નાના બિઝનેસ માટે ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ એપ કેવી રીતે બનાવવી

ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ એપ બનાવવા માટે ચાર બાબતોથી શરૂઆત કરો: આઇટમની યાદી, દરેક સ્થળે દરેક આઇટમનો જથ્થો, દરેક સ્ટૉક હલનચલનનો લોગ (આવ્યો, ગયો, ગોઠવ્યો, કારણ સાથે), અને રિઑર્ડર સ્તર પર આધારિત ઓછા-સ્ટૉકની ચેતવણીઓ. AI એપ બિલ્ડર સાદા વર્ણન પરથી ડેટાબેઝ, સ્ક્રીન અને ચેતવણીઓ બનાવી શકે છે. સૌથી મહત્વની ડિઝાઇન પસંદગી એ છે કે ફક્ત ગણતરી ઓવરરાઇટ કરવાને બદલે હલનચલન નોંધો, કારણ કે તે ઇતિહાસ જ તમને આંકડા પર ભરોસો કરવા દે છે.

નાના બિઝનેસ પોતાનું કેમ બનાવે છે

મોટાભાગના નાના બિઝનેસ સ્ટૉક સ્પ્રેડશીટમાં ટ્રૅક કરવાનું શરૂ કરે છે, અને તે ત્યાં સુધી ચાલે છે જ્યાં સુધી તે ન ચાલે. સામાન્ય તૂટવાના મુદ્દા:

• ઘણા લોકો શીટ અપડેટ કરે અને એકબીજાના ફેરફારો ઓવરરાઇટ કરે
• કોઈને ખબર ન પડે કે ગણતરી કેમ બદલાઈ કે કોણે બદલી
• કોઈને નોંધ્યા પહેલાં કંઈ ખૂટી જાય
• સ્ટૉક એક કરતાં વધુ જગ્યાએ હોય (શોપ ફ્લોર, પાછળનો રૂમ, વાન, બીજું સ્થળ)
• શીટમાં તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેની સૂચનાઓ ઉમેરાતી જાય

તૈયાર ઇન્વેન્ટરી સોફ્ટવેર અસ્તિત્વમાં છે અને ઘણીવાર તે જ સાચો જવાબ હોય છે (માર્ગદર્શિકાના અંતે જુઓ). લોકો પોતાની એપ ત્યારે બનાવે છે જ્યારે તેમનો સ્ટૉક અસામાન્ય હોય (એક્સપાયરી તારીખવાળા બેચ, બીજી વસ્તુઓમાંથી બનેલી આઇટમ, પાછી આવતી ભાડાની વસ્તુઓ), જ્યારે મોટા ઉત્પાદનનો ફક્ત એક ભાગ જોઈએ, અથવા જ્યારે તેઓ ઇચ્છે કે તે તેમની ટીમ કામ કરે છે તે રીતે બરાબર બંધબેસે. જો તમે સ્પ્રેડશીટમાંથી આવી રહ્યા હો, તો સ્પ્રેડશીટને એપમાં ફેરવવી ઉપયોગી સાથી છે.

એપને શું જોઈએ

મુખ્ય ડેટા

મુખ્ય વિચાર: સ્ટૉક સ્તર એ હલનચલનનું પરિણામ છે. દરેક ફેરફાર હલનચલન રેકોર્ડમાંથી પસાર થાય, અને હાલનો જથ્થો તેના પરથી અપડેટ થાય. તેનાથી મફતમાં ઓડિટ ટ્રેઇલ મળે છે અને ભૂલો શોધવી અને પાછી વાળવી સરળ બને છે.

મુખ્ય પેજ

• આઇટમની યાદી શોધ, શ્રેણી ફિલ્ટર અને “ઓછો સ્ટૉક” ફિલ્ટર સાથે
• આઇટમ પેજ દરેક સ્થળે જથ્થો અને તાજેતરની હલનચલન બતાવે
• ઝડપી ગોઠવણ: સ્ટૉક મેળવવો, કાઢવો, સ્થળો વચ્ચે ખસેડવો, ગણતરી નોંધવી
• ઓછો-સ્ટૉક દૃશ્ય: રિઑર્ડર સ્તર પર કે તેનાથી નીચે બધું, સપ્લાયર પ્રમાણે જૂથબદ્ધ
• સ્ટૉક ગણતરી મોડ સમયાંતરે ગણતરી માટે, જે તફાવતને ગોઠવણ તરીકે નોંધે

