टीमों के लिए 20 इंटरनल टूल आइडियाज़ (मुख्य फ़ीचर्स के साथ)

अच्छे इंटरनल टूल एक दर्दनाक, बार-बार होने वाली प्रक्रिया की जगह लेते हैं: ईमेल में खो जाने वाली रिक्वेस्ट, कई लोगों द्वारा एक साथ एडिट होने वाली स्प्रेडशीट, या हर हफ़्ते हाथ से दोबारा बनाई जाने वाली रिपोर्ट। पहला टूल आम तौर पर छोटा रखें: एक फ़ॉर्म, स्टेटस वाली एक लिस्ट, या एक डैशबोर्ड, और उसे एक ही टीम के लिए बनाएँ। नीचे ऑपरेशंस, सेल्स, सपोर्ट, पीपल और फ़ाइनेंस में फैले 20 आइडियाज़ हैं, हर एक के साथ बताया गया है कि उसका इस्तेमाल कौन करता है और पहले कौन से मुख्य फ़ीचर बनाने हैं।

सही आइडिया कैसे चुनें

सूची से पहले एक त्वरित छन्नी। कोई आइडिया अच्छा उम्मीदवार है अगर:

• वह अक्सर होता है। रोज़ या हर हफ़्ते की प्रक्रियाएँ मेहनत का फल देती हैं; सालाना प्रक्रियाएँ शायद ही कभी।
• एक से ज़्यादा लोग शामिल हैं। काम के हस्तांतरण पर ही चीज़ें खोती हैं।
• कोई स्प्रेडशीट या इनबॉक्स यह काम खराब तरीके से कर रहा है। आपने उसके इस्तेमाल के निर्देश लिखे हैं, या चीज़ें छूट जाती हैं।
• आप “पूरा हुआ” को परिभाषित कर सकते हैं। रिक्वेस्ट मंज़ूर हुई; ऑर्डर भेजा गया; टिकट बंद हुआ।
• कोई उसका ओनर होगा। हर टूल को एक ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत होती है जो उसकी देखभाल करे।

अगर कोई बना-बनाया प्रोडक्ट यह काम अच्छे और किफ़ायती ढंग से करता है, तो वही इस्तेमाल करें। छोटे व्यवसायों के लिए सॉफ़्टवेयर बनाम खरीदना में इस फ़ैसले की चेकलिस्ट है।

ऑपरेशंस

1. रिक्वेस्ट इनटेक और ट्रैकर

इस्तेमाल करने वाले: वे सभी जिन्हें किसी केंद्रीय टीम से कुछ चाहिए, जैसे ऑपरेशंस, डिज़ाइन, IT, फ़ैसिलिटीज़। मुख्य फ़ीचर्स: प्रकार, प्राथमिकता और अंतिम तारीख वाला रिक्वेस्ट फ़ॉर्म; स्टेटस वाली साझा लिस्ट (New, In progress, Waiting, Done); किसी व्यक्ति को असाइनमेंट; हर रिक्वेस्ट पर टिप्पणियाँ; जिसने माँगा उसके लिए “मेरी रिक्वेस्ट” का व्यू।

2. उपकरण और एसेट रजिस्टर

इस्तेमाल करने वाले: IT या ऑफ़िस मैनेजर, और वे स्टाफ़ जो उपकरण लेते हैं। मुख्य फ़ीचर्स: सीरियल नंबर, स्थान और स्थिति के साथ एसेट्स की सूची; हर चीज़ किसके पास है और कब से; चेक-आउट और चेक-इन; वापस लौटाने वाली चीज़ों के रिमाइंडर; हर एसेट का इतिहास।

3. इन्वेंट्री और स्टॉक लेवल

इस्तेमाल करने वाले: वेयरहाउस, किचन या दुकान का स्टाफ़, और सप्लाई मँगाने वाले। मुख्य फ़ीचर्स: मौजूदा स्टॉक और रीऑर्डर लेवल वाले प्रोडक्ट्स; तेज़ “इस्तेमाल हुआ” और “प्राप्त हुआ” एंट्री; कम स्टॉक की सूची; हर प्रोडक्ट का सप्लायर; सरल स्टॉक-मूवमेंट इतिहास। इन्वेंट्री मैनेजमेंट ऐप कैसे बनाएँ में इसकी गहराई से चर्चा है।

