ટીમો માટે 20 ઇન્ટર્નલ ટૂલ વિચારો (મુખ્ય ફીચર્સ સાથે)

સારા ઇન્ટર્નલ ટૂલ્સ વારંવાર થતી પીડાદાયક પ્રક્રિયાને બદલે છે: ઈમેઇલમાં ખોવાઈ જતી વિનંતી, એક સાથે ઘણા લોકો સંપાદિત કરતી સ્પ્રેડશીટ, અથવા દર અઠવાડિયે કોઈએ હાથે ફરી બનાવેલો રિપોર્ટ. પહેલું શ્રેષ્ઠ ટૂલ સામાન્ય રીતે નાનું હોય છે — એક ફોર્મ, સ્ટેટસવાળી એક લિસ્ટ, અથવા એક ડેશબોર્ડ — અને એક જ ટીમને લક્ષ્ય બનાવે છે. નીચે ઓપરેશન્સ, સેલ્સ, સપોર્ટ, લોકો અને ફાઇનાન્સમાં 20 વિચારો છે, દરેક સાથે કોણ તેનો ઉપયોગ કરે છે અને પહેલા બનાવવા જેવા મુખ્ય ફીચર્સ.

યોગ્ય વિચાર કેવી રીતે પસંદ કરવો

સૂચિ પહેલાં એક ઝડપી ગાળણી. વિચાર સારો ઉમેદવાર ત્યારે છે જ્યારે:

• તે વારંવાર થાય છે. રોજિંદી કે સાપ્તાહિક પ્રક્રિયાઓ મહેનતનું વળતર આપે છે; વાર્ષિક પ્રક્રિયાઓ ભાગ્યે જ આપે છે.
• એકથી વધુ લોકો સામેલ છે. હસ્તાંતરણ (handoff) એ જગ્યા છે જ્યાં વસ્તુઓ ખોવાય છે.
• એક સ્પ્રેડશીટ કે ઇનબોક્સ કામ ખરાબ રીતે કરે છે. તમે તેના ઉપયોગ માટેની સૂચનાઓ લખી છે, અથવા વસ્તુઓ તિરાડમાંથી સરકી જાય છે.
• તમે "પૂર્ણ" ની વ્યાખ્યા કરી શકો. વિનંતી મંજૂર થાય છે; ઓર્ડર મોકલાય છે; ટિકિટ બંધ થાય છે.
• કોઈ તેની જવાબદારી લેશે. દરેક ટૂલને એક વ્યક્તિની જરૂર છે જે તેની સંભાળ રાખે.

જો તૈયાર પ્રોડક્ટ પહેલેથી જ કામ સારી અને પરવડે તેવી રીતે કરે છે, તો તે વાપરો. નાના વ્યવસાયો માટે સોફ્ટવેર બનાવવું કે ખરીદવું માં તે નિર્ણય માટે ચેકલિસ્ટ છે.

ઓપરેશન્સ

1. વિનંતી ઇન્ટેક અને ટ્રેકર

કોણ વાપરે છે: કેન્દ્રિય ટીમ પાસેથી કંઈક જોઈતું હોય તે કોઈ પણ — ઓપરેશન્સ, ડિઝાઇન, IT, ફેસિલિટીઝ. મુખ્ય ફીચર્સ: પ્રકાર, પ્રાથમિકતા અને નિયત તારીખ સાથેનું વિનંતી ફોર્મ; સ્ટેટસ (નવી, પ્રગતિમાં, રાહ જોવાય છે, પૂર્ણ) સાથેની શેર કરેલી લિસ્ટ; વ્યક્તિને સોંપણી; દરેક વિનંતી પર ટિપ્પણીઓ; જેણે પૂછ્યું તે વ્યક્તિ માટે "મારી વિનંતીઓ" નો વ્યૂ.

2. સાધનો અને એસેટ રજિસ્ટર

કોણ વાપરે છે: IT અથવા ઓફિસ મેનેજર્સ, અને સાધનો લેનાર સ્ટાફ. મુખ્ય ફીચર્સ: સીરીયલ નંબર, સ્થાન અને સ્થિતિ સાથેની એસેટ્સની લિસ્ટ; દરેક વસ્તુ કોની પાસે છે અને ક્યારથી; ચેક-આઉટ અને ચેક-ઇન; પાછી આપવાની બાકી વસ્તુઓ માટે રીમાઇન્ડર; દરેક એસેટનો ઇતિહાસ.

