如何打造簡易 CRM：聯絡人、銷售管道與備註

要打造簡易 CRM，你需要一個儲存聯絡人與公司的資料庫、一份由你定義的階段所推進的交易清單、一個記錄備註與下一步的地方，以及能讓每位使用者知道接下來該做什麼的檢視畫面。AI 應用程式建置工具可以根據簡短描述產生這些內容；真正決定大家會不會實際使用的，是選擇一小組精簡的欄位、符合你真實銷售方式的階段，以及一份能浮現下一個行動的「今天要跟進」清單。

自行打造還是購買？先決定這件事

現成的 CRM 品質很好，有些還是免費的，因此只有在特定理由下，自行打造才有意義。自訂 CRM 通常在以下情況較有優勢：

• 你的流程不是標準的銷售漏斗。 招募人員追蹤候選人，房仲追蹤房產與看房，代理商追蹤專案，慈善團體追蹤捐款人與補助。硬要把這些套進「潛在客戶、交易、成交／失敗」，就會產生許多變通做法。
• 你只需要一小部分功能，而且要做好。 一個只需要聯絡人、銷售管道與提醒的三人團隊，可能會覺得完整的 CRM 太過沉重。
• CRM 需要與你的其他資料並存。 訂單、預約、支援工單或庫存，你已經保存在自己的應用程式中。
• 依席次計費造成負擔。 當許多偶爾使用的人需要存取權限時，自行營運工具可能更簡單。

當你第一天就需要電子郵件序列、撥號器、信箱同步、行銷自動化、詳細報表或大量整合目錄時，現成的 CRM 較為合適。截至 2026 年 9 月，HubSpot 的免費 CRM 包含聯絡人管理、交易銷售管道與報表儀表板，適用於最多兩位使用者與 1,000 位聯絡人，超過之後則需付費方案。在動手打造之前，先試用免費 CRM 一週；如果它符合需求，就不必再自行開發。如需更廣泛的決策參考，請見小型企業自建或採購軟體的比較。

簡易 CRM 需要什麼

資料模型

兩個設計選擇可以在日後省下許多麻煩：

• 把階段存放在資料表中，而不是硬編碼，這樣你就能在不重建系統的情況下重新命名或調整順序。
• 把「下一步」與「下一步日期」放在交易上。 多數小型團隊失去交易，是因為漏掉了追蹤，而不是功能不足。列出下一步今天到期或已逾期的交易清單，是小型 CRM 中最有用的單一畫面。

檢視畫面

• 聯絡人清單，附搜尋與篩選（負責人、狀態、來源）
• 聯絡人與交易詳細頁，附活動時間軸
• 銷售管道看板：每個階段一欄，卡片可拖曳到不同欄位
• 我的追蹤事項：登入者今天到期或已逾期的所有項目
• 簡易報表：每個階段的交易數與金額，以及本月成交的交易

誰能看到什麼

在動手打造前先決定：每位業務都能看到所有交易，還是只能看到自己的？誰能刪除聯絡人？主管應該看到全部嗎？小型團隊通常讓所有人都能看到全部，但只允許一位管理員刪除。無論你選擇哪一種，都需要真正的登入機制與伺服器端檢查，而不只是隱藏按鈕。

匯入你的資料

多數 CRM 都是從試算表開始的。匯入前：

1. 整理試算表。 每列一位聯絡人、每欄一個欄位，狀態值保持一致。
2. 決定如何比對公司。 除非先整理，否則「Acme」、「Acme Ltd」與「ACME」會被視為三間不同的公司。
3. 要求提供 CSV 匯入功能，並加入預覽步驟，顯示將建立的項目，並以電子郵件標記重複資料。

如何把試算表變成應用程式更詳細地說明了這個轉換過程。

行之有效的首次提示詞

為一間四人設計代理商打造簡易 CRM。資料：公司（名稱、網站、備註）、聯絡人（姓名、電子郵件、電話、公司、職稱、負責人、來源），以及交易（標題、公司、聯絡人、金額、階段、負責人、預計成交日期、下一步、下一步日期）。階段：潛在客戶、探索會議、已送出提案、協商中、已成交、已失敗，存放在資料表中以便我們編輯。頁面：附搜尋與篩選的聯絡人清單、附備註時間軸的聯絡人與交易詳細頁、可拖放的銷售管道看板，以及「我的追蹤事項」頁面，顯示下一步今天到期或已逾期的交易。所有資料都儲存在資料庫中，並植入 15 筆真實感的範例記錄。側邊欄導覽，設計精簡實用。

