20 ideja za interne alate za timove (sa osnovnim funkcijama)

Dobri interni alati zamenjuju bolan, ponavljani proces: zahtev koji se izgubi u e-pošti, tabelu koju više ljudi istovremeno menja, izveštaj koji neko svake nedelje ručno pravi iznova. Najbolji prvi alat je obično mali — jedan obrazac, jedna lista sa statusima, jedna kontrolna tabla — i usmeren na jedan tim. Ispod su 20 ideja iz oblasti operacija, prodaje, podrške, ljudskih resursa i finansija, svaka sa tim ko je koristi i osnovnim funkcijama koje treba prvo napraviti.

Kako izabrati pravu ideju

Pre liste, brz filter. Ideja je dobar kandidat ako:

• Dešava se često. Dnevni ili nedeljni procesi se isplate; godišnji se retko isplate.
• U njoj učestvuje više ljudi. Predaja posla je mesto gde se stvari gube.
• Tabela ili sanduče lošo obavljaju posao. Napisali ste uputstva kako se koriste, ili stvari padaju kroz pukotine.
• Možete da opišete „završeno“. Zahtev je odobren; porudžbina je poslata; tiket je zatvoren.
• Neko će je voditi. Svaki alat treba osobu koja se o njemu brine.

Ako gotov proizvod već dobro i pristupačno radi posao, koristite ga. Razvoj ili kupovina softvera za mala preduzeća ima kontrolnu listu za tu odluku.

Operacije

1. Prijem zahteva i pratilac

Ko ga koristi: svako ko treba nešto od centralnog tima — operacije, dizajn, IT, objekti. Osnovne funkcije: obrazac za zahtev sa vrstom, prioritetom i rokom; zajednička lista sa statusima (Novo, U toku, Na čekanju, Završeno); dodela osobi; komentari uz svaki zahtev; prikaz „moji zahtevi“ za osobu koja je zatražila.

2. Registar opreme i sredstava

Ko ga koristi: IT ili menadžeri kancelarije, kao i zaposleni koji zadužuju opremu. Osnovne funkcije: lista sredstava sa serijskim brojevima, lokacijom i stanjem; ko ima koji predmet i od kada; zaduženje i razduženje; podsetnici za predmete koje treba vratiti; istorija za svako sredstvo.

3. Zalihe i nivoi zaliha

Ko ga koristi: magacin, kuhinja ili prodavnica, kao i ko naručuje materijal. Osnovne funkcije: proizvodi sa trenutnim stanjem i nivoom za ponovnu nabavku; brzi unosi „potrošeno“ i „primljeno“; lista sa malim zalihama; dobavljač po proizvodu; jednostavna istorija kretanja zaliha. Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zalihama detaljno to objašnjava.

4. Planer smena i rasporeda

Ko ga koristi: menadžeri timova koji rade u smenama, i zaposleni koji proveravaju raspored. Osnovne funkcije: nedeljna tabela smena; raspoređivanje ljudi na smene; zahtevi za dostupnost i odsustvo; zahtevi za zamenu koje odobrava menadžer; prikaz „moje smene“ prilagođen telefonu.

5. Direktorijum prodavaca i dobavljača

Ko ga koristi: nabavka, operacije i finansije. Osnovne funkcije: zapisi o dobavljačima sa kontaktima, uslovima i kategorijama; datumi obnove ugovora sa podsetnicima; beleške i ocene iz prethodnih porudžbina; priloženi dokumenti poput ugovora i sertifikata.

6. Dnevnik incidenata i problema

Ko ga koristi: timovi za objekte, bezbednost, IT ili kvalitet. Osnovne funkcije: brz obrazac za prijavu, sa otpremanjem fotografije, koji radi na telefonima; ozbiljnost i kategorija; vlasnik i status za svaki incident; naknadne radnje sa rokovima; pregled otvorenih problema po oblasti.

Prodaja i kupci

7. Jednostavan CRM

Ko ga koristi: mali prodajni timovi ili osnivači kojima su puni CRM-ovi preteški. Osnovne funkcije: kontakti i kompanije; lijevak sa fazama; beleške i sledeći koraci uz svaki posao; lista „pratiti danas“; jednostavan izveštaj o poslovima po fazi. Pogledajte kako napraviti CRM.

8. Alat za ponude i predloge

Ko ga koristi: prodajni menadžeri ili menadžeri naloga. Osnovne funkcije: cenovnik proizvoda i usluga; sastavljanje ponude od stavki sa popustima; verzija za deljenje ili PDF; status ponude (Nacrt, Poslato, Prihvaćeno, Izgubljeno); lista ponuda po kupcu.

9. Kontrolna lista za uvođenje kupca

Ko ga koristi: menadžeri naloga ili timovi za uspeh kupaca. Osnovne funkcije: šablon kontrolne liste po paketu ili usluzi; jedna lista za svakog novog kupca; vlasnici i rokovi za svaki korak; napredak na jednom mestu za sve kupce koji se uvode.

10. Pratilac partnera i preporuka

Ko ga koristi: timovi za partnerstva ili marketing. Osnovne funkcije: zapisi o partnerima; preporuke zabeležene uz svakog partnera; status svake preporuke; provizija koja se duguje i koja je isplaćena; pregled po partneru za period.

