20 iekšējo rīku idejas komandām (ar galvenajām funkcijām)

Labi iekšējie rīki aizstāj sāpīgu, atkārtotu procesu: pieprasījumu, kas pazūd e-pastā, tabulu, ko vairāki cilvēki rediģē vienlaikus, pārskatu, ko kāds katru nedēļu veido ar rokām. Labākais pirmais rīks parasti ir neliels — viena forma, viens saraksts ar statusiem vai viens informācijas panelis — un vērsts uz vienu komandu. Zemāk ir 20 idejas operāciju, pārdošanas, klientu apkalpošanas, personāla un finanšu jomās, katra ar to, kas to izmanto, un galvenajām funkcijām, ko veidot vispirms.

Kā izvēlēties pareizo ideju

Pirms saraksta — ātrs filtrs. Ideja ir labs kandidāts, ja:

• Tas notiek bieži. Ikdienas vai iknedēļas procesi atmaksā pūles; ikgadējie reti.
• Iesaistīts vairāk nekā viens cilvēks. Nodošana ir vieta, kur lietas pazūd.
• Tabula vai iesūtne šo darbu veic slikti. Jūs esat rakstījis instrukcijas, kā to lietot, vai arī lietas krīt cauri.
• Var aprakstīt, kad ir „pabeigts”. Pieprasījums apstiprināts; pasūtījums nosūtīts; biļete aizvērta.
• Kāds to uzturēs. Katram rīkam vajag cilvēku, kas par to rūpējas.

Ja gatavs produkts jau labi un par pieejamu cenu veic darbu, izmantojiet to. Būvēt vai pirkt programmatūru mazajam biznesam satur kontrolsarakstu šim lēmumam.

Operācijas

1. Pieprasījumu uzņemšana un izsekošana

Kas to lieto: ikviens, kam vajadzīgs kaut kas no centrālās komandas — operāciju, dizaina, IT, saimniecības. Galvenās funkcijas: pieprasījuma forma ar tipu, prioritāti un termiņu; kopīgs saraksts ar statusiem (Jauns, Procesā, Gaida, Pabeigts); piešķiršana konkrētai personai; komentāri katram pieprasījumam; skats „mani pieprasījumi” personai, kas to iesniedza.

2. Iekārtu un aktīvu reģistrs

Kas to lieto: IT vai biroja vadītāji, kā arī darbinieki, kas paņem iekārtas. Galvenās funkcijas: aktīvu saraksts ar sērijas numuriem, atrašanās vietu un stāvokli; kam pieder katrs priekšmets un kopš kura laika; izņemšana un atgriešana; atgādinājumi par priekšmetiem, kas jāatdod; vēsture katram aktīvam.

3. Inventārs un krājumu līmeņi

Kas to lieto: noliktavas, virtuves vai veikala darbinieki un tie, kas pasūta piegādes. Galvenās funkcijas: produkti ar pašreizējiem krājumiem un pasūtīšanas līmeni; ātri ieraksti „izlietots” un „saņemts”; saraksts ar zemu krājumu; piegādātājs katram produktam; vienkārša krājumu kustību vēsture. Kā izveidot krājumu pārvaldības lietotni aptver to sīkāk.

4. Maiņu un grafiku plānotājs

Kas to lieto: maiņu komandu vadītāji un darbinieki, kas pārbauda savu grafiku. Galvenās funkcijas: nedēļas maiņu režģis; cilvēku piešķiršana maiņām; pieejamības un atvaļinājuma pieprasījumi; maiņu apmaiņas pieprasījumi, ko apstiprina vadītājs; skats „mani maiņas”, kas ērts tālrunī.

5. Piegādātāju un pārdevēju katalogs

Kas to lieto: iepirkumi, operācijas un finanses. Galvenās funkcijas: piegādātāju ieraksti ar kontaktiem, nosacījumiem un kategorijām; līgumu atjaunošanas datumi ar atgādinājumiem; piezīmes un vērtējumi par iepriekšējiem pasūtījumiem; pievienoti dokumenti, piemēram, līgumi un sertifikāti.

