ఇంటర్నల్ టూల్ ఎలా తయారు చేయాలి: అడ్మిన్ ప్యానెల్స్, ఆమోదాలు మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్ ప్రత్యామ్నాయాలు
ఇంటర్నల్ టూల్ తయారు చేయడానికి, ప్రస్తుతం బాధాకరంగా ఉన్న ఒక వర్క్‌ఫ్లో ఎంచుకోండి — సాధారణంగా షేర్డ్ స్ప్రెడ్‌షీట్, ఇమెయిల్ థ్రెడ్ లేదా చాట్ ఛానల్, అవి డేటాబేస్ పని చేస్తున్నవి — దాన్ని సరైన ఫారమ్, స్టేటస్‌లతో కూడిన జాబితా, ప్రతి పాత్రకు సరైన అనుమతులు, మరియు ఎవరు ఏమి మార్చారో చరిత్రతో కూడిన చిన్న యాప్‌గా మార్చండి. AI యాప్ బిల్డర్ ఒక మధ్యాహ్నంలో పని చేసే మొదటి వెర్షన్‌ను తయారు చేయగలదు. విజయాన్ని నిర్ణయించేది ఒకే వర్క్‌ఫ్లోకు పరిధిని పరిమితం చేయడం, మరియు ప్రతిరోజూ దాన్ని ఉపయోగించే వ్యక్తులతో కలిసి నిర్మించడం.
ఇంటర్నల్ టూల్ అంటే ఏమిటి
ఇంటర్నల్ టూల్స్ వ్యాపారాన్ని నడిపే ఆకర్షణీయం కాని సాఫ్ట్‌వేర్. సాధారణ రకాలు:
| రకం | ఇది ఏమి చేస్తుంది | దేని స్థానంలో ఉంటుంది |
|---|---|---|
| అడ్మిన్ ప్యానెల్ | రికార్డులు (కస్టమర్లు, ఆర్డర్లు, వినియోగదారులు) వెతకడం, చూడటం, సవరించడం | డేటాబేస్‌లో నేరుగా ఎడిట్‌లు, భారీ స్ప్రెడ్‌షీట్ |
| అభ్యర్థన మరియు ఆమోద ప్రవాహం | ఒకరు సమర్పిస్తారు; మరొకరు ఆమోదిస్తారు లేదా తిరస్కరిస్తారు | ఇమెయిల్ థ్రెడ్‌లు, "దీన్ని OK చేయగలరా?" సందేశాలు |
| ట్రాకర్ | అంశాలు దశల ద్వారా కదలడం (నియామకం, ఆస్తులు, బగ్‌లు, డెలివరీలు) | రంగు వేసిన స్టేటస్ కాలమ్ ఉన్న షీట్ |
| చెక్‌లిస్ట్ లేదా ఆన్‌బోర్డింగ్ టూల్ | యజమానులు మరియు గడువు తేదీలతో అవసరమైన దశలు | ప్రతి కొత్త ఉద్యోగి లేదా క్లయింట్‌కు కాపీ చేసిన డాక్యుమెంట్ |
| ఆపరేషన్స్ డాష్‌బోర్డ్ | ఒకే పేజీలో ప్రస్తుత సంఖ్యలు మరియు మినహాయింపులు | ఒకరు చేతితో తయారు చేసే వారపు రిపోర్ట్ |
మరిన్ని ప్రారంభ ఆలోచనల కోసం, టీమ్‌ల కోసం ఇంటర్నల్ టూల్ ఐడియాలు చూడండి.
మీరు దీన్ని అసలు నిర్మించాలా?
