Paano Gumawa ng Inventory Management App para sa Maliit na Negosyo

Para gumawa ng inventory management app, magsimula sa apat na bagay: listahan ng mga item, dami ng bawat item sa bawat lokasyon, talaan ng bawat stock movement (pumasok, lumabas, na-adjust, may dahilan), at low-stock alert batay sa reorder level. Makakagawa ang AI app builder ng database, mga screen at alerto mula sa simpleng paglalarawan. Ang pinakamahalagang disenyo ay ang pagtatala ng mga movement sa halip na basta i-overwrite ang bilang, dahil ang kasaysayang iyon ang nagpapatunay na mapagkakatiwalaan ang mga numero.

Bakit gumagawa ng sarili ang maliliit na negosyo

Karaniwang nagsisimula ang maliliit na negosyo sa pag-track ng stock sa spreadsheet, at gumagana iyon hanggang sa hindi na. Ang mga karaniwang punto ng pagkabigo:

• Maraming tao ang nag-a-update ng sheet at nagkakapatong-patong ang mga pagbabago
• Walang nakakaalam kung bakit nagbago ang bilang o sino ang nagbago nito
• May nauubos bago pa mapansin ng sinuman
• Nasa higit sa isang lugar ang stock (shop floor, back room, van, pangalawang site)
• Lumaki na ang sheet at may kasamang instruksyon kung paano ito gamitin

May mga off-the-shelf na inventory software at madalas iyon ang tamang sagot (tingnan ang dulo ng gabay na ito). Gumagawa ng sarili ang mga tao kapag hindi karaniwan ang stock nila (may batch na may expiry date, mga item na gawa sa ibang item, mga rental na bumabalik), kapag maliit lang ang bahaging kailangan nila sa malaking produkto, o kapag gusto nilang tumugma ito nang eksakto sa paraan ng pagtatrabaho ng team nila. Kung galing ka sa spreadsheet, kapaki-pakinabang na kasama ang paano gawing app ang spreadsheet.

Ano ang kailangan ng app

Pangunahing data

Ang pangunahing ideya: ang stock level ay resulta ng mga movement. Dumadaan ang bawat pagbabago sa isang movement record, at ina-update mula roon ang dami sa kamay. Nagbibigay ito ng audit trail nang libre at ginagawang madaling subaybayan at baligtarin ang mga pagkakamali.

Pangunahing screen

• Listahan ng items na may paghahanap, filter ng kategorya, at filter na "low stock"
• Pahina ng item na nagpapakita ng dami kada lokasyon at mga kamakailang movement
• Mabilis na adjust: tumanggap ng stock, mag-alis ng stock, maglipat sa pagitan ng lokasyon, o magtala ng bilang
• Low-stock view: lahat ng nasa o nasa ilalim ng reorder level, nakapangkat ayon sa supplier
• Stock count mode para sa periodic na bilang, na nagtatala ng pagkakaiba bilang adjustment

Sa susunod, kung kakailanganin

• Purchase orders: gumawa ng order sa supplier, pagkatapos tanggapin laban dito
• Batch at expiry date para sa pagkain, cosmetics at gamot
• Bill of materials: produktong gawa mula sa mga component, para ang pagbenta ng isa ay nagbabawas ng ilang component
• Mga ulat: halaga ng stock, mga item na mabagal gumalaw, paggamit sa paglipas ng panahon (tingnan ang paano gumawa ng dashboard)
• Barcode scanning gamit ang camera ng telepono

Mga desisyon bago gumawa

Sino ang pinagmumulan ng katotohanan

Kung nagbebenta ka sa online store o point-of-sale system na sinusubaybayan na ang stock, pagpasyahan kung aling sistema ang may-ari ng bilang. Kapag dalawang sistema ang sabay na nag-e-edit ng iisang numero, magkakaiba sila sa paglipas ng panahon. Mga opsyon:

1. Para lamang sa mga bagay na hindi sinusubaybayan ng store ang app (raw material, supplies, stock sa back room).
2. Ang store ang pinagmumulan; binabasa ng app ang datos para sa mga ulat at alerto sa pamamagitan ng API nito.
3. Ang app ang pinagmumulan at itinutulak ang mga bilang sa store. Ang pinakamakapangyarihan, at ang pinakamaraming trabaho para maging tama.

Mas ligtas magsimula sa opsyon 1 o 2.

Sino ang puwedeng gumawa ng ano

Karaniwang kailangan ang pagtatago ng cost price sa ilang staff; sabihin ito sa unang prompt. Kailangan ng totoong permissions ang login sa app, na tinatalakay sa paano magdagdag ng login sa app mo.

Telepono o desktop

Nangyayari ang trabaho sa stock habang nakatayo: sa stockroom, sa pinto ng delivery, sa van. Idisenyo ang adjust at count screen para sa telepono muna, may malalaking button at pinakakaunting pag-type. Puwedeng desktop-first ang mga ulat at pag-edit ng item.

Itayo nang hakbang-hakbang

Hakbang 1: Linisin ang kasalukuyang data

I-export ang spreadsheet at ayusin bago mag-import: isang row kada item, pare-parehong yunit, natatanging SKU, walang pinagsamang cell. Mas matagal ito kaysa inaasahan ng marami, pero nakakatipid ito ng maraming problema sa hinaharap.

