टीमसाठी 20 अंतर्गत टूल कल्पना (मुख्य वैशिष्ट्यांसह)

चांगले अंतर्गत टूल एखादी त्रासदायक, वारंवार होणारी प्रक्रिया बदलते: ईमेलमध्ये हरवणारी विनंती, एकाच वेळी अनेकजण संपादित करणारी स्प्रेडशीट, किंवा दर आठवड्याला कुणीतरी हाताने पुन्हा बनवणारा अहवाल. पहिले टूल सहसा छोटे असावे — एक फॉर्म, स्टेटस असलेली एक यादी किंवा एक डॅशबोर्ड — आणि ते एकाच टीमसाठी असावे. खाली ऑपरेशन्स, विक्री, सपोर्ट, लोक आणि फायनान्स यांच्यातील 20 कल्पना आहेत, प्रत्येकासोबत ती कोण वापरतो आणि सुरुवातीला कोणती मुख्य वैशिष्ट्ये बनवायची ते दिले आहे.

योग्य कल्पना कशी निवडावी

यादीपूर्वी एक छोटी चाळणी. एखादी कल्पना चांगली उमेदवार आहे जर:

• ती वारंवार होते. रोजची किंवा साप्ताहिक प्रक्रिया त्याच्या कष्टाचे फळ देते; वार्षिक प्रक्रिया क्वचितच देते.
• एकापेक्षा जास्त व्यक्ती सामील असतात. हस्तांतरणाच्या ठिकाणीच गोष्टी हरवतात.
• एखादी स्प्रेडशीट किंवा इनबॉक्स ते काम वाईटरित्या करत आहे. त्याच्या वापराच्या सूचना तुम्ही लिहिल्या आहेत, किंवा गोष्टी निसटत आहेत.
• तुम्ही “पूर्ण” ची व्याख्या करू शकता. विनंती मंजूर झाली; ऑर्डर पाठवली गेली; तिकीट बंद झाले.
• त्याची मालकी कोणाकडे असेल. प्रत्येक टूलची देखभाल करणारी एक व्यक्ती हवी.

एखादे तयार उत्पादन आधीच हे काम चांगले आणि परवडणाऱ्या किमतीत करत असेल तर ते वापरा. लहान व्यवसायांसाठी सॉफ्टवेअर स्वतः बनवायचे की विकत घ्यायचे यासाठी एक चेकलिस्ट देते.

ऑपरेशन्स

1. विनंती इनटेक आणि ट्रॅकर

कोण वापरतो: मध्यवर्ती टीमकडून काहीतरी हवे असणारा कोणीही — ऑपरेशन्स, डिझाइन, IT, सुविधा. मुख्य वैशिष्ट्ये: प्रकार, प्राधान्य आणि मुदत असलेला विनंती फॉर्म; स्टेटस (नवीन, प्रगतीत, प्रतीक्षेत, पूर्ण) असलेली सामायिक यादी; व्यक्तीला नेमणूक; प्रत्येक विनंतीवर टिप्पण्या; विनंती करणाऱ्यासाठी “माझ्या विनंत्या” हे दृश्य.

2. उपकरणे आणि मालमत्ता नोंदवही

कोण वापरतो: IT किंवा ऑफिस व्यवस्थापक, आणि उपकरणे घेणारे कर्मचारी. मुख्य वैशिष्ट्ये: अनुक्रमांक, ठिकाण आणि स्थिती असलेली मालमत्तांची यादी; प्रत्येक वस्तू कोणाकडे आहे आणि किती काळापासून; चेक-आउट आणि चेक-इन; परत यायची असलेल्या वस्तूंसाठी स्मरणपत्रे; प्रत्येक मालमत्तेचा इतिहास.

3. इन्व्हेंटरी आणि साठ्याची पातळी

कोण वापरतो: गोदाम, स्वयंपाकघर किंवा दुकानातील कर्मचारी, आणि पुरवठा ऑर्डर करणारा कोणीही. मुख्य वैशिष्ट्ये: सध्याचा साठा आणि पुनर्क्रम पातळी असलेली उत्पादने; पटकन “वापरले” आणि “मिळाले” नोंदी; कमी साठ्याची यादी; प्रत्येक उत्पादनाचा पुरवठादार; साध्या साठा-हालचालींचा इतिहास. इन्व्हेंटरी व्यवस्थापन अॅप कसे बनवायचे यात याचे सखोल स्पष्टीकरण आहे.