ఒక్కరే షీట్‌ను నిర్వహిస్తే, డేటా చిన్నది, మరియు తప్పు ఖర్చు తక్కువైతే స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను ఉంచండి. ఈ సంకేతాలు కనిపించినప్పుడు టూల్ నిర్మించండి:
- ప్రజలు ఒకరి మార్పులను మరొకరు ఓవర్‌రైట్ చేస్తారు, లేదా ఏ కాపీ ప్రస్తుతమైనదో ఎవరికీ తెలియదు
- కొంతమంది డేటాలో కొంత భాగాన్ని మాత్రమే చూడాలి లేదా ఎడిట్ చేయాలి
- షీట్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలో ఒక పేజీ సూచనలు రాశారు
- స్టేటస్ మార్పులు ఎవరికైనా తెలియజేయాలి, మరియు అవి నిరంతరం మిస్ అవుతున్నాయి
- ఆడిట్ ట్రైల్ కావాలి — ఈ ఆమోదించారు, ఎప్పుడు
ఒక మధ్య ఎంపిక కూడా ఉంది. లో-కోడ్ ఇంటర్నల్ టూల్ ప్లాట్‌ఫామ్‌లు (Retool, Airtable interfaces, Softr మరియు ఇతరులు) మీ డేటా పైన బిల్డింగ్ బ్లాక్‌లు ఇస్తాయి. మీ డేటా ఇప్పటికే మద్దతు ఉన్న డేటాబేస్ లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో ఉండి, డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్ స్క్రీన్లు కావాలనుకుంటే అవి సరిపోతాయి. వర్క్‌ఫ్లో ప్రత్యేకంగా ఉన్నప్పుడు, మీ టీమ్ అవసరాలకు సరిగ్గా సరిపోయే ప్రవర్తన కావాలనుకున్నప్పుడు, లేదా కోడ్‌ను మీరే సొంతం చేసుకోవాలనుకున్నప్పుడు AI-నిర్మిత యాప్ మెరుగ్గా ఉంటుంది. సాధారణ ప్రశ్న కోసం, చిన్న వ్యాపారం కోసం సాఫ్ట్‌వేర్ నిర్మించాలా కొనాలా చూడండి.
స్క్రీన్లకు ముందు వర్క్‌ఫ్లో డిజైన్ చేయండి
ప్రాంప్ట్ చేయడానికి ముందు వర్క్‌ఫ్లోను ఒక చిన్న కథగా రాయండి. ఒక ఖర్చు ఆమోద టూల్ కోసం:
- ఒక ఉద్యోగి ఖర్చు సమర్పిస్తారు: మొత్తం, కేటగిరీ, తేదీ, వివరణ, రసీదు ఫోటో.
- వారి మేనేజర్‌కు నోటిఫికేషన్ వస్తుంది, వారు వ్యాఖ్యతో ఆమోదిస్తారు లేదా తిరస్కరిస్తారు.
- పరిమితి దాటిన ఖర్చులకు ఫైనాన్స్ ఆమోదం కూడా కావాలి.
- ఫైనాన్స్ ఆమోదించిన ఖర్చులను వారపు బ్యాచ్‌లో చెల్లించినట్లు గుర్తిస్తుంది.
- ప్రతి ఒక్కరూ తమ ఖర్చుల స్టేటస్ చూడగలరు; ఫైనాన్స్ అందరినీ చూస్తుంది.
ఆ కథ నుండి మీకు ఇవి వస్తాయి:
- డేటా: ఖర్చులు, వినియోగదారులు, పాత్రలు, ఆమోదాలు (ఎవరు, నిర్ణయం, వ్యాఖ్య, తేదీ), జోడింపులు.
- స్టేటస్‌లు: సమర్పించబడింది → మేనేజర్ ఆమోదించారు → ఫైనాన్స్ ఆమోదించింది → చెల్లించబడింది, లేదా తిరస్కరించబడింది.
- పాత్రలు: ఉద్యోగి, మేనేజర్, ఫైనాన్స్, అడ్మిన్.
- నియమాలు: మొత్తం పరిమితి, ప్రతి స్టేటస్‌కు ఎవరు ఒక అంశాన్ని తరలించగలరు.
