సరళమైన CRM ఎలా నిర్మించాలి: కాంటాక్ట్‌లు, పైప్‌లైన్ మరియు నోట్స్
సరళమైన CRM నిర్మించడానికి మీకు కాంటాక్ట్‌లు మరియు కంపెనీల డేటాబేస్, మీరు నిర్వచించిన దశల ద్వారా కదిలే డీల్స్ జాబితా, నోట్స్ మరియు తదుపరి అడుగులను నమోదు చేసే చోటు, మరియు ప్రతి వ్యక్తికి తదుపరి ఏమి చేయాలో చూపే వీక్షణలు కావాలి. ఒక AI యాప్ బిల్డర్ చిన్న వివరణ నుండి దాన్ని రూపొందించగలదు; ప్రజలు నిజంగా దాన్ని ఉపయోగిస్తారో లేదో నిర్ణయించేది చిన్న ఫీల్డ్‌ల సెట్‌ను ఎంచుకోవడం, మీరు నిజంగా అమ్మే విధానానికి సరిపోయే దశలు, మరియు తదుపరి చర్యను చూపే "ఈరోజు ఫాలో అప్ చేయండి" జాబితా.
నిర్మించాలా లేక కొనాలా? ముందుగా దీన్ని నిర్ణయించండి
రెడీమేడ్ CRMలు మంచివి, మరియు కొన్ని ఉచితం, కాబట్టి నిర్దిష్ట కారణాల వల్లే ఒకదాన్ని నిర్మించడం అర్థవంతం. కస్టమ్ CRM ఈ సందర్భాలలో గెలుస్తుంది:
- మీ ప్రక్రియ ప్రామాణిక సేల్స్ ఫన్నెల్ కాదు. రిక్రూటర్లు అభ్యర్థులను, ఎస్టేట్ ఏజెంట్లు ప్రాపర్టీలు మరియు వీక్షణలను, ఏజెన్సీలు ప్రాజెక్ట్‌లను, స్వచ్ఛంద సంస్థలు దాతలు మరియు గ్రాంట్లను ట్రాక్ చేస్తాయి. వీటిని "లీడ్స్, డీల్స్, గెలిచింది/ఓడింది"లోకి బలవంతంగా పెడితే వర్క్‌అరౌండ్‌లు వస్తాయి.
- మీకు చిన్న భాగం కావాలి, బాగా చేయబడినది. కాంటాక్ట్‌లు, పైప్‌లైన్ మరియు రిమైండర్లు మాత్రమే కావాల్సిన ముగ్గురు సభ్యుల బృందానికి పూర్తి CRM భారంగా అనిపించవచ్చు.
- CRM మీ ఇతర డేటాతో కలిసి ఉండాలి. ఆర్డర్లు, బుకింగ్‌లు, సపోర్ట్ టికెట్లు లేదా ఇన్వెంటరీ, అవి ఇప్పటికే మీ స్వంత యాప్‌లో ఉంచుతున్నవి.
- ప్రతి-సీట్ ధర బాధిస్తుంది. చాలా మంది అప్పుడప్పుడు వినియోగదారులకు యాక్సెస్ కావాలంటే, మీ స్వంత టూల్ నడపడం సులభం కావచ్చు.
ఇమెయిల్ సీక్వెన్స్‌లు, ఫోన్ డయలర్, ఇమెయిల్ ఇన్‌బాక్స్ సింక్, మార్కెటింగ్ ఆటోమేషన్, వివరణాత్మక రిపోర్టింగ్ లేదా పెద్ద ఇంటిగ్రేషన్ కేటలాగ్ మొదటి రోజే కావాలంటే రెడీమేడ్ CRM గెలుస్తుంది. సెప్టెంబర్ 2026 నాటికి, HubSpot ఉచిత CRMలో రెండు వినియోగదారులు మరియు 1,000 కాంటాక్ట్‌ల వరకు కాంటాక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్, డీల్ పైప్‌లైన్‌లు మరియు రిపోర్టింగ్ డాష్‌బోర్డ్ ఉన్నాయి, దానికి మించిన స్థాయిలకు చెల్లింపు ప్లాన్‌లు ఉన్నాయి. నిర్మించే ముందు ఉచిత CRMను ఒక వారం ప్రయత్నించండి; అది సరిపోతే, మీ పని పూర్తయింది. విస్తృత నిర్ణయం కోసం, చిన్న వ్యాపారం కోసం సాఫ్ట్‌వేర్ నిర్మించాలా లేక కొనాలా చూడండి.
