Kā izveidot iekšēju rīku: administrēšanas paneļi, apstiprinājumi un tabulu aizstāšana

Lai izveidotu iekšēju rīku, izvēlieties vienu darba plūsmu, kas pašlaik ir sāpīga — parasti koplietota tabula, e-pasta pavediens vai tērzēšanas kanāls, kas pilda datubāzes funkciju — un pārvērtiet to mazā lietotnē ar korektu veidlapu, sarakstu ar statusiem, pareizām tiesībām katrai lomai un vēsturi par to, kas ko mainījis. MI lietotņu veidotājs var izveidot strādājošu pirmo versiju vienas pēcpusdienas laikā. Veiksmi nodrošina tas, ka tvērums paliek vienā darba plūsmā un rīku veido kopā ar cilvēkiem, kas to lietos katru dienu.

Kas ir iekšējs rīks

Iekšējie rīki ir neuzkrītoša programmatūra, kas nodrošina uzņēmuma darbību. Biežākie veidi:

Vairāk sākuma ideju skatiet iekšējo rīku idejas komandām.

Vai vispār vajag to veidot?

Paturiet tabulu, ja to uztur viena persona, dati ir nelieli un kļūda maksā maz. Veidojiet rīku, ja pamanāt šīs pazīmes:

• Cilvēki pārraksta viens otra izmaiņas vai neviens nezina, kura kopija ir aktuāla
• Jums vajag, lai daži cilvēki redz vai rediģē tikai daļu datu
• Jūs esat uzrakstījuši lappusi instrukciju, kā lietot tabulu
• Statusa maiņām vajag kādu informēt, un to joprojām pamana par vēlu
• Jums vajag izmaiņu vēsturi — kas to apstiprināja un kad

Ir arī vidusceļš. Zema koda iekšējo rīku platformas (Retool, Airtable interfeisi, Softr un citas) sniedz būvelementus virs jūsu datiem. Tās labi der, ja dati jau atrodas atbalstītā datubāzē vai tabulā un vēlaties ekrānus ar velc-un-nomet principu. MI veidota lietotne labāk piestāv, ja darba plūsma ir specifiska, ja vēlaties, lai tā izskatās un darbojas tieši tā, kā komandai vajag, vai ja vēlaties piederēt kodam. Vispārīgam jautājumam skatiet pirkt vai veidot programmatūru mazam uzņēmumam.

Vispirms darba plūsma, tad ekrāni

Pirms uzvednes uzrakstiet darba plūsmu kā īsu stāstu. Izdevumu apstiprināšanas rīkam:

1. Darbinieks iesniedz izdevumu: summa, kategorija, datums, apraksts, čeka fotogrāfija.
2. Viņa vadītājs saņem paziņojumu un apstiprina vai noraida ar komentāru.
3. Izdevumiem virs limita nepieciešams arī finanšu apstiprinājums.
4. Finanses atzīmē apstiprinātos izdevumus kā samaksātus nedēļas partijā.
5. Ikviens redz savu izdevumu statusu; finanses redz visus.

No šī stāsta iegūstat:

• Dati: izdevumi, lietotāji, lomas, apstiprinājumi (kas, lēmums, komentārs, datums), pielikumi.
• Statusi: iesniegts → vadītājs apstiprinājis → finanses apstiprinājušas → samaksāts, vai noraidīts.
• Lomas: darbinieks, vadītājs, finanses, administrators.
• Noteikumi: summas slieksnis, kas var pārvietot vienumu uz katru statusu.
• Ekrāni: iesniegšanas veidlapa, „mani izdevumi”, „gaida manu apstiprinājumu”, finanšu visu izdevumu tabula, detalizēta lapa ar vēsturi.

Aprakstiet darba plūsmu šādos terminos, un MI pirmajā mēģinājumā var izveidot pareizo rīku.

Tiesības un vēsture

Iekšējos rīkos bieži ir sensitīvi dati — algas, klientu informācija, nauda. Divi noteikumi:

1. Pārbaudiet lomas serverī katrai darbībai. Vadītājam nevajadzētu varēt apstiprināt savu izdevumu, tieši izsaucot apstiprināšanas adresi.
2. Glabājiet vēsturi. Saglabājiet katru statusa maiņu un rediģēšanu ar to, kas to veica un kad. Tas atrisina lielāko daļu strīdu „kas to mainīja?” un ir nenovērtējams, kad kaut kas noiet greizi.

Izlemiet, kā cilvēki pieslēdzas. Pieteikšanās ar uzņēmuma Google vai Microsoft kontiem ir ērta komandām, kas tos jau izmanto; e-pasts un parole darbojas visur. Jebkurā gadījumā ierobežojiet reģistrāciju, lai iekļūt varētu tikai jūsu komanda.

Pirmā uzvedne, kas strādā

Izveido iekšēju izdevumu apstiprināšanas rīku 25 cilvēku uzņēmumam. Darbinieki iesniedz izdevumu ar summu, valūtu, kategoriju (ceļojumi, ēdināšana, programmatūra, aprīkojums, cits), datumu, aprakstu un čeka fotogrāfijas augšupielādi. Viņu vadītājs redz sarakstu „Gaida manu apstiprinājumu” un var apstiprināt vai noraidīt ar komentāru. Izdevumi virs 500 dolāriem papildus vajag apstiprinājumu no kāda ar finanšu lomu. Finanses redz visu izdevumu tabulu ar filtriem pēc statusa, personas un mēneša un var atzīmēt apstiprinātos izdevumus kā samaksātus. Katra statusa maiņa tiek reģistrēta ar to, kas to veica un kad, un izdevuma lapā parādīta kā laika līnija. Lomas: darbinieks, vadītājs, finanses, administrators — pārbaudītas serverī katrai darbībai. Visu saglabājiet datubāzē un ievietojiet reālistiskus paraugdatus. Vienkārša, blīva, ātra saskarne — tas ir darba rīks, nevis mārketinga vietne.

