Как создать простую CRM: контакты, воронка и заметки

Чтобы создать простую CRM, нужны база контактов и компаний, список сделок, которые проходят по этапам, которые вы определяете, место для заметок и следующих шагов, а также представления, которые показывают каждому, что делать дальше. ИИ-конструктор приложений может создать это по краткому описанию; решающую роль в том, будут ли люди пользоваться системой, играют небольшой набор полей, этапы, которые соответствуют тому, как вы продаёте на самом деле, и список «связаться сегодня», который показывает следующее действие.

Создавать или купить? Решите это сначала

Готовые CRM хороши, и некоторые из них бесплатны, поэтому создавать собственную имеет смысл по конкретным причинам. Собственная CRM чаще оказывается выгоднее, когда:

• Ваш процесс не является стандартной воронкой продаж. Рекрутеры ведут кандидатов, агенты по недвижимости — объекты и просмотры, агентства — проекты, благотворительные фонды — доноров и гранты. Насильное втискивание этого в «лиды, сделки, выиграно/проиграно» порождает обходные пути.
• Вам нужен небольшой срез, сделанный хорошо. Команде из трёх человек, которой нужны только контакты, воронка и напоминания, полная CRM может показаться тяжёлой.
• CRM должна работать вместе с другими вашими данными. Заказы, брони, обращения в поддержку или склад, которые вы уже ведёте в собственном приложении.
• Оплата за место мешает. Когда много нерегулярных пользователей нуждаются в доступе, собственный инструмент может быть проще.

Готовая CRM выигрывает, если с первого дня нужны email-цепочки, телефонный дозвон, синхронизация почтового ящика, маркетинговая автоматизация, подробная отчётность или большой каталог интеграций. По состоянию на сентябрь 2026 года бесплатная CRM HubSpot включает управление контактами, воронки сделок и панель отчётов для до двух пользователей и 1 000 контактов, а платные тарифы — сверх этого. Попробуйте бесплатную CRM в течение недели, прежде чем что-либо создавать; если она подходит, вопрос решён. Более широкий взгляд на это решение — в статье создавать или покупать ПО для малого бизнеса.

Что нужно простой CRM

Модель данных

Два проектных решения сэкономят боль в будущем:

• Храните этапы в таблице, а не в коде, чтобы их можно было переименовать или переставить без пересборки.
• Поставьте «следующий шаг» и «дату следующего шага» на сделку. Маленькие команды теряют сделки из-за пропущенных подписаний и напоминаний, а не из-за отсутствия функций. Список сделок со следующим шагом, назначенным на сегодня или просроченным, — самый полезный экран в небольшой CRM.

Представления

• Список контактов с поиском и фильтрами (ответственный, статус, источник)
• Карточки контакта и сделки с лентой активности
• Доска воронки — колонки по этапам, карточки, которые можно перетаскивать между ними
• Мои задачи — всё, что на сегодня или просрочено для вошедшего пользователя
• Простой отчёт — сделки и сумма по этапам, выигранные сделки за месяц

Кто что видит

Решите это до разработки: может ли каждый продавец видеть все сделки или только свои? Может ли кто-либо удалять контакты? Должны ли руководители видеть всё? Небольшая команда часто разрешает всем видеть всё, а удаление ограничивает одним администратором. Что бы вы ни выбрали, это требует реального входа и проверок на сервере, а не скрытых кнопок.

Как ввести данные

Большинство CRM начинают жизнь как таблица. Перед импортом:

1. Наведите порядок в таблице. Одна строка на контакт, один столбец на поле, одинаковые значения статусов.
2. Решите, как сопоставлять компании. «Acme», «Acme Ltd» и «ACME» станут тремя компаниями, если их не привести к единому виду.
3. Используйте импорт CSV с шагом предпросмотра, который показывает, что будет создано, и отмечает дубликаты по email.

Подробнее о переходе — в статье как превратить таблицу в приложение.

Первый промпт, который работает

Создай простую CRM для дизайн-агентства из четырёх человек. Данные: Компании (название, сайт, заметки), Контакты (имя, email, телефон, компания, роль, ответственный, источник) и Сделки (название, компания, контакт, сумма, этап, ответственный, ожидаемая дата закрытия, следующий шаг, дата следующего шага). Этапы: Лид, Обсуждение, Предложение отправлено, Переговоры, Выиграно, Проиграно — хранятся в таблице, чтобы их можно было редактировать. Страницы: список контактов с поиском и фильтрами, карточки контакта и сделки с лентой заметок, доска воронки с перетаскиванием и страница «Мои задачи», где показаны сделки с следующим шагом на сегодня или просроченные. Сохраняй всё в базе данных и заполни 15 реалистичными примерами записей. Навигация в боковой панели, плотный и практичный дизайн.

