如何搭建简易 CRM：联系人、销售管道与备注

要搭建一个简易 CRM，你需要：一个包含联系人和公司的数据库、一份在你定义的阶段之间流转的商机列表、一个记录备注和下一步行动的地方，以及能让每个人看到下一步该做什么的视图。AI 应用构建工具可以根据一段简短的描述生成这些内容；而真正决定大家是否会使用它的工作，是选出一小组字段、设置与你实际销售方式相符的阶段，以及一个能展示下一步行动的“今日跟进”列表。

自建还是购买？先决定这一点

现成的 CRM 很好用，有些还是免费的，所以只有在特定理由下才值得自己搭建。自建 CRM 通常在以下情况中更有优势：

• 你的业务流程不是标准的销售漏斗。 招聘顾问需要跟踪候选人，房产经纪需要跟踪房源和看房，代理机构需要跟踪项目，慈善机构需要跟踪捐赠人和资助项目。把这些硬塞进“线索、商机、赢单/输单”的框架里，只会产生各种变通办法。
• 你只需要一小部分功能，但要做好。 一个只需要联系人、销售管道和提醒的三人团队，可能会觉得完整的 CRM 太笨重。
• CRM 需要与你的其他数据放在一起。 订单、预约、支持工单或库存，如果你已经保存在自己的应用中。
• 按座位收费的成本太高。 当大量偶尔使用的人都需要访问权限时，自己运行一个工具可能更简单。

如果你第一天就需要邮件序列、电话拨号、邮箱同步、营销自动化、详细报表或庞大的集成目录，那么现成的 CRM 更合适。截至 2026 年 9 月，HubSpot 的免费 CRM 包括联系人管理、商机管道和报表仪表盘，支持最多两名用户和 1,000 个联系人，超过此规模需要付费版本。在自建之前，先试用一周免费 CRM；如果它适合你，那就完成了。更广泛的决策参考，请阅读小企业软件的自建还是购买。

简易 CRM 需要什么

数据模型

有两个设计选择可以避免日后的麻烦：

• 把阶段保存在数据表中，不要写死在代码里，这样你无需重新开发就能重命名或调整顺序。
• 把“下一步行动”和“下一步行动日期”放在商机上。 大多数小团队失去的商机，是因为错过了跟进，而不是因为功能缺失。一个列出今天到期或已逾期下一步行动的商机列表，是小型 CRM 中最有用的一个界面。

视图

• 联系人列表，支持搜索和筛选（负责人、状态、来源）
• 联系人和商机详情页，带有活动时间线
• 销售管道看板：每个阶段一列，卡片可以拖拽到不同列之间
• 我的跟进：当前登录者今天到期或已逾期的所有事项
• 简单报表：每个阶段的商机数量和金额，以及本月赢单情况

谁能看到什么

在搭建之前就要决定：每位销售人员都能看到所有商机，还是只能看到自己的？谁可以删除联系人？主管是否应该看到全部内容？小团队通常允许所有人查看所有内容，但删除权限只限一位管理员。无论你怎么选，都需要真正的登录和服务器端的权限检查，而不仅仅是隐藏按钮。

导入你的数据

大多数 CRM 都是从电子表格开始的。导入之前：

1. 整理表格。 每行一个联系人，每列一个字段，状态值保持一致。
2. 确定如何匹配公司。 “Acme”“Acme Ltd”和“ACME”如果不整理，就会变成三家公司。
3. 要求 CSV 导入时提供预览步骤，显示将会创建哪些记录，并通过邮箱标记重复项。

如何把电子表格变成应用更详细地介绍了这一迁移过程。

一个有效的初始提示词

为一家四人设计机构搭建一个简易 CRM。数据：公司（名称、网站、备注）、联系人（姓名、邮箱、电话、公司、职位、负责人、来源）、商机（标题、公司、联系人、金额、阶段、负责人、预计成交日期、下一步行动、下一步行动日期）。阶段：线索、需求沟通、已发送方案、谈判中、赢单、输单，保存在数据表中以便我们编辑。页面：带搜索和筛选的联系人列表，带备注时间线的联系人和商机详情页，可拖拽的销售管道看板，以及“我的跟进”页面，显示下一步行动今天到期或已逾期的商机。所有数据保存在数据库中，并预先填充 15 条真实感的示例记录。侧边栏导航，设计要紧凑实用。

