ ትንሽ ነው — አንድ ቅጽ፣ አንድ ሁኔታ ያለው ዝርዝር፣ ወይም አንድ ዳሽቦርድ — እና ለአንድ ቡድን የተዘጋጀ። ከዚህ በታች በኦፕሬሽን፣ ሽያጭ፣ ድጋፍ፣ ሰዎችና ፋይናንስ ላይ 20 ሃሳቦች አሉ፣ እያንዳንዳቸው ማን እንደሚጠቀምባቸውና መጀመሪያ መገንባት ያለባቸው ዋና ባህሪያት ጋር።

ሃሳብ እንዴት እንደሚመረጥ

ከዝርዝሩ በፊት ፈጣን ማጣሪያ። ሃሳቡ ጥሩ እጩ የሚሆነው፦

• ብዙ ጊዜ ይከሰታል። ዕለታዊ ወይም ሳምንታዊ ሂደቶች ጥረቱን ይመልሳሉ፤ ዓመታዊ ሂደቶች ብዙም አይመልሱም።
• ከአንድ ሰው በላይ ይሳተፋሉ። ነገሮች የሚጠፉት ከሰው ወደ ሰው በሚተላለፉበት ቦታ ነው።
• ስፕሬድሺትም ሆነ ኢንቦክስ ሥራውን በደንብ እያከናወነ አይደለም። ለአጠቃቀሙ መመሪያ ጽፈሃል፣ ወይም ነገሮች ይወድቃሉ።
• “ተጠናቀቀ” የሚለውን መግለጽ ትችላለህ። ጥያቄ ጸድቋል፤ ትዕዛዝ ተልኳል፤ ቲኬት ተዘግቷል።
• የሚንከባከበው ሰው ይኖረዋል። እያንዳንዱ መሣሪያ የሚንከባከበው ሰው ያስፈልገዋል።

ቀድሞውኑ ያለ ምርት ስራውን በደንብና በተመጣጣኝ ዋጋ የሚሰራ ከሆነ ተጠቀምበት። ለአነስተኛ ንግዶች ሶፍትዌር መገንባት ወይም መግዛት ይህን ውሳኔ የሚረዳ ዝርዝር አለው።

ኦፕሬሽን

1. የጥያቄ መቀበያና መከታተያ

ማን ይጠቀምበታል፦ ከማዕከላዊ ቡድን አንድ ነገር የሚያስፈልገው ማንኛውም ሰው — ኦፕሬሽን፣ ዲዛይን፣ IT፣ ፋሲሊቲ። ዋና ባህሪያት፦ ዓይነት፣ ቅድሚያና የመጨረሻ ቀን ያለው የጥያቄ ቅጽ፤ ሁኔታ ያለው የጋራ ዝርዝር (አዲስ፣ በሂደት ላይ፣ በመጠባበቅ ላይ፣ ተጠናቋል)፤ ለአንድ ሰው መመደብ፤ በእያንዳንዱ ጥያቄ ላይ አስተያየቶች፤ ለጠያቂው “የእኔ ጥያቄዎች” እይታ።

2. የመሣሪያና ንብረት መዝገብ

ማን ይጠቀምበታል፦ የIT ወይም የቢሮ ሥራ አስኪያጆች፣ እንዲሁም መሣሪያ የሚወስዱ ሠራተኞች። ዋና ባህሪያት፦ የንብረቶች ዝርዝር ከመለያ ቁጥሮች፣ ቦታና ሁኔታ ጋር፤ እያንዳንዱን ዕቃ ማን እንደያዘው እና ከመቼ ጀምሮ፤ መውሰድና መመለስ፤ መመለስ ያለባቸው ዕቃዎች ማስታወሻ፤ ለእያንዳንዱ ንብረት ታሪክ።