- స్క్రీన్లు: సమర్పణ ఫారమ్, "నా ఖర్చులు", "నా ఆమోదం కోసం వేచి ఉంది", ఫైనాన్స్ యొక్క అన్ని-ఖర్చుల టేబుల్, చరిత్రతో వివరాల పేజీ.
వర్క్‌ఫ్లోను ఈ పదాలలో వివరించండి, AI మొదటి ప్రయత్నంలోనే సరైనది తయారు చేయగలదు.
అనుమతులు మరియు చరిత్ర
ఇంటర్నల్ టూల్స్ తరచుగా సున్నితమైన డేటాను కలిగి ఉంటాయి — జీతాలు, కస్టమర్ వివరాలు, డబ్బు. రెండు నియమాలు:
- ప్రతి చర్యకు సర్వర్‌లో పాత్రలను తనిఖీ చేయండి. మేనేజర్ ఆమోద ఎండ్‌పాయింట్‌ను నేరుగా కాల్ చేసి తన స్వంత ఖర్చును ఆమోదించలేకూడదు.
- చరిత్రను రికార్డ్ చేయండి. ప్రతి స్టేటస్ మార్పు మరియు సవరణను ఎవరు, ఎప్పుడు చేశారో నిల్వ చేయండి. "ఇది ఎవరు మార్చారు?" అనే వాదనలలో చాలావాటిని అది పరిష్కరిస్తుంది, మరియు ఏదైనా తప్పు జరిగినప్పుడు అది అమూల్యం.
ప్రజలు ఎలా లాగిన్ అవుతారో నిర్ణయించండి. ఇప్పటికే వాడుతున్న టీమ్‌లకు మీ కంపెనీ Google లేదా Microsoft ఖాతాలతో సైన్-ఇన్ సౌకర్యంగా ఉంటుంది; ఇమెయిల్ మరియు పాస్‌వర్డ్ ప్రతిచోటా పని చేస్తుంది. ఏదైనా సరే, మీ టీమ్ మాత్రమే లోపలికి రాగలిగేలా సైన్-అప్‌ను పరిమితం చేయండి.
పని చేసే మొదటి ప్రాంప్ట్
25 మంది ఉద్యోగుల కంపెనీ కోసం ఇంటర్నల్ ఖర్చు ఆమోద టూల్ తయారు చేయండి. ఉద్యోగులు మొత్తం, కరెన్సీ, కేటగిరీ (ప్రయాణం, భోజనాలు, సాఫ్ట్‌వేర్, పరికరాలు, ఇతరం), తేదీ, వివరణ మరియు రసీదు ఫోటో అప్‌లోడ్‌తో ఖర్చును సమర్పిస్తారు. వారి మేనేజర్ "నా ఆమోదం కోసం వేచి ఉంది" జాబితా చూసి వ్యాఖ్యతో ఆమోదించవచ్చు లేదా తిరస్కరించవచ్చు. $500 కంటే ఎక్కువ ఖర్చులకు ఫైనాన్స్ పాత్ర ఉన్న ఎవరో ఒకరి ఆమోదం కూడా కావాలి. ఫైనాన్స్ స్టేటస్, వ్యక్తి మరియు నెల ఫిల్టర్లతో అన్ని ఖర్చుల టేబుల్ చూస్తుంది, మరియు ఆమోదించిన ఖర్చులను చెల్లించినట్లు గుర్తించగలదు. ప్రతి స్టేటస్ మార్పు ఎవరు చేశారో, ఎప్పుడు చేశారో రికార్డ్ అవుతుంది, ఖర్చు పేజీలో టైమ్‌లైన్‌గా కనిపిస్తుంది. పాత్రలు: ఉద్యోగి, మేనేజర్, ఫైనాన్స్, అడ్మిన్ — ప్రతి చర్యకు సర్వర్‌లో తనిఖీ చేయబడతాయి. అన్నీ డేటాబేస్‌లో నిల్వ చేసి, వాస్తవిక నమూనా డేటాను సీడ్ చేయండి. సరళమైన, దట్టమైన, వేగవంతమైన ఇంటర్‌ఫేస్ — ఇది మార్కెటింగ్ సైట్ కాదు, పని కోసం ఉపయోగించే టూల్.