6. Incidentu un problēmu žurnāls

Kas to lieto: objektu, drošības, IT vai kvalitātes komandas. Galvenās funkcijas: ātra ziņošanas forma ar foto augšupielādi, kas darbojas tālrunī; smagums un kategorija; īpašnieks un statuss katram incidentam; turpmākās darbības ar termiņiem; atvērto problēmu kopsavilkums pa jomām.

Pārdošana un klienti

7. Viegls CRM

Kas to lieto: mazas pārdošanas komandas vai uzņēmēji, kam pilni CRM ir par smagu. Galvenās funkcijas: kontakti un uzņēmumi; pārdošanas process ar posmiem; piezīmes un nākamie soļi katrā darījumā; saraksts „sazināties šodien”; vienkārša atskaite par darījumiem pēc posma. Skatiet kā izveidot CRM.

8. Piedāvājumu un priekšlikumu veidotājs

Kas to lieto: pārdošanas vai kontu vadītāji. Galvenās funkcijas: produktu un cenu saraksts; piedāvājuma veidošana no rindu vienībām ar atlaidēm; kopīgojama vai PDF versija; piedāvājuma statuss (Melnraksts, Nosūtīts, Pieņemts, Zaudēts); piedāvājumu saraksts katram klientam.

9. Klienta uzņemšanas kontrolsaraksts

Kas to lieto: kontu vadītāji vai klientu veiksmes komandas. Galvenās funkcijas: kontrolsaraksta sagatave katram plānam vai pakalpojumam; viens kontrolsaraksta gadījums katram jaunam klientam; īpašnieki un termiņi katram solim; progress vienā skatā visiem uzņemamajiem klientiem.

10. Partneru vai nosūtījumu izsekotājs

Kas to lieto: partnerattiecību vai mārketinga komandas. Galvenās funkcijas: partneru ieraksti; nosūtījumi, kas reģistrēti pie katra partnera; katra nosūtījuma statuss; parādā un izmaksātā komisija; kopsavilkums par katru partneri periodam.

Atbalsts un serviss

11. Iekšējā zināšanu bāze

Kas to lieto: atbalsta aģenti, jaunie darbinieki, ikviens, kas atbild uz atkārtotiem jautājumiem. Galvenās funkcijas: raksti, kas sakārtoti pa kategorijām; meklēšana; īpašnieks un datums „pēdējo reizi pārskatīts” katrā rakstā; atzīme rakstiem, kam jāatjaunina.

12. Eskalāciju panelis

Kas to lieto: atbalsta vadītāji un speciālisti, uz kuriem eskalē. Galvenās funkcijas: eskalētas lietas ar klientu, kopsavilkumu un steidzamību; piešķiršana speciālistam; statuss un laiks kopš eskalācijas; saite atpakaļ uz sākotnējo biļeti jūsu palīdzības dienesta rīkā.

13. Atgriešanas un atmaksas apstiprināšana

Kas to lieto: atbalsta aģenti, kas pieprasa, un finanses vai vadītāji, kas apstiprina. Galvenās funkcijas: pieprasījuma forma ar pasūtījuma numuru, iemeslu un summu; apstiprināšanas noteikumi (piemēram, virs noteiktas summas nepieciešams vadītājs); apstiprināt vai noraidīt ar komentāru; visu lēmumu žurnāls vēlākai pārskatīšanai.

Cilvēkresursi

14. Darbinieku uzņemšanas centrs

Kas to lieto: HR, vadītāji un jaunie darbinieki. Galvenās funkcijas: kontrolsaraksts katrai lomai, kas aptver kontus, iekārtas, apmācību un iepazīstināšanu; īpašnieki katram solim HR, IT un vadītāja starpā; sveiciena lapa jaunajam darbiniekam; progresa izsekošana visiem, kas sāk šomēnes.

15. Atvaļinājuma pieprasījumi

Kas to lieto: visi darbinieki, vadītāji un HR. Galvenās funkcijas: pieprasījuma forma ar datumiem un veidu; vadītāja apstiprinājums; komandas kalendārs, kas rāda, kas nav klātesošs; atlikušais limits katram cilvēkam. Turiet atļaujas stingras — cilvēkiem jāredz tikai savs atlikums, nevis visu citu.