సరళమైన CRMకు ఏమి కావాలి
డేటా మోడల్
| టేబుల్ | ప్రారంభించడానికి ఫీల్డ్‌లు |
|---|---|
| కంపెనీలు | పేరు, వెబ్‌సైట్, పరిశ్రమ, నోట్స్ |
| కాంటాక్ట్‌లు | పేరు, ఇమెయిల్, ఫోన్, కంపెనీ, పాత్ర, ఓనర్, స్థితి, మూలం |
| డీల్స్ | శీర్షిక, కాంటాక్ట్, కంపెనీ, విలువ, దశ, ఓనర్, అంచనా ముగింపు తేదీ, తదుపరి అడుగు, తదుపరి అడుగు తేదీ |
| కార్యకలాపాలు | రకం (కాల్, ఇమెయిల్, మీటింగ్, నోట్), తేదీ, టెక్స్ట్, లింక్ చేసిన కాంటాక్ట్ లేదా డీల్, రచయిత |
| దశలు | పేరు, క్రమం, "గెలిచినట్లు లెక్కించబడుతుంది" / "ఓడినట్లు లెక్కించబడుతుంది" |
రెండు డిజైన్ ఎంపికలు తర్వాత ఇబ్బందిని ఆదా చేస్తాయి:
- దశలను ఒక టేబుల్‌లో ఉంచండి, హార్డ్-కోడ్ చేయకండి, తద్వారా వాటిని తిరిగి నిర్మించకుండానే పేరు మార్చవచ్చు లేదా క్రమం మార్చవచ్చు.
- "తదుపరి అడుగు" మరియు "తదుపరి అడుగు తేదీ"ని డీల్‌పై ఉంచండి. చిన్న బృందాలు చాలావరకు డీల్స్‌ను ఫీచర్లు లేకపోవడం వల్ల కాదు, తప్పిన ఫాలో-అప్‌ల వల్ల కోల్పోతాయి. ఈరోజు లేదా గడువు దాటిన తదుపరి అడుగు ఉన్న డీల్స్ జాబితా చిన్న CRMలో అత్యంత ఉపయోగకరమైన స్క్రీన్.
వీక్షణలు
- కాంటాక్ట్ జాబితా శోధన మరియు ఫిల్టర్లతో (ఓనర్, స్థితి, మూలం)
- కాంటాక్ట్ మరియు డీల్ వివరాల పేజీలు కార్యకలాపాల టైమ్‌లైన్‌తో
- పైప్‌లైన్ బోర్డ్ — ప్రతి దశకు కాలమ్‌లు, వాటి మధ్య మీరు లాగే కార్డ్‌లు
- నా ఫాలో-అప్‌లు — లాగిన్ అయిన వ్యక్తికి ఈరోజు లేదా గడువు దాటిన ప్రతిదీ
- ఒక సరళమైన రిపోర్ట్ — ప్రతి దశకు డీల్స్ మరియు విలువ, మరియు ఈ నెలలో గెలిచిన డీల్స్
ఎవరు ఏమి చూడగలరు
నిర్మించే ముందు దీన్ని నిర్ణయించండి: ప్రతి సేల్స్‌పర్సన్ ప్రతి డీల్‌ను చూడగలరా, లేక తమ స్వంత డీల్స్ మాత్రమే? ఎవరైనా కాంటాక్ట్‌ను తొలగించగలరా? మేనేజర్లు ప్రతిదీ చూడాలా? ఒక చిన్న బృందం తరచుగా ప్రతి ఒక్కరూ ప్రతిదీ చూడటానికి అనుమతిస్తుంది, కానీ తొలగించడాన్ని ఒక అడ్మిన్‌కు పరిమితం చేస్తుంది. మీరు ఏది ఎంచుకున్నా, దానికి నిజమైన లాగిన్ మరియు సర్వర్‌పై తనిఖీలు కావాలి, కేవలం దాచిన బటన్లు కాదు.
మీ డేటాను లోపలికి తీసుకురావడం
చాలా CRMలు స్ప్రెడ్‌షీట్‌గా మొదలవుతాయి. దిగుమతి చేసే ముందు:
- షీట్‌ను శుభ్రం చేయండి. ప్రతి కాంటాక్ట్‌కు ఒక వరుస, ప్రతి ఫీల్డ్‌కు ఒక కాలమ్, స్థిరమైన స్థితి విలువలు.
- కంపెనీలను ఎలా సరిపోల్చాలో నిర్ణయించండి. "Acme", "Acme Ltd" మరియు "ACME" మీరు వాటిని శుభ్రం చేయకపోతే మూడు కంపెనీలుగా మారతాయి.