నిర్మాణ దశలు
- ప్రధాన టేబుల్ మరియు ఫారమ్ ప్రధాన రికార్డ్ కోసం, వాస్తవిక సీడ్ డేటాతో, తద్వారా శోధన మరియు ఫిల్టర్లు స్పష్టంగా పని చేస్తాయి.
- స్టేటస్‌లు మరియు మార్పులు, ఏ స్టేటస్‌కు ఎవరు అంశాన్ని తరలించగలరో సహా.
- పాత్రలు మరియు లాగిన్, మీ టీమ్‌కు మాత్రమే పరిమితం.
- ప్రతి రికార్డుపై చరిత్ర లాగ్.
- నోటిఫికేషన్‌లు — ఎవరి చర్య అవసరమైనప్పుడు ఇమెయిల్ లేదా చాట్ సందేశం.
- ఇప్పటికే ఉన్న డేటాను దిగుమతి చేయండి స్ప్రెడ్‌షీట్ నుండి. స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను యాప్‌గా ఎలా మార్చాలి శుభ్రపరచడం మరియు దిగుమతి గురించి వివరిస్తుంది.
- అందరికీ విస్తరించే ముందు రెండు-మూడు నిజమైన వినియోగదారులతో ఒక వారం పైలట్.
- ఒక నిర్దిష్ట తేదీన పాత ప్రక్రియను ఆపివేయండి. రెండు వ్యవస్థలు పక్కపక్కన నడిస్తే, ఏదీ నమ్మకంగా ఉండదు.
ప్రజలు నిజంగా ఉపయోగించేలా చేయడం
చాలా ఇంటర్నల్ టూల్స్ పరిపూర్ణంగా పని చేస్తాయి, అయినా విఫలమవుతాయి, ఎందుకంటే ప్రజలు పాత పద్ధతిని వాడుతూనే ఉంటారు.
- వినియోగదారులతో కలిసి నిర్మించండి. కొత్త వెర్షన్ డిజైన్ చేయడానికి ముందు, ఎవరో ఈ రోజు ఆ పని ఎలా చేస్తారో చూడండి.
- పాత పద్ధతి కంటే వేగంగా చేయండి. సమర్పించడం ఒక సందేశం పంపడం కంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటే, ప్రజలు సందేశాలు పంపుతూనే ఉంటారు.
- అందంగా కాకుండా దట్టంగా ఉండటం మేలు. ఆపరేటర్లు మంచి ఫిల్టర్లు మరియు కీబోర్డ్-స్నేహపూర్వక ఫారమ్‌లు ఉన్న టేబుల్స్‌ను, పెద్ద కార్డులు మరియు ఖాళీ స్థలం కంటే ఇష్టపడతారు.
- తదుపరి చర్యను ముందు ఉంచండి. "నా కోసం వేచి ఉంది" అనేది ప్రజలు చూసే మొదటి విషయం కావాలి.
సాధారణ పొరపాట్లు
- మొత్తం స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను పునర్నిర్మించడం. ఆ ఒక్క బాధాకరమైన వర్క్‌ఫ్లోను తరలించండి; మిగతాది ప్రస్తుతానికి షీట్‌లోనే ఉండనివ్వండి.
- యజమాని లేకపోవడం. లాంచ్ తర్వాత మార్పులు మరియు మరమ్మతులకు ఎవరో బాధ్యత వహించాలి.
- అనుమతులను తర్వాత ఆలోచించడం. పూర్తయిన టూల్‌కు పాత్రలు జోడించడం, వాటితోనే మొదలుపెట్టడం కంటే కష్టం.
- ఆడిట్ ట్రైల్ వదిలేయడం, ఆపై డబ్బు కనిపించనప్పుడు మొదటిసారి దాని అవసరం వచ్చినప్పుడు.
