如何建立簡易 CRM：聯絡人、銷售管道同備註

要建立簡易 CRM，你需要聯絡人同公司嘅資料庫、一份交易清單（交易會按你定義嘅階段推進）、一個記錄備註同下一步行動嘅地方，以及一些讓每個人知道下一步要做咩嘅檢視。AI 應用程式生成工具可以根據一段簡短描述產生呢啲嘢；真正決定大家會唔會用嘅關鍵，係揀選少量欄位、設定符合你實際銷售方式嘅階段，以及一個會顯示下一步行動嘅「今日跟進」清單。

自行建立定係購買？先決定呢點

現成嘅 CRM 已經好好用，而且有啲仲係免費嘅，所以只有基於特定原因先值得自行建立。自訂 CRM 通常喺以下情況會勝出：

• **你嘅流程唔係標準銷售漏斗。**招聘人員要追蹤候選人，地產代理要追蹤物業同睇樓，代理商要追蹤項目，慈善機構要追蹤捐款人同資助。如果硬要將呢啲強行套入「潛在客戶、交易、成交／失敗」，就會產生大量變通方法。
• **你只需要一小部分功能，而且要做得好。**一支只需要聯絡人、銷售管道同提醒嘅三人團隊，可能會覺得完整 CRM 太沉重。
• **CRM 需要同你其他數據放喺一起。**訂單、預約、支援工單或庫存，你本身已經喺自己嘅應用程式入面儲存。
• **按座位收費令你吃虧。**當好多偶爾使用嘅人都需要存取，自行運行一個工具可能會更簡單。

如果你第一日就需要電郵序列、撥號器、電郵收件箱同步、市場推廣自動化、詳細報表，或者龐大嘅整合目錄，現成嘅 CRM 會勝出。截至 2026 年 9 月，HubSpot 免費 CRM 包括聯絡人管理、交易管道同報表儀表板，最多支援兩位用戶同 1,000 位聯絡人，超過之後就要付費方案。建立之前，不妨先試用免費 CRM 一星期；如果合用，咁就唔使再自己建立。關於更廣闊嘅決定，請參閱中小企業自行開發定購買軟件。

簡易 CRM 需要具備嘅內容

數據模型

有兩個設計選擇可以之後減少麻煩：

• 將階段放入資料表，而唔係寫死喺程式碼入面，咁你唔使重新建立都可以改名或者重新排序。
• **將「下一步」同「下一步日期」放喺交易上。**大部分小團隊失去交易，係因為錯過咗跟進，而唔係因為功能唔夠。一份今日到期或者已逾期下一步嘅交易清單，係小型 CRM 裡最有用嘅一個畫面。

檢視

• 聯絡人清單，附搜尋同篩選（負責人、狀態、來源）
• 聯絡人同交易詳細頁，附活動時間線
• 銷售管道板：每個階段一欄，卡片可以拖動到不同欄
• 我嘅跟進：登入者今日到期或已逾期嘅所有項目
• 簡單報表：每個階段嘅交易數目同價值，以及本月已成交嘅交易

邊個可以睇邊啲

建立之前要先決定：每位銷售人員可唔可以睇到所有交易，定係只能睇自己嘅？任何人可唔可以刪除聯絡人？經理應唔應該睇到所有嘢？小團隊通常會讓所有人睇到所有嘢，但刪除權限只限一位管理員。無論你點揀，都需要真正嘅登入同伺服器端檢查，而唔係只係隱藏按鈕。

將數據放入系統

大部分 CRM 最初都係試算表。匯入之前：

1. **清理試算表。**每行一位聯絡人，每欄一個欄位，狀態值要統一。
2. **決定點樣配對公司。**除非你整理，否則「Acme」、「Acme Ltd」同「ACME」會變成三間公司。
3. 要求以 CSV 匯入，並加入預覽步驟，顯示將會建立嘅內容，並以電郵標示重複項目。

如何將試算表變成應用程式會更詳細講解呢個過程。

一個行得通嘅首個提示

為一間四人嘅設計代理商建立一個簡易 CRM。數據：公司（名稱、網站、備註）、聯絡人（姓名、電郵、電話、公司、職位、負責人、來源），以及交易（標題、公司、聯絡人、價值、階段、負責人、預計成交日期、下一步、下一步日期）。階段：潛在客戶、探索電話、已發送建議書、磋商、已成交、已失敗，儲存喺資料表入面，方便我哋編輯。頁面：附搜尋同篩選嘅聯絡人清單、附備註時間線嘅聯絡人同交易詳細頁、拖放式銷售管道板，以及「我嘅跟進」頁，顯示下一步今日到期或已逾期嘅交易。所有數據儲存到資料庫，並加入 15 筆貼近實際嘅示範紀錄。側邊欄導覽，設計要緊湊實用。

