Paano Gumawa ng Simpleng CRM: Contacts, Pipeline at Notes

Para makagawa ng simpleng CRM, kailangan mo ng database ng contacts at companies, listahan ng deals na dumadaan sa mga stage na itinakda mo, lugar para mag-log ng notes at susunod na hakbang, at mga view na nagpapakita sa bawat tao kung ano ang gagawin nila. Makakagawa nito ang AI app builder mula sa maikling paglalarawan; ang gawaing nagpapasya kung talagang gagamitin ito ng mga tao ay ang pagpili ng maliit na set ng fields, mga stage na tugma sa totoong paraan ng pagbebenta mo, at isang listahan ng “follow up ngayon” na nagpapakita ng susunod na aksyon.

Gumawa o bumili? Pagpasyahan ito muna

Mabubuti ang mga handang CRM at may ilan na libre, kaya may saysay lang ang paggawa ng sarili kapag may partikular na dahilan. Madalas manalo ang custom na CRM kapag:

• Hindi karaniwang sales funnel ang proseso mo. Sinusubaybayan ng recruiter ang mga kandidato, ng estate agent ang mga property at viewings, ng agency ang mga proyekto, at ng charity ang mga donor at grant. Kapag pinilit itong ilagay sa “leads, deals, won/lost”, lumilikha ito ng mga workaround.
• Maliit na bahagi lang ang kailangan mo, pero maayos. Ang team na tatlo na kailangan lang ng contacts, pipeline at paalala ay maaaring makitang mabigat ang buong CRM.
• Kailangang nasa tabi ito ng iba mong datos. Mga order, booking, support ticket o imbentaryong hawak mo na sa sarili mong app.
• Nakakasakit ang bayad kada upuan. Kapag maraming paminsan-minsang user ang kailangang magkaroon ng access, maaaring mas simple ang sariling tool.

Mas nananalo ang handang CRM kapag kailangan mo agad ng email sequences, phone dialer, pag-sync ng email inbox, marketing automation, detalyadong ulat o malawak na katalogo ng integration sa unang araw. Simula Setyembre 2026, kasama sa libreng CRM ng HubSpot ang contact management, deal pipelines at reporting dashboard para sa hanggang dalawang user at 1,000 contacts, at may bayad na tier kapag lumampas. Subukan muna ang libreng CRM sa loob ng isang linggo bago ka mag-build; kung angkop ito, tapos ka na. Para sa mas malawak na desisyon, tingnan ang build vs. buy software para sa maliit na negosyo.

Ano ang kailangan ng simpleng CRM

Ang data model

Dalawang pagpili sa disenyo ang makapagliligtas sa iyo ng problema sa hinaharap:

• Ilagay sa table ang mga stage, huwag i-hard-code, para mapalitan mo ang pangalan o ayos nila nang hindi nire-rebuild.
• Ilagay ang “susunod na hakbang” at “petsa ng susunod na hakbang” sa deal. Karamihan sa maliliit na team ay nawawalan ng deal dahil sa nakalimutang follow-up, hindi dahil kulang ang feature. Ang listahan ng deals na may susunod na hakbang na due ngayon o overdue ang pinakakapaki-pakinabang na screen sa maliit na CRM.

Ang mga view

• Listahan ng contact na may search at filters (may-ari, status, pinagmulan)
• Detail page ng contact at deal na may timeline ng activities
• Pipeline board: column bawat stage, mga card na idini-drag mo papunta sa iba
• Mga follow-up ko: lahat ng due ngayon o overdue para sa naka-log-in na tao
• Simpleng ulat: deals at halaga bawat stage, at mga napanalunang deal ngayong buwan

Sino ang makakakita ng ano

Ipasya ito bago mag-build: kayang makita ng bawat salesperson ang bawat deal, o sarili lang nila? Puwede bang magbura ng contact ang kahit sino? Dapat bang makita ng mga manager ang lahat? Kadalasang hinahayaan ng maliit na team na makita ng lahat ang lahat pero ang admin lang ang pinapayagang magbura. Anuman ang piliin mo, kailangan nito ng totoong login at pagsusuri sa server, hindi lang nakatagong button.

Pagkuha ng datos mo

Karaniwang nagsisimula ang CRM sa spreadsheet. Bago mag-import:

1. Linisin ang sheet. Isang row bawat contact, isang column bawat field, at pare-parehong status values.
2. Magpasya kung paano pagtutugmain ang mga kumpanya. Ang “Acme”, “Acme Ltd” at “ACME” ay magiging tatlong kumpanya kung hindi ito aayusin.
3. Humingi ng CSV import na may preview step na nagpapakita kung ano ang gagawin at nagmamarka ng duplicate ayon sa email.

Sakop ng paano gawing app ang spreadsheet ang paglipat nang mas detalyado.

Unang prompt na gumagana

Build a simple CRM for a four-person design agency. Data: Companies (name, website, notes), Contacts (name, email, phone, company, role, owner, source), and Deals (title, company, contact, value, stage, owner, expected close date, next step, next step date). Stages: Lead, Discovery call, Proposal sent, Negotiating, Won, Lost — stored in a table so we can edit them. Pages: contact list with search and filters, contact and deal detail pages with a notes timeline, a drag-and-drop pipeline board, and a "My follow-ups" page showing deals whose next step is due today or overdue. Save everything in a database and seed 15 realistic example records. Sidebar navigation, dense and practical design.