3. ઇન્વેન્ટરી અને સ્ટોક લેવલ

કોણ વાપરે છે: વેરહાઉસ, રસોડું અથવા દુકાનનો સ્ટાફ, અને પુરવઠો ઓર્ડર કરનાર કોઈ પણ. મુખ્ય ફીચર્સ: હાલના સ્ટોક અને રિઓર્ડર લેવલ સાથેની પ્રોડક્ટ્સ; ઝડપી "વપરાયું" અને "પ્રાપ્ત થયું" એન્ટ્રી; ઓછા સ્ટોકની લિસ્ટ; દરેક પ્રોડક્ટ માટે સપ્લાયર; સરળ સ્ટોક-હલચલનો ઇતિહાસ. ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ એપ કેવી રીતે બનાવવી માં આ વિગતવાર છે.

4. શિફ્ટ અને રોટા પ્લાનર

કોણ વાપરે છે: શિફ્ટ આધારિત ટીમોના મેનેજર્સ, અને પોતાનું શેડ્યૂલ તપાસતો સ્ટાફ. મુખ્ય ફીચર્સ: શિફ્ટનો સાપ્તાહિક ગ્રીડ; શિફ્ટમાં લોકોને સોંપવા; ઉપલબ્ધતા અને રજાની વિનંતીઓ; મેનેજર મંજૂર કરે તેવી સ્વેપ વિનંતીઓ; ફોન-ફ્રેન્ડલી "મારી શિફ્ટ" વ્યૂ.

5. વેન્ડર અને સપ્લાયર ડિરેક્ટરી

કોણ વાપરે છે: પ્રોક્યોરમેન્ટ, ઓપરેશન્સ અને ફાઇનાન્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: સંપર્કો, શરતો અને કેટેગરી સાથેના સપ્લાયર રેકોર્ડ; રિમાઇન્ડર સાથે કરાર નવીકરણની તારીખો; ભૂતકાળના ઓર્ડરની નોંધ અને રેટિંગ; કરાર અને પ્રમાણપત્ર જેવા જોડેલા દસ્તાવેજો.

6. ઘટના અને સમસ્યા લૉગ

કોણ વાપરે છે: ફેસિલિટીઝ, સલામતી, IT અથવા ગુણવત્તા ટીમો. મુખ્ય ફીચર્સ: ફોટો અપલોડ સાથેનું ઝડપી રિપોર્ટ ફોર્મ જે ફોન પર કામ કરે; ગંભીરતા અને કેટેગરી; દરેક ઘટના માટે માલિક અને સ્ટેટસ; નિયત તારીખ સાથેની ફોલો-અપ ક્રિયાઓ; વિસ્તાર પ્રમાણે ખુલ્લી સમસ્યાઓનો સારાંશ.

સેલ્સ અને ગ્રાહકો

7. હલકું CRM

કોણ વાપરે છે: નાની સેલ્સ ટીમો અથવા સંસ્થાપકો જેમને પૂર્ણ CRM ભારે લાગે છે. મુખ્ય ફીચર્સ: સંપર્કો અને કંપનીઓ; સ્ટેજ સાથેની પાઇપલાઇન; દરેક ડીલ પર નોંધ અને આગળના પગલાં; "આજે ફોલો અપ" લિસ્ટ; સ્ટેજ પ્રમાણે ડીલ્સનો સરળ રિપોર્ટ. CRM કેવી રીતે બનાવવું જુઓ.

8. ક્વોટ અને પ્રસ્તાવ બિલ્ડર

કોણ વાપરે છે: સેલ્સ અથવા એકાઉન્ટ મેનેજર્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: પ્રોડક્ટ અને ભાવની યાદી; ડિસ્કાઉન્ટ સાથે લાઇન આઇટમ્સમાંથી ક્વોટ બનાવવો; શેર કરી શકાય તેવી અથવા PDF આવૃત્તિ; ક્વોટ સ્ટેટસ (ડ્રાફ્ટ, મોકલ્યું, સ્વીકારાયું, ગુમાવ્યું); દરેક ગ્રાહક માટે ક્વોટની લિસ્ટ.

9. ગ્રાહક ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ

કોણ વાપરે છે: એકાઉન્ટ મેનેજર્સ અથવા કસ્ટમર સક્સેસ ટીમો. મુખ્ય ફીચર્સ: દરેક પ્લાન અથવા સેવા માટે ચેકલિસ્ટ ટેમ્પલેટ; દરેક નવા ગ્રાહક માટે એક ચેકલિસ્ટ ઇન્સ્ટન્સ; દરેક પગલા પર માલિક અને નિયત તારીખ; ઓનબોર્ડ થઈ રહેલા બધા ગ્રાહકોમાં એક નજરમાં પ્રગતિ.

10. ભાગીદાર અથવા રેફરલ ટ્રેકર

કોણ વાપરે છે: પાર્ટનરશિપ અથવા માર્કેટિંગ ટીમો. મુખ્ય ફીચર્સ: ભાગીદાર રેકોર્ડ્સ; દરેક ભાગીદાર સામે નોંધાયેલા રેફરલ; દરેક રેફરલનું સ્ટેટસ; ચૂકવવાનું અને ચૂકવાયેલું કમિશન; સમયગાળા માટે દરેક ભાગીદારનો સારાંશ.

