Een eenvoudige CRM bouwen: contacten, verkooppijplijn en notities

Om een eenvoudige CRM te bouwen heb je een database nodig met contacten en bedrijven, een lijst met deals die door fasen gaan die jij bepaalt, een plek om notities en volgende stappen vast te leggen, en weergaven die elke persoon laten zien wat hij of zij hierna moet doen. Een AI-appbouwer kan dat genereren uit een korte beschrijving. Het werk dat bepaalt of mensen het echt gebruiken, is het kiezen van een kleine set velden, fasen die aansluiten op hoe jullie echt verkopen, en een lijst ‘vandaag opvolgen’ die de volgende actie laat zien.

Zelf bouwen of kopen? Beslis dit eerst

Kant-en-klare CRM’s zijn goed en sommige zijn gratis, dus zelf bouwen heeft alleen zin om specifieke redenen. Een eigen CRM wint meestal wanneer:

• Je proces geen standaard verkoopfunnel is. Recruiters volgen kandidaten, makelaars volgen woningen en bezichtigingen, bureaus volgen projecten, goede doelen volgen donateurs en subsidies. Die in ‘leads, deals, gewonnen/verloren’ proppen levert omwegen op.
• Je maar een klein deel nodig hebt, maar dat goed. Een team van drie dat alleen contacten, een pijplijn en herinneringen nodig heeft, vindt een volledige CRM al snel zwaar.
• De CRM bij je andere gegevens moet horen. Bestellingen, boekingen, supporttickets of voorraad die je al in je eigen app bijhoudt.
• Prijs per gebruiker pijn doet. Als veel incidentele gebruikers toegang nodig hebben, kan je eigen tool eenvoudiger zijn.

Een kant-en-klare CRM wint als je vanaf dag één e-mailreeksen, een belmodule, synchronisatie van je mailbox, marketingautomatisering, uitgebreide rapportages of een grote integratiecatalogus nodig hebt. Vanaf september 2026 bevat de gratis CRM van HubSpot contactbeheer, dealpijplijnen en een rapportagedashboard voor maximaal twee gebruikers en 1.000 contacten, met betaalde niveaus daarboven. Probeer een gratis CRM een week voordat je bouwt; past hij, dan ben je klaar. Voor de bredere afweging, zie bouwen of kopen van software voor een klein bedrijf.

Wat een eenvoudige CRM nodig heeft

Het datamodel

Twee ontwerpkeuzes besparen later veel gedoe:

• Houd fasen in een tabel, niet vastgelegd in de code, zodat je ze kunt hernoemen of herordenen zonder dat er opnieuw gebouwd moet worden.
• Zet ‘volgende stap’ en ‘datum volgende stap’ op de deal. De meeste kleine teams verliezen deals door gemiste opvolging, niet door ontbrekende functies. Een lijst van deals met een volgende stap die vandaag of eerder verloopt, is het nuttigste scherm van een kleine CRM.

De weergaven

• Contactlijst met zoeken en filters (eigenaar, status, bron)
• Detailpagina’s van contacten en deals met de tijdlijn van activiteiten
• Pijplijnbord: kolommen per fase, kaarten die je tussen de kolommen sleept
• Mijn opvolgacties: alles dat vandaag of eerder moet voor de ingelogde persoon
• Een eenvoudig rapport: deals en waarde per fase, en deals gewonnen deze maand

Wie ziet wat

Beslis dit voordat je bouwt: kan elke verkoper elke deal zien, of alleen de eigen deals? Kan iedereen een contact verwijderen? Moeten managers alles zien? Een klein team laat vaak iedereen alles zien, maar beperkt verwijderen tot één beheerder. Wat je ook kiest, het vraagt echte login en controles op de server, niet alleen verborgen knoppen.

Je gegevens binnenhalen

De meeste CRM’s beginnen als spreadsheet. Voordat je importeert:

1. Maak het bestand schoon. Eén rij per contact, één kolom per veld, consistente statuswaarden.
2. Bepaal hoe je bedrijven koppelt. ‘Acme’, ‘Acme BV’ en ‘ACME’ worden drie bedrijven tenzij je ze opschoont.
3. Vraag om een CSV-import met een voorbeeldstap die laat zien wat er wordt aangemaakt en dubbele e-mailadressen markeert.

Een spreadsheet omzetten in een app gaat dieper in op deze stap.

Een eerste prompt die werkt

Bouw een eenvoudige CRM voor een ontwerpbureau met vier mensen. Gegevens: Bedrijven (naam, website, notities), Contacten (naam, e-mail, telefoon, bedrijf, functie, eigenaar, bron) en Deals (titel, bedrijf, contact, waarde, fase, eigenaar, verwachte sluitingsdatum, volgende stap, datum volgende stap). Fasen: Lead, Kennismakingsgesprek, Voorstel verstuurd, Onderhandeling, Gewonnen, Verloren, opgeslagen in een tabel zodat we ze kunnen bewerken. Pagina’s: contactlijst met zoeken en filters, detailpagina’s van contacten en deals met een tijdlijn van notities, een pijplijnbord met slepen en neerzetten, en een pagina ‘Mijn opvolgacties’ met deals waarvan de volgende stap vandaag of eerder verloopt. Sla alles op in een database en vul vooraf 15 realistische voorbeeldrecords in. Navigatie in een zijbalk, compact en praktisch ontwerp.