16. Interviju plānošana un vērtējumu lapas

Kas to lieto: darba pieņemšanas vadītāji un intervētāji. Galvenās funkcijas: kandidāti katrai lomai ar posmu; interviju laiki un intervētāji; strukturēta vērtējumu lapa katrai intervijai; kopsavilkuma skats darba pieņemšanas lēmumam. Ierobežojiet, kas var redzēt kandidātu datus, un pārbaudiet vietējos noteikumus par to, cik ilgi tos glabājat.

17. Apmācību un sertifikātu izsekotājs

Kas to lieto: komandu vadītāji, atbilstības vai drošības vadītāji. Galvenās funkcijas: obligātās apmācības katrai lomai; pabeigšanas datumi un derīguma termiņi; atgādinājumi pirms sertifikāta beigām; saraksts ar to, kam sertifikāts ir novecojis.

Finanses un administrēšana

18. Izdevumu pieprasījumi un apstiprinājumi

Kas to lieto: darbinieki, kas iesniedz, vadītāji, kas apstiprina, un finanses, kas maksā. Galvenās funkcijas: pieprasījuma forma ar summu, kategoriju un čeka augšupielādi; vadītāja apstiprinājums; saraksts „gatavs apmaksai” finansēm; eksports CSV formātā jūsu grāmatvedības programmatūrai. Pašu grāmatvedību turiet īpašā grāmatvedības produktā.

19. Iepirkuma pieprasījumi

Kas to lieto: ikviens, kas pērk uzņēmuma vārdā, un budžeta turētāji. Galvenās funkcijas: pieprasījums ar priekšmetu, piegādātāju, izmaksām un pamatojumu; apstiprināšanas soļi atkarībā no summas; statuss no Pieprasīts līdz Pasūtīts un Saņemts; izdevumi pa budžetu vai nodaļu.

20. Iknedēļas rādītāju informācijas panelis

Kas to lieto: komandu vadītāji un vadība. Galvenās funkcijas: tie daži skaitļi, ko kāds šobrīd katru nedēļu apkopo ar rokām; manuāla ievade vai savienojums ar vietu, kur dati atrodas; diagrammas laika gaitā; īss piezīmju lauks kontekstam. Kā izveidot informācijas paneli skaidro, kā izvēlēties pareizos skaitļus.

Visi 20 vienā skatā

Ko katram iekšējam rīkam vajag

Ko jūs arī veidotu, daži principi attiecas uz visiem:

• Pieteikšanās un lomas. Zināt, kas ko darīja, un parādīt katram tikai to, kas nepieciešams.
• Aktivitātes vēsture svarīgiem ierakstiem: kas mainīja statusu un kad.
• Eksports. CSV eksports ļauj cilvēkiem justies droši un dod vienkāršu dublējumu.
• Tālrunī draudzīgi ekrāni ikvienam, kas strādā ārpus galda.
• Īpašnieks un veids, kā lietotāji var ziņot par problēmām.

Sāciet ar mazāko versiju, kas novērš sāpes, iegūstiet divus vai trīs reālus lietotājus un pievienojiet funkcijas tikai tad, kad tās pieprasa. Ja ideja sākas kā tabula, kā pārvērst tabulu lietotnē parāda pāreju.

Šo rīku veidošana ar Mythex

Lielākā daļa šo ideju ir datu bāzē balstītas formas, saraksti un informācijas paneļi, ko Mythex veido no vienkāršota apraksta. Jūs aprakstāt darbplūsmu, Mythex to parāda tiešraides priekšskatījumā un pievieno Postgres datu bāzi, kad rīkam jāsaglabā dati, un jūs uzaicināt komandas biedrus darba telpā bez maksas par katru vietu. Pieteikšanos rīka lietotājiem pievienojiet pašai lietotnei ar savu autentifikācijas pieeju — iekšējā rīka rokasgrāmata dokumentācijā aptver to un citus godīgus ierobežojumus. Soli pa solim pamācībai izlasiet kā izveidot iekšējo rīku, vai sāciet ar vienu no informācijas paneļu veidnēm.

Jautājumi