20 belső eszköz ötlet csapatoknak (a fő funkciókkal)

A jó belső eszközök egy fájdalmas, ismétlődő folyamatot váltanak ki: egy kérés, amely elvész az e-mailben; egy táblázat, amelyet többen szerkesztenek egyszerre; egy jelentés, amelyet valaki minden héten kézzel állít össze. Az első eszköz legtöbbször kicsi: egy űrlap, egy státuszos lista vagy egy irányítópult, és egyetlen csapatnak készül. Alább 20 ötlet található műveleti, értékesítési, ügyfélszolgálati, munkaerő- és pénzügyi területen, mindegyiknél azzal, ki használja, és a legfontosabb funkciókkal, amelyeket először érdemes megépíteni.

Hogyan válassz a megfelelő ötlet közül

A lista előtt egy gyors szűrő. Egy ötlet akkor jó jelölt, ha:

• Gyakran előfordul. A napi vagy heti folyamatok megtérülnek a ráfordításért; az éves folyamatok ritkán.
• Többen érintettek. Az átadások a helyek, ahol elvesznek a dolgok.
• Egy táblázat vagy postaláda rosszul végzi a munkát. Írtál leírást a használatára, vagy a dolgok a repedéseken esnek át.
• Meg tudod határozni, mi a „kész”. Egy kérés jóvá van hagyva; egy rendelés elküldve; egy jegy lezárva.
• Lesz, aki gondoskodik róla. Minden eszköznek kell egy ember, aki figyel rá.

Ha egy kész termék jól és megfizethetően elvégzi a munkát, használd azt. A szoftver saját fejlesztés vagy vásárlás kis vállalkozásoknak útmutató ellenőrzőlistát ad erre a döntésre.

Működés

1. Kéréskezelés és követő

Ki használja: bárki, akinek valamire van szüksége egy központi csapattól – működés, design, IT, létesítmény. Fő funkciók: kérésűrlap típussal, prioritással és határidővel; közös lista státuszokkal (Új, Folyamatban, Várakozik, Kész); hozzárendelés egy személyhez; megjegyzések minden kéréshez; „kéréseim” nézet a kérelmezőnek.

2. Eszköz- és vagyonnyilvántartás

Ki használja: IT- vagy irodavezetők, valamint a munkatársak, akik eszközt kölcsönöznek. Fő funkciók: eszközlista sorozatszámmal, helyszínnel és állapottal; ki nálánál van az adott tárgy és mióta; kölcsönzés és visszavétel; emlékeztetők a visszaadási határidőre; előzmények eszközönként.

3. Készlet és raktárkészlet

Ki használja: raktári, konyhai vagy bolti munkatársak, és aki a készleteket rendeli. Fő funkciók: termékek aktuális készlettel és újrarendelési szinttel; gyors „felhasználva” és „beérkezett” bejegyzések; alacsony készletű lista; beszállító termékenként; egyszerű készletmozgási előzmények. A hogyan építs készletkezelő appot útmutató részletesen foglalkozik ezzel.

4. Műszak- és beosztástervező

Ki használja: műszakos csapatok vezetői és a munkatársak, akik ellenőrzik a beosztásukat. Fő funkciók: heti műszakrács; emberek hozzárendelése műszakokhoz; elérhetőség és szabadságkérések; műszakcsere-kérések, amelyeket a vezető jóváhagy; telefonbarát „műszakjaim” nézet.

5. Szállító- és beszállítói nyilvántartás

Ki használja: beszerzés, működés és pénzügy. Fő funkciók: beszállítói rekordok kapcsolattartókkal, feltételekkel és kategóriákkal; szerződés-megújítási dátumok emlékeztetőkkel; jegyzetek és értékelések korábbi rendelésekről; csatolt dokumentumok, például szerződések és tanúsítványok.

