સરળ CRM કેવી રીતે બનાવવું: સંપર્કો, પાઇપલાઇન અને નોંધો

સરળ CRM બનાવવા માટે તમને સંપર્કો અને કંપનીઓનો ડેટાબેઝ, તમે વ્યાખ્યાયિત કરેલા સ્ટેજમાંથી આગળ વધતી ડીલની યાદી, નોંધો અને આગળના પગલાં લખવાની જગ્યા, અને દરેક વ્યક્તિને આગળ શું કરવું તે બતાવતા વ્યૂ જોઈએ. AI એપ બિલ્ડર ટૂંકા વર્ણન પરથી એ બનાવી શકે છે; લોકો ખરેખર તેનો ઉપયોગ કરશે કે નહીં તે નક્કી કરતું કામ છે નાનો ફીલ્ડનો સેટ પસંદ કરવો, તમે ખરેખર કેવી રીતે વેચો છો તે મુજબના સ્ટેજ, અને આગળનું પગલું બતાવતી "આજે ફૉલો-અપ કરો" યાદી.

બનાવવું કે ખરીદવું? પહેલા આ નક્કી કરો

તૈયાર CRM સારા છે અને કેટલાક મફત પણ છે, તેથી ચોક્કસ કારણો હોય તો જ પોતાનું બનાવવું અર્થપૂર્ણ છે. કસ્ટમ CRM ત્યારે વધુ જીતે છે જ્યારે:

• તમારી પ્રક્રિયા માનક સેલ્સ ફનલ ન હોય. રિક્રૂટર ઉમેદવારો, એસ્ટેટ એજન્ટ પ્રોપર્ટી અને વ્યુઇંગ, એજન્સી પ્રોજેક્ટ, ચેરિટી દાતાઓ અને ગ્રાન્ટ ટ્રૅક કરે. આને "લીડ, ડીલ, જીત/હાર" માં ઠોકી બેસાડવાથી વૈકલ્પિક ઉપાયો ઊભા થાય છે.
• તમને નાનો ભાગ જોઈએ, જે સારી રીતે થાય. ત્રણ લોકોની ટીમ જેમને ફક્ત સંપર્કો, પાઇપલાઇન અને રિમાઇન્ડર જોઈએ, તેને પૂર્ણ CRM ભારે લાગી શકે.
• CRM ને તમારા બીજા ડેટા સાથે રહેવું પડે. ઓર્ડર, બુકિંગ, સપોર્ટ ટિકિટ કે ઇન્વેન્ટરી જે તમે પહેલેથી તમારી પોતાની એપમાં રાખો છો.
• પ્રતિ-સીટ કિંમત નુકસાન કરે. જ્યારે ઘણા ક્યારેક-ક્યારેક વપરાશકર્તાઓને ઍક્સેસ જોઈએ, ત્યારે પોતાનું ટૂલ ચલાવવું સરળ હોઈ શકે.

તૈયાર CRM ત્યારે જીતે છે જ્યારે તમને પહેલા દિવસથી ઈમેઇલ સિક્વન્સ, ફોન ડાયલર, ઈમેઇલ ઇનબૉક્સ સિંક, માર્કેટિંગ ઓટોમેશન, વિગતવાર રિપોર્ટિંગ કે મોટી ઇન્ટિગ્રેશન કૅટલૉગ જોઈએ. સપ્ટેમ્બર 2026 સુધી, HubSpot ના મફત CRM માં સંપર્ક મેનેજમેન્ટ, ડીલ પાઇપલાઇન અને રિપોર્ટિંગ ડૅશબોર્ડ છે, જે વધુમાં વધુ બે વપરાશકર્તાઓ અને 1,000 સંપર્કો સુધી છે, તેનાથી ઉપર પેઇડ ટિયર છે. બનાવતા પહેલાં એક અઠવાડિયું મફત CRM અજમાવો; જો તે બંધબેસે, તો કામ પૂરું. વ્યાપક નિર્ણય માટે જુઓ નાના વ્યવસાય માટે સૉફ્ટવેર બનાવવું કે ખરીદવું.