注意这个提示词没有包含邮件同步、自动化，以及基础之外的报表。这些功能可以等团队使用几周后再加入。

构建步骤

1. 联系人和公司。 列表、详情、创建、编辑。确保刷新页面后数据不会丢失。
2. 商机和销售管道看板。 检查拖动卡片后，数据库中的阶段是否同步更新。
3. 备注时间线，用于联系人和商机。
4. 跟进页面。 这是让人们每天早上打开 CRM 的关键。
5. 在处理真实客户数据之前，先设置登录和角色。
6. CSV 导入你现有的表格。
7. 一份报表，回答团队真正会问的问题，例如“本月销售管道里有什么？”
8. 与团队一起试用一周，然后再添加他们要求的功能。

让销售管道对团队有用

销售管道看板在演示中看起来很好，但日常真正有用的，是团队约定的几条小规则：

• 每个阶段的退出标准。 为每个阶段写一行说明，指明商机要进入该阶段必须满足的条件。例如，“已发送方案”意味着方案文件已通过邮件发出，而不是“我们聊过价格”。把这些说明作为提示显示在看板上。
• 关键阶段的必填字段。 商机进入“已发送方案”前要求填写金额和预计成交日期，进入“输单”前要求填写输单原因。输单原因往往是小型 CRM 能收集到的最有价值的数据。
• 陈旧商机规则。 标记例如 14 天内没有任何活动的商机。这样无需有人专门运行报表，就能把被遗忘的机会找出来。
• 每周一个视图。 一个简短的页面，列出本周赢单、输单和推进的商机，就能为销售例会提供议程。

这些中的每一条都可以写成后续提示词中的一句话，而且每一条都比增加一个新界面更能提高数据的可信度。

第二版可以考虑的功能

• 通过将邮件转发到 CRM 来记录邮件，或连接你的邮件服务商 API
• 每天早上通过邮件发送该负责人的跟进提醒
• 标签和已保存的筛选条件
• 重复检测与合并
• 网站上的网页表单，自动创建线索
• 导出按钮，确保你的数据不会被困住

常见错误

• 字段太多。 每一个必填字段都是一个不记录通话的理由。起步时只保留你要筛选或汇报的字段。
• 阶段描述的是感受，而不是事件。 “温”和“热”对不同的人意味着不同的东西；“已发送方案”则毫不含糊。
• 记录没有负责人。 如果每个线索都归所有人，那就没人去跟进。
• 在浏览器中隐藏数据，而不是在服务器上限制权限。 隐藏按钮不等于权限。
• 在有人使用之前就搭建自动化。 先观察团队的工作方式。

成本与维护

自建 CRM 的运行成本很低：托管、数据库，以及如果你要发送提醒，还需要邮件服务商。真正的成本在于拥有它。当有人想增加新字段，或者导入出错时，你（或构建它的人）需要去修复。每个月预留一点时间，并保持范围精简，这样需要维护的东西就更少。

使用 Mythex 搭建

Mythex 的文档包含一个简易 CRM 用例及其起始提示词：你描述联系人、商机和阶段，代理会构建列表、详情和销售管道视图，并将数据保存在项目专用的 Postgres 数据库中。协助搭建的团队成员可以加入你的工作区，无需按座位付费；而使用 CRM 的人的登录功能，则是应用本身的一部分，你可以让代理使用你选择的方式添加。

文档也明确说明了哪些功能不包含在内：没有内置的邮件发送、拨号器、序列功能，也不支持与 Salesforce/HubSpot 进行双向同步。如果你需要这些功能，请继续使用现成的 CRM。如果你想要一个快速起步的方案，销售管道 CRM 模板会打开一个已填好起始提示词的新项目；而如何搭建内部工具则介绍了更广泛的模式。

常见问题