20 idees d'eines internes per a equips (amb les funcions bàsiques)

Les bones eines internes substitueixen un procés dolorós i repetit: una sol·licitud que es perd al correu electrònic, un full de càlcul que diverses persones editen alhora, un informe que algú reconstrueix a mà cada setmana. La millor primera eina sol ser petita (un formulari, una llista amb estats, un tauler de control) i dirigida a un sol equip. A continuació hi ha 20 idees en operacions, vendes, suport, persones i finances, cadascuna amb qui la fa servir i les funcions bàsiques per construir primer.

Com triar la idea adequada

Abans de la llista, un filtre ràpid. Una idea és un bon candidat si:

• Passa sovint. Els processos diaris o setmanals val la pena fer-los; els anuals gairebé mai.
• Hi participa més d'una persona. Els traspassos són on es perden les coses.
• Hi ha un full de càlcul o una safata d'entrada que fa malament la feina. Has escrit instruccions sobre com utilitzar-lo, o les coses se't escapen.
• Pots descriure què vol dir «fet». Una sol·licitud s'aprova; una comanda s'envia; un tiquet es tanca.
• Algú se'n farà càrrec. Cada eina necessita una persona que en tingui cura.

Si un producte ja existent fa bé la feina i és assequible, fes servir-lo. Construir o comprar programari per a petites empreses té una llista de comprovació per a aquesta decisió.

Operacions

1. Recepció i seguiment de sol·licituds

Qui la fa servir: qualsevol persona que necessiti alguna cosa d'un equip central: operacions, disseny, TI, instal·lacions. Funcions bàsiques: un formulari de sol·licitud amb tipus, prioritat i data límit; una llista compartida amb estats (Nova, En curs, En espera, Feta); assignació a una persona; comentaris a cada sol·licitud; una vista de «les meves sol·licituds» per a la persona que la va demanar.

2. Registre d'equips i actius

Qui la fa servir: responsables de TI o d'oficina, i el personal que retira equips. Funcions bàsiques: una llista d'actius amb números de sèrie, ubicació i estat; qui té cada element i des de quan; registre de sortida i d'entrada; recordatoris per als elements que s'han de tornar; un historial per a cada actiu.

3. Inventari i nivells d'estoc

Qui la fa servir: personal del magatzem, de la cuina o de la botiga, i qui fa les comandes de subministraments. Funcions bàsiques: productes amb l'estoc actual i un nivell de reposició; entrades ràpides de «gastat» i «rebut»; una llista d'estoc baix; un proveïdor per producte; un historial senzill de moviments d'estoc. Com crear una aplicació de gestió d'inventari ho cobreix en profunditat.

4. Planificador de torns i rotes

Qui la fa servir: responsables d'equips per torns, i el personal que consulta el seu horari. Funcions bàsiques: una graella setmanal de torns; assignació de persones als torns; disponibilitat i sol·licituds de dies lliures; sol·licituds d'intercanvi que aprova un responsable; una vista de «els meus torns» còmoda per al mòbil.

5. Directori de proveïdors

Qui la fa servir: compres, operacions i finances. Funcions bàsiques: fitxes de proveïdors amb contactes, condicions i categories; dates de renovació de contractes amb recordatoris; notes i valoracions de comandes anteriors; documents adjunts com contractes i certificats.

6. Registre d'incidents i problemes

Qui la fa servir: equips d'instal·lacions, seguretat, TI o qualitat. Funcions bàsiques: un formulari d'informe ràpid, amb pujada de fotos, que funciona en mòbils; gravetat i categoria; un responsable i un estat per a cada incident; accions de seguiment amb data límit; un resum dels problemes oberts per àrea.

Vendes i clients

7. CRM lleuger

Qui la fa servir: petits equips de vendes o fundadors que troben els CRM complets massa pesats. Funcions bàsiques: contactes i empreses; una cartera amb fases; notes i propers passos a cada oportunitat; una llista de «fer seguiment avui»; informes simples d'oportunitats per fase. Consulta com crear un CRM.

8. Constructor de pressupostos i propostes

Qui la fa servir: vendes o gestors de comptes. Funcions bàsiques: una llista de productes i preus; construir un pressupost a partir de línies amb descomptes; una versió compartible o en PDF; estat del pressupost (Esborrany, Enviat, Acceptat, Perdut); una llista de pressupostos per client.

9. Llista de comprovació d'incorporació de clients

Qui la fa servir: gestors de comptes o equips d'èxit del client. Funcions bàsiques: una plantilla de llista de comprovació per pla o servei; una instància de la llista per a cada client nou; responsables i dates límit a cada pas; progrés d'un cop d'ull entre tots els clients que s'estan incorporant.

10. Seguiment de socis o recomanacions

Qui la fa servir: equips de partnerships o de màrqueting. Funcions bàsiques: fitxes de socis; recomanacions registrades a cada soci; estat de cada recomanació; comissió deguda i pagada; un resum per soci per al període.