Būvēšanas soļi

1. Galvenā tabula un veidlapa galvenajam ierakstam ar reālistiskiem paraugdatiem, lai meklēšana un filtri skaidri darbotos.
2. Statusi un pārejas, tostarp, kas drīkst pārvietot vienumu uz katru stāvokli.
3. Lomas un pieteikšanās, ierobežota jūsu komandai.
4. Vēstures žurnāls katram ierakstam.
5. Paziņojumi — e-pasts vai tērzēšanas ziņa, kad kaut kam nepieciešama kāda rīcība.
6. Importējiet esošos datus no tabulas. Kā pārvērst tabulu lietotnē apraksta tīrīšanu un importu.
7. Izmēģinājums ar divi vai trīs reāliem lietotājiem nedēļu pirms ieviešanas visiem.
8. Izslēdziet veco procesu noteiktā datumā. Divas sistēmas paralēli nozīmē, ka nevienai neuzticas.

Kā panākt, lai cilvēki to tiešām lieto

Daudzi iekšējie rīki darbojas nevainojami un tomēr cieš neveiksmi, jo cilvēki turpina strādāt vecajā veidā.

• Veidojiet kopā ar lietotājiem. Noskatieties, kā kāds veic uzdevumu šodien, pirms projektējat jauno versiju.
• Padariet to ātrāku par veco veidu. Ja iesniegšana aizņem ilgāk nekā ziņas nosūtīšana, cilvēki turpinās sūtīt ziņas.
• Blīvs ir labāk par skaistu. Operatori dod priekšroku tabulām ar labiem filtriem un ar tastatūru ērtām veidlapām, nevis lielām kartītēm un tukšām vietām.
• Pirmkārt — nākamā darbība. „Gaida mani” jābūt pirmajam, ko cilvēki redz.

Biežākās kļūdas

• Visas tabulas pārbūvēšana. Pārceliet vienu sāpīgo darba plūsmu; pārējo pagaidām atstājiet tabulā.
• Nav īpašnieka. Kādam jābūt atbildīgam par izmaiņām un labojumiem pēc palaišanas.
• Tiesības kā pēcdomas. Lomu pievienošana gatavam rīkam ir grūtāka nekā sākt ar tām.
• Izmaiņu vēstures izlaišana, un tad tā vajadzīga pirmajā reizē, kad pazūd nauda.
• Publicēšana publiskā URL bez pieteikšanās. Viss iekšējais prasa pieteikšanos.

Uzturēšana pēc palaišanas

Process mainās ik pēc dažiem mēnešiem — jauns apstiprināšanas solis, jauna kategorija, jauna komanda. Plānojiet to jau no sākuma:

• Glabājiet iestatījumus tabulās, nevis kodā. Kategorijas, slieksņus un apstiprinātāju piešķiršanu, kas atrodas datubāzē, administrators var mainīt bez pārbūves.
• Apkopojiet pieprasījumus vienuviet. Vienkārša saite „ieteikt izmaiņu” rīkā ir labāka par pieprasījumiem, kas izkaisīti pa tērzēšanām.
• Eksportējiet regulāri. Galveno tabulu CSV eksports nozīmē, ka dati nekad nepaliek iestrēguši, un atvieglo mēneša beigu pārskatus.
• Pārbaudiet pēc katras izmaiņas. Pēc jebkuras darba plūsmas izmaiņas atkārtoti izejiet cauri iesniegšanai, apstiprināšanai un noraidīšanai, jo tieši tur parasti parādās tiesību kļūdas.

Darbības izmaksas

MI veidots iekšējais rīks prasa mitināšanu, datubāzi, failu glabātuvi, ja cilvēki augšupielādē dokumentus, un iespējams e-pasta vai ziņojumu pakalpojumu paziņojumiem. Rīkam, kas pieder jums, parasti nav licenču par katru vietu, un tas ir svarīgi, ja piekļuve vajadzīga daudziem reizi pa reizei lietotājiem. Pastāvīgās izmaksas ir kāda laiks uzturēšanai.

Izveide ar Mythex

Iekšējie rīki labi piestāv Mythex. Aprakstāt darba plūsmu, aģents to izveido tiešajā priekšskatījumā, pievieno Postgres datubāzi ierakstiem un failu glabātuvi augšupielādēm, piemēram, čekiem. Dokumentācijā iekšējā rīka lietošanas gadījums un administrēšanas paneļa lietošanas gadījums ir sākuma uzvednes. Kolēģi var palīdzēt to izveidot jūsu darbvietā bez maksas par katru vietu.

Jāzina divas lietas. Pieteikšanās jūsu komandas dalībniekiem, kas lieto rīku, ir daļa no lietotnes, ko veidojat, ar pieeju, ko izvēlaties — tās ir atsevišķas no Mythex kontiem. Turklāt Mythex pašai lietotnei nav iebūvētu Salesforce, HubSpot vai Slack integrāciju; tās tiek savienotas caur to API ar jūsu pašu atslēgām. Sākuma uzvednei izmēģiniet apstiprinājumu izsekotāja vai iekšējā administrēšanas rīka veidnes, un, ja jums galvenokārt vajadzīgas diagrammas, skatiet kā izveidot informācijas paneli.

Jautājumi