Deze prompt laat e-mailsynchronisatie, automatisering en rapporten die verder gaan dan de basis weg. Die komen later, nadat het team er een paar weken mee heeft gewerkt.

Bouwstappen

1. Contacten en bedrijven. Lijst, detail, aanmaken, bewerken. Zorg dat gegevens een paginaverversing overleven.
2. Deals en het pijplijnbord. Controleer dat het slepen van een kaart de fase in de database bijwerkt.
3. Tijdlijn van notities bij contacten en deals.
4. Pagina ‘Opvolgacties’. Dit zorgt ervoor dat mensen elke ochtend de CRM openen.
5. Login en rollen voordat echte klantgegevens erin gaan.
6. CSV-import van je bestaande spreadsheet.
7. Eén rapport dat een vraag beantwoordt die iemand echt stelt, zoals ‘wat zit deze maand in de pijplijn?’
8. Een week proberen met het team, en daarna toevoegen wat zij vragen.

De pijplijn bruikbaar maken voor een team

Een pijplijnbord ziet er goed uit in een demo; wat het dagelijks nuttig maakt, zijn een paar kleine regels waarover het team het eens is:

• Toegangscriteria per fase. Schrijf per fase één regel die zegt wat waar moet zijn om een deal daarheen te verplaatsen. ‘Voorstel verstuurd’ betekent dat een voorstel per e-mail is verzonden, niet ‘we hebben over prijs gepraat’. Toon deze als hints op het bord.
• Verplichte velden bij belangrijke fasen. Vraag om een waarde en verwachte sluitingsdatum voordat een deal naar ‘Voorstel verstuurd’ kan, en om een reden van verlies voordat hij naar ‘Verloren’ kan. Redenen van verlies zijn de nuttigste gegevens die een kleine CRM verzamelt.
• Een regel voor vastgelopen deals. Markeer deals zonder activiteit gedurende, zeg, 14 dagen. Zo komen vergeten kansen boven water zonder dat iemand een rapport moet draaien.
• Één wekelijkse weergave. Een korte pagina met deals die deze week zijn gewonnen, verloren of verplaatst, geeft een verkoopoverleg zijn agenda.

Elk van deze punten is een zin in een vervolgprompt, en elk maakt de gegevens betrouwbaarder dan nog een scherm toevoegen.

Ideeën voor versie twee

• E-mails loggen door ze naar de CRM door te sturen, of verbinding maken met de API van je e-mailprovider
• Elke ochtend per e-mail herinneringen met de eigen opvolgacties van een persoon
• Tags en opgeslagen filters
• Dubbele contacten herkennen en samenvoegen
• Een webformulier op je website dat automatisch een lead aanmaakt
• Een exportknop, zodat je gegevens nooit vastzitten

Veelgemaakte fouten

• Te veel velden. Elk verplicht veld is een reden om een telefoontje niet te registreren. Begin met de velden waarop je filtert of rapporteert.
• Fasen die gevoelens beschrijven, niet gebeurtenissen. ‘Warm’ en ‘heet’ betekenen voor iedereen iets anders; ‘Voorstel verstuurd’ is ondubbelzinnig.
• Records zonder eigenaar. Als iedereen een lead ‘heeft’, volgt niemand hem op.
• Gegevens verbergen in de browser in plaats van ze op de server te beperken. Een verborgen knop is geen recht.
• Automatiseringen bouwen voordat iemand het gebruikt. Kijk eerst hoe het team werkt.

Kosten en onderhoud

De doorlopende kosten van een eigen CRM zijn klein: hosting, een database en een e-mailprovider als je herinneringen verstuurt. De echte kosten zitten in het eigenaarschap. Als iemand een nieuw veld wil of de import stukgaat, ben jij (of degene die het bouwde) aan zet. Reserveer elke maand een beetje tijd en houd de scope strak, zodat er minder te onderhouden valt.

Bouwen met Mythex

De documentatie van Mythex bevat een use case voor een eenvoudige CRM met een startprompt: je beschrijft contacten, deals en fasen, de agent bouwt lijst-, detail- en pijplijnweergaven en slaat gegevens op in een eigen Postgres-database voor het project. Teamgenoten die meebouwen kunnen zonder kosten per gebruiker in je werkruimte komen; logins voor de mensen die de CRM gebruiken zijn onderdeel van de app zelf, die je de agent laat toevoegen met een aanpak die jij kiest.

De documentatie is ook duidelijk over wat niet is inbegrepen: geen ingebouwd e-mailversturen, belmodule, reeksen of tweerichtingssynchronisatie met Salesforce of HubSpot. Heb je die nodig, houd dan de kant-en-klare CRM. Wil je een flying start, dan opent de sjabloon Verkooppijplijn-CRM een nieuw project met de startprompt al ingevuld, en hoe je een interne tool bouwt behandelt het bredere patroon.

Veelgestelde vragen