請注意，這個提示詞刻意不包含電子郵件同步、自動化，以及基本功能以外的報表。這些可以等團隊使用幾週之後再加入。

建置步驟

1. 聯絡人與公司。 清單、詳細資料、新增、編輯。確認資料在重新整理頁面後仍然保留。
2. 交易與銷售管道看板。 確認拖曳卡片會更新資料庫中的階段。
3. 聯絡人與交易的備註時間軸。
4. 追蹤事項頁面。 這是讓大家每天早上打開 CRM 的關鍵。
5. 登入與角色，然後才放入真正的客戶資料。
6. 以 CSV 匯入你現有的試算表。
7. 一份報表，回答有人真正會問的問題，例如「本月銷售管道裡有什麼？」
8. 與團隊試用一週，再依他們的要求新增功能。

讓銷售管道對團隊有用

銷售管道看板在示範時看起來很好；讓它在日常中真正有用的，是團隊同意的幾條小規則：

• 每個階段的離開條件。 為每個階段寫一行說明，指出交易必須符合什麼條件才能移到該階段。「已送出提案」代表提案文件已以電子郵件寄出，而不是「我們聊過價格」。把這些說明以提示的形式顯示在看板上。
• 關鍵階段的必填欄位。 交易要移到「已送出提案」之前，必須填寫金額與預計成交日期；要移到「已失敗」之前，必須填寫失敗原因。失敗原因是小型 CRM 所能收集到最有用的資料。
• 停滯交易規則。 將例如 14 天內沒有任何活動的交易標示出來。這能在無需任何人執行報表的情況下，浮現被遺忘的機會。
• 每週一次的檢視。 一個簡短頁面，列出本週成交、失敗與有所進展的交易，就能為銷售會議提供議程。

以上每一項都可以寫成後續提示詞中的一句話，而且每一項都比再增加一個畫面更能提升資料的可信度。

第二版的加分功能

• 將電子郵件轉寄到 CRM 進行記錄，或串接你的電子郵件服務商 API
• 每天早上以電子郵件寄出該人員的追蹤事項提醒
• 標籤與已儲存的篩選條件
• 重複資料偵測與合併
• 網站上的網頁表單，自動建立潛在客戶
• 匯出按鈕，確保你的資料不會被困住

常見錯誤

• 欄位太多。 每一個必填欄位，都是不去記錄通話的理由。先從你會篩選或製作報表的欄位開始。
• 階段描述的是感覺，而不是事件。 「溫暖」與「熱烈」對不同人有不同的意義；「已送出提案」則毫不含糊。
• 記錄沒有負責人。 如果每個人都負責某個潛在客戶，就沒有人會去跟進。
• 把資料隱藏在瀏覽器中，而不是在伺服器端限制權限。 隱藏的按鈕不等於權限。
• 在沒有人使用前就建置自動化。 先觀察團隊的工作方式。

成本與維護

自訂 CRM 的營運成本很低：主機、資料庫，若要寄送提醒，還需要電子郵件服務商。真正的成本在於擁有與維護。當有人想要新欄位，或匯入功能壞掉時，就需要你（或當初建置它的人）來修復。每個月預留一點時間，並把範圍控制得精簡，以減少需要維護的內容。

使用 Mythex 打造

Mythex 的文件包含一個簡易 CRM 使用案例與入門提示詞：你描述聯絡人、交易與階段，代理人會建立清單、詳細資料與銷售管道檢視，並將資料儲存在專案專用的 Postgres 資料庫中。協助建置的隊友可以加入你的工作區，不需支付每席費用；至於使用 CRM 的人員的登入功能，則是應用程式本身的一部分，你可以要求代理人以你選擇的方式加入。

文件也清楚說明了哪些功能不包含在內：沒有內建的電子郵件寄送、撥號器、序列，或雙向的 Salesforce／HubSpot 同步。如果你需要這些功能，請保留現成的 CRM。如果你想要快速起步，銷售管道 CRM 範本會開啟一個已填好入門提示詞的新專案；而如何打造內部工具則涵蓋了更廣泛的模式。

常見問題