Ինչպես կառուցել ներքին գործիք. ադմին վահանակներ, հաստատումներ և աղյուսակների փոխարինում

Ներքին գործիք կառուցելու համար ընտրեք մեկ աշխատանքային հոսք, որը այս պահին ցավ է պատճառում՝ սովորաբար համօգտագործվող աղյուսակ, էլ. փոստի շղթա կամ չատ-ալիք, որը կատարում է տվյալների բազայի գործը, և այն վերածեք փոքր հավելվածի՝ պատշաճ ձևով, կարգավիճակներով ցանկով, յուրաքանչյուր դերի համար ճիշտ թույլտվություններով և պատմությամբ, թե ով ինչ է փոխել։ AI հավելվածի կառուցողը կարող է մեկ կեսօրում ստեղծել աշխատող առաջին տարբերակ։ Հաջողությունը կախված է նրանից, որ շրջանակը պահեք մեկ աշխատանքային հոսքի մեջ և կառուցեք այն այն մարդկանց հետ, ովքեր այն ամեն օր օգտագործելու են։

Ինչ է համարվում ներքին գործիք

Ներքին գործիքները այն չփայլող ծրագրերն են, որոնք աշխատեցնում են բիզնեսը։ Ընդհանուր տեսակները․

Լրացուցիչ գաղափարների համար տե՛ս ներքին գործիքների գաղափարներ թիմերի համար։

Պե՞տք է արդյոք այն ընդհանրապես կառուցել

Պահեք աղյուսակը, եթե այն պահում է մեկ մարդ, տվյալները քիչ են, և սխալի արժեքը փոքր է։ Կառուցեք գործիք, երբ նկատում եք հետևյալ նշանները․

• Մարդիկ գրում են իրար փոփոխությունների վրա, կամ ոչ ոք չգիտի, թե որ օրինակն է ընթացիկ
• Որոշ մարդկանց պետք է տեսնեն կամ խմբագրեն տվյալների միայն մի մասը
• Դուք արդեն գրել եք մի էջ հրահանգներ, թե ինչպես օգտագործել աղյուսակը
• Կարգավիճակի փոփոխությունները պետք է ինչ-որ մեկին ծանուցեն, և դրանք անընդհատ բաց են թողնվում
• Ձեզ պետք է աուդիտի հետք՝ ով հաստատեց սա և երբ

Կա նաև միջանկյալ տարբերակ։ Ցածր կոդի ներքին գործիքների հարթակները (Retool, Airtable interfaces, Softr և այլք) տալիս են կառուցվածքային բլոկներ ձեր տվյալների վրա։ Դրանք հարմար են, երբ տվյալները արդեն գտնվում են աջակցվող տվյալների բազայում կամ աղյուսակում, և ուզում եք քաշել-թողնել էկրաններ։ AI-ով կառուցված հավելվածն ավելի հարմար է, երբ աշխատանքային հոսքը կոնկրետ է, ուզում եք, որ այն ճիշտ այնպես արտաքինով և վարքով լինի, ինչպես պետք է ձեր թիմին, կամ ուզում եք սեփական կոդը։ Ընդհանուր հարցի համար տե՛ս սեփական կառուցել կամ գնել ծրագիրը փոքր բիզնեսի համար։

Նախագծեք աշխատանքային հոսքը մինչև էկրանները

Նախքան հրահանգ գրելը, գրեք աշխատանքային հոսքը որպես կարճ պատմություն։ Ծախսերի հաստատման գործիքի համար․

1. Աշխատակիցը ներկայացնում է ծախս՝ գումար, կատեգորիա, ամսաթիվ, նկարագրություն, կտրոնի լուսանկար։
2. Նրա ղեկավարը ծանուցվում է և հաստատում կամ մերժում մեկնաբանությամբ։
3. Սահմանաչափից բարձր ծախսերը պահանջում են նաև ֆինանսական հաստատում։
4. Ֆինանսները հաստատված ծախսերը նշում են որպես վճարված շաբաթական խմբաբար։
5. Յուրաքանչյուրը տեսնում է իր ծախսերի կարգավիճակը, ֆինանսները՝ բոլորը։

Այս պատմությունից ստանում եք՝

• Տվյալներ. ծախսեր, օգտատերեր, դերեր, հաստատումներ (ով, որոշում, մեկնաբանություն, ամսաթիվ), կցված ֆայլեր։
• Կարգավիճակներ. ներկայացված → ղեկավարի կողմից հաստատված → ֆինանսների կողմից հաստատված → վճարված, կամ մերժված։
• Դերեր. աշխատակից, ղեկավար, ֆինանսներ, ադմին։
• Կանոններ. գումարի շեմը, ով կարող է յուրաքանչյուր վիճակի տեղափոխել տվյալ կետը։
• Էկրաններ. ներկայացման ձև, «իմ ծախսերը», «սպասում է իմ հաստատմանը», ֆինանսների բոլոր ծախսերի աղյուսակը, մանրամասների էջ՝ պատմությամբ։