પછીથી, જો જરૂર પડે

• ખરીદ ઓર્ડર: સપ્લાયરને ઓર્ડર બનાવો, પછી તેની સામે મેળવો
• બેચ અને એક્સપાયરી તારીખ ખોરાક, કોસ્મેટિક્સ અને દવાઓ માટે
• સામગ્રી યાદી (BOM): બનાવેલું ઉત્પાદન ઘટકોથી બનેલું હોય, જેથી એક વેચતાં ઘણા ઘટક ઘટે
• રિપોર્ટ: સ્ટૉક મૂલ્ય, ધીમે ચાલતી આઇટમ, સમય સાથે વપરાશ (જુઓ ડેશબોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું)
• ફોન કેમેરાથી બારકોડ સ્કેનિંગ

બનાવતા પહેલા નક્કી કરવાની બાબતો

સત્યનો સ્રોત કોણ

જો તમે ઓનલાઇન સ્ટોર કે પોઇન્ટ-ઓફ-સેલ સિસ્ટમ મારફતે વેચો છો જે પહેલેથી સ્ટૉક ટ્રૅક કરે છે, તો નક્કી કરો કે ગણતરીની માલિકી કઈ સિસ્ટમની છે. બે સિસ્ટમ એક જ આંકડા સંપાદિત કરે તો તે અલગ પડી જશે. વિકલ્પો:

1. તમારી એપ ફક્ત તે વસ્તુઓ માટે જે સ્ટોર ટ્રૅક કરતું નથી (કાચો માલ, પુરવઠો, પાછળના રૂમનો સ્ટૉક).
2. સ્ટોર સ્રોત છે; તમારી એપ તેના API મારફતે રિપોર્ટ અને ચેતવણીઓ માટે વાંચે.
3. તમારી એપ સ્રોત છે અને ગણતરીઓ સ્ટોરમાં મોકલે. સૌથી શક્તિશાળી, અને તેને સાચું કરવામાં સૌથી વધુ કામ.

વિકલ્પ 1 કે 2 થી શરૂઆત કરવી ઘણી સુરક્ષિત છે.

કોણ શું કરી શકે

કેટલાક સ્ટાફથી ખરીદ કિંમત છુપાવવી એ સામાન્ય જરૂરિયાત છે; તેને તમારા પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટમાં કહો. સાચી પરવાનગીઓ માટે એપ લૉગિન જોઈએ, જે તમારી એપમાં લૉગિન કેવી રીતે ઉમેરવું માં આવરી લેવાયું છે.

ફોન કે ડેસ્કટોપ

સ્ટૉકનું કામ ઊભા રહીને થાય છે: સ્ટોકરૂમમાં, ડિલિવરી દરવાજે, વાનમાં. ગણતરી અને ગોઠવણ સ્ક્રીન પહેલા ફોન માટે ડિઝાઇન કરો, મોટા બટન અને શક્ય એટલું ઓછું ટાઇપિંગ સાથે. રિપોર્ટ અને આઇટમ સંપાદન ડેસ્કટોપ-પ્રથમ રહી શકે.

પગલા દર પગલું બનાવો

પગલું 1: હાલનો ડેટા સાફ કરો

આયાત કરતાં પહેલાં તમારી સ્પ્રેડશીટ એક્સપોર્ટ કરો અને સાફ કરો: દરેક આઇટમ માટે એક પંક્તિ, સુસંગત એકમો, અનન્ય SKU, મર્જ કરેલા કોષ નહીં. આમાં લોકો ધારે છે તેના કરતાં વધુ સમય લાગે છે, પણ પછી ઘણી મુશ્કેલી બચાવે છે.

