20 vidinių įrankių idėjų komandoms (su pagrindinėmis funkcijomis)

Geri vidiniai įrankiai pakeičia skausmingą, pasikartojantį procesą: prašymą, kuris dingsta el. laiške, skaičiuoklę, kurią kelios vienu metu redaguoja, ataskaitą, kurią kas nors kiekvieną savaitę perrašo rankiniu būdu. Geriausias pirmasis įrankis paprastai mažas – viena forma, vienas sąrašas su būsenomis, vienas skydelis – ir skirtas vienai komandai. Žemiau pateikiame 20 idėjų operacijų, pardavimų, klientų aptarnavimo, žmogiškųjų išteklių ir finansų srityse, kiekviena su tuo, kas ją naudoja, ir pagrindinėmis funkcijomis, kurias verta sukurti pirmiausia.

Kaip pasirinkti tinkamą idėją

Prieš sąrašą – greitas filtras. Idėja tinka, jei:

• Ji kartojasi dažnai. Kasdieniai ar savaitiniai procesai atsiperka; metiniai retai.
• Dalyvauja daugiau nei vienas žmogus. Perdavimai yra vieta, kur viskas prarandama.
• Skaičiuoklė ar pašto dėžutė blogai atlieka darbą. Parašėte instrukcijas, kaip ją naudoti, arba dalykai nukrenta pro plyšius.
• Galite apibrėžti „baigta“. Prašymas patvirtintas; užsakymas išsiųstas; bilietas uždarytas.
• Kas nors ja rūpinsis. Kiekvienam įrankiui reikia žmogaus, kuris jį prižiūri.

Jei gatavas produktas jau gerai ir nebrangiai atlieka darbą, naudokite jį. Kurti ar pirkti programinę įrangą smulkiam verslui pateikia kontrolinį sąrašą šiam sprendimui.

Operacijos

1. Prašymų priėmimas ir sekimas

Kas naudoja: kiekvienas, kuriam reikia ko nors iš centrinės komandos – operacijų, dizaino, IT, objektų priežiūros. Pagrindinės funkcijos: prašymo forma su tipu, prioritetu ir terminu; bendras sąrašas su būsenomis (Nauja, Vykdoma, Laukiama, Atlikta); priskyrimas asmeniui; komentarai prie kiekvieno prašymo; rodinys „mano prašymai“ asmeniui, kuris prašė.

2. Įrangos ir turto registras

Kas naudoja: IT ar biuro vadovai, bei darbuotojai, kurie pasiima įrangą. Pagrindinės funkcijos: turto sąrašas su serijos numeriais, vieta ir būkle; kas turi kiekvieną daiktą ir nuo kada; išdavimas ir grąžinimas; priminimai dėl grąžintinų daiktų; kiekvieno turto istorija.

3. Atsargos ir likučiai

Kas naudoja: sandėlio, virtuvės ar parduotuvės darbuotojai ir tie, kas užsako atsargas. Pagrindinės funkcijos: produktai su dabartiniu likučiu ir papildymo riba; greiti įrašai „panaudota“ ir „gauta“; mažų atsargų sąrašas; tiekėjas kiekvienam produktui; paprasta atsargų judėjimo istorija. Kaip sukurti atsargų valdymo programėlę nagrinėja tai išsamiau.

4. Pamainų ir grafikų planuotojas

Kas naudoja: pamaininių komandų vadovai ir darbuotojai, tikrinantys savo grafiką. Pagrindinės funkcijos: savaitinis pamainų tinklelis; žmonių priskyrimas pamainoms; prieinamumo ir atostogų prašymai; keitimosi prašymai, kuriuos patvirtina vadovas; patogus telefone rodinys „mano pamainos“.

5. Tiekėjų ir partnerių katalogas

Kas naudoja: pirkimų, operacijų ir finansų komandos. Pagrindinės funkcijos: tiekėjų įrašai su kontaktais, sąlygomis ir kategorijomis; sutarčių pratęsimo datos su priminimais; pastabos ir įvertinimai pagal ankstesnius užsakymus; pridėti dokumentai, pavyzdžiui sutartys ir sertifikatai.