- లాగిన్ లేకుండా పబ్లిక్ URLకు ప్రచురించడం. అంతర్గతమైన ఏదైనా సైన్-ఇన్ అవసరం కావాలి.
లాంచ్ తర్వాత నడుపుతూ ఉంచడం
ప్రక్రియ ప్రతి కొన్ని నెలలకు మారుతుంది — కొత్త ఆమోద దశ, కొత్త కేటగిరీ, కొత్త టీమ్. దాని కోసం మొదటి నుండే ప్లాన్ చేయండి:
- సెట్టింగ్‌లను కోడ్‌లో కాకుండా టేబుల్స్‌లో ఉంచండి. డేటాబేస్‌లో ఉన్న కేటగిరీలు, పరిమితులు మరియు ఆమోదించేవారి కేటాయింపులను ఒక అడ్మిన్ రీబిల్డ్ లేకుండా మార్చవచ్చు.
- అభ్యర్థనలను ఒకే చోట సేకరించండి. టూల్‌లోనే "మార్పు సూచించండి" లింక్ ఉంటే, చాట్‌లలో చెదరగొట్టిన అభ్యర్థనల కంటే మంచిది.
- క్రమం తప్పకుండా ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయండి. ప్రధాన టేబుల్స్ యొక్క CSV ఎక్స్‌పోర్ట్ డేటాను ఎప్పుడూ బంధించకుండా ఉంచుతుంది, మరియు నెల-ముగింపు రిపోర్టింగ్‌ను సులభం చేస్తుంది.
- ప్రతి మార్పు తర్వాత పరీక్షించండి. వర్క్‌ఫ్లోలో ఏ మార్పు తర్వాతైనా సమర్పించడం, ఆమోదించడం మరియు తిరస్కరించడం మళ్లీ నడిపి చూడండి, ఎందుకంటే అనుమతి బగ్‌లు అక్కడే కనిపిస్తాయి.
నడుపు ఖర్చులు
AI తో నిర్మించిన ఇంటర్నల్ టూల్‌కు హోస్టింగ్, డేటాబేస్, ప్రజలు డాక్యుమెంట్‌లు అప్‌లోడ్ చేస్తే ఫైల్ స్టోరేజ్, మరియు నోటిఫికేషన్ల కోసం ఇమెయిల్ లేదా మెసేజింగ్ సేవ ఖర్చులు ఉంటాయి. మీరు స్వంతం చేసుకున్న టూల్‌కు సాధారణంగా ప్రతి-సీట్ లైసెన్స్‌లు ఉండవు, ఇది చాలా అప్పుడప్పుడు వినియోగదారులకు యాక్సెస్ అవసరమైనప్పుడు ముఖ్యం. నిరంతర ఖర్చు దాన్ని నిర్వహించడానికి ఎవరో ఒకరి సమయం.
Mythex తో నిర్మించడం
ఇంటర్నల్ టూల్స్ Mythex కు బాగా సరిపోతాయి. మీరు వర్క్‌ఫ్లో వివరిస్తారు, ఏజెంట్ లైవ్ ప్రివ్యూలో దాన్ని నిర్మిస్తుంది, రికార్డుల కోసం Postgres డేటాబేస్ మరియు రసీదుల వంటి అప్‌లోడ్‌ల కోసం ఫైల్ స్టోరేజ్ జోడిస్తుంది. డాక్స్‌లోని ఇంటర్నల్ టూల్ యూజ్ కేస్ మరియు అడ్మిన్ ప్యానెల్ యూజ్ కేస్ ప్రారంభ ప్రాంప్ట్‌లను అందిస్తాయి. సహోద్యోగులు మీ వర్క్‌స్పేస్లో ప్రతి-సీట్ ఫీజు లేకుండా దీన్ని నిర్మించడంలో సహాయం చేయగలరు.
