Com crear un CRM senzill: contactes, pipeline i notes

Per crear un CRM senzill necessiteu una base de dades de contactes i empreses, una llista d'operacions que avancin per fases que definiu, un lloc on registrar notes i següents passos, i vistes que mostrin a cada persona què ha de fer després. Un constructor d'aplicacions amb IA pot generar-lo a partir d'una descripció curta; la feina que decideix si la gent l'utilitza de veritat és triar un conjunt reduït de camps, fases que encaixin amb la manera real de vendre, i una llista de «fer seguiment avui» que mostri la següent acció.

Crear o comprar? Decidiu-ho primer

Els CRM de mercat són bons i alguns són gratuïts, així que crear-ne un només té sentit per motius concrets. Un CRM a mida sol guanyar quan:

• El vostre procés no és un embut de vendes estàndard. Els reclutadors fan seguiment de candidats, les agències immobiliàries de propietats i visites, les agències de projectes, les entitats benèfiques de donants i subvencions. Forçar-los a «clients potencials, operacions, guanyat/perdut» crea solucions alternatives.
• Necessiteu una petita part, feta bé. Un equip de tres persones que només necessita contactes, un pipeline i recordatoris pot trobar un CRM complet massa pesat.
• El CRM ha de conviure amb les vostres altres dades. Comandes, reserves, tiquets de suport o inventari que ja guardeu a la vostra aplicació.
• El preu per usuari us perjudica. Quan molts usuaris ocasionals necessiten accés, gestionar la vostra pròpia eina pot ser més senzill.

Un CRM de mercat guanya quan des del primer dia necessiteu seqüències de correu, un marcador telefònic, sincronització de la safata d'entrada, automatització de màrqueting, informes detallats o un catàleg d'integracions gran. A setembre de 2026, el CRM gratuït de HubSpot inclou gestió de contactes, pipelines d'operacions i un tauler d'informes per a fins a dos usuaris i 1.000 contactes, amb plans de pagament per sobre. Proveu un CRM gratuït durant una setmana abans de construir; si us encaixa, ja heu acabat. Per a la decisió més àmplia, vegeu crear o comprar programari per a una petita empresa.

Què necessita un CRM senzill

El model de dades

Dues decisions de disseny us estalviaran problemes més tard:

• Guardeu les fases en una taula, no codificades, perquè les pugueu reanomenar o reordenar sense reconstruir res.
• Poseu el «següent pas» i la «data del següent pas» a l'operació. La majoria d'equips petits perden operacions per seguiments oblidats, no per funcions que faltin. Una llista d'operacions amb un següent pas que venç avui o que ja està vençut és la pantalla més útil d'un CRM petit.

Les vistes

• Llista de contactes amb cerca i filtres (responsable, estat, origen)
• Pàgines de detall de contacte i d'operació amb la línia de temps d'activitat
• Tauler de pipeline — columnes per fase, targetes que arrossegueu d'una a l'altra
• Els meus seguiments — tot el que venç avui o que ja està vençut per a la persona connectada
• Un informe senzill — operacions i valor per fase, i operacions guanyades aquest mes

Qui veu què

Decidiu-ho abans de construir: pot cada comercial veure totes les operacions, o només les seves? Pot algú eliminar un contacte? Han de veure-ho tot els responsables? Un equip petit sovint deixa que tothom ho vegi tot però restringeix l'eliminació a un sol administrador. Sigui quina sigui l'opció, cal un inici de sessió real i comprovacions al servidor, no només botons amagats.

Portar-hi les vostres dades

La majoria de CRM comencen com un full de càlcul. Abans d'importar:

1. Netegeu el full. Una fila per contacte, una columna per camp, valors d'estat coherents.
2. Decidiu com associar les empreses. «Acme», «Acme SL» i «ACME» es converteixen en tres empreses si no ho ordeneu.
3. Demaneu una importació CSV amb un pas de vista prèvia que mostri què es crearà i marqui els duplicats per correu electrònic.

Com convertir un full de càlcul en una aplicació explica el pas amb més detall.

Una primera indicació que funciona

Crea un CRM senzill per a una agència de disseny de quatre persones. Dades: Empreses (nom, web, notes), Contactes (nom, correu electrònic, telèfon, empresa, càrrec, responsable, origen) i Operacions (títol, empresa, contacte, valor, fase, responsable, data de tancament prevista, següent pas, data del següent pas). Fases: Client potencial, Trucada de descoberta, Proposta enviada, Negociant, Guanyada, Perduda; guardades en una taula perquè les puguem editar. Pàgines: llista de contactes amb cerca i filtres, pàgines de detall de contacte i d'operació amb una línia de temps de notes, un tauler de pipeline amb arrossegar i deixar anar, i una pàgina «Els meus seguiments» que mostri les operacions amb el següent pas que venç avui o que ja està vençut. Desa-ho tot en una base de dades i omple-ho amb 15 registres d'exemple realistes. Navegació lateral, disseny dens i pràctic.