સપોર્ટ અને સેવા

11. આંતરિક નોલેજ બેઝ

કોણ વાપરે છે: સપોર્ટ એજન્ટ્સ, નવા કર્મચારીઓ, વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોના જવાબ આપનાર કોઈ પણ. મુખ્ય ફીચર્સ: કેટેગરી પ્રમાણે ગોઠવેલા લેખો; શોધ; દરેક લેખ પર માલિક અને "છેલ્લે તપાસ્યું" તારીખ; અપડેટની જરૂર હોય તેવા લેખો માટે ફ્લેગ.

12. એસ્કેલેશન બોર્ડ

કોણ વાપરે છે: સપોર્ટ લીડ્સ અને તેમના તરફ એસ્કેલેટ કરાતા નિષ્ણાતો. મુખ્ય ફીચર્સ: ગ્રાહક, સારાંશ અને તાત્કાલિકતા સાથેના એસ્કેલેટ થયેલા કેસ; નિષ્ણાતને સોંપણી; સ્ટેટસ અને એસ્કેલેશનથી વીતેલો સમય; તમારા હેલ્પ-ડેસ્ક ટૂલમાં મૂળ ટિકિટની લિંક.

13. રિટર્ન્સ અને રિફંડ મંજૂરી

કોણ વાપરે છે: વિનંતી કરતા સપોર્ટ એજન્ટ્સ, મંજૂરી આપતા ફાઇનાન્સ અથવા મેનેજર્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: ઓર્ડર નંબર, કારણ અને રકમ સાથેનું વિનંતી ફોર્મ; મંજૂરી નિયમો (દા.ત., નિશ્ચિત રકમથી વધુ હોય તો મેનેજરની મંજૂરી); ટિપ્પણી સાથે મંજૂર કે નામંજૂર; પછીની સમીક્ષા માટે બધા નિર્ણયોનો લૉગ.

લોકો અને HR

14. કર્મચારી ઓનબોર્ડિંગ હબ

કોણ વાપરે છે: HR, મેનેજર્સ અને નવા કર્મચારીઓ. મુખ્ય ફીચર્સ: ભૂમિકા પ્રમાણે ચેકલિસ્ટ જેમાં એકાઉન્ટ્સ, સાધનો, તાલીમ અને પરિચય આવરી લેવાય; HR, IT અને મેનેજર વચ્ચે દરેક પગલાના માલિકો; નવા કર્મચારી માટે સ્વાગત પેજ; આ મહિને જોડાતા બધા માટે પ્રગતિ ટ્રેકિંગ.

15. રજાની વિનંતીઓ

કોણ વાપરે છે: બધા સ્ટાફ, મેનેજર્સ અને HR. મુખ્ય ફીચર્સ: તારીખો અને પ્રકાર સાથેનું વિનંતી ફોર્મ; મેનેજરની મંજૂરી; કોણ રજા પર છે તે બતાવતું ટીમ કેલેન્ડર; દરેક વ્યક્તિની બાકી રજા. પરવાનગીઓ કડક રાખો — લોકોએ પોતાનું બેલેન્સ જોવું જોઈએ, બધાનું નહીં.

16. ઇન્ટરવ્યૂ શેડ્યૂલિંગ અને સ્કોરકાર્ડ

કોણ વાપરે છે: હાયરિંગ મેનેજર્સ અને ઇન્ટરવ્યૂઅર્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: સ્ટેજ સાથે દરેક ભૂમિકા માટે ઉમેદવારો; ઇન્ટરવ્યૂ સ્લોટ્સ અને ઇન્ટરવ્યૂઅર્સ; દરેક ઇન્ટરવ્યૂ માટે સંરચિત સ્કોરકાર્ડ; ભરતીના નિર્ણય માટે સારાંશ વ્યૂ. ઉમેદવારના ડેટા કોણ જોઈ શકે તે મર્યાદિત કરો, અને તે કેટલો સમય રાખવો તેના સ્થાનિક નિયમો તપાસો.

17. તાલીમ અને પ્રમાણપત્ર ટ્રેકર

કોણ વાપરે છે: ટીમ લીડ્સ, કમ્પ્લાયન્સ અથવા સલામતી મેનેજર્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: ભૂમિકા પ્રમાણે જરૂરી તાલીમ; પૂર્ણ થવાની અને સમાપ્તિની તારીખો; પ્રમાણપત્ર સમાપ્ત થતાં પહેલાં રીમાઇન્ડર; કોની મુદત વીતી ગઈ છે તેની લિસ્ટ.

