如何建立內部工具：管理面板、審批同取代試算表

要建立內部工具，先揀一個而家最麻煩嘅工作流程，通常係一份共用試算表、一條電郵串，或者一個聊天頻道，正在做資料庫應該做嘅工作；然後將佢變成一個小型應用程式，有正式嘅表格、附狀態嘅列表、每個角色應有嘅權限，以及邊個改過咩嘅歷史紀錄。AI 應用程式生成工具可以喺一個下午內做出可以運作嘅第一版。令成功嘅關鍵，在於將範圍收窄到一個工作流程，並同每日都會使用嘅人一齊建立。

咩先算係內部工具

內部工具係支撐業務運作、但毫不起眼嘅軟件。常見類型包括：

如果想搵更多起點，可以參閱團隊內部工具構思。

真係需要自己建立嗎？

如果一個人維護份試算表、數據量細，而且出錯嘅代價好低，咁就保留試算表。以下幾個信號出現時，就應該考慮建立工具：

• 人哋互相覆蓋對方嘅改動，或者冇人知道邊個版本係最新嘅
• 你需要令某啲人只可以睇或改部分數據
• 你已經寫咗成頁關於點樣使用份試算表嘅指引
• 狀態改變需要通知某人，但經常漏咗
• 你需要審計紀錄，即邊個批准咗、幾時批准

仲有一個中間選擇。低代碼內部工具平台（例如 Retool、Airtable 介面、Softr 等）會喺你嘅數據上面提供組件。如果你嘅數據已經存放喺支援嘅資料庫或試算表入面，而你想要拖放式畫面，咁呢類平台就好啱。如果工作流程好具體，你希望介面完全跟住團隊嘅需要運作，或者你想擁有程式碼，咁由 AI 建立嘅應用程式會更合適。至於整體問題，可參閱小型企業自建與購買軟件比較。

先設計工作流程，再設計畫面

提示之前，先將工作流程寫成一個簡短嘅故事。以開支審批工具為例：

1. 員工提交開支：金額、類別、日期、描述、收據相片。
2. 佢嘅經理收到通知，然後批准或拒絕，並可以附上備註。
3. 超過某個上限嘅開支，亦需要財務審批。
4. 財務每星期一次過將已批准嘅開支標記為已付款。
5. 每個人都可以睇到自己開支嘅狀態；財務可以睇到所有開支。

由呢個故事可以推導出：

• **數據：**開支、用戶、角色、審批（邊個、決定、備註、日期）、附件。
• **狀態：**已提交 → 經理已批准 → 財務已批准 → 已付款，或者已拒絕。
• **角色：**員工、經理、財務、管理員。
• **規則：**金額門檻，以及邊個可以將項目推進到每個狀態。
• **畫面：**提交表格、「我嘅開支」、「等待我審批」、財務嘅全部開支表格，以及附歷史紀錄嘅詳細頁面。

用呢啲字眼描述工作流程，AI 就可以一次過建立正確嘅功能。

權限同歷史紀錄

內部工具通常會儲存敏感資料，例如薪金、客戶資料、金錢。兩條規則：

1. 每次操作都要喺伺服器端檢查角色。 經理唔應該可以直接調用批准端點去批准自己嘅開支。
2. 記錄歷史。 每次狀態改變同編輯都要儲存，連同邊個做嘅同幾時做。咁樣大部分「邊個改咗呢個？」嘅爭論都可以解決，而且出事時極之有用。

決定點樣登入。對已經使用公司 Google 或 Microsoft 帳戶嘅團隊嚟講，用呢啲帳戶登入好方便；電郵加密碼則處處都可以用。無論點樣，都要限制註冊，確保只有你團隊成員可以進入。

一個有效嘅首個提示詞

為一間 25 人嘅公司建立一個內部開支審批工具。員工提交開支，包括金額、貨幣、類別（差旅、餐飲、軟件、設備、其他）、日期、描述同收據相片上傳。佢哋嘅經理可以睇到「等待我審批」列表，並可以附備註批准或拒絕。超過 500 美元嘅開支，之後亦需要有財務角色嘅人批准。財務可以睇到所有開支嘅表格，可以按狀態、人同月份篩選，並可以將已批准嘅開支標記為已付款。每次狀態改變都要記錄邊個做咗、幾時做，並以時間線形式顯示喺開支頁面上。角色：員工、經理、財務、管理員，每次操作都喺伺服器端檢查。所有資料儲存喺資料庫，並加入貼近真實嘅範例資料。介面簡潔、資訊密集、快速——呢個係工作工具，唔係宣傳網站。

