Командаларға арналған ішкі құралдардың 20 идеясы (негізгі функцияларымен)

Жақсы ішкі құралдар қиын, қайталанатын процесті алмастырады: электрондық поштада жоғалып кететін сұраныс, бірнеше адам бірден өңдейтін кесте, әр апта қолмен қайта құрылатын есеп. Алғашқы жақсы құрал әдетте шағын болады — бір форма, статустары бар бір тізім, бір бақылау тақтасы — және бір ғана командаға арналады. Төменде операция, сатылым, қолдау, адам ресурстары және қаржы бойынша 20 идея берілген, әрқайсысында кім пайдаланатыны және алдымен жасауға арналған негізгі функциялар көрсетілген.

Дұрыс идеяны қалай таңдау керек

Тізімге өтер алдында қысқа сүзгі. Идея мынадай болса, ол үміткер болып табылады:

• Жиі кездеседі. Күнделікті немесе апта сайынғы процестер күш-жігерді ақтайды; жылына бір рет болатын процестер сирек ақтайды.
• Бірнеше адам қатысады. Тапсырма бір адамнан екіншісіне өткенде ең көп жоғалады.
• Электрондық кесте немесе пошта жұмысты нашар атқарады. Оны қалай пайдалану керектігіне нұсқаулар жазғансыз, немесе бірдеңе назардан тыс қалады.
• «Дайын» деген ұғымды сипаттауға болады. Сұраныс бекітілді; тапсырыс жөнелтілді; тапсырма жабылды.
• Оны біреу иеленеді. Әр құралдың оны қадағалайтын адамы болуы керек.

Егер дайын өнім жақсы әрі арзан жұмыс істесе, соны пайдаланыңыз. Шағын бизнес үшін бағдарламаны өзіңіз жасау немесе сатып алу туралы бұл шешімге көмектесетін тексеріс тізімін береді.

Операция

1. Сұраныстарды қабылдау және трекер

Кім пайдаланады: орталық топтан нәрсе сұрайтын кез келген адам — операция, дизайн, IT, әкімшілік-шаруашылық бөлім. Негізгі функциялар: түрі, басымдығы және мерзімі бар сұраныс формасы; статустары бар ортақ тізім (Жаңа, Орындалуда, Күтуде, Аяқталды); сұранысты адамға тағайындау; әр сұраныстағы пікірлер; сұраным берушіге арналған «менің сұраныстарым» көрінісі.

2. Жабдық пен активтер тізілімі

Кім пайдаланады: IT немесе кеңсе менеджерлері, сонымен бірге жабдықты алып қоятын қызметкерлер. Негізгі функциялар: сериялық нөмірлері, орналасқан жері және жағдайы бар активтер тізімі; әр затты кімнің және қашаннан алғаны; алу және қайтару; қайтаруға уақыты келген заттар туралы ескертулер; әр активтің тарихы.

3. Қойма және қор деңгейі

Кім пайдаланады: қойма, ас үй немесе дүкен қызметкерлері және жабдықты тапсырыс беретін адам. Негізгі функциялар: ағымдағы қоры мен қайта тапсыру деңгейі бар тауарлар; жылдам «пайдаланылды» және «келді» жазбалары; аз қалған тауарлар тізімі; әр тауарға жеткізуші; қарапайым қор қозғалысының тарихы. Қойманы басқару қолданбасын қалай жасау керек мұны толық түсіндіреді.

4. Ауысым мен кесте жоспарлаушы

Кім пайдаланады: ауысымды командалардың менеджерлері және кестесін тексеретін қызметкерлер. Негізгі функциялар: апталық ауысым торы; адамдарды ауысымдарға тағайындау; қолжетімділік пен демалыс сұраулары; менеджер бекітетін ауысым ауыстыру сұраулары; телефонға ыңғайлы «менің ауысымдарым» көрінісі.

5. Сатушылар мен жеткізушілер анықтамалығы

Кім пайдаланады: сатып алу, операция және қаржы бөлімдері. Негізгі функциялар: байланыстары, шарт талаптары және санаттары бар жеткізуші жазбалары; шарттың жаңару күндері туралы еске салғыштар; өткен тапсырыстар бойынша жазбалар мен бағалар; шарттар мен сертификаттар сияқты тіркелген құжаттар.

