簡易CRMの作り方：連絡先、パイプライン、メモ

簡易CRMを作るには、連絡先と会社のデータベース、自分で定義したステージを順に進む案件の一覧、メモと次のアクションを記録する場所、そして各担当者が次に何をすべきかを示す画面が必要です。AIアプリビルダーは短い説明からそれを生成できます。ただ、実際に使われるかどうかを決めるのは、少数の項目を選ぶこと、実際の営業の進め方に合ったステージを作ること、次の行動を示す「今日のフォロー」リストを用意することです。

自作か購入か？ まずこれを決める

既製のCRMは優れたものが多く、無料のものもあるため、CRMを自作する理由は限られています。自作が勝ちやすいのは次のような場合です。

• 自社の進め方が標準的な営業ファネルではない。 採用担当は候補者を、不動産会社は物件と内覧を、制作会社はプロジェクトを、非営利団体は寄付者や助成金を管理します。こうしたものを「リード、案件、受注・失注」に無理に当てはめると、回避策が増えていきます。
• 小さな一部分を、きちんと作りたい。 連絡先、パイプライン、リマインダーだけが必要な三人のチームにとって、フルのCRMは重すぎることがあります。
• CRMを他の自社データと一緒に置きたい。 注文、予約、サポートのチケット、在庫など、すでに自社アプリで管理しているもの。
• ユーザー単位の料金が負担になる。 多くの人が時々だけ使う場合は、自分でツールを運用するほうが単純なことがあります。

既製のCRMが勝つのは、メールの配信シーケンス、電話の発信機能、メールの受信トレイ連携、マーケティングの自動化、詳細なレポート、大規模な連携のカタログが初日から必要な場合です。2026年9月時点で、HubSpotの無料CRMは、最大2ユーザーと1,000件の連絡先まで、連絡先管理、案件パイプライン、レポートのダッシュボードを含みます。それを超えると有料プランになります。作る前に、無料のCRMを一週間試してみてください。合えば、それで完了です。より広い判断については、中小企業向けのソフト、自作か購入かを参照してください。

簡易CRMに必要なもの

データモデル

後で苦労しないために、設計上の選択を二つ覚えておいてください。

• ステージはテーブルで管理する。 コードに固定せず、再構築なしで名前を変えたり並べ替えたりできるようにします。
• 「次のアクション」と「次のアクションの日付」を案件に置く。 小さなチームは、機能不足ではなく、フォローの抜けによって案件を落としがちです。今日が期限または期限切れの次のアクションがある案件の一覧は、小さなCRMで最も役に立つ画面です。

画面

• 連絡先の一覧: 検索とフィルター（担当者、ステータス、流入元）付き
• 連絡先と案件の詳細ページ: アクティビティのタイムライン付き
• パイプラインのボード: ステージごとの列があり、カードをドラッグして移動できる
• 自分のフォロー: ログインしている人が今日または期限切れで対応すべきものすべて
• 簡単なレポート: ステージごとの案件数と金額、今月の受注数

誰が何を見られるか

構築前に決めておいてください。営業担当者は全員の案件を見られるか、自分の案件だけか。誰が連絡先を削除できるか。マネージャーはすべてを見られるべきか。小さなチームでは、全員が全部を見られるようにし、削除だけを一人の管理者に制限することがよくあります。どの方式にするにせよ、本物のログインと、サーバー側でのチェックが必要です。画面上のボタンを隠すだけでは不十分です。

データを取り込む

多くのCRMは、スプレッドシートから始まります。取り込む前に、次の手順を踏んでください。

1. シートを整える。 一行に一件の連絡先、一列に一項目、ステータスの値を統一します。
2. 会社の照合方法を決める。 「Acme」「Acme Ltd」「ACME」は、整えなければ三つの会社になってしまいます。
3. CSVのインポートを使う。 作成される内容を表示するプレビューの段階で、メールの重複を検出して知らせる仕組みにしてください。

スプレッドシートをアプリにする方法で、この移行をより詳しく扱っています。

うまくいく最初のプロンプト

四人のデザイン制作会社向けの簡易CRMを作ってください。データは、会社（名前、Webサイト、メモ）、連絡先（名前、メール、電話、会社、役職、担当者、流入元）、案件（タイトル、会社、連絡先、金額、ステージ、担当者、受注予定日、次のアクション、次のアクションの日付）です。ステージは「リード、ディスカバリー通話、提案送付済み、交渉中、受注、失注」とし、編集できるようにテーブルで管理してください。画面は、検索とフィルター付きの連絡先一覧、メモのタイムライン付きの連絡先と案件の詳細ページ、ドラッグ＆ドロップのパイプラインボード、そして次のアクションが今日または期限切れの案件を表示する「自分のフォロー」ページです。データはすべてデータベースに保存し、現実的な例のレコードを15件入れてください。サイドバーのナビゲーションと、情報量が多く実用的なデザインにしてください。