4. शिफ़्ट और रोटा प्लानर

इस्तेमाल करने वाले: शिफ़्ट वाली टीमों के मैनेजर, और अपना शेड्यूल देखने वाला स्टाफ़। मुख्य फ़ीचर्स: शिफ़्ट्स का साप्ताहिक ग्रिड; शिफ़्ट में लोगों को असाइन करना; उपलब्धता और छुट्टी की रिक्वेस्ट; मैनेजर द्वारा मंज़ूर की जाने वाली स्वैप रिक्वेस्ट; फ़ोन-फ़्रेंडली “मेरी शिफ़्ट्स” व्यू।

5. वेंडर और सप्लायर डायरेक्टरी

इस्तेमाल करने वाले: प्रोक्योरमेंट, ऑपरेशंस और फ़ाइनेंस। मुख्य फ़ीचर्स: संपर्कों, शर्तों और श्रेणियों वाले सप्लायर रिकॉर्ड; रिमाइंडर के साथ कॉन्ट्रैक्ट नवीनीकरण की तारीखें; पिछले ऑर्डर से नोट्स और रेटिंग; कॉन्ट्रैक्ट और सर्टिफ़िकेट जैसे जुड़े दस्तावेज़।

6. घटना और समस्या लॉग

इस्तेमाल करने वाले: फ़ैसिलिटीज़, सेफ़्टी, IT या क्वालिटी टीमें। मुख्य फ़ीचर्स: फ़ोटो अपलोड के साथ तेज़ रिपोर्ट फ़ॉर्म जो फ़ोन पर चले; गंभीरता और श्रेणी; हर घटना का ओनर और स्टेटस; अंतिम तारीख वाली फ़ॉलो-अप कार्रवाइयाँ; क्षेत्र के अनुसार खुली समस्याओं का सारांश।

सेल्स और ग्राहक

7. लाइटवेट CRM

इस्तेमाल करने वाले: छोटी सेल्स टीमें या फ़ाउंडर जिन्हें पूरे CRM भारी लगते हैं। मुख्य फ़ीचर्स: संपर्क और कंपनियाँ; चरणों वाली पाइपलाइन; हर डील पर नोट्स और अगले कदम; “आज फ़ॉलो अप करें” की सूची; चरण के अनुसार डील्स की सरल रिपोर्टिंग। देखें CRM कैसे बनाएँ।

8. कोट और प्रपोज़ल बिल्डर

इस्तेमाल करने वाले: सेल्स या अकाउंट मैनेजर। मुख्य फ़ीचर्स: प्रोडक्ट और कीमत की सूची; लाइन आइटम्स और छूट से कोट बनाना; शेयर करने योग्य या PDF संस्करण; कोट स्टेटस (Draft, Sent, Accepted, Lost); हर ग्राहक के कोट की सूची।

9. ग्राहक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट

इस्तेमाल करने वाले: अकाउंट मैनेजर या कस्टमर सक्सेस टीमें। मुख्य फ़ीचर्स: हर प्लान या सेवा के लिए चेकलिस्ट टेम्पलेट; हर नए ग्राहक के लिए एक चेकलिस्ट इंस्टेंस; हर चरण पर ओनर और अंतिम तारीख; ऑनबोर्ड हो रहे सभी ग्राहकों की प्रगति एक नज़र में।

10. पार्टनर या रेफ़रल ट्रैकर

इस्तेमाल करने वाले: पार्टनरशिप या मार्केटिंग टीमें। मुख्य फ़ीचर्स: पार्टनर रिकॉर्ड; हर पार्टनर के नाम दर्ज रेफ़रल; हर रेफ़रल का स्टेटस; बकाया और भुगतान किया गया कमीशन; अवधि के लिए हर पार्टनर का सारांश।