3. ዕቃና የክምችት ደረጃ

ማን ይጠቀምበታል፦ የመጋዘን፣ የወጥ ቤት ወይም የሱቅ ሠራተኞች፣ እና አቅርቦት የሚያዙ ሰዎች። ዋና ባህሪያት፦ አሁን ያለ ክምችትና የማዘዣ ደረጃ ያላቸው ምርቶች፤ ፈጣን “ተጠቀምኩ” እና “ተቀበልኩ” ምዝገባዎች፤ ዝቅተኛ ክምችት ያላቸው ዝርዝር፤ ለእያንዳንዱ ምርት አቅራቢ፤ ቀላል የክምችት እንቅስቃሴ ታሪክ። የዕቃ አስተዳደር መተግበሪያ እንዴት እንደሚገነባ ይህን በጥልቀት ያብራራል።

4. የፈረቃና የመርሐ ግብር እቅድ አውጪ

ማን ይጠቀምበታል፦ በፈረቃ የሚሰሩ ቡድኖች ሥራ አስኪያጆች፣ እና ፈረቃቸውን የሚያዩ ሠራተኞች። ዋና ባህሪያት፦ ሳምንታዊ የፈረቃዎች ፍርግርግ፤ ሰዎችን ወደ ፈረቃዎች መመደብ፤ ተገኝነትና የዕረፍት ጥያቄዎች፤ በሥራ አስኪያጅ የሚጸድቁ የፈረቃ መለዋወጥ ጥያቄዎች፤ ለስልክ ተስማሚ “የእኔ ፈረቃዎች” እይታ።

5. የሻጮችና አቅራቢዎች ማውጫ

ማን ይጠቀምበታል፦ ግዥ፣ ኦፕሬሽንና ፋይናንስ። ዋና ባህሪያት፦ የአቅራቢ መዝገቦች ከእውቂያዎች፣ ውሎችና ምድቦች ጋር፤ የኮንትራት እድሳት ቀኖችና ማስታወሻዎች፤ ከቀድሞ ትዕዛዞች የተሰጡ ማስታወሻዎችና ደረጃዎች፤ እንደ ኮንትራትና ሰርተፊኬት ያሉ ተያያዥ ሰነዶች።

6. የአደጋና ችግር መዝገብ

ማን ይጠቀምበታል፦ የፋሲሊቲ፣ የደህንነት፣ IT ወይም የጥራት ቡድኖች። ዋና ባህሪያት፦ በስልክ ላይ የሚሰራ ፈጣን የሪፖርት ቅጽ ከፎቶ መጫን ጋር፤ ክብደትና ምድብ፤ ለእያንዳንዱ አደጋ ባለቤትና ሁኔታ፤ የመጨረሻ ቀን ያላቸው ተከታይ እርምጃዎች፤ በአካባቢ የተከፋፈለ የክፍት ችግሮች ማጠቃለያ።

ሽያጭና ደንበኞች

7. ቀላል CRM

ማን ይጠቀምበታል፦ ሙሉ CRMዎችን ከባድ የሚያገኙ ትናንሽ የሽያጭ ቡድኖች ወይም መስራቾች። ዋና ባህሪያት፦ እውቂያዎችና ኩባንያዎች፤ በደረጃዎች የተከፋፈለ የሽያጭ መንገድ (pipeline)፤ በእያንዳንዱ ስምምነት ላይ ማስታወሻዎችና ቀጣይ እርምጃዎች፤ “ዛሬ ክትትል” ዝርዝር፤ በደረጃ የሚታዩ ስምምነቶች ቀላል ሪፖርት። CRM እንዴት እንደሚገነባ ይመልከቱ።

8. የዋጋ ጥቅስና ፕሮፖዛል ገንቢ

ማን ይጠቀምበታል፦ የሽያጭ ወይም የአካውንት አስተዳዳሪዎች። ዋና ባህሪያት፦ የምርትና ዋጋ ዝርዝር፤ ከዋጋ መስመሮች በቅናሽ የተሰራ ጥቅስ፤ ሊጋራ የሚችል ወይም የPDF ቅጂ፤ የጥቅስ ሁኔታ (ረቂቅ፣ ተልኳል፣ ተቀብሏል፣ ጠፍቷል)፤ ለእያንዳንዱ ደንበኛ የጥቅሶች ዝርዝር።