પગલું 2: પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ લખો

બિઝનેસ, સ્ટૉક, લોકો અને હલનચલનનું વર્ણન કરો:

ફર્ન એન્ડ સ્ટોન માટે ઇન્વેન્ટરી એપ બનાવો, એક છોડની દુકાન જેમાં શોપ ફ્લોર, પાછળનો રૂમ અને ડિલિવરી વાન છે. આઇટમમાં નામ, SKU, બારકોડ, શ્રેણી, એકમ, ખરીદ કિંમત, વેચાણ કિંમત, સપ્લાયર અને રિઑર્ડર સ્તર હોય. દરેક સ્થળે જથ્થો ટ્રૅક કરો. દરેક ફેરફાર એક સ્ટૉક હલનચલન હોય, જેમાં પ્રકાર (મળ્યું, વેચ્યું, નુકસાન, ગણતરી, ખસેડ્યું), જથ્થો, નોંધ, વપરાશકર્તા અને સમય હોય — જથ્થા ક્યારેય સીધા સંપાદિત ન કરો. સ્ક્રીન: શોધી શકાય તેવી આઇટમની યાદી ઓછા-સ્ટૉક ફિલ્ટર સાથે, દરેક સ્થળના સ્ટૉક અને હલનચલન ઇતિહાસ સાથેનું આઇટમ પેજ, ફોન માટે અનુકૂળ ઝડપી-ગોઠવણ સ્ક્રીન, અને સપ્લાયર પ્રમાણે જૂથબદ્ધ ઓછા-સ્ટૉકનું પેજ. સ્ટાફ ખરીદ કિંમત જોઈ ન શકે; મેનેજર જોઈ શકે. ડેટાબેઝ વાપરો, સાદી અને ઝડપી ડિઝાઇન. મને CSV ફાઇલમાંથી આઇટમ આયાત કરવા દો.

પગલું 3: આયાત કરો અને તપાસો

સાફ કરેલું CSV આયાત કરો, પછી દસ આઇટમ વાસ્તવિકતા સામે તપાસો. ખોટી શરૂઆતની ગણતરીઓ પહેલા દિવસથી એપ પરનો ભરોસો ઘટાડે છે, તેથી જે દિવસે તમે સ્વિચ કરો તે દિવસે તમારી સૌથી મહત્વની આઇટમની વાસ્તવિક ગણતરી કરો.

પગલું 4: હલનચલનનું પરીક્ષણ કરો

સ્ટૉક મેળવો, કેટલોક વેચો, એક નુકસાન પામેલો નોંધો, કેટલાક વાનમાં ખસેડો, અને એવી ગણતરી કરો જેમાં બે ખૂટતા મળે. ચકાસો કે દરેક આઇટમનો ઇતિહાસ સાચી વાર્તા કહે છે અને જથ્થો મેળ ખાય છે. જથ્થો શૂન્યથી નીચે જવાનો પ્રયાસ કરો અને નક્કી કરો કે તેને અટકાવવો કે ફ્લેગ કરવો.

પગલું 5: ચેતવણીઓ અને રિપોર્ટ ઉમેરો

મૂળભૂત કામ કામ કરે પછી લોકો સામાન્ય રીતે સૌથી પહેલા ઓછા-સ્ટૉકનો ઈમેઇલ કે મેનેજર માટે દૈનિક સારાંશ માંગે છે. તેને ઈમેઇલ પ્રદાતા અને શેડ્યૂલ કરેલા જોબની જરૂર છે. ત્યારબાદ સરળ સ્ટૉક મૂલ્ય રિપોર્ટ અને 90 દિવસથી ન ખસેલી આઇટમની યાદી.

પગલું 6: પહેલા એક સ્થળે રોલઆઉટ કરો

એક કે બે અઠવાડિયા ત્યાં વાપરો, જે અટપટું હોય તે સુધારો, પછી વિસ્તાર કરો. સૌથી મોટું જોખમ બગ નથી; એ છે કે એપ ધીમી હોવાથી સ્ટાફ સ્પ્રેડશીટ પર પાછો જાય.