सपोर्ट और सेवा

11. इंटरनल नॉलेज बेस

इस्तेमाल करने वाले: सपोर्ट एजेंट, नए कर्मचारी, और बार-बार आने वाले सवालों के जवाब देने वाले सभी। मुख्य फ़ीचर्स: श्रेणी के अनुसार व्यवस्थित लेख; खोज; हर लेख पर ओनर और “आख़िरी बार जाँचा गया” तारीख; अपडेट की ज़रूरत वाले लेखों का फ़्लैग।

12. एस्केलेशन बोर्ड

इस्तेमाल करने वाले: सपोर्ट लीड और वे विशेषज्ञ जिन तक मामले पहुँचाए जाते हैं। मुख्य फ़ीचर्स: ग्राहक, सारांश और तात्कालिकता के साथ एस्केलेट किए गए मामले; विशेषज्ञ को असाइनमेंट; स्टेटस और एस्केलेशन के बाद बीता समय; आपके हेल्प-डेस्क टूल में मूल टिकट का लिंक।

13. रिटर्न और रिफ़ंड अप्रूवल

इस्तेमाल करने वाले: रिक्वेस्ट करने वाले सपोर्ट एजेंट, और मंज़ूरी देने वाले फ़ाइनेंस या मैनेजर। मुख्य फ़ीचर्स: ऑर्डर नंबर, कारण और रकम वाला रिक्वेस्ट फ़ॉर्म; अप्रूवल नियम (जैसे किसी तय रकम से ऊपर मैनेजर की मंज़ूरी); टिप्पणी के साथ मंज़ूर या अस्वीकार; बाद में समीक्षा के लिए सभी निर्णयों का लॉग।

लोग और HR

14. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग हब

इस्तेमाल करने वाले: HR, मैनेजर और नए कर्मचारी। मुख्य फ़ीचर्स: भूमिका के अनुसार चेकलिस्ट जिसमें अकाउंट, उपकरण, प्रशिक्षण और परिचय शामिल हों; HR, IT और मैनेजर में हर स्टेप का ओनर; नए कर्मचारी के लिए स्वागत पेज; इस महीने शुरू करने वाले सभी के लिए प्रगति ट्रैकिंग।

15. छुट्टी की रिक्वेस्ट

इस्तेमाल करने वाले: सभी स्टाफ़, मैनेजर और HR। मुख्य फ़ीचर्स: तारीखों और प्रकार के साथ रिक्वेस्ट फ़ॉर्म; मैनेजर की मंज़ूरी; टीम कैलेंडर जो दिखाए कि कौन छुट्टी पर है; हर व्यक्ति का बचा हुआ कोटा। अनुमतियाँ सख़्त रखें: लोग अपना बैलेंस देखें, सबका नहीं।

16. इंटरव्यू शेड्यूलिंग और स्कोरकार्ड

इस्तेमाल करने वाले: हायरिंग मैनेजर और इंटरव्यूअर। मुख्य फ़ीचर्स: भूमिका के अनुसार उम्मीदवार और उनका चरण; इंटरव्यू स्लॉट और इंटरव्यूअर; हर इंटरव्यू का संरचित स्कोरकार्ड; हायरिंग निर्णय के लिए सारांश व्यू। यह सीमित करें कि उम्मीदवार का डेटा कौन देख सकता है, और जाँचें कि उसे कितने समय तक रखने के स्थानीय नियम क्या हैं।

17. प्रशिक्षण और सर्टिफ़िकेशन ट्रैकर

इस्तेमाल करने वाले: टीम लीड, अनुपालन या सेफ़्टी मैनेजर। मुख्य फ़ीचर्स: हर भूमिका के लिए ज़रूरी प्रशिक्षण; पूरा होने और समाप्ति की तारीखें; सर्टिफ़िकेशन खत्म होने से पहले रिमाइंडर; उन लोगों की सूची जिनका प्रशिक्षण पुराना हो गया है।