- CSV దిగుమతి అడగండి ఒక ప్రివ్యూ దశతో, ఏమి సృష్టించబడుతుందో చూపి, ఇమెయిల్ ద్వారా నకిలీలను గుర్తించేది.
స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను యాప్‌గా ఎలా మార్చాలి ఈ మార్పును మరింత వివరంగా కవర్ చేస్తుంది.
పనిచేసే మొదటి ప్రాంప్ట్
నాలుగు మంది సభ్యుల డిజైన్ ఏజెన్సీ కోసం ఒక సరళమైన CRM నిర్మించండి. డేటా: కంపెనీలు (పేరు, వెబ్‌సైట్, నోట్స్), కాంటాక్ట్‌లు (పేరు, ఇమెయిల్, ఫోన్, కంపెనీ, పాత్ర, ఓనర్, మూలం), మరియు డీల్స్ (శీర్షిక, కంపెనీ, కాంటాక్ట్, విలువ, దశ, ఓనర్, అంచనా ముగింపు తేదీ, తదుపరి అడుగు, తదుపరి అడుగు తేదీ). దశలు: Lead, Discovery call, Proposal sent, Negotiating, Won, Lost — మేము వాటిని సవరించగలిగేలా ఒక టేబుల్‌లో నిల్వ చేయండి. పేజీలు: శోధన మరియు ఫిల్టర్లతో కాంటాక్ట్ జాబితా, నోట్స్ టైమ్‌లైన్‌తో కాంటాక్ట్ మరియు డీల్ వివరాల పేజీలు, డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్ పైప్‌లైన్ బోర్డ్, మరియు తదుపరి అడుగు ఈరోజు లేదా గడువు దాటిన డీల్స్ చూపే "నా ఫాలో-అప్‌లు" పేజీ. అన్నీ డేటాబేస్‌లో సేవ్ చేయండి మరియు 15 వాస్తవిక ఉదాహరణ రికార్డులను సీడ్ చేయండి. సైడ్‌బార్ నావిగేషన్, దట్టమైన మరియు ప్రాక్టికల్ డిజైన్.
ఇది ఇమెయిల్ సింక్, ఆటోమేషన్‌లు మరియు ప్రాథమికాలకు మించిన రిపోర్ట్‌లను వదిలివేస్తుందని గమనించండి. అవి బృందం కొన్ని వారాలు ఉపయోగించిన తర్వాత వస్తాయి.
నిర్మాణ దశలు
- కాంటాక్ట్‌లు మరియు కంపెనీలు. జాబితా, వివరాలు, సృష్టించడం, సవరించడం. పేజీ రిఫ్రెష్ తర్వాత కూడా డేటా ఉండేలా చూసుకోండి.
- డీల్స్ మరియు పైప్‌లైన్ బోర్డ్. కార్డ్‌ను లాగితే డేటాబేస్‌లో దశ అప్‌డేట్ అవుతుందో తనిఖీ చేయండి.
- కాంటాక్ట్‌లు మరియు డీల్స్‌పై నోట్స్ టైమ్‌లైన్.
- ఫాలో-అప్‌ల పేజీ. ప్రజలు ప్రతి ఉదయం CRMను తెరిచేలా చేసేది ఇదే.
- నిజమైన కస్టమర్ డేటా వెళ్ళే ముందు లాగిన్ మరియు పాత్రలు.
- మీ ఇప్పటికే ఉన్న షీట్ యొక్క CSV దిగుమతి.
- ఒక రిపోర్ట్, ఎవరైనా నిజంగా అడిగే ప్రశ్నకు సమాధానం ఇచ్చేది, ఉదాహరణకు "ఈ నెల పైప్‌లైన్‌లో ఏముంది?"
- బృందంతో ఒక వారం ప్రయత్నించండి, తర్వాత వారు అడిగే వాటిని జోడించండి.
బృందం కోసం పైప్‌లైన్‌ను ఉపయోగకరంగా చేయడం
పైప్‌లైన్ బోర్డ్ డెమోలో బాగా కనిపిస్తుంది; రోజువారీ ఉపయోగంలో దానిని ఉపయోగకరంగా చేసేది బృందం అంగీకరించే కొన్ని చిన్న నియమాలు:
- ప్రతి దశకు నిష్క్రమణ ప్రమాణాలు. డీల్‌ను అక్కడికి తరలించడానికి ఏమి నిజమై ఉండాలో చెప్పే ఒక లైన్ ప్రతి దశకు రాయండి — "Proposal sent" అంటే ప్రపోజల్ పత్రం ఇమెయిల్ చేయబడిందని, "ధర గురించి మాట్లాడాము" కాదు. వీటిని బోర్డ్‌పై సూచనలుగా చూపండి.