建立步驟

1. 主要表格同表單，用於核心記錄，並加入貼近真實嘅種子資料，令搜尋同篩選明顯可用。
2. 狀態同轉換，包括邊個可以將項目推進到每個狀態。
3. 角色同登入，限制只俾你嘅團隊使用。
4. 每筆記錄嘅歷史紀錄。
5. 通知：當某件事需要某人行動時，發送電郵或聊天訊息。
6. 匯入現有數據，由試算表轉過嚟。如何將試算表變成應用程式會講點樣清理同匯入。
7. 先由兩至三位真實用戶試用一星期，然後先至向所有人推出。
8. 喺一個指定日期停用舊流程。 兩套系統並行，只會令兩者都唔受信任。

點樣令人真正用起嚟

好多內部工具運作完全正常，但依然失敗，因為人哋繼續用舊方法。

• 同用戶一齊建立。 喺設計新版本之前，先觀察有人今日點樣做呢項工作。
• 比舊方法更快。 如果提交所花嘅時間多過發訊息，人哋就會繼續發訊息。
• 密集勝過美觀。 營運人員比較喜歡有良好篩選功能、方便用鍵盤操作嘅表格，多過大型卡片同大量留白。
• 將下一步行動放喺最前。 「等待我處理」應該係人哋第一眼見到嘅嘢。

常見錯誤

• 將整份試算表都重建一次。 只搬移最麻煩嗰一個工作流程，其餘嘅先留喺試算表入面。
• 冇負責人。 上線之後，必須有人負責改動同修正。
• 將權限當作事後補充。 喺一個已經完成嘅工具上面加角色，比一開始就設計好角色更困難。
• 跳過審計紀錄，然後等到第一次有錢不見，先發現需要佢。
• 發布到冇登入嘅公開網址。 任何內部用途嘅嘢都必須要求登入。

上線後保持運作

流程每幾個月都會改變：可能新增一個審批步驟、一個新類別，或者一個新團隊。從一開始就要為此作好準備：

• 將設定保存喺資料表，而唔係程式碼入面。 儲存喺資料庫嘅類別、門檻同審批人分配，管理員可以直接更改，唔使重新建立。
• 將要求集中收集。 工具入面一個簡單嘅「建議改動」連結，勝過要求散落喺各個聊天群組。
• 定期匯出。 將主要資料表匯出成 CSV，咁數據永遠唔會被困住，每月結算報告亦會容易好多。
• 每次改動之後都要測試。 工作流程有任何改動之後，都要再次行一次提交、批准同拒絕，因為權限錯誤好容易喺呢度出現。

運行成本

用 AI 建立嘅內部工具需要支付主機費、資料庫費、如果人哋上傳文件就需要檔案儲存費，以及可能用於通知嘅電郵或訊息服務費。對於你自己擁有嘅工具，通常唔需要按座位收費的授權，當有好多偶爾使用嘅人需要存取時，呢點好重要。持續成本係有人花時間去維護。

用 Mythex 建立

內部工具好適合用 Mythex 建立。你描述工作流程，代理會喺即時預覽中建立佢，並為紀錄加入 Postgres 資料庫，又為收據等上傳檔案加入檔案儲存。文件中嘅內部工具用例同管理面板用例都有起步提示詞。同事可以喺你嘅工作區內協助建立，而且唔需要按座位付費。

有兩點要留意。團隊使用工具時嘅登入，屬於你所建立應用程式嘅一部分，採用嘅方法由你決定；佢同 Mythex 帳戶係分開嘅。另外，Mythex 本身並無內建 Salesforce、HubSpot 或 Slack 整合；應用程式如要連接呢啲服務，要透過佢哋嘅 API 同你自己嘅金鑰完成。如果想要起步提示詞，可以試吓審批追蹤器或內部管理工具範本；如果你主要需要圖表，可以參閱如何建立儀表板。

常見問題