6. Оқиғалар мен мәселелер журналы

Кім пайдаланады: ғимарат-шаруашылық, қауіпсіздік, IT немесе сапа бөлімдері. Негізгі функциялар: телефонда жұмыс істейтін, фото жүктеуге болатын жылдам хабарлау формасы; қаталдық пен санат; әр оқиғаның иесі мен статусы; мерзімі бар кейінгі іс-шаралар; аймақтар бойынша ашық мәселелердің қысқаша тізімі.

Сатылым және тұтынушылар

7. Жеңіл CRM

Кім пайдаланады: толық CRM-ді тым ауыр деп санайтын шағын сатылым командалары немесе кәсіпкерлер. Негізгі функциялар: контактілер мен компаниялар; сатылым кезеңдері бар воронка; әр мәміле бойынша жазбалар мен келесі қадамдар; «бүгін хабарласу» тізімі; кезеңдер бойынша мәмілелер туралы қарапайым есеп. Қараңыз: CRM қалай жасалады.

8. Ұсыныс және коммерциялық ұсыныс құрастырушы

Кім пайдаланады: сатылым немесе аккаунт менеджерлері. Негізгі функциялар: өнімдер мен баға тізімі; жол элементтерінен жасалатын ұсыныс және жеңілдіктер; бөлісуге немесе PDF-ке болатын нұсқа; ұсыныс статусы (Жоба, Жіберілді, Қабылданды, Жоғалды); әр тұтынушының ұсыныстар тізімі.

9. Тұтынушыны қосу тексеріс тізімі

Кім пайдаланады: аккаунт менеджерлері немесе тұтынушымен жұмыс бөлімі. Негізгі функциялар: әр тариф немесе қызмет үшін тексеріс тізімінің үлгісі; әр жаңа тұтынушы үшін бір тексеріс данасы; әр қадамның иесі мен мерзімі; қосылып жатқан барлық тұтынушылардың прогресі бір көріністе.

10. Серіктес немесе жолдама трекері

Кім пайдаланады: серіктестік немесе маркетинг командалары. Негізгі функциялар: серіктес жазбалары; әр серіктеске тіркелген жолдамалар; әр жолдаманың статусы; төленуге тиісті және төленген комиссия; кезеңге арналған серіктес бойынша қорытынды.

Қолдау және қызмет көрсету

11. Ішкі білім базасы

Кім пайдаланады: қолдау операторлары, жаңа қызметкерлер, қайталанатын сұрақтарға жауап беретін кез келген адам. Негізгі функциялар: санаттар бойынша ұйымдастырылған мақалалар; іздеу; әр мақалада иесі мен «соңғы қаралған» күні; жаңартуды қажет ететін мақалаларға белгі.

12. Эскалация тақтасы

Кім пайдаланады: қолдау жетекшілері және оларға эскалация жасайтын мамандар. Негізгі функциялар: тұтынушысы, қысқаша мазмұны және шұғылдығы көрсетілген эскалацияланған істер; маманға тағайындау; статус пен эскалациядан бері өткен уақыт; сервис-деск құралындағы бастапқы тикетке сілтеме.

13. Қайтару мен ақша қайтаруды бекіту

Кім пайдаланады: сұраныс беретін қолдау операторлары, бекітетін қаржы бөлімі немесе менеджерлер. Негізгі функциялар: тапсырыс нөмірі, себебі және сомасы бар сұраныс формасы; бекіту ережелері (мысалы, белгілі бір сомадан асса менеджер қажет); түсініктемесімен бекіту немесе бас тарту; кейін қарау үшін барлық шешімдер журналы.

Адам ресурстары және HR

14. Қызметкерлерді қабылдау орталығы

Кім пайдаланады: HR, менеджерлер және жаңа қызметкерлер. Негізгі функциялар: рөлге сай тексеріс тізімі — аккаунттар, жабдық, оқыту және таныстыру; HR, IT және менеджер арасында әр қадамның иелері; жаңа қызметкерге арналған қош келдіңіз беті; осы айда жұмысқа кіретін барлығының прогресін бақылау.

15. Демалысқа сұраулар

Кім пайдаланады: барлық қызметкерлер, менеджерлер және HR. Негізгі функциялар: күндері мен түрі бар сұраныс формасы; менеджердің бекітуі; кім демалыста екенін көрсететін команда күнтізбесі; әр адамның қалған рұқсат күндері. Рұқсаттарды қатаң ұстаңыз — адамдар тек өз балансын көруі керек, басқалардікін емес.