- కీలక దశల వద్ద అవసరమైన ఫీల్డ్‌లు. డీల్ "Proposal sent"కి వెళ్ళే ముందు విలువ మరియు అంచనా ముగింపు తేదీని అడగండి, మరియు "Lost"కి వెళ్ళే ముందు ఓడిపోవడానికి కారణాన్ని అడగండి. ఓడిపోవడానికి కారణాలు చిన్న CRM సేకరించగల అత్యంత ఉపయోగకరమైన డేటా.
- పాత డీల్స్ నియమం. ఉదాహరణకు 14 రోజులుగా ఎటువంటి కార్యకలాపం లేని డీల్స్‌ను ఫ్లాగ్ చేయండి. ఎవరూ రిపోర్ట్ నడపకుండానే మర్చిపోయిన అవకాశాలను అది వెలికితీస్తుంది.
- ఒక వారపు వీక్షణ. ఈ వారం గెలిచిన, ఓడిన మరియు ముందుకు కదిలిన డీల్స్ జాబితా చేసే ఒక చిన్న పేజీ సేల్స్ మీటింగ్‌కు అజెండా ఇస్తుంది.
వీటిలో ప్రతిదీ ఒక ఫాలో-అప్ ప్రాంప్ట్‌లో ఒక వాక్యం, మరియు ప్రతిదీ మరో స్క్రీన్ జోడించడం కంటే డేటాను మరింత విశ్వసనీయంగా చేస్తుంది.
వెర్షన్ రెండు కోసం ఐచ్ఛిక అంశాలు
- ఇమెయిళ్ళను CRMకు ఫార్వర్డ్ చేయడం ద్వారా లాగ్ చేయడం, లేదా మీ ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్ API కనెక్ట్ చేయడం
- ప్రతి ఉదయం ఆ వ్యక్తి ఫాలో-అప్‌లతో ఇమెయిల్ ద్వారా పంపే రిమైండర్లు
- ట్యాగ్‌లు మరియు సేవ్ చేసిన ఫిల్టర్లు
- నకిలీ గుర్తింపు మరియు విలీనం
- మీ వెబ్‌సైట్‌లో ఒక వెబ్ ఫారమ్ ఇది స్వయంచాలకంగా లీడ్‌ను సృష్టిస్తుంది
- ఎగుమతి బటన్, తద్వారా మీ డేటా ఎప్పుడూ చిక్కుకోదు
సాధారణ తప్పులు
- ఎక్కువ ఫీల్డ్‌లు. ప్రతి అవసరమైన ఫీల్డ్ ఒక కాల్‌ను లాగ్ చేయకపోవడానికి ఒక కారణం. మీరు ఫిల్టర్ లేదా రిపోర్ట్ చేసే వాటితో ప్రారంభించండి.
- భావాలను వివరించే దశలు, సంఘటనలను కాదు. "Warm" మరియు "Hot" వేర్వేరు వ్యక్తులకు వేర్వేరు అర్థాలు; "Proposal sent" స్పష్టమైనది.
- రికార్డులపై ఓనర్ లేకపోవడం. ప్రతి ఒక్కరూ ఒక లీడ్‌కు ఓనర్ అయితే, ఎవరూ దానిని ఫాలో అప్ చేయరు.
- సర్వర్‌పై పరిమితం చేయకుండా బ్రౌజర్‌లో డేటాను దాచడం. దాచిన బటన్ అనుమతి కాదు.
- ఎవరైనా ఉపయోగించకముందే ఆటోమేషన్‌లు నిర్మించడం. ముందుగా బృందం ఎలా పనిచేస్తుందో గమనించండి.
ఖర్చులు మరియు నిర్వహణ
కస్టమ్ CRM నడపడానికి ఖర్చులు తక్కువ: హోస్టింగ్, ఒక డేటాబేస్, మరియు మీరు రిమైండర్లు పంపితే ఒక ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్. అసలు ఖర్చు యాజమాన్యం. ఎవరైనా కొత్త ఫీల్డ్ కోరినప్పుడు లేదా దిగుమతి విరిగినప్పుడు, మీరు (లేదా దానిని నిర్మించిన వారు) సరిచేస్తారు. ప్రతి నెలా కొంత సమయం కేటాయించండి, మరియు నిర్వహించడానికి తక్కువ ఉండేలా పరిధిని కఠినంగా ఉంచండి.