સરળ CRM ને શું જોઈએ

ડેટા મોડેલ

બે ડિઝાઇન પસંદગીઓ પછીથી ઘણી મુશ્કેલી બચાવે છે:

• સ્ટેજ એક ટેબલમાં રાખો, કોડમાં હાર્ડ-કોડ કરેલા નહીં, જેથી તમે ફરી બિલ્ડ કર્યા વગર તેનું નામ બદલી કે ક્રમ બદલી શકો.
• "આગળનું પગલું" અને "આગળના પગલાની તારીખ" ડીલ પર રાખો. મોટા ભાગની નાની ટીમો ગુમ થયેલા ફીચરથી નહીં, પણ ચૂકી ગયેલા ફૉલો-અપથી ડીલ ગુમાવે છે. જેમાં આગળનું પગલું આજે કે બાકી હોય તેવી ડીલની યાદી નાના CRM ની સૌથી ઉપયોગી સ્ક્રીન છે.

વ્યૂ

• સંપર્ક યાદી સર્ચ અને ફિલ્ટર સાથે (માલિક, સ્થિતિ, સ્ત્રોત)
• સંપર્ક અને ડીલ વિગત પેજ પ્રવૃત્તિ ટાઇમલાઇન સાથે
• પાઇપલાઇન બોર્ડ — દરેક સ્ટેજ માટે કૉલમ, કાર્ડ જેને તમે તેમની વચ્ચે ખેંચો છો
• મારા ફૉલો-અપ — લૉગ-ઇન વ્યક્તિ માટે આજે કે બાકી હોય તે બધું
• એક સરળ રિપોર્ટ — દરેક સ્ટેજ પ્રમાણે ડીલ અને મૂલ્ય, અને આ મહિને જીતેલી ડીલ

કોણ શું જુએ

બનાવતા પહેલા આ નક્કી કરો: દરેક સેલ્સપર્સન દરેક ડીલ જોઈ શકે, કે ફક્ત પોતાની? કોઈ સંપર્ક ડિલિટ કરી શકે? મેનેજરો બધું જોવે? નાની ટીમ ઘણી વાર બધાને બધું જોવા દે છે, પણ ડિલિટ ફક્ત એક એડમિન પૂરતું મર્યાદિત રાખે છે. જે પણ પસંદ કરો, તેને વાસ્તવિક લૉગિન અને સર્વર પર તપાસની જરૂર છે, ફક્ત છુપાયેલા બટન નહીં.

તમારો ડેટા અંદર લાવવો

મોટા ભાગના CRM સ્પ્રેડશીટ તરીકે શરૂ થાય છે. આયાત કરતા પહેલાં:

1. શીટ સાફ કરો. દરેક સંપર્ક માટે એક પંક્તિ, દરેક ફીલ્ડ માટે એક કૉલમ, સુસંગત સ્થિતિ મૂલ્યો.
2. કંપનીઓ કેવી રીતે મેચ કરવી તે નક્કી કરો. "Acme", "Acme Ltd" અને "ACME" ત્રણ કંપનીઓ બની જાય જો તમે તેને સાફ ન કરો.
3. CSV આયાત માંગો એક પ્રિવ્યૂ પગલા સાથે જે બતાવે કે શું બનશે અને ઈમેઇલ પ્રમાણે ડુપ્લિકેટ ચિહ્નિત કરે.

સ્પ્રેડશીટને એપમાં કેવી રીતે ફેરવવી આ પગલાને વધુ વિગતવાર સમજાવે છે.

એક પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ જે કામ કરે છે

ચાર વ્યક્તિની ડિઝાઇન એજન્સી માટે એક સરળ CRM બનાવો. ડેટા: કંપનીઓ (નામ, વેબસાઇટ, નોંધો), સંપર્કો (નામ, ઈમેઇલ, ફોન, કંપની, ભૂમિકા, માલિક, સ્ત્રોત), અને ડીલ (શીર્ષક, કંપની, સંપર્ક, મૂલ્ય, સ્ટેજ, માલિક, અપેક્ષિત બંધ થવાની તારીખ, આગળનું પગલું, આગળના પગલાની તારીખ). સ્ટેજ: Lead, Discovery call, Proposal sent, Negotiating, Won, Lost — એક ટેબલમાં સંગ્રહિત જેથી અમે તેમને સંપાદિત કરી શકીએ. પેજ: સર્ચ અને ફિલ્ટર સાથે સંપર્ક યાદી, નોટ્સ ટાઇમલાઇન સાથે સંપર્ક અને ડીલ વિગત પેજ, ડ્રેગ-એન્ડ-ડ્રોપ પાઇપલાઇન બોર્ડ, અને "મારા ફૉલો-અપ" પેજ જે ડીલ બતાવે જેનું આગળનું પગલું આજે કે બાકી હોય. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો અને 15 વાસ્તવિક ઉદાહરણ રેકોર્ડ ઉમેરો. સાઇડબાર નેવિગેશન, ગીચ અને વ્યવહારુ ડિઝાઇન.