6. Incidentų ir problemų žurnalas

Kas naudoja: objektų priežiūros, saugos, IT ar kokybės komandos. Pagrindinės funkcijos: greita pranešimo forma su nuotraukos įkėlimu, patogi telefone; sunkumas ir kategorija; savininkas ir būsena kiekvienam incidentui; tolesni veiksmai su terminais; atvirų problemų santrauka pagal sritį.

Pardavimai ir klientai

7. Lengvas CRM

Kas naudoja: mažos pardavimų komandos ar įkūrėjai, kuriems pilni CRM per sunkūs. Pagrindinės funkcijos: kontaktai ir įmonės; pardavimų vamzdis su etapais; pastabos ir kiti žingsniai prie kiekvieno sandorio; sąrašas „susisiekti šiandien“; paprasta sandorių ataskaita pagal etapą. Žr. kaip sukurti CRM.

8. Pasiūlymų ir kainų skaičiuoklė

Kas naudoja: pardavimų ar klientų vadybininkai. Pagrindinės funkcijos: produktų ir kainų sąrašas; pasiūlymo sudarymas iš eilučių su nuolaidomis; bendrinama ar PDF versija; pasiūlymo būsena (Juodraštis, Išsiųsta, Priimta, Prarasta); pasiūlymų sąrašas pagal klientą.

9. Klientų integravimo kontrolinis sąrašas

Kas naudoja: klientų vadybininkai ar klientų sėkmės komandos. Pagrindinės funkcijos: kontrolinio sąrašo šablonas kiekvienam planui ar paslaugai; vienas sąrašo egzempliorius kiekvienam naujam klientui; savininkai ir terminai kiekvienam žingsniui; pažanga vienu žvilgsniu visiems integruojamiems klientams.

10. Partnerių ar nuorodų sekimo įrankis

Kas naudoja: partnerystės ar rinkodaros komandos. Pagrindinės funkcijos: partnerių įrašai; nuorodos, užregistruotos kiekvienam partneriui; kiekvienos nuorodos būsena; skolinamas ir išmokėtas atlygis; santrauka pagal partnerį už laikotarpį.

Palaikymas ir aptarnavimas

11. Vidinė žinių bazė

Kas naudoja: palaikymo darbuotojai, nauji darbuotojai, visi, kurie atsako į pasikartojančius klausimus. Pagrindinės funkcijos: straipsniai, sugrupuoti pagal kategorijas; paieška; savininkas ir „paskutinį kartą peržiūrėta“ data kiekviename straipsnyje; žymė straipsniams, kuriuos reikia atnaujinti.

12. Eskalacijų lenta

Kas naudoja: palaikymo vadovai ir specialistai, kuriems jie perduoda atvejus. Pagrindinės funkcijos: eskaluoti atvejai su klientu, santrauka ir skubumu; priskyrimas specialistui; būsena ir laikas nuo eskalacijos; nuoroda atgal į pradinį bilietą jūsų pagalbos įrankyje.

13. Grąžinimų ir grąžinamųjų pinigų patvirtinimas

Kas naudoja: palaikymo darbuotojai, kurie prašo, ir finansų ar vadovai, kurie tvirtina. Pagrindinės funkcijos: prašymo forma su užsakymo numeriu, priežastimi ir suma; patvirtinimo taisyklės (pavyzdžiui, virš tam tikros sumos reikia vadovo); patvirtinti ar atmesti su komentaru; visų sprendimų žurnalas vėlesnei peržiūrai.

Žmonės ir HR

14. Naujo darbuotojo įvedimo centras

Kas naudoja: HR, vadovai ir nauji darbuotojai. Pagrindinės funkcijos: kontrolinis sąrašas pagal pareigas, apimantis paskyras, įrangą, mokymus ir supažindinimą; savininkai kiekvienam žingsniui tarp HR, IT ir vadovo; naujokui skirtas sveikinimo puslapis; pažangos sekimas visiems, pradedantiems šį mėnesį.

15. Atostogų prašymai

Kas naudoja: visi darbuotojai, vadovai ir HR. Pagrindinės funkcijos: prašymo forma su datomis ir tipu; vadovo patvirtinimas; komandos kalendorius, rodantis, kas nedirba; likusi kiekvieno kvota. Teises laikykite griežtas – žmonės turi matyti savo balansą, o ne visų.