4. शिफ्ट आणि रोटा नियोजक

कोण वापरतो: शिफ्ट-आधारित टीमचे व्यवस्थापक, आणि आपले वेळापत्रक तपासणारे कर्मचारी. मुख्य वैशिष्ट्ये: शिफ्टची साप्ताहिक ग्रिड; लोकांना शिफ्टमध्ये नेमणूक; उपलब्धता आणि सुट्टीच्या विनंत्या; व्यवस्थापकाने मंजूर करावयाच्या शिफ्ट-बदल विनंत्या; फोनला अनुकूल “माझ्या शिफ्ट” दृश्य.

5. विक्रेता आणि पुरवठादार निर्देशिका

कोण वापरतो: खरेदी, ऑपरेशन्स आणि फायनान्स. मुख्य वैशिष्ट्ये: संपर्क, अटी आणि वर्गवारी असलेल्या पुरवठादार नोंदी; कराराच्या नूतनीकरणाच्या तारखा आणि स्मरणपत्रे; मागील ऑर्डरवरील नोंदी आणि रेटिंग; करार आणि प्रमाणपत्रांसारखी जोडलेली कागदपत्रे.

6. घटना आणि समस्या नोंदवही

कोण वापरतो: सुविधा, सुरक्षितता, IT किंवा गुणवत्ता टीम. मुख्य वैशिष्ट्ये: फोटो अपलोडसह त्वरित अहवाल फॉर्म, जो फोनवर चालतो; तीव्रता आणि वर्गवारी; प्रत्येक घटनेसाठी मालक आणि स्टेटस; मुदत असलेल्या पाठपुरावा कृती; क्षेत्रानुसार उघड्या समस्यांचा सारांश.

विक्री आणि ग्राहक

7. हलके CRM

कोण वापरतो: पूर्ण CRM खूप जड वाटणारी छोटी विक्री टीम किंवा संस्थापक. मुख्य वैशिष्ट्ये: संपर्क आणि कंपन्या; टप्पे असलेली पाइपलाइन; प्रत्येक डीलवरील नोंदी आणि पुढची पायरी; “आज पाठपुरावा” यादी; टप्प्यानुसार डीलचा साधा अहवाल. CRM कसे बनवायचे पहा.

8. कोट आणि प्रस्ताव बिल्डर

कोण वापरतो: विक्री किंवा खाते व्यवस्थापक. मुख्य वैशिष्ट्ये: उत्पादन आणि किमतीची यादी; सवलतींसह लाइन आयटमवरून कोट बनवणे; शेअर करता येणारी किंवा PDF आवृत्ती; कोटची स्थिती (ड्राफ्ट, पाठवले, स्वीकारले, गमावले); प्रत्येक ग्राहकाची कोटची यादी.

9. ग्राहक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट

कोण वापरतो: खाते व्यवस्थापक किंवा ग्राहक यशस्वी (customer success) टीम. मुख्य वैशिष्ट्ये: प्रत्येक प्लॅन किंवा सेवेसाठी चेकलिस्ट टेम्पलेट; प्रत्येक नवीन ग्राहकासाठी एक चेकलिस्ट; प्रत्येक पायरीवर मालक आणि मुदत; ऑनबोर्ड होत असलेल्या सर्व ग्राहकांची एकत्रित प्रगती एका नजरेत.

10. भागीदार किंवा रेफरल ट्रॅकर

कोण वापरतो: भागीदारी किंवा मार्केटिंग टीम. मुख्य वैशिष्ट्ये: भागीदारांच्या नोंदी; प्रत्येक भागीदारासमोर नोंदलेले रेफरल; प्रत्येक रेफरलची स्थिती; देय आणि दिलेले कमिशन; कालावधीनुसार प्रत्येक भागीदाराचा सारांश.