સામાન્ય ભૂલો

• ફક્ત હાલનો જથ્થો સંગ્રહ કરવો. હલનચલન વિના તમે “આ કેમ ખોટું છે?” નો જવાબ આપી શકતા નથી.
• કોઈને પણ બધું સંપાદિત કરવા દેવું. રિઑર્ડર સ્તરમાં ટાઇપો કે કાઢી નાખેલી આઇટમ અઠવાડિયાઓ સુધી ધ્યાનમાં ન આવે.
• એકમોને અવગણવા. બૉક્સ-દીઠ 12 ખરીદવી અને છૂટક વેચવી હોય તો સ્પષ્ટ નિયમ જોઈએ, નહીંતર ગણતરી 12 ગણી ખોટી થશે.
• ગોઠવણ સ્ક્રીન પર વધુ ફીલ્ડ. ડિલિવરી નોંધવામાં એક મિનિટ લાગે તો લોકો તે નહીં કરે.
• પહેલા બે-દિશાવાળો સ્ટોર સમન્વય બનાવવો. કંઈક સાથે જોડતાં પહેલાં એપને પોતાની રીતે વિશ્વસનીય બનાવો.
• તેને હિસાબ ગણવું. કર માટે સ્ટૉક મૂલ્યાંકન (FIFO, સરેરાશ ખર્ચ) ના નિયમો છે; તમારા હિસાબ માટે એપના આંકડા પર આધાર રાખતા પહેલા તમારા હિસાબનીશ પાસે તપાસો.

જ્યારે તૈયાર ઉત્પાદન વધુ સારું હોય

• તમે મુખ્યત્વે એક પ્લેટફોર્મ જેમ કે Shopify કે Square મારફતે વેચો છો. તેમની બિલ્ટ-ઇન ઇન્વેન્ટરી સુવિધાઓ તમારી જરૂર પૂરી કરી શકે, તમારા વેચાણ સાથે પહેલેથી જોડાયેલી.
• તમારે ઇન્વેન્ટરી હિસાબ સાથે ચુસ્ત રીતે જોડાયેલી જોઈએ. હિસાબી સોફ્ટવેર અને તેની સાથે સંકલિત થવા બનેલા ઇન્વેન્ટરી ઉત્પાદનો ઘણું સમાધાન બચાવે છે.
• તમારી પાસે વેરહાઉસ કામગીરી છે જેમાં પિકિંગ, પેકિંગ, શિપિંગ લેબલ અને ઘણી વેચાણ ચેનલ છે. સમર્પિત ઇન્વેન્ટરી અને વેરહાઉસ સિસ્ટમ તેના માટે બનેલી છે.

જ્યારે તમારો સ્ટૉક એ ઉત્પાદનોમાં બંધબેસતો ન હોય, જ્યારે નાના ભાગ માટે મોટી સિસ્ટમ માટે પૈસા આપવા પડે, અથવા જ્યારે સ્ટૉકની આસપાસની પ્રક્રિયા (મંજૂરી, જોબ શીટ, ભાડાની પરત) ખરેખર તમને જોઈતી વસ્તુ હોય, ત્યારે પોતાનું બનાવો. નાના બિઝનેસ માટે સોફ્ટવેર બનાવવું કે ખરીદવું માર્ગદર્શિકા આ ટ્રેડ-ઓફ સમજાવે છે.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex એક AI એપ બિલ્ડર છે: તમે સ્ટૉક, સ્થળો અને લોકોનું વર્ણન કરો, અને તે લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં એપ બનાવે છે, આઇટમ, સ્થળો અને હલનચલન માટે પ્રોજેક્ટમાં ડેટાબેઝ ઉમેરીને. તમે અત્યારે વાપરતા સ્પ્રેડશીટનો સ્ક્રીનશૉટ જોડી શકો જેથી તે તમારા કૉલમ જોઈ શકે, અને CSV આયાત માટે પૂછી શકો. આઇટમના ફોટા પ્રોજેક્ટના ફાઇલ સ્ટોરેજનો ઉપયોગ કરે. જો તમારા સ્ટોર કે POS પાસે API હોય, તો તેની કી પ્રોજેક્ટ સિક્રેટ્સમાં સંગ્રહ કરી શકો અને Mythex ને તેમાંથી વાંચવા કહી શકો. તમારા સ્ટાફ માટે બિલ્ટ-ઇન લૉગિન સિસ્ટમ નથી, તેથી એપ ખાતાં અને ભૂમિકાઓ તમે પસંદ કરેલી ઓથ લાઇબ્રેરી કે પ્રદાતા વાપરે છે. આંતરિક ટૂલ બનાવવા અને CRUD એપ બનાવવા પરના દસ્તાવેજો સારી શરૂઆત છે.

સંપાદિત કરી શકાય તેવા પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ માટે ઇન્વેન્ટરી ટ્રેકર ટેમ્પ્લેટ ખોલો, અથવા વ્યાપક માર્ગદર્શિકા ઇન્ટરનલ ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું વાંચો.

પ્રશ્નો