16. Pokalbių planavimas ir vertinimo lapai

Kas naudoja: samdantys vadovai ir pokalbių vedėjai. Pagrindinės funkcijos: kandidatai pagal pareigas su etapu; pokalbių laikai ir interviuotojai; struktūrizuotas vertinimo lapas kiekvienam pokalbiui; santraukos rodinys samdymo sprendimui. Ribokite, kas gali matyti kandidatų duomenis, ir patikrinkite vietines taisykles, kiek laiko juos saugoti.

17. Mokymų ir sertifikatų sekimo įrankis

Kas naudoja: komandų vadovai, atitikties ar saugos vadovai. Pagrindinės funkcijos: privalomi mokymai pagal pareigas; baigimo ir galiojimo datos; priminimai prieš pasibaigiant sertifikatui; sąrašas, kas neturi galiojančių mokymų.

Finansai ir administravimas

18. Išlaidų kompensacijos ir patvirtinimai

Kas naudoja: darbuotojai, kurie pateikia, vadovai, kurie tvirtina, ir finansai, kurie moka. Pagrindinės funkcijos: išlaidų forma su suma, kategorija ir čekio įkėlimu; vadovo patvirtinimas; sąrašas „paruošta mokėjimui“ finansams; eksportas į CSV apskaitos programai. Pačią apskaitą laikykite tinkamame apskaitos produkte.

19. Pirkimo prašymai

Kas naudoja: visi, kas perka įmonės vardu, ir biudžeto savininkai. Pagrindinės funkcijos: prašymas su prekę, tiekėją, kainą ir pagrindimą; patvirtinimo žingsniai pagal sumą; būsena nuo Prašoma iki Užsakyta ir Gauta; išlaidos pagal biudžetą ar skyrių.

20. Savaitinis rodiklių skydelis

Kas naudoja: komandų vadovai ir vadovybė. Pagrindinės funkcijos: keli skaičiai, kuriuos kas nors dabar kiekvieną savaitę renka rankiniu būdu; įvedimas rankiniu būdu arba ryšys su duomenų šaltiniu; diagramos laikui bėgant; trumpas pastabų laukas kontekstui. Kaip sukurti skydelį paaiškina, kaip pasirinkti tinkamus skaičius.

Visos 20 vienoje lentelėje

Ką turi turėti kiekvienas vidinis įrankis

Ką bebūtumėte kurti, keli dalykai taikomi visiems:

• Prisijungimas ir vaidmenys. Žinoti, kas ką padarė, ir rodyti kiekvienam tik tai, ko jam reikia.
• Veiklos istorija svarbiems įrašams: kas pakeitė būseną ir kada.
• Eksportas. CSV eksportas padeda žmonėms jaustis patogiai ir suteikia paprastą atsarginę kopiją.
• Ekranai, tinkami telefonui, skirti tiems, kurie dirba ne prie stalo.
• Savininkas ir būdas naudotojams pranešti apie problemas.

Pradėkite nuo mažiausios versijos, kuri pašalina skausmą, įtraukite du ar tris tikrus naudotojus ir pridėkite funkcijų tik tada, kai jų paprašo. Jei idėja prasideda kaip skaičiuoklė, kaip paversti skaičiuoklę programėle parodo perėjimą.

Kurti šiuos įrankius su Mythex

Daugelis šių idėjų – tai duomenų bazėmis paremtos formos, sąrašai ir skydeliai, kuriuos Mythex sukuria iš paprasto aprašymo. Aprašote darbo eigą, Mythex sukuria ją gyvoje peržiūroje ir prideda Postgres duomenų bazę, kai įrankiui reikia išsaugoti duomenis; kviečiate komandos narius į darbo erdvę be mokesčio už vietą. Prisijungimas įrankio naudotojams yra dalis, kurią pridedate pačiai programėlei, su savo autentifikavimo sprendimu – vidinio įrankio vadovas dokumentacijoje aprašo tai ir kitas sąžiningas ribas. Žingsnis po žingsnio instrukcijas rasite vadove kaip sukurti vidinį įrankį, arba pradėkite nuo vieno iš skydelių šablonų.

Klausimai