Նկարագրեք աշխատանքային հոսքը այս տերմիններով, և AI-ն կարող է կառուցել ճիշտ բանը առաջին փորձից։

Թույլտվություններ և պատմություն

Ներքին գործիքները հաճախ պահում են զգայուն տվյալներ՝ աշխատավարձեր, հաճախորդների տվյալներ, գումարներ։ Երկու կանոն։

1. Ստուգեք դերերը սերվերի վրա յուրաքանչյուր գործողության համար։ Ղեկավարը չպետք է կարողանա հաստատել իր սեփական ծախսը՝ անմիջապես հաստատման վերջնակետը կանչելով։
2. Գրանցեք պատմությունը։ Պահեք յուրաքանչյուր կարգավիճակի փոփոխություն և խմբագրում՝ ով և երբ է այն կատարել։ Սա լուծում է «ո՞վ է սա փոխել» վեճերի մեծ մասը և անգնահատելի է, երբ ինչ-որ բան սխալ է ընթանում։

Որոշեք, թե ինչպես են մարդիկ մուտք գործում։ Ընկերության Google կամ Microsoft հաշիվներով մուտքը հարմար է թիմերի համար, որոնք արդեն օգտագործում են դրանք․ էլ. փոստն ու գաղտնաբառը աշխատում են ամենուր։ Այնուամենայնիվ, սահմանափակեք գրանցումը, որպեսզի միայն ձեր թիմը կարողանա մտնել։

Առաջին աշխատող հրահանգը

Կառուցիր ներքին ծախսերի հաստատման գործիք 25 հոգու ընկերության համար։ Աշխատակիցները ներկայացնում են ծախս՝ գումար, արժույթ, կատեգորիա (ճանապարհորդություն, սնունդ, ծրագրեր, սարքավորումներ, այլ), ամսաթիվ, նկարագրություն և կտրոնի լուսանկարի վերբեռնում։ Նրանց ղեկավարը տեսնում է «Սպասում է իմ հաստատմանը» ցանկը և կարող է հաստատել կամ մերժել մեկնաբանությամբ։ 500 դոլարից բարձր ծախսերը պահանջում են նաև Finance դերի հաստատում։ Finance-ը տեսնում է բոլոր ծախսերի աղյուսակը՝ ֆիլտրերով ըստ կարգավիճակի, անձի և ամսվա, և կարող է նշել հաստատված ծախսերը որպես վճարված։ Յուրաքանչյուր կարգավիճակի փոփոխություն գրանցվում է՝ ով և երբ, և ցուցադրվում է ժամանակագրության տեսքով ծախսի էջում։ Դերեր՝ աշխատակից, ղեկավար, finance, ադմին՝ ստուգված սերվերի վրա յուրաքանչյուր գործողության համար։ Պահիր ամեն ինչ տվյալների բազայում և ստեղծիր իրատեսական օրինակելի տվյալներ։ Պարզ, խիտ, արագ ինտերֆեյս․ սա աշխատանքային գործիք է, ոչ թե մարքեթինգային կայք։

Կառուցման քայլեր

1. Հիմնական աղյուսակ և ձև հիմնական գրառման համար, իրատեսական օրինակելի տվյալներով, որպեսզի որոնումը և ֆիլտրերը ակնհայտորեն աշխատեն։
2. Կարգավիճակներ և անցումներ, ներառյալ թե ով կարող է յուրաքանչյուր վիճակի տեղափոխել կետը։
3. Դերեր և մուտք, սահմանափակված ձեր թիմով։
4. Պատմության մատյան յուրաքանչյուր գրառման վրա։
5. Ծանուցումներ՝ էլ. նամակ կամ չատ-հաղորդագրություն, երբ ինչ-որ բան պահանջում է ինչ-որ մեկի գործողություն։
6. Ներմուծեք գոյություն ունեցող տվյալները աղյուսակից։ Ինչպես աղյուսակը վերածել հավելվածի ուղեցույցը ցույց է տալիս մաքրումը և ներմուծումը։
7. Փորձնական օգտագործում երկու-երեք իրական օգտատիրոջ հետ մեկ շաբաթ, նախքան բոլորի համար թողարկելը։
8. Անջատեք հին գործընթացը սահմանված ամսաթվին։ Երկու համակարգ միաժամանակ աշխատելը նշանակում է, որ ոչ մեկին չեն վստահում։

Մարդկանց իրական օգտագործման ապահովում

Շատ ներքին գործիքներ կատարյալ են աշխատում և, այնուամենայնիվ, ձախողվում են, քանի որ մարդիկ շարունակում են հին եղանակով աշխատել։