9. የደንበኛ መግቢያ (onboarding) ማረጋገጫ ዝርዝር

ማን ይጠቀምበታል፦ የአካውንት አስተዳዳሪዎች ወይም የደንበኛ ስኬት ቡድኖች። ዋና ባህሪያት፦ ለእያንዳንዱ እቅድ ወይም አገልግሎት የማረጋገጫ ዝርዝር አብነት፤ ለእያንዳንዱ አዲስ ደንበኛ አንድ የዝርዝር ቅጂ፤ በእያንዳንዱ እርምጃ ላይ ባለቤቶችና የመጨረሻ ቀኖች፤ በሁሉም የመግቢያ ደንበኞች ላይ ያለ ሂደት በአንድ እይታ።

10. የአጋር ወይም ሪፈራል መከታተያ

ማን ይጠቀምበታል፦ የአጋርነትና የማርኬቲንግ ቡድኖች። ዋና ባህሪያት፦ የአጋር መዝገቦች፤ በእያንዳንዱ አጋር የተመዘገቡ ሪፈራሎች፤ የእያንዳንዱ ሪፈራል ሁኔታ፤ የሚከፈልና የተከፈለ ኮሚሽን፤ ለጊዜው በአጋር የተጠቃለለ ማጠቃለያ።

ድጋፍና አገልግሎት

11. የውስጥ እውቀት መሠረት (knowledge base)

ማን ይጠቀምበታል፦ የድጋፍ ወኪሎች፣ አዲስ ሠራተኞችና ተደጋጋሚ ጥያቄዎችን የሚመልስ ማንኛውም ሰው። ዋና ባህሪያት፦ በምድብ የተደራጁ ጽሑፎች፤ ፍለጋ፤ በእያንዳንዱ ጽሑፍ ላይ ባለቤትና “መጨረሻ የተገመገመበት” ቀን፤ መዘመን የሚያስፈልጋቸውን ጽሑፎች የሚያሳይ ምልክት።

12. የማሳደጊያ (escalation) ሰሌዳ

ማን ይጠቀምበታል፦ የድጋፍ መሪዎችና ወደ እነሱ የሚያሳድጉ ስፔሻሊስቶች። ዋና ባህሪያት፦ ወደ ላይ የተሳደጉ ጉዳዮች ከደንበኛ፣ ማጠቃለያና አስቸኳይነት ጋር፤ ለስፔሻሊስት መመደብ፤ ሁኔታና ከማሳደጊያው ጀምሮ ያለፈ ጊዜ፤ በድጋፍ መሣሪያዎ ውስጥ ወደ ዋናው ቲኬት የሚያገናኝ ሊንክ።

13. የተመላሽና ገንዘብ መመለስ ማጽደቂያ

ማን ይጠቀምበታል፦ ጥያቄ የሚያቀርቡ የድጋፍ ወኪሎች፣ እና የሚያጸድቁ ፋይናንስ ወይም ሥራ አስኪያጆች። ዋና ባህሪያት፦ የትዕዛዝ ቁጥር፣ ምክንያትና መጠን ያለው የጥያቄ ቅጽ፤ የማጽደቂያ ህጎች (ለምሳሌ ከተወሰነ መጠን በላይ የሥራ አስኪያጅ ፈቃድ ያስፈልጋል)፤ በአስተያየት ማጽደቅ ወይም ውድቅ ማድረግ፤ ለወደፊት ግምገማ የሁሉም ውሳኔዎች መዝገብ።