फ़ाइनेंस और एडमिन

18. खर्च दावे और अप्रूवल

इस्तेमाल करने वाले: खर्च जमा करने वाले स्टाफ़, मंज़ूरी देने वाले मैनेजर, और भुगतान करने वाला फ़ाइनेंस। मुख्य फ़ीचर्स: रकम, श्रेणी और रसीद अपलोड के साथ दावा फ़ॉर्म; मैनेजर की मंज़ूरी; फ़ाइनेंस के लिए “भुगतान के लिए तैयार” सूची; आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के लिए CSV एक्सपोर्ट। अकाउंटिंग खुद किसी उचित अकाउंटिंग प्रोडक्ट में रखें।

19. खरीद अनुरोध

इस्तेमाल करने वाले: कंपनी की ओर से खरीदारी करने वाले लोग, और बजट धारक। मुख्य फ़ीचर्स: आइटम, सप्लायर, लागत और औचित्य के साथ रिक्वेस्ट; रकम के अनुसार अप्रूवल चरण; Requested से Ordered और Received तक स्टेटस; हर बजट या विभाग के अनुसार खर्च।

20. साप्ताहिक मेट्रिक्स डैशबोर्ड

इस्तेमाल करने वाले: टीम लीड और प्रबंधन। मुख्य फ़ीचर्स: वे कुछ संख्याएँ जो अभी हर हफ़्ते हाथ से इकट्ठा की जाती हैं; मैनुअल एंट्री या उस जगह से कनेक्शन जहाँ डेटा रहता है; समय के साथ चार्ट; संदर्भ के लिए एक छोटा नोट्स फ़ील्ड। डैशबोर्ड कैसे बनाएँ में बताया गया है कि सही संख्याएँ कैसे चुनें।

सभी 20 एक नज़र में

हर इंटरनल टूल को क्या चाहिए

आप जो भी बनाएँ, कुछ बातें हर जगह लागू होती हैं:

• लॉग-इन और भूमिकाएँ। जानें कि किसने क्या किया, और हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखाएँ जो उसे चाहिए।
• महत्वपूर्ण रिकॉर्ड पर गतिविधि इतिहास: किसने स्टेटस बदला, और कब।
• एक्सपोर्ट। CSV एक्सपोर्ट लोगों को सहज रखता है और आपको एक सरल बैकअप देता है।
• फ़ोन-फ़्रेंडली स्क्रीन उन सबके लिए जो डेस्क से दूर काम करते हैं।
• एक ओनर और यूज़र्स के लिए समस्या रिपोर्ट करने का तरीका।

सबसे छोटे संस्करण से शुरू करें जो परेशानी मिटाए, दो-तीन असली यूज़र्स को उस पर लाएँ, और फ़ीचर्स तभी जोड़ें जब वे माँगें। अगर आइडिया स्प्रेडशीट के रूप में शुरू हुआ है, तो स्प्रेडशीट को ऐप में कैसे बदलें में यह बदलाव समझाया गया है।

Mythex के साथ ये बनाना

इनमें से ज़्यादातर आइडियाज़ उसी तरह के डेटाबेस-आधारित फ़ॉर्म, लिस्ट और डैशबोर्ड हैं जिन्हें Mythex सादी भाषा के विवरण से बनाता है। आप वर्कफ़्लो बताते हैं, Mythex उसे लाइव प्रीव्यू में बनाता है, और जब टूल को डेटा सेव करना हो तो Postgres डेटाबेस जोड़ता है, और आप टीम के साथियों को प्रति-सीट शुल्क के बिना वर्कस्पेस में आमंत्रित कर सकते हैं। टूल के अपने यूज़र्स के लिए लॉग-इन आप ऐप में खुद अपने ऑथ तरीके से जोड़ते हैं; इसका तरीका और बाकी सीमाएँ डॉक्स में इंटरनल टूल गाइड में हैं। चरण-दर-चरण मार्गदर्शन के लिए इंटरनल टूल कैसे बनाएँ पढ़ें, या डैशबोर्ड टेम्पलेट्स में से किसी से शुरू करें।

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