留意呢個提示刻意唔包括電郵同步、自動化同基本以上嘅報表。呢啲功能應該等團隊用咗幾個星期之後先加入。

建立步驟

1. **聯絡人同公司。**清單、詳細頁、新增、編輯。確保數據喺重新整理頁面後仍然保留。
2. **交易同銷售管道板。**測試拖動卡片後，資料庫中嘅階段會否同步更新。
3. 聯絡人同交易嘅備註時間線。
4. **跟進頁。**呢個就係令人每朝都會打開 CRM 嘅原因。
5. 登入同角色權限，然後先放入真實客戶數據。
6. 以 CSV 匯入你現有嘅試算表。
7. 一份報表，回答有人真正會問嘅問題，例如「本月管道入面有咩？」
8. 同團隊一齊試用一星期，然後再加入佢哋要求嘅功能。

令銷售管道對團隊有用

銷售管道板喺示範入面睇落好靚；但日常真正令佢有用嘅，係團隊同意嘅幾條小規則：

• **每個階段嘅完成條件。**為每個階段寫一句，說明交易要符合咩條件先可以移動到該階段。「已發送建議書」代表建議書已經電郵出去，而唔係「我哋傾過價錢」。喺管道板上以提示形式顯示。
• **關鍵階段必填欄位。**交易要移動到「已發送建議書」之前，要求填寫價值同預計成交日期；移動到「已失敗」之前，要求填寫失敗原因。失敗原因係小型 CRM 收集到最有用嘅數據。
• **停滯交易規則。**將連續例如 14 日都冇活動紀錄嘅交易標示出來。咁樣即使冇人運行報表，都會揪出被遺忘嘅機會。
• **每週一次嘅檢視。**一頁簡短清單，列出本週已成交、已失敗同已移動嘅交易，就可以成為銷售會議嘅議程。

以上每一項都可以寫成跟進提示入面嘅一句，而且每一項都會令數據比多加一個畫面更加可靠。

第二版可以考慮嘅功能

• 將電郵轉寄去 CRM 記錄，或者接駁你電郵供應商嘅 API
• 每朝以電郵發送該人嘅跟進提醒
• 標籤同已儲存篩選
• 重複項目偵測同合併
• 你網站上嘅網頁表格，自動建立潛在客戶
• 匯出按鈕，確保你嘅數據唔會被困住

常見錯誤

• **欄位太多。**每個必填欄位都係一個唔記錄通話嘅理由。一開始只保留你會用嚟篩選或報表嘅欄位。
• 階段描述嘅係感覺，而唔係事件。「暖」同「熱」對唔同人嚟講意思唔同；「已發送建議書」就清清楚楚。
• **紀錄冇負責人。**如果人人都負責一個潛在客戶，就冇人會跟進。
• **喺瀏覽器入面隱藏數據，而唔係喺伺服器限制存取。**隱藏按鈕唔等於權限。
• **喺冇人用之前就建立自動化。**先觀察團隊點樣工作。

成本同維護

自訂 CRM 嘅運作成本好低：主機託管、資料庫，如果要發送提醒就再加電郵供應商。真正嘅成本在於擁有權。當有人想要新欄位，或者匯入出現問題，你（或者建立佢嘅人）就要去修正。每個月要預留少許時間，並保持範圍收窄，咁需要維護嘅嘢就會少啲。

用 Mythex 建立

Mythex 嘅文件有一個簡易 CRM 用例，附有起始提示：你描述聯絡人、交易同階段，代理會建立清單、詳細頁同銷售管道檢視，並將數據儲存到項目專用嘅 Postgres 資料庫。幫手建立呢個系統嘅隊友，可以加入你嘅工作區，而且唔需要按座位付費；至於使用 CRM 嘅人嘅登入，則屬於應用程式本身嘅一部分，你可以要求代理，以你選擇嘅方式加入。

文件亦清楚列明唔包括嘅功能：應用程式本身冇內置電郵發送、撥號器、序列，或者雙向嘅 Salesforce／HubSpot 同步。如果你需要呢啲功能，請繼續使用現成嘅 CRM。如果想搶先起步，銷售管道 CRM 範本 會開啟一個已填好起始提示嘅新項目，而如何建立內部工具則講解更廣泛嘅模式。

常見問題