ሰዎችና HR

14. የሠራተኛ መግቢያ ማዕከል

ማን ይጠቀምበታል፦ HR፣ ሥራ አስኪያጆችና አዲስ ተቀጣሪዎች። ዋና ባህሪያት፦ ለእያንዳንዱ ሚና የማረጋገጫ ዝርዝር (መለያዎች፣ መሣሪያ፣ ስልጠና፣ መተዋወቂያ)፤ በHR፣ IT እና በሥራ አስኪያጁ መካከል ባለቤቶች፤ ለአዲሱ ተቀጣሪ የእንኳን ደህና መጣህ ገጽ፤ በዚህ ወር ለሚጀምሩ ሁሉ የሂደት ክትትል።

15. የዕረፍት ጥያቄዎች

ማን ይጠቀምበታል፦ ሁሉም ሠራተኞች፣ ሥራ አስኪያጆችና HR። ዋና ባህሪያት፦ ቀኖችና ዓይነት ያለው የጥያቄ ቅጽ፤ የሥራ አስኪያጅ ማጽደቅ፤ ማን እንደማይገኝ የሚያሳይ የቡድን ቀን መቁጠሪያ፤ ለእያንዳንዱ ሰው የቀረ ቀሪ ፈቃድ። ፈቃዶቹን ጥብቅ ያድርጉ — ሰዎች የራሳቸውን ቀሪ ማየት አለባቸው፣ የሁሉንም አይደለም።

16. የቃለ መጠይቅ መርሐ ግብርና የውጤት ካርዶች

ማን ይጠቀምበታል፦ የቅጥር ሥራ አስኪያጆችና ቃለ መጠይቅ አድራጊዎች። ዋና ባህሪያት፦ ለእያንዳንዱ ሚና በደረጃ የተከፋፈሉ እጩዎች፤ የቃለ መጠይቅ ሰዓቶችና ቃለ መጠይቅ አድራጊዎች፤ ለእያንዳንዱ ቃለ መጠይቅ የተዋቀረ የውጤት ካርድ፤ ለቅጥር ውሳኔ ማጠቃለያ እይታ። የእጩ መረጃ ማን ማየት እንደሚችል ይገድቡ፣ እና መረጃውን ምን ያህል ጊዜ እንደሚያቆዩ የአካባቢውን ህጎች ያረጋግጡ።

17. የስልጠናና ሰርተፊኬት መከታተያ

ማን ይጠቀምበታል፦ የቡድን መሪዎች፣ የተገዢነት ወይም የደህንነት ሥራ አስኪያጆች። ዋና ባህሪያት፦ ለእያንዳንዱ ሚና የሚያስፈልጉ ስልጠናዎች፤ የማጠናቀቂያ ቀኖችና የሚያበቁበት ቀን፤ ሰርተፊኬቱ ከማለፉ በፊት ማስታወሻዎች፤ ጊዜው ያለፈባቸው ሰዎች ዝርዝር።

ፋይናንስና አስተዳደር

18. የወጪ ጥያቄዎችና ማጽደቂያዎች

ማን ይጠቀምበታል፦ ወጪ የሚያቀርቡ ሠራተኞች፣ የሚያጸድቁ ሥራ አስኪያጆች፣ የሚከፍሉ ፋይናንስ። ዋና ባህሪያት፦ መጠን፣ ምድብና የደረሰኝ ጭነት ያለው የጥያቄ ቅጽ፤ የሥራ አስኪያጅ ማጽደቅ፤ ለፋይናንስ “ለመክፈል ዝግጁ” ዝርዝር፤ ለሂሳብ ሶፍትዌርዎ ወደ CSV ማውጣት። ሒሳቡን ራሱ በትክክለኛ የሒሳብ ምርት ውስጥ ያቆዩ።