メール同期、自動化、基本を超えるレポートは含めていません。それらは、チームが数週間使ったあとに追加してください。

構築の手順

1. 連絡先と会社。 一覧、詳細、作成、編集。ページを再読み込みしてもデータが残ることを確認します。
2. 案件とパイプラインのボード。 カードをドラッグしたときに、データベースのステージが更新されることを確認します。
3. 連絡先と案件のメモのタイムライン。
4. フォローのページ。 毎朝人がCRMを開くようになるのは、このページのおかげです。
5. ログインと役割。 実際の顧客データを入れる前に用意します。
6. 既存のシートのCSVインポート。
7. 一つのレポート。 誰かが実際に尋ねる質問に答えるものにします。たとえば「今月のパイプラインにはどれだけ入っているか」などです。
8. チームで一週間試す。 出てきた要望を、その後で追加します。

チームでパイプラインを役立てる

パイプラインのボードは、デモでは見映えがします。日々の業務で役立てるのは、チームが合意した少数の小さなルールです。

• 各ステージの完了条件。 ステージごとに、そこに移すために何が事実である必要があるかを一行で書きます。たとえば「提案送付済み」は、提案書をメールで送ったことを意味し、「価格について話した」ではありません。ボード上にヒントとして表示してください。
• 重要なステージでの必須項目。 「提案送付済み」に移す前に金額と受注予定日を、「失注」に移す前に失注理由を必須にします。失注理由は、小さなCRMが集める中で最も役立つデータです。
• 停滞案件のルール。 たとえば14日間アクティビティがない案件に印を付けます。誰もレポートを実行しなくても、忘れられた機会が浮かび上がります。
• 週次の一覧。 今週受注、失注、ステージが動いた案件を一覧にした短いページは、営業会議の議題になります。

これらはそれぞれ、後続のプロンプトの一文で指示でき、画面を一つ増やすよりもデータの信頼性を高めます。

第二段階で検討したい機能

• メールを CRM に転送して記録する、またはメール配信業者のAPIに接続する
• 毎朝、その人のフォローの一覧をメールで送るリマインダー
• タグと保存したフィルター
• 重複の検出と統合
• ウェブサイトのフォームから、リードを自動作成する機能
• エクスポートボタン。データが閉じ込められないようにするため

よくある失敗

• 項目が多すぎる。 必須の項目が一つ増えるたびに、通話の記録をしない理由が増えます。フィルターやレポートで使うものだけから始めてください。
• ステージが感情を表している。 「温かい」「熱い」は人によって意味が違います。「提案送付済み」は誤解の余地がありません。
• レコードに担当者がいない。 全員が担当するリードは、結局誰も追いかけません。
• 権限をサーバーで制限せず、ブラウザで隠している。 隠しボタンは権限ではありません。
• 誰も使う前に自動化を作る。 まずチームの働き方を観察してください。

コストと保守

自作CRMの運用コストは小さく、ホスティング、データベース、リマインダーを送る場合のメール配信業者程度です。本当のコストは、保守を誰が担うかです。新しい項目が欲しいと言われたり、インポートが壊れたりしたとき、修正するのはあなた（またはその作り手）です。毎月少しの時間を確保し、対象範囲を狭く保って、保守の負担を減らしてください。

Mythexで作る

Mythexのドキュメントには簡易CRMのユースケースがあり、開始用のプロンプトも用意されています。連絡先、案件、ステージを説明すると、エージェントが一覧、詳細、パイプラインの画面を作り、プロジェクト専用のPostgresデータベースにデータを保存します。作業を手伝うチームメンバーは、ユーザー単位の料金なしでワークスペースに参加できます。一方、CRMを使う人のためのログインは、アプリ自体の一部であり、選んだ方式でエージェントに追加を依頼します。

ドキュメントでは、組み込みで含まれないものも明記されています。メール送信、電話の発信機能、シーケンス、Salesforce/HubSpotとの双方向同期です。これらが必要なら、既製のCRMを使い続けてください。すぐに始めたい場合は、営業パイプラインCRMのテンプレートで、開始用のプロンプトが入った新しいプロジェクトを作れます。より広いパターンについては、社内ツールの作り方を参照してください。

よくある質問