6. Incidens- és problémanapló

Ki használja: létesítmény-, biztonsági, IT- vagy minőségügyi csapatok. Fő funkciók: gyors bejelentőűrlap fotófeltöltéssel, amely telefonon is működik; súlyosság és kategória; minden incidens felelőse és státusza; határidős követő intézkedések; nyitott problémák összefoglalója területenként.

Értékesítés és ügyfelek

7. Könnyű CRM

Ki használja: kis értékesítési csapatok vagy alapítók, akiknek a teljes CRM túl nehézkes. Fő funkciók: kontaktok és cégek; értékesítési csatorna szakaszokkal; jegyzetek és következő lépések minden üzletnél; „ma kövesd” lista; egyszerű jelentés az üzletekről szakaszonként. Lásd: hogyan építs CRM-et.

8. Ajánlat- és javaslatkészítő

Ki használja: értékesítők vagy ügyfélkapcsolati menedzserek. Fő funkciók: termék- és árlista; ajánlat építése tételekből, kedvezményekkel; megosztható vagy PDF-verzió; ajánlat státusza (Piszkozat, Elküldve, Elfogadva, Elveszett); ügyfelenként az ajánlatok listája.

9. Ügyfél-onboarding ellenőrzőlista

Ki használja: ügyfélkezelők vagy ügyfélsikeres csapatok. Fő funkciók: ellenőrzőlista-sablon csomagonként vagy szolgáltatásonként; egy ellenőrzőlista-példány minden új ügyfélnek; felelősök és határidők minden lépésnél; haladás egy pillantással az összes bevezetés alatt álló ügyfélnél.

10. Partner- vagy ajánlásnyilvántartó

Ki használja: partnerségi vagy marketingcsapatok. Fő funkciók: partnerrekordok; ajánlások rögzítése minden partnerhez; minden ajánlás státusza; esedékes és kifizetett jutalék; partnerenkénti összefoglaló az időszakra.

Támogatás és szolgáltatás

11. Belső tudásbázis

Ki használja: ügyfélszolgálati munkatársak, új munkatársak, bárki, aki ismétlődő kérdésekre válaszol. Fő funkciók: kategóriák szerint rendezett cikkek; keresés; minden cikk felelőse és „utoljára átnézve” dátuma; jelölés azokra a cikkekre, amelyeket frissíteni kell.

12. Eszkaláció-tábla

Ki használja: ügyfélszolgálati vezetők és a szakértők, akikhez az ügyeket továbbítják. Fő funkciók: eszkalált ügyek ügyféllel, összefoglalóval és sürgősséggel; hozzárendelés egy szakértőhöz; státusz és az eszkalálás óta eltelt idő; visszalink az eredeti jegyhez a helpdesk-eszközödben.

13. Visszatérítési és refund-jóváhagyás

Ki használja: ügyfélszolgálati munkatársak, akik kérnek, és a pénzügy vagy a vezetők, akik jóváhagyják. Fő funkciók: kérőűrlap a rendelésszámmal, az indokkal és az összeggel; jóváhagyási szabályok (például egy megadott összeg felett vezetői jóváhagyás kell); jóváhagyás vagy elutasítás megjegyzéssel; minden döntés naplója a későbbi átnézéshez.

Emberi erőforrások

14. Munkatárs-onboarding központ

Ki használja: HR, vezetők és az új munkatársak. Fő funkciók: szerepkörönkénti ellenőrzőlista a fiókokról, eszközökről, képzésekről és bemutatkozásokról; felelősök lépésenként a HR, az IT és a vezető között; üdvözlőoldal az új munkatársnak; haladáskövetés mindenkinek, aki az adott hónapban kezd.

15. Szabadságkérelmek

Ki használja: minden munkatárs, a vezetők és a HR. Fő funkciók: kérőűrlap dátumokkal és típussal; vezetői jóváhagyás; csapatnaptár, amely mutatja, ki van távol; fennmaradó keret személyenként. Tartsd szigorúan a jogosultságokat: az embereknek a saját egyenlegüket kell látniuk, nem mindenki egyenlegét.