19. የግዢ ጥያቄዎች

ማን ይጠቀምበታል፦ ለኩባንያው የሚገዛ ማንኛውም ሰው፣ እና የበጀት ባለቤቶች። ዋና ባህሪያት፦ ዕቃ፣ አቅራቢ፣ ወጪና ማብራሪያ ያለው ጥያቄ፤ በመጠን ላይ የተመሰረቱ የማጽደቂያ ደረጃዎች፤ ከ“ተጠይቋል” ወደ “ታዝዟል” እና “ተቀብሏል” የሚሄድ ሁኔታ፤ በበጀት ወይም በክፍል የሚታይ ወጪ።

20. የሳምንታዊ መለኪያዎች ዳሽቦርድ

ማን ይጠቀምበታል፦ የቡድን መሪዎችና አመራሩ። ዋና ባህሪያት፦ አንድ ሰው አሁን በእጁ የሚሰበስበው ጥቂት ቁጥሮች፤ በእጅ ግቤት ወይም ውሂቡ ካለበት ቦታ ጋር ግንኙነት፤ በጊዜ ሂደት የሚታዩ ቻርቶች፤ ለአውድ አጭር ማስታወሻ። ዳሽቦርድ እንዴት እንደሚገነባ ትክክለኞቹን ቁጥሮች እንዴት መምረጥ እንደሚቻል ያብራራል።

ሁሉም 20 በጨረፍታ

ማንኛውም የውስጥ መሣሪያ የሚያስፈልገው

ምን ገንብተህ ብትሆን፣ ጥቂት ነገሮች ለሁሉም ይሠራሉ፦

• መግቢያና ሚናዎች። ማን ምን እንዳደረገ ለይተህ ማወቅ፣ እና እያንዳንዱ ሰው ማየት ያለበትን ብቻ ማሳየት።
• የእንቅስቃሴ ታሪክ በአስፈላጊ መዝገቦች ላይ፦ ሁኔታን ማን እንደቀየረ እና መቼ።
• ማውጫ። የCSV ማውጫ ሰዎችን ያረካል እና ቀላል ምትኬ ይሰጥሃል።
• ለስልክ ተስማሚ ማያ ገጾች ከዴስክ ርቀው ለሚሰሩ ሰዎች።
• ባለቤት እና ተጠቃሚዎች ችግሮችን ሪፖርት የሚያደርጉበት መንገድ።

ችግሩን የሚያስወግደውን ትንሹን ስሪት ጀምር፣ ከሁለት ወይም ሦስት እውነተኛ ተጠቃሚዎች ጋር ሞክረው፣ እና ባለው ጥያቄ ብቻ ባህሪያትን ጨምር። ሃሳቡ እንደ ስፕሬድሺት ከጀመረ፣ ስፕሬድሺትን ወደ መተግበሪያ እንዴት መቀየር እንደሚቻል ሽግግሩን ያብራራል።

እነዚህን በMythex መገንባት

አብዛኞቹ ሃሳቦች በመረጃ ቋት የተደገፉ ቅጾች፣ ዝርዝሮችና ዳሽቦርዶች ናቸው፤ እነዚህን Mythex ከቀላል ቋንቋ መግለጫ ይገነባል። የሥራ ሂደቱን ትገልጻለህ፣ Mythex በቀጥታ ቅድመ-እይታ ይገነባል፣ መሣሪያው ውሂብ ማስቀመጥ ሲፈልግ Postgres የመረጃ ቋት ይጨምራል፣ እና የቡድን አባላትን በአንድ ሰው ክፍያ ሳይኖር ወደ የሥራ ቦታው ትጋብዛለህ። ለመሣሪያው ራሱ ተጠቃሚዎች መግቢያ በመተግበሪያው ላይ በራስህ የማረጋገጫ ዘዴ ትጨምራለህ — በሰነዶቹ ውስጥ ያለው የውስጥ መሣሪያ መመሪያ ይህንና ሌሎች ግልጽ ገደቦችን ይሸፍናል። ደረጃ በደረጃ ለማየት የውስጥ መሣሪያ እንዴት እንደሚገነባ ያንብቡ፣ ወይም ከየዳሽቦርድ አብነቶች ይጀምሩ።

ጥያቄዎች