सपोर्ट आणि सेवा

11. अंतर्गत ज्ञानआधार

कोण वापरतो: सपोर्ट एजंट, नवीन कर्मचारी, आणि वारंवार येणाऱ्या प्रश्नांची उत्तरे देणारा कोणीही. मुख्य वैशिष्ट्ये: वर्गानुसार मांडलेले लेख; शोध; प्रत्येक लेखावर मालक आणि “शेवटचे पुनरावलोकन” तारीख; अपडेट करावे लागणाऱ्या लेखांसाठी खूण.

12. एस्कलेशन बोर्ड

कोण वापरतो: सपोर्ट लीड आणि ज्या तज्ज्ञांकडे प्रकरणे पाठवली जातात ते. मुख्य वैशिष्ट्ये: ग्राहक, सारांश आणि तातडी असलेली वाढवलेली प्रकरणे; तज्ज्ञाला नेमणूक; स्टेटस आणि वाढवल्यापासूनचा वेळ; तुमच्या हेल्प-डेस्क टूलमधील मूळ तिकिटाचा दुवा.

13. परतावा आणि रिफंड मंजुरी

कोण वापरतो: परतावा मागणारे सपोर्ट एजंट, आणि मंजुरी देणारे फायनान्स किंवा व्यवस्थापक. मुख्य वैशिष्ट्ये: ऑर्डर क्रमांक, कारण आणि रकमेसह विनंती फॉर्म; मंजुरी नियम (उदाहरणार्थ, ठरावीक रकमेवरील प्रकरणांसाठी व्यवस्थापकाची मंजुरी); टिप्पणीसह मंजूर किंवा नाकारणे; नंतरच्या पुनरावलोकनासाठी सर्व निर्णयांची नोंद.

लोक आणि HR

14. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग हब

कोण वापरतो: HR, व्यवस्थापक आणि नवीन कर्मचारी. मुख्य वैशिष्ट्ये: भूमिकेनुसार चेकलिस्ट, ज्यात खाती, उपकरणे, प्रशिक्षण आणि ओळखी असतात; HR, IT आणि व्यवस्थापक यांच्यात प्रत्येक पायरीसाठी मालक; नवीन कर्मचाऱ्यासाठी स्वागत पान; या महिन्यात सुरू होणाऱ्या सर्वांची प्रगती.

15. सुट्टीच्या विनंत्या

कोण वापरतो: सर्व कर्मचारी, व्यवस्थापक आणि HR. मुख्य वैशिष्ट्ये: तारखा आणि प्रकारासह विनंती फॉर्म; व्यवस्थापकाची मंजुरी; कोण रजेवर आहे ते दाखवणारे टीम कॅलेंडर; प्रत्येक व्यक्तीची उर्वरित रजा. परवानग्या काटेकोर ठेवा — लोकांनी स्वतःची शिल्लक पाहावी, सर्वांची नव्हे.

16. मुलाखत वेळापत्रक आणि स्कोअरकार्ड

कोण वापरतो: भरती व्यवस्थापक आणि मुलाखत घेणारे. मुख्य वैशिष्ट्ये: भूमिकेनुसार उमेदवार आणि त्यांचा टप्पा; मुलाखतीच्या वेळा आणि मुलाखतकार; प्रत्येक मुलाखतीसाठी संरचित स्कोअरकार्ड; भरतीच्या निर्णयासाठी सारांश दृश्य. उमेदवारांचा डेटा कोण पाहू शकेल ते मर्यादित ठेवा, आणि तो किती काळ ठेवायचा ते स्थानिक नियम तपासा.

17. प्रशिक्षण आणि प्रमाणपत्र ट्रॅकर

कोण वापरतो: टीम लीड, अनुपालन किंवा सुरक्षितता व्यवस्थापक. मुख्य वैशिष्ट्ये: भूमिकेनुसार आवश्यक प्रशिक्षण; पूर्ण होण्याच्या आणि मुदत संपण्याच्या तारखा; प्रमाणपत्र संपण्यापूर्वी स्मरणपत्रे; कोण मुदतबाह्य झाले आहे त्यांची यादी.