Podrška i usluge

11. Interna baza znanja

Ko ga koristi: agenti podrške, novi zaposleni i svi koji odgovaraju na ponavljana pitanja. Osnovne funkcije: članci organizovani po kategorijama; pretraga; vlasnik i datum „poslednji pregled“ za svaki članak; oznaka za članke koje treba ažurirati.

12. Tabla za eskalacije

Ko ga koristi: lideri podrške i specijalisti kojima se slučajevi eskaliraju. Osnovne funkcije: eskalirani slučajevi sa kupcem, sažetkom i hitnošću; dodela specijalisti; status i vreme od eskalacije; veza nazad na originalni tiket u vašem alatu za pomoć.

13. Odobravanje povraćaja i refundacija

Ko ga koristi: agenti podrške koji traže, finansije ili menadžeri koji odobravaju. Osnovne funkcije: obrazac za zahtev sa brojem porudžbine, razlogom i iznosom; pravila odobravanja (na primer, iznad određenog iznosa potreban je menadžer); odobravanje ili odbijanje uz komentar; dnevnik svih odluka za kasniji pregled.

Ljudi i HR

14. Centar za uvođenje novih zaposlenih

Ko ga koristi: HR, menadžeri i novi zaposleni. Osnovne funkcije: kontrolna lista po ulozi koja obuhvata naloge, opremu, obuku i upoznavanje; vlasnici za svaki korak između HR-a, IT-a i menadžera; stranica dobrodošlice za novog zaposlenog; praćenje napretka za sve koji počinju ovog meseca.

15. Zahtevi za odsustvo

Ko ga koristi: svi zaposleni, menadžeri i HR. Osnovne funkcije: obrazac za zahtev sa datumima i vrstom; odobravanje od menadžera; kalendar tima koji pokazuje ko je odsutan; preostali broj dana po osobi. Dozvole neka budu stroge — ljudi treba da vide sopstveni saldo, a ne tuđi.

16. Zakazivanje intervjua i karte ocenjivanja

Ko ga koristi: menadžeri koji zapošljavaju i sagovornici. Osnovne funkcije: kandidati po ulozi i fazi; termini za intervjue i sagovornici; strukturisana karta ocenjivanja za svaki intervju; pregled za odluku o zapošljavanju. Ograničite ko može da vidi podatke o kandidatima i proverite lokalna pravila o tome koliko dugo ih čuvate.

17. Pratilac obuka i sertifikata

Ko ga koristi: vođe timova, menadžeri za usklađenost ili bezbednost. Osnovne funkcije: obavezne obuke po ulozi; datumi završetka i isteka; podsetnici pre nego što sertifikat istekne; lista onih kojima je istekla važnost.

Finansije i administracija

18. Zahtevi za troškove i odobravanja

Ko ga koristi: zaposleni koji podnose, menadžeri koji odobravaju, finansije koje isplaćuju. Osnovne funkcije: obrazac zahteva sa iznosom, kategorijom i otpremanjem računa; odobravanje od menadžera; lista „spremno za isplatu“ za finansije; izvoz u CSV za vaš softver za računovodstvo. Samo računovodstvo neka ostane u pravom računovodstvenom proizvodu.

19. Zahtevi za nabavku

Ko ga koristi: svako ko kupuje u ime kompanije i nosioci budžeta. Osnovne funkcije: zahtev sa stavkom, dobavljačem, troškom i obrazloženjem; koraci odobravanja zavisno od iznosa; status od Zatraženo do Naručeno i Primljeno; potrošnja po budžetu ili odeljenju.

20. Nedeljna kontrolna tabla metrike

Ko ga koristi: vođe timova i menadžment. Osnovne funkcije: nekoliko brojeva koje neko trenutno skuplja ručno svake nedelje; ručni unos ili veza sa mestom gde se podaci nalaze; grafikoni kroz vreme; kratko polje za beleške uz kontekst. Kako napraviti kontrolnu tablu objašnjava kako izabrati prave brojeve.

Svih 20 na prvi pogled

Šta svaki interni alat treba

Šta god napravili, nekoliko stvari važi za sve:

• Prijava i uloge. Znajte ko je šta uradio i pokažite svakoj osobi samo ono što joj treba.
• Istorija aktivnosti za važne zapise: ko je promenio status i kada.
• Izvoz. Izvoz u CSV ljudima olakšava rad i daje vam jednostavnu rezervnu kopiju.
• Ekrani prilagođeni telefonu za sve koji rade van stola.
• Vlasnik i način da korisnici prijave probleme.

Počnite sa najmanjom verzijom koja uklanja nevolju, dodajte dva ili tri prava korisnika i dodajte funkcije tek kada ih zatraže. Ako ideja počinje kao tabela, kako pretvoriti tabelu u aplikaciju objašnjava taj prelaz.

Pravljenje ovih alata uz Mythex

Većina ovih ideja su obrasci, liste i kontrolne table sa bazom podataka koje Mythex pravi iz opisa na običnom jeziku. Opišete tok rada, Mythex ga pravi u živom pregledu i dodaje Postgres bazu podataka kada alat treba da čuva podatke, a članove tima pozivate u radni prostor bez naknade po korisniku. Prijava za korisnike samog alata je nešto što dodajete aplikaciji sami, sopstvenim pristupom autentifikaciji — vodič za interne alate u dokumentaciji to pokriva, zajedno sa drugim ograničenjima. Za korak po korak uputstvo pročitajte kako napraviti interni alat, ili počnite od jednog od šablona kontrolnih tabli.

Pitanja