ધ્યાન આપો કે તે ઈમેઇલ સિંક, ઓટોમેશન અને મૂળભૂત બાબતોથી આગળના રિપોર્ટ છોડી દે છે. એ તો ટીમ થોડા અઠવાડિયા વાપરે પછી આવે છે.

બિલ્ડ સ્ટેપ્સ

1. સંપર્કો અને કંપનીઓ. યાદી, વિગત, બનાવવું, સંપાદિત કરવું. ચકાસો કે પેજ રિફ્રેશ થયા પછી પણ ડેટા ટકે છે.
2. ડીલ અને પાઇપલાઇન બોર્ડ. ચકાસો કે કાર્ડ ખેંચવાથી ડેટાબેઝમાં સ્ટેજ અપડેટ થાય છે.
3. સંપર્કો અને ડીલ પર નોંધોની ટાઇમલાઇન.
4. ફૉલો-અપ પેજ. આ જ લોકોને દરરોજ સવારે CRM ખોલવા પ્રેરે છે.
5. લૉગિન અને ભૂમિકાઓ વાસ્તવિક ગ્રાહક ડેટા આવે તે પહેલાં.
6. તમારી હાલની શીટની CSV આયાત.
7. એક રિપોર્ટ જે કોઈ ખરેખર પૂછે તેવા પ્રશ્નનો જવાબ આપે, જેમ કે "આ મહિને પાઇપલાઇનમાં શું છે?"
8. ટીમ સાથે એક અઠવાડિયું અજમાવો, પછી તેઓ જે માંગે તે ઉમેરો.

પાઇપલાઇનને ટીમ માટે ઉપયોગી બનાવવી

પાઇપલાઇન બોર્ડ ડેમોમાં સારું લાગે છે; રોજિંદા ઉપયોગમાં તેને ઉપયોગી બનાવે છે થોડા નાના નિયમો જેના પર ટીમ સહમત થાય છે:

• દરેક સ્ટેજ માટે બહાર નીકળવાના માપદંડ. દરેક સ્ટેજ માટે એક લીટી લખો કે ડીલને ત્યાં ખસેડવા માટે શું સાચું હોવું જોઈએ — "Proposal sent" નો અર્થ છે કે પ્રસ્તાવ દસ્તાવેજ ઈમેઇલ થયો, "અમે કિંમત વિશે વાત કરી" નહીં. આને બોર્ડ પર સંકેત તરીકે બતાવો.
• મુખ્ય સ્ટેજ પર જરૂરી ફીલ્ડ. ડીલ "Proposal sent" પર જાય તે પહેલાં મૂલ્ય અને અપેક્ષિત બંધ થવાની તારીખ માંગો, અને "Lost" પર જાય તે પહેલાં હારનું કારણ. હારનાં કારણ એ નાના CRM દ્વારા એકઠો થતો સૌથી ઉપયોગી ડેટા છે.
• જૂની ડીલનો નિયમ. જે ડીલમાં, ધારો કે, 14 દિવસથી કોઈ પ્રવૃત્તિ ન હોય તેને ચિહ્નિત કરો. કોઈને રિપોર્ટ ચલાવ્યા વગર ભૂલાયેલી તકો સામે આવે છે.
• એક સાપ્તાહિક વ્યૂ. આ અઠવાડિયે જીતેલી, હારેલી અને ખસેડાયેલી ડીલની ટૂંકી યાદી સેલ્સ મીટિંગનો એજન્ડા આપે છે.

આમાંનું દરેક એક ફૉલો-અપ પ્રોમ્પ્ટમાંનું વાક્ય છે, અને દરેક ડેટાને બીજી સ્ક્રીન ઉમેરવા કરતાં વધુ વિશ્વસનીય બનાવે છે.