Suport i servei

11. Base de coneixement interna

Qui la fa servir: agents de suport, nous empleats, qualsevol persona que respon preguntes repetides. Funcions bàsiques: articles organitzats per categoria; cerca; un responsable i una data de «última revisió» a cada article; un senyal per als articles que necessiten actualització.

12. Tauler d'escalada

Qui la fa servir: responsables de suport i els especialistes als quals escalen els casos. Funcions bàsiques: casos escalats amb client, resum i urgència; assignació a un especialista; estat i temps des de l'escalada; un enllaç de tornada al tiquet original a la teva eina d'atenció al client.

13. Aprovació de devolucions i reemborsaments

Qui la fa servir: agents de suport que ho sol·liciten, finances o responsables que ho aproven. Funcions bàsiques: un formulari de sol·licitud amb número de comanda, motiu i import; regles d'aprovació (per exemple, per sobre d'un import determinat cal l'aprovació d'un responsable); aprovar o rebutjar amb un comentari; un registre de totes les decisions per a una revisió posterior.

Persones i recursos humans

14. Centre d'incorporació de nous empleats

Qui la fa servir: recursos humans, responsables i nous empleats. Funcions bàsiques: una llista de comprovació per rol que cobreix comptes, equips, formació i presentacions; responsables per pas entre recursos humans, TI i el responsable; una pàgina de benvinguda per al nou empleat; seguiment del progrés per a tothom que comença aquest mes.

15. Sol·licituds de dies lliures

Qui la fa servir: tot el personal, responsables i recursos humans. Funcions bàsiques: un formulari de sol·licitud amb dates i tipus; aprovació del responsable; un calendari d'equip que mostra qui és absent; el saldo restant de cada persona. Mantén els permisos ajustats: la gent ha de veure el seu propi saldo, no el de tothom.

16. Programació d'entrevistes i fitxes d'avaluació

Qui la fa servir: responsables de contractació i entrevistadors. Funcions bàsiques: candidats per rol i fase; franges d'entrevista i entrevistadors; una fitxa d'avaluació estructurada per entrevista; una vista resum per a la decisió de contractació. Limita qui pot veure les dades dels candidats, i comprova les normes locals sobre el temps que es poden conservar.

17. Seguidor de formació i certificacions

Qui la fa servir: responsables d'equip, de compliment normatiu o de seguretat. Funcions bàsiques: formacions obligatòries per rol; dates de finalització i de caducitat; recordatoris abans que caduqui una certificació; una llista de qui està fora de termini.

Finances i administració

18. Reclamacions de despeses i aprovacions

Qui la fa servir: el personal que les presenta, els responsables que les aproven i finances que les paguen. Funcions bàsiques: un formulari de reclamació amb import, categoria i pujada del rebut; aprovació del responsable; una llista de «llest per pagar» per a finances; exportació a CSV per al teu programari de comptabilitat. Manté la comptabilitat en si en un producte de comptabilitat adequat.

19. Sol·licituds de compra

Qui la fa servir: qualsevol persona que compra en nom de l'empresa, i els responsables de pressupost. Funcions bàsiques: una sol·licitud amb article, proveïdor, cost i justificació; passos d'aprovació segons l'import; un estat que va de Sol·licitada a Comanda a Rebuda; despesa per pressupost o departament.

20. Tauler de mètriques setmanals

Qui la fa servir: responsables d'equip i direcció. Funcions bàsiques: els quatre o cinc números que algú recull ara a mà cada setmana; introducció manual o una connexió amb la font de les dades; gràfics al llarg del temps; un camp de notes curtes per al context. Com crear un tauler de control explica com triar els números adequats.

Les 20 d'un cop d'ull

Què necessita qualsevol eina interna

Sigui el que sigui el que construeixis, hi ha unes quantes coses que s'apliquen a totes:

• Inici de sessió i rols. Saber qui ha fet què, i mostrar a cada persona només el que necessita.
• Un historial d'activitat als registres importants: qui ha canviat l'estat i quan.
• Exportació. Una exportació a CSV fa sentir còmode el personal i et dona una còpia de seguretat senzilla.
• Pantalles adaptades al mòbil per a qui treballa lluny de l'escriptori.
• Un responsable i una manera perquè les persones usuàries informin de problemes.

Comença per la versió més petita que elimini la molèstia, fes que dos o tres usuaris reals la provin, i afegeix funcions només quan les demanin. Si la idea comença com un full de càlcul, com convertir un full de càlcul en una aplicació explica el pas.

Crear aquestes eines amb Mythex

La majoria d'aquestes idees són el tipus de formularis, llistes i taulers de control amb base de dades que Mythex construeix a partir d'una descripció en llenguatge natural. Descrius el flux de treball, Mythex el construeix en una vista prèvia en directe i afegeix una base de dades Postgres quan l'eina necessita desar dades, i convides els companys de l'equip a l'espai de treball sense cobrament per usuari. L'inici de sessió per als usuaris de l'eina és quelcom que afegeixes a la mateixa aplicació, amb el teu propi mètode d'autenticació: la guia d'eines internes a la documentació cobreix això i altres límits reals. Per a un pas a pas, llegeix com crear una eina interna, o comença amb una de les plantilles de tauler de control.

Preguntes