Обратите внимание: промпт не включает синхронизацию почты, автоматизацию и отчёты сверх базовых. Они приходят позже, когда команда поработает с системой пару недель.

Этапы сборки

1. Контакты и компании. Список, карточка, создание, редактирование. Убедитесь, что данные сохраняются после обновления страницы.
2. Сделки и доска воронки. Проверьте, что перетаскивание карточки меняет этап в базе данных.
3. Лента заметок для контактов и сделок.
4. Страница «Мои задачи». Именно она заставляет людей открывать CRM каждое утро.
5. Вход и роли до того, как появятся реальные данные клиентов.
6. Импорт CSV вашей существующей таблицы.
7. Один отчёт, который отвечает на вопрос, который действительно задают, например «что в воронке в этом месяце?»
8. Попробуйте неделю с командой, затем добавьте то, что она попросит.

Как сделать воронку полезной для команды

Доска воронки хорошо выглядит в демо, но полезной в повседневной работе её делают несколько простых правил, с которыми согласна команда:

• Критерии выхода для каждого этапа. Напишите по одной строке на этап, что должно быть верно, чтобы сделка туда перешла: «Предложение отправлено» означает, что документ с предложением отправлен по email, а не «мы обсудили цену». Показывайте это как подсказки на доске.
• Обязательные поля на ключевых этапах. Требуйте сумму и ожидаемую дату закрытия до перехода сделки в «Предложение отправлено», а причину отказа — до перехода в «Проиграно». Причины отказа — самые полезные данные, которые собирает небольшая CRM.
• Правило застоя. Помечайте сделки без активности, скажем, 14 дней. Это выявляет забытые возможности без отчёта.
• Недельное представление. Короткая страница со сделками, выигранными, проигранными и переведёнными на этой неделе, даёт повестку для планёрки.

Каждое из этих правил — одно предложение в последующем промпте, и каждое делает данные надёжнее, чем очередной экран.

Идеи для второй версии

• Фиксация писем через пересылку в CRM или подключение к API почтового провайдера
• Ежедневные email-напоминания с задачами каждого сотрудника
• Теги и сохранённые фильтры
• Поиск и объединение дубликатов
• Веб-форма на вашем сайте, которая автоматически создаёт лид
• Кнопка экспорта, чтобы ваши данные никогда не оставались в ловушке

Частые ошибки

• Слишком много полей. Каждое обязательное поле — повод не записать звонок. Начните с тех, по которым фильтруете или строите отчёты.
• Этапы, которые описывают чувства, а не события. «Тёплый» и «горячий» означают разное для разных людей; «Предложение отправлено» однозначно.
• Записи без ответственного. Если лид принадлежит всем, им никто не занимается.
• Скрытие данных в браузере вместо ограничения на сервере. Скрытая кнопка — это не право доступа.
• Автоматизация до того, как ею кто-то пользуется. Сначала понаблюдайте, как работает команда.

Затраты и поддержка

Текущие расходы собственной CRM невелики: хостинг, база данных и провайдер email, если вы отправляете напоминания. Настоящая стоимость — владение. Когда кому-то нужно новое поле или импорт ломается, исправляете вы (или тот, кто создавал систему). Закладывайте немного времени каждый месяц и держите объём узким, чтобы поддерживать меньше.

Как это сделать с Mythex

В документации Mythex есть пример использования CRM со стартовым промптом: вы описываете контакты, сделки и этапы, агент создаёт представления списком, карточкой и воронкой, а данные хранятся в выделенной базе Postgres проекта. Участники команды, которые помогают создавать систему, могут присоединиться к вашему рабочему пространству без оплаты за место; входы для людей, которые пользуются CRM, — часть самого приложения, которое вы просите агента добавить, используя выбранный вами подход.

В документации также ясно, что не входит: нет встроенной отправки писем, телефонного дозвона, цепочек и двусторонней синхронизации с Salesforce или HubSpot. Если это нужно, оставьте готовую CRM. Если хотите стартовать быстрее, шаблон CRM для отдела продаж открывает новый проект с уже заполненным стартовым промптом, а как создать внутренний инструмент описывает более широкий подход.

Вопросы