16. Сұхбат кестесі және бағалау парақтары

Кім пайдаланады: жалдау менеджерлері және сұхбат жүргізушілер. Негізгі функциялар: әр бос орынға үміткерлер мен кезеңі; сұхбат уақыттары мен сұхбат жүргізушілер; әр сұхбатқа құрылымдалған бағалау парағы; жалдау шешімі үшін қорытынды көрініс. Үміткер деректерін кімнің көре алатынын шектеңіз және оларды қанша уақыт сақтау керектігін жергілікті ережелерден тексеріңіз.

17. Оқыту және сертификаттау трекері

Кім пайдаланады: команда жетекшілері, комплаенс немесе қауіпсіздік менеджерлері. Негізгі функциялар: рөлге қажетті оқулар; аяқтау күндері мен мерзімі; сертификат мерзімі өтер алдындағы еске салғыштар; мерзімі өткен адамдар тізімі.

Қаржы және әкімшілік

18. Шығын шоттары мен бекітулер

Кім пайдаланады: шығын жасаған қызметкерлер, бекітетін менеджерлер, төлейтін қаржы бөлімі. Негізгі функциялар: сома, санат және чек жүктеуі бар шот формасы; менеджердің бекітуі; қаржы бөлімі үшін «төлеуге дайын» тізімі; бухгалтерлік бағдарламаңызға CSV-ге экспорт. Бухгалтерлік есептің өзін арнайы бухгалтерлік өнімде жүргізіңіз.

19. Сатып алу сұраулары

Кім пайдаланады: компания атынан сатып алатын кез келген адам және бюджет иелері. Негізгі функциялар: тауары, жеткізушісі, құны мен негіздемесі бар сұраныс; сома бойынша бекіту қадамдары; «Сұралды» → «Тапсырыс берілді» → «Алынды» статусы; бюджет немесе бөлім бойынша шығындар.

20. Апталық метрикалар тақтасы

Кім пайдаланады: команда жетекшілері және басшылық. Негізгі функциялар: әр апта біреудің қолмен жинайтын бірнеше санды; қолмен енгізу немесе деректер орналасқан жерге қосылу; уақыт бойынша диаграммалар; контекст үшін қысқа ескертпе өрісі. Бақылау тақтасын қалай жасау керек қажетті сандарды таңдау туралы түсіндіреді.

Барлық 20 идея бойынша қысқаша

Әр ішкі құралға не қажет

Неге құрасаңыз да, мұндай нәрселер барлығына қатысты:

• Логин және рөлдер. Кім не істегенін білу және әр адамға тек қажетін көрсету.
• Әрекет тарихы маңызды жазбаларда: статусты кім, қашан өзгерткені.
• Экспорт. CSV экспорты адамдарға ыңғайлы және сізге қарапайым резервтік көшірме береді.
• Телефонға ыңғайлы экрандар үстелден тыс жұмыс істейтіндерге арналған.
• Иесі және пайдаланушылардың мәселе туралы хабарлай алатын тәсілі.

Ауыртпалықты жоятын ең шағын нұсқадан бастаңыз, оған нақты екі-үш пайдаланушыны қосыңыз және мүмкіндіктерді тек олар сұрағанда қосыңыз. Идея электрондық кестеден басталса, электрондық кестені қолданбаға айналдыру көшудің қадамдарын түсіндіреді.

Мұның бәрін Mythex-пен жасау

Осы идеялардың көпшілігі — Mythex сипаттамасынан жасайтын, деректер базасына негізделген формалар, тізімдер және бақылау тақталары. Сіз жұмыс процесін сипаттайсыз, Mythex оны тірі алдын ала қаралымда жасайды, ал құралға деректерді сақтау қажет болғанда Postgres деректер базасын қосады; әріптестеріңізді жұмыс кеңістігіне қатысушыға төлемсіз шақырасыз. Құралдың өз пайдаланушылары үшін логин — оны қолданбаның өзіне өз аутентификация тәсілігіңізбен қосасыз. Ішкі құрал бойынша нұсқаулық құжаттарда осыны және басқа шектеулерді қамтиды. Қадамдық нұсқаулық үшін ішкі құралды қалай жасау керек мақаласын оқыңыз немесе бақылау тақталары үлгілерінің біреуінен бастаңыз.

Сұрақтар