Mythexతో నిర్మించడం
Mythex డాక్స్‌లో ఒక స్టార్టర్ ప్రాంప్ట్‌తో ఒక సరళమైన CRM యూజ్ కేస్ ఉంది: మీరు కాంటాక్ట్‌లు, డీల్స్ మరియు దశలను వివరిస్తారు, ఏజెంట్ జాబితా, వివరాలు మరియు పైప్‌లైన్ వీక్షణలను నిర్మిస్తుంది, మరియు ప్రాజెక్ట్ కోసం ప్రత్యేక Postgres డేటాబేస్‌లో డేటాను సేవ్ చేస్తుంది. దానిని నిర్మించడంలో సహాయపడే సహచరులు ప్రతి-సీట్ ఫీజులు లేకుండా మీ వర్క్‌స్పేస్‌లో చేరవచ్చు; CRMను ఉపయోగించే వ్యక్తుల కోసం లాగిన్‌లు యాప్‌లోనే భాగం, మీరు ఎంచుకున్న విధానాన్ని ఉపయోగించి ఏజెంట్‌ను జోడించమని అడుగుతారు.
డాక్స్ చేర్చనివి కూడా స్పష్టంగా చెబుతాయి: అంతర్నిర్మిత ఇమెయిల్ పంపడం, డయలర్, సీక్వెన్స్‌లు లేదా ద్విదిశా Salesforce/HubSpot సింక్ లేవు. మీకు అవి కావాలంటే, రెడీమేడ్ CRMను ఉంచండి. మీకు ఒక ప్రారంభ స్థానం కావాలంటే, సేల్స్ పైప్‌లైన్ CRM టెంప్లేట్ స్టార్టర్ ప్రాంప్ట్ నింపిన కొత్త ప్రాజెక్ట్‌ను తెరుస్తుంది, మరియు అంతర్గత టూల్ ఎలా నిర్మించాలి విస్తృత నమూనాను కవర్ చేస్తుంది.
ప్రశ్నలు
నేను నా స్వంత CRM నిర్మించవచ్చా?
అవును. ఒక సరళమైన CRM ప్రధానంగా డేటాబేస్‌లో నిల్వ చేసిన కాంటాక్ట్‌లు, కంపెనీలు, డీల్స్ మరియు నోట్స్, పైన జాబితా, వివరాలు మరియు పైప్‌లైన్ వీక్షణలతో ఉంటుంది. ఒక AI యాప్ బిల్డర్ చిన్న వివరణ నుండి పనిచేసే వెర్షన్‌ను రూపొందించగలదు; కృషి సరైన ఫీల్డ్‌లు మరియు దశలను ఎంచుకోవడంలో ఉంటుంది.
HubSpot లేదా Salesforce కంటే కస్టమ్ CRM ఎప్పుడు మంచిది?
మీ ప్రక్రియ సాధారణ సేల్స్ పైప్‌లైన్‌కు సరిపోనప్పుడు — ఉదాహరణకు మీరు ప్రాపర్టీలు, విద్యార్థులు, గ్రాంట్ దరఖాస్తులు లేదా కస్టమ్ జాబ్‌లను ట్రాక్ చేస్తే — లేదా పెద్ద CRM అందించేదానిలో కొంత భాగం మాత్రమే మీకు కావాలంటే. మొదటి రోజు నుండే ఇమెయిల్ సీక్వెన్స్‌లు, కాలింగ్ మరియు అనేక ఇంటిగ్రేషన్‌లు కావాలంటే, రెడీమేడ్ CRM మంచి ఎంపిక.
CRMలో ఏ ఫీల్డ్‌లు ఉండాలి?
కాంటాక్ట్ పేరు, ఇమెయిల్, ఫోన్, కంపెనీ, ఓనర్ మరియు స్థితితో ప్రారంభించండి, డీల్స్ కోసం శీర్షిక, విలువ, దశ, అంచనా ముగింపు తేదీ మరియు తదుపరి అడుగు. ఎవరైనా నిజంగా వాటిపై ఫిల్టర్ లేదా రిపోర్ట్ చేయాల్సినప్పుడు మాత్రమే ఫీల్డ్‌లు జోడించండి.
ఉచిత CRM ఉందా?
అవును. సెప్టెంబర్ 2026 నాటికి, HubSpot రెండు వినియోగదారులు మరియు 1,000 కాంటాక్ట్‌ల వరకు కాంటాక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ మరియు డీల్ పైప్‌లైన్‌లతో ఉచిత CRMను అందిస్తుంది. మీ స్వంతదాన్ని నిర్వహించడం కూడా చౌకే, కానీ దాన్ని మీరే నిర్వహించాలి.