20 ідей внутрішніх інструментів для команд (з основними функціями)

Добрі внутрішні інструменти замінюють болісний повторюваний процес: запит, який губиться в email, таблицю, яку кілька людей редагують одночасно, звіт, який хтось щотижня збирає вручну. Найкращий перший інструмент зазвичай невеликий — одна форма, один список зі статусами, один дашборд — і призначений для однієї команди. Нижче наведено 20 ідей для операцій, продажів, підтримки, персоналу та фінансів, кожна з описом того, хто її використовує, і основними функціями, які варто створити першими.

Як вибрати правильну ідею

Перед списком — короткий фільтр. Ідея є гарним кандидатом, якщо:

• Вона трапляється часто. Щоденні чи щотижневі процеси окупають зусилля; річні — рідко.
• Залучено більше однієї людини. Передачі між людьми — це місце, де речі губляться.
• Таблиця або поштова скриня виконує роботу погано. Ви писали інструкції, як нею користуватися, або речі випадають із поля зору.
• Можна описати, що таке «готово». Запит схвалено; замовлення відправлено; тікет закрито.
• Хтось буде за це відповідати. Кожен інструмент потребує людину, яка за ним стежить.

Якщо готовий продукт уже добре і недорого виконує завдання, скористайтеся ним. У порівнянні «створити чи купити програмне забезпечення» для малого бізнесу є чек-лист для цього рішення.

Операції

1. Прийом запитів і трекер

Хто користується: будь-хто, кому потрібне щось від центральної команди — операційний відділ, дизайн, ІТ, facilities. Основні функції: форма запиту з типом, пріоритетом і терміном виконання; спільний список зі статусами (Нові, В роботі, Очікування, Готово); призначення відповідальної особи; коментарі до кожного запиту; вигляд «мої запити» для того, хто подав запит.

2. Реєстр обладнання та активів

Хто користується: ІТ-спеціалісти чи офіс-менеджери, а також співробітники, які беруть обладнання. Основні функції: список активів із серійними номерами, місцезнаходженням і станом; хто має кожну річ і з якого часу; видача та повернення; нагадування про речі, які мають бути повернені; історія для кожного активу.

3. Інвентар і залишки на складі

Хто користується: склад, кухня чи магазин, а також той, хто замовляє витратні матеріали. Основні функції: товари з поточними залишками та рівнем для повторного замовлення; швидкі записи «використано» і «надійшло»; список товарів з низьким запасом; постачальник для кожного товару; проста історія руху товарів. Як створити застосунок для управління запасами розглядає це детально.

4. Планувальник змін і графіків

Хто користується: керівники команд, які працюють змінами, і співробітники, які перевіряють свій графік. Основні функції: тижнева сітка змін; призначення людей на зміни; запити на доступність і відпустку; запити на обмін змінами, які погоджує керівник; зручний для телефона вигляд «мої зміни».

5. Довідник постачальників

Хто користується: закупівлі, операційний відділ і фінанси. Основні функції: картки постачальників з контактами, умовами та категоріями; дати продовження контрактів із нагадуваннями; нотатки та оцінки за минулі замовлення; прикріплені документи, як-от контракти та сертифікати.

6. Журнал інцидентів і проблем

Хто користується: команди facilities, безпеки, ІТ чи контролю якості. Основні функції: швидка форма звіту з завантаженням фото, яка працює на телефонах; серйозність і категорія; відповідальний і статус для кожного інциденту; дії для подальшого виконання з термінами; зведення відкритих проблем за напрямками.

Продажі та клієнти

7. Легка CRM

Хто користується: невеликі відділи продажів або засновники, яким повні CRM здаються занадто важкими. Основні функції: контакти та компанії; воронка з етапами; нотатки та наступні кроки для кожної угоди; список «зв’язатися сьогодні»; проста звітність за угодами на етапах. Див. як створити CRM.

8. Конструктор комерційних пропозицій

Хто користується: відділ продажів або менеджери з клієнтами. Основні функції: каталог товарів і цін; формування пропозиції з позицій зі знижками; версія для надсилання або PDF; статус пропозиції (Чернетка, Надіслано, Прийнято, Втрачено); список пропозицій для кожного клієнта.

9. Чек-лист онбордингу клієнта

Хто користується: менеджери з клієнтами або команди customer success. Основні функції: шаблон чек-листа для кожного тарифу чи послуги; окремий чек-лист для кожного нового клієнта; відповідальні та терміни для кожного кроку; загальний прогрес за всіма клієнтами, які проходять онбординг.

10. Трекер партнерів і рефералів

Хто користується: команди партнерств або маркетингу. Основні функції: картки партнерів; реферали, зареєстровані за кожним партнером; статус кожного реферала; комісія, що нарахована і виплачена; зведення за партнером за період.