Pansinin na inaalis nito ang email sync, automation at mga ulat na lampas sa batayan. Idinadagdag ang mga iyon matapos gamitin ng team nang ilang linggo.

Mga hakbang sa pag-build

1. Contacts at companies. Listahan, detail, gumawa, mag-edit. Siguraduhing nananatili ang datos kahit i-refresh ang page.
2. Deals at pipeline board. Tiyaking ang pag-drag ng card ay nag-a-update ng stage sa database.
3. Notes timeline sa contacts at deals.
4. Follow-ups page. Ito ang nagpapabuksan sa mga tao ng CRM tuwing umaga.
5. Login at roles bago pumasok ang totoong datos ng customer.
6. CSV import ng kasalukuyan mong sheet.
7. Isang ulat na sumasagot sa tanong na talagang itinatanong ng isang tao, gaya ng “ano ang nasa pipeline ngayong buwan?”
8. Subukan sa loob ng isang linggo kasama ang team, saka idagdag ang hinihingi nila.

Pagpapagana ng pipeline para sa team

Mukhang maganda ang pipeline board sa demo; ang nagpapagamit nito araw-araw ay ilang maliliit na patakarang napagkasunduan ng team:

• Exit criteria sa bawat stage. Sumulat ng isang linya sa bawat stage na nagsasabi kung ano ang dapat totoo para mailipat doon ang deal. Ang “Proposal sent” ay nangangahulugang naipadala na sa email ang dokumento ng proposal, hindi “napag-usapan na namin ang presyo”. Ipakita ang mga ito bilang hint sa board.
• Kinakailangang fields sa mahahalagang stage. Humingi ng halaga at inaasahang petsa ng pagsasara bago mailipat ang deal sa “Proposal sent”, at ng dahilan ng pagkatalo bago ito mailipat sa “Lost”. Ang mga dahilan ng pagkatalo ang pinakakapaki-pakinabang na datos na kinokolekta ng maliit na CRM.
• Patakaran para sa lumang deal. I-flag ang mga deal na walang activity sa loob ng, sabihin nating, 14 na araw. Naihahayag nito ang mga nakalimutang oportunidad nang walang kailangang ulat.
• Isang lingguhang view. Isang maikling page na naglilista ng mga deal na napanalunan, natalo at nagalaw ngayong linggo ang nagbibigay ng agenda sa sales meeting.

Bawat isa rito ay isang pangungusap sa follow-up na prompt, at ginagawa nitong mas mapagkakatiwalaan ang datos kaysa pagdaragdag ng isa pang screen.

Mga nice-to-have para sa ikalawang bersyon

• Pag-log ng email sa pamamagitan ng pag-forward sa CRM, o pagkonekta sa API ng email provider mo
• Mga paalalang ipinapadala sa email tuwing umaga kasama ang follow-ups ng bawat tao
• Tags at naka-save na filters
• Pagtukoy at pagsasama ng duplicate
• Web form sa website mo na awtomatikong gumagawa ng lead
• Export button, para hindi kailanman ma-trap ang datos mo

Mga karaniwang pagkakamali

• Napakaraming field. Bawat kinakailangang field ay dahilan para hindi mag-log ng tawag. Magsimula sa mga ifi-filter o iu-ulat mo.
• Mga stage na naglalarawan ng damdamin, hindi ng pangyayari. Magkaiba ang ibig sabihin ng “Warm” at “Hot” para sa bawat tao; malinaw ang “Proposal sent”.
• Walang may-ari ang mga record. Kapag pagmamay-ari ng lahat ang lead, walang nag-fo-follow up.
• Itinatago ang datos sa browser sa halip na higpitan sa server. Ang nakatagong button ay hindi pahintulot.
• Pag-build ng automation bago gamitin ng sinuman. Obserbahan muna kung paano nagtatrabaho ang team.

Gastos at pag-aalaga

Maliit ang patuloy na gastos ng custom na CRM: hosting, database, at email provider kung magpapadala ka ng paalala. Ang tunay na gastos ay ang pagmamay-ari. Kapag may gustong bagong field o nasira ang import, ikaw (o ang nag-build) ang aayos. Maglaan ng kaunting oras kada buwan at panatilihing makitid ang saklaw para mas kaunti ang aalagaan.

Pag-build nito gamit ang Mythex

May halimbawang use case ng simpleng CRM ang docs ng Mythex na may starter prompt: ilalarawan mo ang contacts, deals at stages, bubuuin ng agent ang list, detail at pipeline views, at magse-save ng datos sa nakalaang Postgres database para sa project. Maaaring sumali sa workspace mo ang mga kasamahang tumutulong mag-build nang walang bayad kada upuan; ang login para sa mga taong gagamit ng CRM ay bahagi ng mismong app, na ipinapahiling mo sa agent gamit ang approach na pipiliin mo.

Malinaw rin ang docs sa hindi kasama: walang built-in na pagpapadala ng email, dialer, sequences, o two-way sync sa Salesforce/HubSpot. Kung kailangan mo ang mga iyon, panatilihin ang handang CRM. Kung gusto mo ng maagang simula, binubuksan ng Sales Pipeline CRM template ang bagong project na may nakapunan nang starter prompt, at sakop ng paano gumawa ng internal tool ang mas malawak na pattern.

Mga tanong