વર્ઝન બે માટે વધારાની સુવિધાઓ

• ઈમેઇલને CRM પર ફૉરવર્ડ કરીને લૉગ કરવી, અથવા તમારા ઈમેઇલ પ્રદાતાના API સાથે જોડવું
• દરરોજ સવારે તે વ્યક્તિના ફૉલો-અપ સાથે ઈમેઇલ રિમાઇન્ડર
• ટૅગ અને સાચવેલા ફિલ્ટર
• ડુપ્લિકેટ શોધ અને મર્જ
• તમારી વેબસાઇટ પરનું વેબ ફૉર્મ જે આપમેળે લીડ બનાવે
• એક્સપોર્ટ બટન, જેથી તમારો ડેટા ક્યારેય બંધાઈ ન રહે

સામાન્ય ભૂલો

• ઘણા બધા ફીલ્ડ. દરેક જરૂરી ફીલ્ડ એ કૉલ લૉગ ન કરવાનું કારણ છે. જેના પર તમે ફિલ્ટર કે રિપોર્ટ કરો તેનાથી શરૂ કરો.
• એવા સ્ટેજ જે લાગણીઓનું વર્ણન કરે, ઘટનાઓનું નહીં. "Warm" અને "Hot" દરેક માટે જુદો અર્થ ધરાવે છે; "Proposal sent" અસ્પષ્ટ નથી.
• રેકોર્ડ પર માલિક ન હોવો. જો દરેક લીડ બધાની હોય, તો તેનો ફૉલો-અપ કોઈ નથી કરતું.
• બ્રાઉઝરમાં ડેટા છુપાવવો, સર્વર પર મર્યાદિત ન કરવો. છુપાયેલ બટન એ પરવાનગી નથી.
• કોઈ તેનો ઉપયોગ કરે તે પહેલાં ઓટોમેશન બનાવવું. પહેલા ટીમ કેવી રીતે કામ કરે છે તે જુઓ.

ખર્ચ અને જાળવણી

કસ્ટમ CRM નો ચાલુ ખર્ચ નાનો છે: હોસ્ટિંગ, ડેટાબેઝ, અને રિમાઇન્ડર મોકલતા હો તો ઈમેઇલ પ્રદાતા. સાચો ખર્ચ માલિકી છે. જ્યારે કોઈને નવું ફીલ્ડ જોઈએ કે આયાત તૂટે, ત્યારે તમે (કે તેને બનાવનાર કોઈ) તેને ઠીક કરો છો. દર મહિને થોડો સમય બજેટમાં રાખો, અને જાળવવાનું ઓછું રહે તે માટે અવકાશ કડક રાખો.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex ના ડૉક્સમાં એક સરળ CRM યુઝ કેસ છે જેમાં સ્ટાર્ટર પ્રોમ્પ્ટ છે: તમે સંપર્કો, ડીલ અને સ્ટેજનું વર્ણન કરો, એજન્ટ યાદી, વિગત અને પાઇપલાઇન વ્યૂ બનાવે છે, અને પ્રોજેક્ટ માટે સમર્પિત Postgres ડેટાબેઝમાં ડેટા સાચવે છે. જે સાથીઓ તેને બનાવવામાં મદદ કરે છે તેઓ પ્રતિ-સીટ ફી વગર તમારી વર્કસ્પેસમાં જોડાઈ શકે છે; જે લોકો CRM વાપરે છે તેમના માટેના લૉગિન એપનો જ ભાગ છે, જે તમે તમારી પસંદ કરેલી પદ્ધતિથી ઉમેરવા એજન્ટને કહો છો.

ડૉક્સ એ વિશે પણ સ્પષ્ટ છે કે શું શામેલ નથી: બિલ્ટ-ઇન ઈમેઇલ મોકલવાનું, ડાયલર, સિક્વન્સ કે ટુ-વે Salesforce/HubSpot સિંક નથી. એ જોઈતા હોય તો તૈયાર CRM રાખો. શરૂઆતની મદદ માટે, સેલ્સ પાઇપલાઇન CRM ટેમ્પ્લેટ સ્ટાર્ટર પ્રોમ્પ્ટ ભરેલા નવા પ્રોજેક્ટ સાથે ખુલે છે, અને આંતરિક ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું વ્યાપક પેટર્ન આવરી લે છે.

પ્રશ્નો