16. Interjúütemezés és értékelőlapok

Ki használja: felvételi vezetők és az interjúztatók. Fő funkciók: jelöltek szerepkörönként, szakaszokkal; interjúidőpontok és interjúztatók; strukturált értékelőlap interjúnként; összefoglaló nézet a felvételi döntéshez. Korlátozd, ki láthatja a jelöltek adatait, és ellenőrizd a helyi szabályokat arra vonatkozóan, meddig tarthatod meg őket.

17. Képzés- és tanúsítványkövető

Ki használja: csapatvezetők, megfelelőségi vagy biztonsági vezetők. Fő funkciók: szerepkörönként kötelező képzések; teljesítési és lejárati dátumok; emlékeztetők, mielőtt egy tanúsítvány lejár; lista azokról, akiknek lejárt.

Pénzügy és adminisztráció

18. Költségtérítési igények és jóváhagyások

Ki használja: a benyújtó munkatársak, a jóváhagyó vezetők és a pénzügy, amely fizet. Fő funkciók: igényűrlap összeggel, kategóriával és bizonylatfeltöltéssel; vezetői jóváhagyás; „fizetésre kész” lista a pénzügynek; exportálás CSV-be a könyvelőszoftverhez. A könyvelést magát egy megfelelő számviteli termékben tartsd.

19. Beszerzési kérelmek

Ki használja: bárki, aki a cég nevében vásárol, és a költségvetés-felelősök. Fő funkciók: kérelem tétellel, beszállítóval, költséggel és indoklással; jóváhagyási lépések az összeg alapján; státusz a Kérelmezve, a Megrendelve és a Beérkezett között; költés költségvetésenként vagy osztályonként.

20. Heti mutatószámok irányítópult

Ki használja: csapatvezetők és a vezetés. Fő funkciók: a néhány szám, amelyet valaki jelenleg kézzel gyűjt össze minden héten; kézi bevitel vagy kapcsolat ahhoz a helyhez, ahol az adatok vannak; grafikonok időben; rövid megjegyzésmező a kontextushoz. A hogyan építs irányítópultot útmutató elmagyarázza, hogyan válaszd ki a megfelelő számokat.

Mind a 20 egy táblázatban

Mit igényel minden belső eszköz

Bármit építesz, néhány dolog mindenre vonatkozik:

• Bejelentkezés és szerepkörök. Tudd, ki mit csinált, és mindenkinek csak azt mutasd, amire szüksége van.
• Tevékenységi előzmények a fontos rekordokon: ki változtatta meg a státuszt, és mikor.
• Exportálás. A CSV-export kényelmes az embereknek, és egyszerű biztonsági mentést ad.
• Telefonbarát képernyők azoknak, akik asztalon kívül dolgoznak.
• Egy felelős és mód arra, hogy a felhasználók jelezhessék a hibákat.

A legkisebb olyan változattal kezdj, amely megszünteti a fájdalmat, szerezz két-három valódi felhasználót, és csak akkor adj hozzá funkciókat, ha kérik. Ha az ötlet táblázatként indul, a hogyan alakíts táblázatot appá útmutató végigvezet az átálláson.

Építés Mythex-szel

Ezeknek az ötleteknek a többsége olyan adatbázisos űrlap, lista és irányítópult, amelyet a Mythex egy egyszerű nyelvű leírásból épít. Leírod a munkafolyamatot, a Mythex élő előnézetben építi meg, és ha az eszköznek mentenie kell adatot, Postgres-adatbázist ad hozzá; a munkatársaidat ülésdíj nélkül hívhatod meg a munkaterületre. Az eszköz saját felhasználóinak bejelentkezését magának az appnak kell hozzáadnod, a saját hitelesítési megoldásoddal – ezt és a többi őszinte korlátot a belső eszköz útmutató a dokumentációban fedi le. Lépésről lépésre végigvezető útmutatóért olvasd el a hogyan építs belső eszközt cikket, vagy indulj az egyik irányítópult-sablonból.

Kérdések