• Կառուցեք օգտատերերի հետ։ Դիտեք, թե ինչպես է ինչ-որ մեկն այսօր կատարում առաջադրանքը, նախքան նոր տարբերակը նախագծելը։
• Արեք այն ավելի արագ, քան հին եղանակը։ Եթե ներկայացումը ավելի երկար է տևում, քան հաղորդագրություն ուղարկելը, մարդիկ շարունակելու են հաղորդագրություններ ուղարկել։
• Խտությունը գերազանցում է գեղեցկությանը։ Օպերատորները նախընտրում են լավ ֆիլտրերով աղյուսակներ և ստեղնաշարով հարմար ձևեր՝ մեծ քարտերի և սպիտակ տարածության փոխարեն։
• Հաջորդ գործողությունը դրեք առաջինը։ «Սպասում է ինձ» պետք է լինի առաջին բանը, որ մարդիկ տեսնում են։

Տարածված սխալներ

• Ամբողջ աղյուսակը վերակառուցելը։ Տեղափոխեք միայն մեկ ցավոտ աշխատանքային հոսքը, մնացած մասը թողեք աղյուսակում առայժմ։
• Սեփականատիրոջ բացակայություն։ Ինչ-որ մեկը պետք է պատասխանատու լինի փոփոխությունների և շտկումների համար թողարկումից հետո։
• Թույլտվությունները որպես մտածված հետո։ Դերեր ավելացնել պատրաստի գործիքին ավելի դժվար է, քան սկզբից դրանցով սկսելը։
• Աուդիտի մատյանը բաց թողնելը, ապա դրա անհրաժեշտությունը տեսնելը առաջին անգամ, երբ փողը կորչում է։
• Հանրային հասցեով հրապարակելը առանց մուտքի։ Ամեն ինչ ներքին պետք է պահանջի մուտք։

Աշխատանքը թողարկումից հետո

Աշխատանքային գործընթացը փոխվում է յուրաքանչյուր մի քանի ամիսը մեկ՝ նոր հաստատման քայլ, նոր կատեգորիա, նոր թիմ։ Պլանավորեք դա սկզբից.

• Պահեք կարգավորումները աղյուսակներում, ոչ կոդում։ Կատեգորիաները, շեմերը և հաստատողների նշանակումները, որոնք գտնվում են տվյալների բազայում, ադմինը կարող է փոխել առանց վերակառուցման։
• Հավաքեք հարցումները մեկ տեղում։ Գործիքի մեջ «առաջարկել փոփոխություն» հղումը ավելի լավ է, քան զանազան չատերում ցրված հարցումները։
• Արտահանեք պարբերաբար։ Հիմնական աղյուսակների CSV արտահանումը պահում է, որ տվյալները երբեք չմնան փակված, և հեշտացնում է ամսվա վերջի հաշվետվությունը։
• Փորձարկեք յուրաքանչյուր փոփոխությունից հետո։ Նորից անցեք ներկայացում, հաստատում և մերժում ցանկացած աշխատանքային հոսքի փոփոխությունից հետո, քանի որ թույլտվությունների սխալները հաճախ հենց այդտեղ են հայտնվում։

Ծախսեր

AI-ով կառուցված ներքին գործիքը ծախսում է հոստինգ, տվյալների բազա, ֆայլերի պահոց, եթե մարդիկ վերբեռնում են փաստաթղթեր, և հնարավոր է՝ էլ. փոստի կամ հաղորդագրությունների ծառայություն ծանուցումների համար։ Ձեր սեփական գործիքի համար սովորաբար չկան մեկ աշխատակցի լիցենզիաներ, ինչը կարևոր է, երբ շատ պատահական օգտատերերի պետք է մուտք։ Շարունակական ծախսը մեկի ժամանակն է, որ պահպանում է այն։

Կառուցում Mythex-ով

Ներքին գործիքները լավ են համապատասխանում Mythex-ին։ Նկարագրում եք աշխատանքային հոսքը, գործակալը կառուցում է այն կենդանի նախադիտման մեջ, ավելացնում Postgres տվյալների բազա գրառումների համար և ֆայլերի պահոց վերբեռնումների համար, օրինակ՝ կտրոնների։ Փաստաթղթերի ներքին գործիքի օգտագործման օրինակը և ադմին վահանակի օրինակը ունեն մեկնարկային հրահանգներ։ Գործընկերները կարող են օգնել կառուցել այն ձեր աշխատավայրում՝ առանց մեկ աշխատակցի վճարի։

Երկու բան իմանալու կա։ Ձեր թիմի մուտքը գործիքը օգտագործելու համար կառուցվող հավելվածի մաս է, ընտրված մոտեցմամբ, և այն առանձին է Mythex հաշիվներից։ Եվ Mythex-ն չունի ներկառուցված Salesforce, HubSpot կամ Slack ինտեգրումներ հավելվածի համար. դրանք միանում են իրենց API-ների միջոցով ձեր սեփական բանալիներով։ Սկսելու հրահանգի համար փորձեք հաստատումների հետևման կամ ներքին ադմին գործիքի ձևանմուշները, իսկ եթե ձեզ հիմնականում գծապատկերներ են պետք, տե՛ս ինչպես կառուցել վահանակ։

Հարցեր