Підтримка та обслуговування

11. Внутрішня база знань

Хто користується: агенти підтримки, нові співробітники, будь-хто, хто відповідає на повторювані запитання. Основні функції: статті, згруповані за категоріями; пошук; відповідальний і дата «останнього перегляду» для кожної статті; позначка для статей, які потребують оновлення.

12. Дошка ескалацій

Хто користується: керівники підтримки та спеціалісти, яким передають складні випадки. Основні функції: ескальовані випадки з клієнтом, коротким описом і терміновістю; призначення спеціалісту; статус і час від ескалації; посилання на оригінальний тікет у вашому інструменті служби підтримки.

13. Погодження повернень і відшкодувань

Хто користується: агенти підтримки, які подають запити, а також фінанси чи керівники, які погоджують. Основні функції: форма запиту з номером замовлення, причиною та сумою; правила погодження (наприклад, понад певну суму потрібне погодження керівника); схвалення або відхилення з коментарем; журнал усіх рішень для подальшого перегляду.

Персонал і HR

14. Центр онбордингу співробітників

Хто користується: HR, керівники та нові співробітники. Основні функції: чек-лист для кожної посади, що охоплює облікові записи, обладнання, навчання та знайомства; відповідальні за кожен крок між HR, ІТ та керівником; вітальна сторінка для нового співробітника; відстеження прогресу для всіх, хто починає роботу цього місяця.

15. Запити на відпустку

Хто користується: усі співробітники, керівники та HR. Основні функції: форма запиту з датами та типом; погодження керівника; командний календар, що показує, хто відсутній; залишок днів відпустки для кожної людини. Тримайте права доступу суворо: люди мають бачити свій баланс, а не баланс усіх.

16. Планування співбесід і оцінювальні картки

Хто користується: керівники, які наймають, та інтерв’юери. Основні функції: кандидати на кожну посаду з етапом; слоти співбесід та інтерв’юери; структурована оцінювальна картка для кожної співбесіди; зведений вигляд для рішення про найм. Обмежте, хто бачить дані кандидатів, і перевірте місцеві правила щодо строку зберігання таких даних.

17. Трекер навчання та сертифікації

Хто користується: керівники команд, відповідальні за відповідність вимогам або безпеку. Основні функції: обов’язкові навчання для кожної посади; дати проходження і закінчення строку дії; нагадування до закінчення сертифікації; список людей, у яких прострочено навчання.

Фінанси та адміністрування

18. Заявки на витрати та їх погодження

Хто користується: співробітники, які подають заявки, керівники, які погоджують, і фінанси, які виплачують. Основні функції: форма заявки із сумою, категорією та завантаженням чека; погодження керівника; список «готово до виплати» для фінансів; експорт у CSV для вашої бухгалтерської програми. Саму бухгалтерію ведіть у спеціалізованому бухгалтерському продукті.

19. Заявки на закупівлю

Хто користується: кожен, хто купує від імені компанії, і відповідальні за бюджет. Основні функції: заявка з товаром, постачальником, вартістю та обґрунтуванням; етапи погодження залежно від суми; статус від «Запитано» до «Замовлено» та «Отримано»; витрати за бюджетом або відділом.

20. Щотижневий дашборд показників

Хто користується: керівники команд і менеджмент. Основні функції: кілька ключових показників, які зараз хтось щотижня збирає вручну; ручне введення або підключення до джерела даних; графіки в динаміці; коротке поле для нотаток із контекстом. Як створити дашборд пояснює, як вибрати правильні показники.

Усі 20 одним поглядом

Що потрібно кожному внутрішньому інструменту

Що б ви не створювали, кілька речей стосуються всіх:

• Вхід і ролі. Знайте, хто що зробив, і показуйте кожному лише те, що йому потрібно.
• Історія дій для важливих записів: хто змінив статус і коли.
• Експорт. Експорт у CSV робить людей спокійнішими й дає простий резервний варіант.
• Екрани, зручні для телефона, для тих, хто працює поза столом.
• Відповідальний і спосіб для користувачів повідомляти про проблеми.

Почніть із найменшої версії, яка прибирає біль, дайте інструмент двом-трьом реальним користувачам і додавайте функції лише тоді, коли їх попросять. Якщо ідея починається як таблиця, як перетворити таблицю на застосунок покаже, як здійснити цей перехід.

Створення цього з Mythex

Більшість із цих ідей — це форми, списки та дашборди з базою даних, які Mythex створює за описом звичайною мовою. Ви описуєте робочий процес, Mythex будує його в живому попередньому перегляді й додає базу Postgres, коли інструменту потрібно зберігати дані, а учасників команди ви запрошуєте до робочого простору без оплати за кожне місце. Вхід для користувачів самого інструменту додається до застосунку з вашим власним підходом до автентифікації — посібник із внутрішніх інструментів у документації описує це та інші чесні обмеження. Покрокову інструкцію дивіться в як створити внутрішній інструмент, або почніть з одного з шаблонів дашбордів.

Запитання