ફાઇનાન્સ અને એડમિન

18. ખર્ચ દાવા અને મંજૂરીઓ

કોણ વાપરે છે: સબમિટ કરતો સ્ટાફ, મંજૂરી આપતા મેનેજર્સ, ચુકવણી કરતું ફાઇનાન્સ. મુખ્ય ફીચર્સ: રકમ, કેટેગરી અને રસીદ અપલોડ સાથેનું દાવા ફોર્મ; મેનેજરની મંજૂરી; ફાઇનાન્સ માટે "ચુકવણી માટે તૈયાર" લિસ્ટ; તમારા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર માટે CSV એક્સપોર્ટ. એકાઉન્ટિંગ પોતે યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ પ્રોડક્ટમાં રાખો.

19. ખરીદી વિનંતીઓ

કોણ વાપરે છે: કંપની વતી ખરીદી કરનાર કોઈ પણ, અને બજેટ ધારકો. મુખ્ય ફીચર્સ: વસ્તુ, સપ્લાયર, ખર્ચ અને કારણ સાથેની વિનંતી; રકમ પ્રમાણે મંજૂરીના પગલાં; Requested થી Ordered થી Received સુધીનું સ્ટેટસ; બજેટ અથવા વિભાગ પ્રમાણે ખર્ચ.

20. સાપ્તાહિક મેટ્રિક્સ ડેશબોર્ડ

કોણ વાપરે છે: ટીમ લીડ્સ અને મેનેજમેન્ટ. મુખ્ય ફીચર્સ: અત્યારે કોઈ દર અઠવાડિયે હાથે એકઠા કરે છે તે થોડા જ આંકડા; જાતે એન્ટ્રી અથવા ડેટા જ્યાં છે ત્યાંનું કનેક્શન; સમય સાથેના ચાર્ટ; સંદર્ભ માટે ટૂંકી નોંધનું ફીલ્ડ. ડેશબોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું યોગ્ય આંકડા કેવી રીતે પસંદ કરવા તે સમજાવે છે.

બધા 20 એક નજરમાં

દરેક ઇન્ટર્નલ ટૂલને શું જોઈએ

તમે જે પણ બનાવો, કેટલીક બાબતો બધે લાગુ પડે છે:

• લૉગિન અને ભૂમિકાઓ. કોણે શું કર્યું તે જાણો, અને દરેકને ફક્ત તેને જે જોઈએ તે બતાવો.
• પ્રવૃત્તિ ઇતિહાસ મહત્વપૂર્ણ રેકોર્ડ્સ પર: કોણે સ્ટેટસ બદલ્યું, અને ક્યારે.
• એક્સપોર્ટ. CSV એક્સપોર્ટ લોકોને આરામદાયક રાખે છે અને સરળ બેકઅપ આપે છે.
• ફોન-ફ્રેન્ડલી સ્ક્રીન એવા કોઈ માટે જે ડેસ્કથી દૂર કામ કરે છે.
• એક માલિક અને વપરાશકર્તાઓ માટે સમસ્યા જાણ કરવાની રીત.

જે નાની આવૃત્તિ પીડા દૂર કરે તેનાથી શરૂ કરો, બે-ત્રણ વાસ્તવિક વપરાશકર્તાઓને તેના પર લાવો, અને ફીચર્સ ત્યારે જ ઉમેરો જ્યારે તેઓ માંગે. જો વિચાર સ્પ્રેડશીટ તરીકે શરૂ થયો હોય, તો સ્પ્રેડશીટને એપમાં કેવી રીતે ફેરવવી તે પગલાં સમજાવે છે.

Mythex સાથે આ બનાવવું

આમાંના મોટાભાગના વિચારો એવા ડેટાબેઝ-આધારિત ફોર્મ, લિસ્ટ અને ડેશબોર્ડ છે જે Mythex સાદી ભાષાના વર્ણનથી બનાવે છે. તમે કામનો પ્રવાહ વર્ણવો છો, Mythex તેને લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં બનાવે છે અને ટૂલને ડેટા સાચવવાની જરૂર હોય ત્યારે Postgres ડેટાબેઝ ઉમેરે છે, અને તમે પ્રતિ-સીટ ફી વિના ટીમના સાથીઓને વર્કસ્પેસમાં આમંત્રિત કરો છો. ટૂલના પોતાના વપરાશકર્તાઓ માટે લૉગિન એપમાં જ ઉમેરવાનું હોય છે, તમારા પોતાના ઓથ અભિગમ સાથે — docs ની ઇન્ટર્નલ ટૂલ ગાઇડ તે અને બીજી પ્રામાણિક મર્યાદાઓ આવરી લે છે. પગલાવાર માર્ગદર્શન માટે, ઇન્ટર્નલ ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું વાંચો, અથવા ડેશબોર્ડ ટેમ્પલેટ્સ માંથી એકથી શરૂ કરો.

પ્રશ્નો