Hvernig á að búa til innra verkfæri: stjórnborð, samþykki og staðgöngur fyrir töflureikna

Til að smíða innra verkfæri velur þú eitt verkferli sem er sársaukafullt eins og er — yfirleitt sameiginlegan töflureikni, tölvupóstþráð eða spjallrás sem gerir starf gagnagrunns — og breytir því í lítið app með almennilegu eyðublaði, lista með stöðum, réttum heimildum fyrir hvert hlutverk og sögu um hver breytti hverju. Gervigreindar-smíðatól getur skilað virkri fyrstu útgáfu á einum eftirmiðdegi. Það sem gerir verkefnið að árangri er að halda umfanginu við eitt verkferli og smíða það með fólkinu sem notar það á hverjum degi.

Hvað telst innra verkfæri

Innri verkfæri eru látlausi hugbúnaðurinn sem heldur fyrirtækinu gangandi. Algengar gerðir:

Fleiri upphafspunkta má finna í hugmyndum um innri verkfæri fyrir teymi.

Ættir þú að smíða það yfirhöfuð?

Haltu töflureikninum ef einn einstaklingur heldur utan um hann, gögnin eru lítil og mistök kosta lítið. Smíðaðu verkfæri þegar þú tekur eftir þessum merkjum:

• Fólk skrifar yfir breytingar hvers annars, eða enginn veit hvaða eintak er það nýjasta
• Þú þarft að sumir sjái eða breyti aðeins hluta gagnanna
• Þú hefur skrifað heila síðu af leiðbeiningum um hvernig nota á blaðið
• Breytingar á stöðu þurfa að tilkynna einhverjum, og þær gleymast stöðugt
• Þú þarft endurskoðunarslóð — hver samþykkti þetta og hvenær

Það er líka millileið. Lágkóða-pallar fyrir innri verkfæri (Retool, Airtable-viðmót, Softr og fleiri) gefa þér byggingareiningar ofan á gögnin þín. Þeir henta vel þegar gögnin þín eru nú þegar í studdum gagnagrunni eða töflureikni og þú vilt dra-og-sleppa skjám. Gervigreindarsmíðað app hentar betur þegar verkferlið er sérstakt, þú vilt að það líti út og hegði sér nákvæmlega eins og teymið þarf, eða þú vilt eiga kóðann. Fyrir almennu spurninguna sjá smíða eða kaupa hugbúnað fyrir lítil fyrirtæki.

Hannaðu verkferlið áður en skjámyndirnar

Skrifaðu verkferlið sem stutta sögu áður en þú skrifar skipunina. Fyrir samþykkisferli útgjalda:

1. Starfsmaður sendir inn útgjald: upphæð, flokk, dagsetningu, lýsingu, mynd af kvittun.
2. Yfirmaðurinn fær tilkynningu og samþykkir eða hafnar með athugasemd.
3. Útgjöld yfir ákveðnu marki þurfa einnig samþykki fjármála.
4. Fjármál merkja samþykkt útgjöld sem greidd í vikulegum hópi.
5. Allir sjá stöðu eigin útgjalda; fjármál sjá allt.

Úr þeirri sögu færðu:

• Gögn: útgjöld, notendur, hlutverk, samþykki (hver, ákvörðun, athugasemd, dagsetning), viðhengi.
• Stöður: innsent → samþykkt af yfirmanni → samþykkt af fjármálum → greitt, eða hafnað.
• Hlutverk: starfsmaður, yfirmaður, fjármál, stjórnandi.
• Reglur: upphæðarmörkin, hver má færa atriði í hverja stöðu.
• Skjáir: innsendingareyðublað, „útgjöldin mín“, „bíður samþykkis hjá mér“, töfluyfirlit fjármála yfir öll útgjöld, síða með smáatriðum og sögu.

Lýstu verkferlinu á þessum forsendum og gervigreindin getur smíðað rétta hlutinn strax í fyrstu tilraun.

Heimildir og saga

Innri verkfæri geyma oft viðkvæm gögn — laun, upplýsingar um viðskiptavini, peninga. Tvær reglur:

1. Athugaðu hlutverk á þjóninum fyrir hverja aðgerð. Yfirmaður ætti ekki að geta samþykkt eigin útgjöld með því að kalla beint á samþykkisslóðina.
2. Skráðu söguna. Geymdu hverja stöðubreytingu og breytingu með því hver gerði hana og hvenær. Það leysir flest rifrildi um „hver breytti þessu?“ og er ómetanlegt þegar eitthvað fer úrskeiðis.

Ákveddu hvernig fólk skráir sig inn. Innskráning með fyrirtækjareikningum Google eða Microsoft er þægileg fyrir teymi sem nota þá nú þegar; netfang og lykilorð virkar alls staðar. Hvort sem er, takmarkaðu nýskráningu svo aðeins teymið þitt komist inn.

Fyrsta skipun sem virkar

Smíðaðu innra samþykkisverkfæri fyrir útgjöld fyrir 25 manna fyrirtæki. Starfsfólk sendir inn útgjald með upphæð, gjaldmiðli, flokki (ferðalög, máltíðir, hugbúnaður, búnaður, annað), dagsetningu, lýsingu og upphleðslu á mynd af kvittun. Yfirmaður þeirra sér lista „Bíður samþykkis hjá mér“ og getur samþykkt eða hafnað með athugasemd. Útgjöld yfir 500 dollurum þurfa þá einnig samþykki einhvers með hlutverkið Fjármál. Fjármál sjá töflu yfir öll útgjöld með síum eftir stöðu, einstaklingi og mánuði og geta merkt samþykkt útgjöld sem greidd. Sérhver breyting á stöðu er skráð með hver gerði hana og hvenær, sýnt sem tímalína á útgjaldasíðunni. Hlutverk: starfsmaður, yfirmaður, fjármál, stjórnandi — athugað á þjóninum fyrir hverja aðgerð. Geymdu allt í gagnagrunni og settu inn raunhæf sýnishorn. Einfalt, þétt og hratt viðmót — þetta er vinnutól, ekki markaðssíða.