फायनान्स आणि प्रशासन

18. खर्च दावे आणि मंजुरी

कोण वापरतो: दावे सादर करणारे कर्मचारी, मंजुरी देणारे व्यवस्थापक, आणि पैसे देणारे फायनान्स. मुख्य वैशिष्ट्ये: रक्कम, वर्गवारी आणि पावती अपलोडसह दावा फॉर्म; व्यवस्थापकाची मंजुरी; फायनान्ससाठी “पैसे देण्यासाठी तयार” यादी; तुमच्या अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरसाठी CSV निर्यात. अकाउंटिंग स्वतः योग्य अकाउंटिंग उत्पादनातच ठेवा.

19. खरेदी विनंत्या

कोण वापरतो: कंपनीच्या वतीने खरेदी करणारे कोणीही, आणि बजेट धारक. मुख्य वैशिष्ट्ये: वस्तू, पुरवठादार, खर्च आणि समर्थनासह विनंती; रकमेनुसार मंजुरीच्या पायऱ्या; विनंती केलेली ते ऑर्डर केलेली ते प्राप्त झालेली अशी स्थिती; बजेट किंवा विभागानुसार खर्च.

20. साप्ताहिक मेट्रिक्स डॅशबोर्ड

कोण वापरतो: टीम लीड आणि व्यवस्थापन. मुख्य वैशिष्ट्ये: सध्या दर आठवड्याला हाताने गोळा केली जाणारी मोजकी आकडेवारी; हाताने नोंद किंवा डेटा जिथे आहे तिथे जोडणी; कालांतराने चार्ट; संदर्भासाठी एक छोटे नोंद क्षेत्र. डॅशबोर्ड कसा बनवायचा योग्य आकडे कसे निवडायचे ते समजावते.

सर्व 20 एका दृष्टिक्षेपात

प्रत्येक अंतर्गत टूलला काय हवे

तुम्ही काहीही बनवा, काही गोष्टी सर्वत्र लागू होतात:

• लॉगिन आणि भूमिका. कोणी काय केले ते कळावे, आणि प्रत्येकाला फक्त त्याला हवे तेवढेच दिसावे.
• क्रियाकलाप इतिहास महत्त्वाच्या नोंदींवर: स्टेटस कोणी आणि केव्हा बदलला.
• निर्यात. CSV निर्यात लोकांना सोयीची वाटते आणि तुम्हाला सोपा बॅकअप देते.
• फोनला अनुकूल स्क्रीन ज्यांना डेस्कपासून दूर काम करावे लागते त्यांच्यासाठी.
• एक मालक आणि वापरकर्त्यांना समस्या कळवण्याचा मार्ग.

त्रास दूर करणाऱ्या सर्वात छोट्या आवृत्तीपासून सुरुवात करा, दोन-तीन खऱ्या वापरकर्त्यांना ती वापरायला द्या, आणि ते मागतील तेव्हाच वैशिष्ट्ये जोडा. कल्पना स्प्रेडशीट म्हणून सुरू झाली असेल तर स्प्रेडशीटचे अॅपमध्ये रूपांतर कसे करायचे ते पायरी-पायरीने सांगते.

Mythex सह हे बनवणे

यातील बहुतेक कल्पना म्हणजे डेटाबेसवर आधारित फॉर्म, याद्या आणि डॅशबोर्ड — जे Mythex तुम्ही साध्या भाषेत वर्णन केल्यावर बनवते. तुम्ही कार्यप्रवाह सांगता, Mythex लाईव्ह प्रिव्ह्यूमध्ये ते बनवते, आणि टूलला डेटा साठवायचा असेल तेव्हा Postgres डेटाबेस जोडते; तुम्ही टीममेटना प्रति-सीट शुल्काशिवाय वर्कस्पेसमध्ये आमंत्रित करू शकता. टूलच्या स्वतःच्या वापरकर्त्यांसाठीचे लॉगिन तुम्ही अॅपमध्येच, तुमच्या स्वतःच्या ऑथ पद्धतीने जोडता — डॉक्समधील अंतर्गत टूल मार्गदर्शक हे आणि इतर प्रामाणिक मर्यादा समजावते. चरण-दर-चरण मार्गदर्शनासाठी अंतर्गत टूल कसे बनवायचे वाचा, किंवा डॅशबोर्ड टेम्पलेट पैकी एकापासून सुरुवात करा.

प्रश्न