Hakbang 2: Isulat ang unang prompt

Ilarawan ang negosyo, ang stock, ang mga tao at ang mga movement:

Gumawa ng inventory app para sa Fern & Stone, isang plant shop na may shop floor, back room at delivery van. May pangalan, SKU, barcode, kategorya, yunit, cost price, sale price, supplier at reorder level ang mga item. Subaybayan ang dami kada lokasyon. Ang bawat pagbabago ay stock movement na may uri (received, sold, damaged, counted, transferred), dami, tala, user at oras; huwag kailanman direktang i-edit ang dami. Mga screen: listahan ng items na may paghahanap at low-stock filter, pahina ng item na may stock kada lokasyon at kasaysayan ng movement, screen ng mabilisang adjust na angkop sa telepono, at low-stock page na nakapangkat ayon sa supplier. Hindi nakikita ng staff ang cost price; nakikita ito ng manager. Gumamit ng database, simple at mabilis na disenyo. Hayaan akong mag-import ng items mula sa CSV file.

Hakbang 3: Mag-import at suriin

I-import ang nalinis na CSV, saka i-check ang sampung item laban sa totoo. Ang maling panimulang bilang ang sisira sa tiwala sa app mula sa unang araw, kaya magbilang nang aktuwal ng pinakamahahalagang item sa araw ng paglipat.

Hakbang 4: Subukan ang mga movement

Tumanggap ng stock, magbenta ng ilan, sirain ang isa, ilipat ang ilan sa van, at gumawa ng bilang na may dalawang nawawala. Tiyaking tama ang kuwento ng kasaysayan ng bawat item at tugma ang dami. Subukang gawing mas mababa sa zero ang dami at magpasya kung dapat itong i-block o i-flag.

Hakbang 5: Magdagdag ng alerto at ulat

Kadalasang unang hinihingi ng mga tao kapag gumagana na ang basic ang low-stock email o pang-araw-araw na buod para sa manager. Kailangan nito ng email provider at scheduled job. Pagkatapos nito, sapat na ang simpleng ulat ng halaga ng stock at listahan ng mga item na hindi gumalaw sa loob ng 90 araw.

Hakbang 6: Ilunsad muna sa isang lokasyon

Gamitin ito sa isang lugar sa loob ng ilang linggo, ayusin ang mga awkward na bahagi, saka palawakin. Ang pinakamalaking panganib ay hindi bug; ito ay kapag bumalik ang staff sa spreadsheet dahil mas mabagal ang app.

Mga karaniwang pagkakamali

• Pag-iimbak lamang ng kasalukuyang dami. Kung walang movement, hindi mo masasagot ang "bakit mali ito?"
• Pagpapahintulot sa sinuman na mag-edit ng kahit ano. Ang typo sa reorder level o nabura na item ay maaaring hindi mapansin nang ilang linggo.
• Pagbabalewala sa yunit. Kung bumibili ka ng kahon ng 12 at nagbebenta ng isa-isa, kailangan ng malinaw na panuntunan, o magkakamali ang bilang nang 12 beses.
• Sobrang dami ng field sa adjust screen. Kapag ang pagtatala ng delivery ay inaabot ng isang minuto, hindi ito gagawin ng mga tao.
• Pagbuo muna ng two-way store sync. Pagkatiwalaan muna ang app nang mag-isa bago ito ikonekta sa anuman.
• Pagtrato dito bilang accounting. May mga panuntunan ang valuation ng stock para sa buwis (FIFO, weighted average); kumonsulta sa accountant bago umasa sa mga numero ng app para sa mga libro ninyo.

Kailan mas mabuti ang handang produkto

• Pangunahin kayong nagbebenta sa iisang platform gaya ng Shopify o Square. Maaaring sakupin ng built-in nilang inventory features ang kailangan ninyo, nakakabit na sa benta.
• Kailangan ninyo ng inventory na mahigpit na konektado sa accounting. Nakakatipid ng maraming reconciliation ang accounting software at mga inventory product na idinisenyong mag-integrate dito.
• May warehouse operation kayo na may picking, packing, shipping label at maraming sales channel. Para doon ginawa ang mga dedicated na inventory at warehouse system.

Gumawa ng sarili kapag hindi tugma sa mga produktong iyon ang stock ninyo, kapag magbabayad kayo para sa malaking sistema para sa maliit na bahagi nito, o kapag ang prosesong nakapalibot sa stock (approval, job sheet, pagbalik ng rental) ang tunay ninyong kailangang pamahalaan. Tinatalakay ng aming gabay sa build vs buy na software para sa maliit na negosyo ang trade-off.

Paggawa nito gamit ang Mythex

Ang Mythex ay AI app builder: ilalarawan mo ang stock, mga lokasyon at mga tao, at bubuuin nito ang app sa live preview, na nagdaragdag ng database sa proyekto para sa mga item, lokasyon at movement. Maaari kang maglakip ng screenshot ng spreadsheet na ginagamit mo ngayon para makita nito ang mga column, at humiling ng CSV import. Ang mga larawan ng item ay gumagamit ng file storage ng proyekto. Kung may API ang store o POS ninyo, maaari ninyong itago ang key nito sa project secrets at hilingin sa Mythex na basahin ito. Walang built-in na login system para sa staff ninyo; ang mga account at role ng app ay gumagamit ng auth library o provider na pipiliin ninyo. Magandang panimulang punto ang mga docs na pagbuo ng internal tool at pagbuo ng CRUD app.

Para sa unang prompt na puwede ninyong i-edit, buksan ang inventory tracker template, o basahin ang mas malawak na gabay na paano gumawa ng internal tool.

Mga tanong