Byggingarskref

1. Aðaltaflan og eyðublaðið fyrir kjarnafærsluna, með raunhæfum upphafsgögnum svo leit og síur virki augljóslega.
2. Stöður og umskipti, þar á meðal hver má færa atriði í hvert ástand.
3. Hlutverk og innskráning, takmörkuð við teymið þitt.
4. Sögudagbók á hverri færslu.
5. Tilkynningar — tölvupóstur eða skilaboð í spjall þegar eitthvað krefst aðgerðar einhvers.
6. Fluttu inn fyrirliggjandi gögn úr töflureikninum. Hvernig á að breyta töflureikni í app fjallar um hreinsun og innflutning.
7. Prófaðu með tveimur eða þremur raunverulegum notendum í eina viku áður en þú rúllar út til allra.
8. Slökktu á gamla ferlinu á ákveðnum degi. Tvö kerfi í gangi hlið við hlið þýða að hvorugu er treyst.

Að fá fólk til að nota það

Fjölmörg innri verkfæri virka fullkomlega og mistakast samt, því fólk heldur áfram gömlu leiðinni.

• Smíðaðu með notendunum. Horfðu á einhvern sinna verkinu í dag áður en þú hannar nýju útgáfuna.
• Gerðu það hraðara en gömlu leiðina. Ef innsending tekur lengri tíma en að senda skilaboð heldur fólk áfram að senda skilaboð.
• Þétt slær fallegt. Rekstrarfólk vill töflur með góðum síum og lyklaborðsvænum eyðublöðum frekar en stór spjöld og hvítt rými.
• Settu næstu aðgerð fremst. „Bíður eftir mér“ ætti að vera það fyrsta sem fólk sér.

Algeng mistök

• Að endurbyggja allan töflureikninn. Færðu eitt sársaukafullt verkferli; láttu restina vera í blaðinu í bili.
• Enginn eigandi. Einhver verður að bera ábyrgð á breytingum og lagfæringum eftir opnun.
• Heimildir sem eftirhugsun. Það er erfiðara að bæta hlutverkum við fullbúið verkfæri en að byrja með þau.
• Að sleppa endurskoðunarslóðinni, og þurfa hana svo í fyrsta skipti sem peningar hverfa.
• Birta á opinberri slóð án innskráningar. Allt innra þarf að krefjast innskráningar.

Að halda því gangandi eftir opnun

Ferli breytast á nokkurra mánaða fresti — nýtt samþykkisskref, nýr flokkur, nýtt teymi. Gerðu ráð fyrir því frá upphafi:

• Geymdu stillingar í töflum, ekki í kóða. Flokkar, mörk og úthlutun samþykkjenda sem búa í gagnagrunninum geta breyst af stjórnanda án endurbyggingar.
• Safnaðu beiðnum á einn stað. Einfaldur hlekkur „leggja til breytingu“ í verkfærinu er betri en beiðnir dreifðar um spjallrásir.
• Flyttu út reglulega. CSV-útflutningur af helstu töflum þýðir að gögnin eru aldrei föst, og auðveldar mánaðarlok í skýrslugerð.
• Prófaðu eftir hverja breytingu. Farðu aftur í gegnum senda inn, samþykkja og hafna eftir hverja breytingu á verkferlinu, því villur í heimildum koma oft þar upp.

Rekstrarkostnaður

Innra verkfæri sem smíðað er með gervigreind kostar hýsingu, gagnagrunn, skráageymslu ef fólk hleður upp skjölum, og hugsanlega póst- eða skilaboðaþjónustu fyrir tilkynningar. Yfirleitt eru engin leyfi á hvern sæti fyrir verkfæri sem þú átt, sem skiptir máli þegar margir sjaldgæfir notendur þurfa aðgang. Viðvarandi kostnaðurinn er tími einhvers til að halda því við.

Smíði með Mythex

Innri verkfæri passa vel við Mythex. Þú lýsir verkferlinu, agentinn smíðar það í beinni forskoðun, bætir við Postgres-gagnagrunni fyrir færslurnar og skráageymslu fyrir upphleðslur eins og kvittanir. Notkunardæmi um innri verkfæri og stjórnborð í skjölunum hafa upphafsskipanir. Samstarfsfólk getur hjálpað til við smíðina í vinnusvæðinu án gjalda á hvern sæti.

Tvennt þarft þú að vita. Innskráningar fyrir teymið sem notar verkfærið eru hluti af appinu sem þú smíðar, með aðferð sem þú velur — þær eru aðskildar frá Mythex-aðgöngum. Og Mythex inniheldur ekki innbyggðar Salesforce-, HubSpot- eða Slack-tengingar fyrir appið sjálft; þær tengjast í gegnum API-ana með þínum eigin lyklum. Fyrir upphafsskipun skaltu prófa samþykkjatrakkarann eða innra stjórnunarverkfærið sniðmátin, og sjá hvernig á að smíða mælaborð ef það sem þú þarft eru aðallega línurit.

Spurningar