Fixeu-vos que deixa fora la sincronització de correu, les automatitzacions i els informes més enllà dels bàsics. Això arriba després que l'equip l'hagi fet servir un parell de setmanes.

Passos de construcció

1. Contactes i empreses. Llista, detall, crear, editar. Assegureu-vos que les dades sobrevisquen a una recàrrega de la pàgina.
2. Operacions i el tauler de pipeline. Comproveu que arrossegar una targeta actualitza la fase a la base de dades.
3. Línia de temps de notes als contactes i a les operacions.
4. Pàgina de seguiments. Això és el que fa que la gent obri el CRM cada matí.
5. Inici de sessió i rols abans que entrin dades reals de clients.
6. Importació CSV del vostre full existent.
7. Un informe que respongui a una pregunta que algú fa de veritat, com ara «què hi ha al pipeline aquest mes?».
8. Proveu-lo una setmana amb l'equip, i després afegiu el que us demanin.

Fer que el pipeline sigui útil per a un equip

Un tauler de pipeline queda bé en una demostració; el que el fa útil dia a dia són unes quantes regles petites que l'equip acorda:

• Criteris de sortida per a cada fase. Escriviu una línia per fase que digui què ha de ser cert per moure-hi una operació —«Proposta enviada» vol dir que s'ha enviat per correu un document de proposta, no «hem parlat de preus». Mostreu-les com a pistes al tauler.
• Camps obligatoris en fases clau. Demaneu un valor i una data de tancament prevista abans que una operació pugui passar a «Proposta enviada», i un motiu de pèrdua abans que pugui passar a «Perduda». Els motius de pèrdua són les dades més útils que recull un CRM petit.
• Una regla d'operacions estancades. Marqueu les operacions sense activitat durant, per exemple, 14 dies. Així surten a la superfície les oportunitats oblidades sense que ningú hagi d'executar un informe.
• Una vista setmanal. Una pàgina curta amb les operacions guanyades, perdudes i mogudes durant la setmana dona l'ordre del dia a una reunió de vendes.

Cadascuna d'aquestes regles és una frase en una indicació de seguiment, i cadascuna fa que les dades siguin més fiables que afegir-hi una pantalla més.

Extres per a la segona versió

• Registrar correus reenviant-los al CRM, o connectant l'API del vostre proveïdor de correu
• Recordatoris enviats per correu cada matí amb els seguiments de cada persona
• Etiquetes i filtres desats
• Detecció de duplicats i fusió
• Un formulari web al vostre lloc que crea un client potencial automàticament
• Un botó d'exportació, perquè les vostres dades mai quedin atrapades

Errors habituals

• Massa camps. Cada camp obligatori és una raó per no registrar una trucada. Comenceu pels que filtreu o informeu.
• Fases que descriuen sentiments, no esdeveniments. «Càlid» i «Calent» volen dir coses diferents per a persones diferents; «Proposta enviada» no admet dubtes.
• Registres sense responsable. Si tothom és responsable d'un client potencial, ningú en fa el seguiment.
• Amagar dades al navegador en lloc de restringir-les al servidor. Un botó amagat no és un permís.
• Construir automatitzacions abans que ningú l'utilitzi. Observeu primer com treballa l'equip.

Costos i manteniment

Els costos de funcionament d'un CRM a mida són petits: allotjament, una base de dades i un proveïdor de correu si envieu recordatoris. El cost real és la propietat. Quan algú vol un camp nou o la importació es trenca, el vostre equip (o qui l'hagi construït) ho ha d'arreglar. Reserveu una mica de temps cada mes i manteniu l'abast ajustat perquè hi hagi menys coses a mantenir.

Construir-ho amb Mythex

La documentació de Mythex inclou un cas d'ús de CRM senzill amb una indicació inicial: descriviu contactes, operacions i fases, l'agent construeix les vistes de llista, de detall i de pipeline, i desa les dades en una base de dades Postgres dedicada al projecte. Els companys d'equip que ajuden a construir-lo es poden unir al vostre espai de treball sense cap tarifa per usuari; els inicis de sessió de les persones que fan servir el CRM formen part de la mateixa aplicació, que demaneu a l'agent que afegeixi amb un enfocament que trieu.

La documentació també és clara sobre el que no inclou: cap enviament de correu integrat, ni marcador, ni seqüències, ni sincronització bidireccional amb Salesforce o HubSpot. Si les necessiteu, mantingueu el CRM de mercat. Si voleu un avantatge inicial, la plantilla de CRM de pipeline de vendes obre un projecte nou amb la indicació inicial ja omplerta, i com crear una eina interna cobreix el patró més ampli.

Preguntes