రెండు విషయాలు తెలుసుకోండి. టూల్‌ను ఉపయోగించే మీ టీమ్ కోసం లాగిన్‌లు మీరు నిర్మించే యాప్‌లో భాగం, మీరు ఎంచుకునే విధానంతో — అవి Mythex ఖాతాల నుండి వేరు. మరియు Mythex యాప్ కోసం అంతర్నిర్మిత Salesforce, HubSpot లేదా Slack ఇంటిగ్రేషన్లు లేవు; అవి వాటి APIల ద్వారా మీ స్వంత కీలతో కనెక్ట్ అవుతాయి. ప్రారంభ ప్రాంప్ట్ కోసం, అప్రూవల్ ట్రాకర్ లేదా ఇంటర్నల్ అడ్మిన్ టూల్ టెంప్లేట్‌లు ప్రయత్నించండి, మరియు మీకు ఎక్కువగా చార్ట్‌లు కావాలంటే, డాష్‌బోర్డ్ ఎలా తయారు చేయాలి చూడండి.
ప్రశ్నలు
ఇంటర్నల్ టూల్ అంటే ఏమిటి?
ఇంటర్నల్ టూల్ అంటే వ్యాపారాన్ని నడపడానికి మీ స్వంత టీమ్ ఉపయోగించే సాఫ్ట్‌వేర్ — కస్టమర్లకు కనిపించేది కాదు. ఉదాహరణకు అడ్మిన్ ప్యానెల్, ఆమోద ప్రవాహం, ట్రాకర్ లేదా ఆపరేషన్స్ డాష్‌బోర్డ్. చాలావరకు స్ప్రెడ్‌షీట్ లేదా ఇన్‌బాక్స్‌గా మొదలవుతాయి, అది నిర్వహించడానికి కష్టంగా మారే వరకు.
స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను ఇంటర్నల్ టూల్‌తో ఎప్పుడు భర్తీ చేయాలి?
చాలామంది దాన్ని ఎడిట్ చేసి ఒకరి మార్పులను మరొకరు ఓవర్‌రైట్ చేసినప్పుడు, ఎవరు ఏమి మార్చగలరో నియంత్రించాల్సినప్పుడు, షీట్ ఎలా ఉపయోగించాలో సూచనలు నిరంతరం రాయాల్సి వచ్చినప్పుడు, లేదా షీట్‌లో తప్పులు నిజమైన డబ్బును ఖర్చు చేసినప్పుడు. ఒక్కరే దాన్ని నిర్వహిస్తూ, తప్పులు చౌకగా ఉంటే, స్ప్రెడ్‌షీట్‌నే ఉంచండి.
డెవలపర్ లేకుండా ఇంటర్నల్ టూల్స్ తయారు చేయగలనా?
అవును. AI యాప్ బిల్డర్లు మరియు లో-కోడ్ ఇంటర్నల్ టూల్ ప్లాట్‌ఫామ్‌లు రెండూ డెవలపర్లు కాని వారు పని చేసే అడ్మిన్ ప్యానెల్స్, ట్రాకర్లు మరియు ఆమోద ప్రవాహాలు తయారు చేయడానికి అనుమతిస్తాయి. తర్వాత దాన్ని ఎవరు సొంతం చేసుకుంటారో ప్లాన్ చేయండి, ఎందుకంటే ప్రక్రియలు మారతాయి మరియు టూల్ వాటితో పాటు మారాలి.
ఇంటర్నల్ టూల్‌లో ఎవరు ఏమి చేయగలరో ఎలా నియంత్రించాలి?
ప్రతి వినియోగదారుకు ఒక పాత్ర ఇవ్వండి, ఉదాహరణకు అభ్యర్థించేవారు, ఆమోదించేవారు లేదా అడ్మిన్, మరియు ప్రతి చర్యకు ముందు సర్వర్‌లో ఆ పాత్రను తనిఖీ చేయండి — కేవలం బటన్లు దాచడం ద్వారా కాదు. ఎవరు ఏమి ఎప్పుడు మార్చారో లాగ్ ఉంచండి, తద్వారా తప్పులను ట్రేస్ చేయవచ్చు.