Varastonhallintasovelluksen tekeminen pienyritykselle

Varastonhallintasovelluksen tekemiseen aloita neljästä asiasta: tuoteluettelosta, kunkin tuotteen määrästä kussakin sijainnissa, lokista jokaisesta varastotapahtumasta (sisään, ulos, oikaistu, perusteluineen) ja matalan varastotason hälytyksistä täydennysrajan perusteella. Tekoälyllinen sovellusrakentaja voi luoda tietokannan, näkymät ja hälytykset tavallisesta kuvauksesta. Tärkein suunnitteluratkaisu on kirjata tapahtumat sen sijaan, että vain korvaisit määrän, koska juuri historia saa luvut luotettaviksi.

Miksi pienyritykset rakentavat omansa

Moni pienyritys seuraa varastoa aluksi taulukossa, ja se toimii, kunnes ei enää toimi. Yleisimmät murtumakohdat:

• Useampi ihminen päivittää taulukkoa ja kirjoittaa toistensa päälle
• Kukaan ei tiedä, miksi määrä muuttui tai kuka sen muutti
• Jokin loppuu, ennen kuin kukaan huomaa
• Tavaraa on useammassa paikassa (myymälä, varasto, pakettiauto, toinen toimipiste)
• Taulukkoon on kertynyt ohjeita sen käytöstä

Valmiita varastoohjelmistoja on olemassa, ja ne ovat usein oikea vastaus (katso tämän oppaan loppu). Ihmiset rakentavat omansa, kun varasto on epätavallinen (erät vanhenemispäivineen, tuotteet, jotka valmistetaan muista tuotteista, vuokrattavat tavarat, jotka palautuvat), kun tarvitsevat vain murto-osan suuresta tuotteesta tai kun haluavat sovelluksen sopivan tarkalleen tiimin tapaan toimia. Jos olet tulossa taulukosta, taulukon muuttaminen sovellukseksi on hyödyllinen rinnalle.

Mitä sovellus tarvitsee

Ydindata

Keskeinen ajatus: varastotaso on tapahtumien tulos. Jokainen muutos kulkee tapahtumatietueen kautta, ja käsillä oleva määrä päivitetään siitä. Saat siitä ilmaiseksi tarkastusjäljen, ja virheet on helppo jäljittää ja perua.

Ydinnäkymät

• Tuoteluettelo haulla, kategoriasuodattimella ja ”matala varasto” -suodattimella
• Tuotesivu, jossa näkyy määrä sijainnittain ja viimeisimmät tapahtumat
• Pikasäätö: vastaanota tavaraa, poista tavaraa, siirrä sijainnista toiseen, kirjaa laskenta
• Matalan varaston näkymä: kaikki, mikä on täydennysrajan tasolla tai sen alla, ryhmiteltynä toimittajan mukaan
• Laskentatila säännöllisiin laskentoihin, joka kirjaa eron oikaisuna

Myöhemmin, jos tarvitset

• Ostotilaukset: tee tilaus toimittajalle ja vastaanota sitä vastaan
• Erät ja vanhenemispäivät elintarvikkeille, kosmetiikalle ja lääkkeille
• Materiaalilista: valmis tuote, joka koostuu komponenteista, jolloin yhden myynti vähentää useita
• Raportit: varaston arvo, hitaasti liikkuvat tuotteet, käyttö ajan yli (katso miten kojelauta rakennetaan)
• Viivakoodien skannaus puhelimen kameralla

Päätettävää ennen rakentamista

Kuka on totuuden lähde

Jos myyt verkkokaupan tai kassajärjestelmän kautta, joka seuraa varastoa jo, päätä, kumpi järjestelmä omistaa luvun. Kaksi järjestelmää, jotka muokkaavat samoja lukuja, ajautuvat erilleen. Vaihtoehtoja:

1. Sovelluksesi on vain niille asioille, joita kauppa ei seuraa (raaka-aineet, tarvikkeet, varaston tavarat).
2. Kauppa on lähde; sovelluksesi lukee siitä raporttien ja hälytysten tarpeisiin sen rajapinnan kautta.
3. Sovelluksesi on lähde ja työntää luvut kauppaan. Tehokkain ja vaikein saada oikein.

Aloittaminen vaihtoehdolla 1 tai 2 on paljon turvallisempaa.

Kuka saa tehdä mitäkin

Ostohintojen piilottaminen osalta henkilökuntaa on yleinen vaatimus; mainitse se ensimmäisessä kehotteessa. Todelliset oikeudet vaativat sovelluskirjautumisen, josta kerrotaan kohdassa miten kirjautuminen lisätään sovellukseen.

Puhelin vai tietokone

Varastotyö tehdään seisten: varastohuoneessa, toimitusoven luona, pakettiautossa. Suunnittele säätö- ja laskentanäkymät ensin puhelimelle, isoilla painikkeilla ja mahdollisimman vähällä kirjoittamisella. Raportit ja tuotteiden muokkaus voivat olla ensisijaisesti työpöytäkäyttöön.

Rakenna askel askeleelta

Vaihe 1: Siivoa nykyinen data

Vie taulukkosi ja siisti se ennen tuontia: yksi rivi per tuote, yhtenäiset yksiköt, ainutlaatuiset SKU-koodit, ei yhdistettyjä soluja. Tämä vie enemmän aikaa kuin ihmiset odottavat, mutta säästää paljon vaivaa myöhemmin.

Vaihe 2: Kirjoita ensimmäinen kehote

Kuvaa yritys, varasto, ihmiset ja tapahtumat:

Rakenna varastosovellus Fern & Stone -nimiselle kasvikaupalle, jolla on myymälätila, varastohuone ja toimituspakettiauto. Tuotteilla on nimi, SKU, viivakoodi, kategoria, yksikkö, ostohinta, myyntihinta, toimittaja ja täydennysraja. Seuraa määrää sijainnittain. Jokainen muutos on varastotapahtuma, jossa on tyyppi (vastaanotettu, myyty, vaurioitunut, laskettu, siirretty), määrä, muistiinpano, käyttäjä ja aika — älä koskaan muokkaa määriä suoraan. Näkymät: haettava tuoteluettelo matalan varaston suodattimella, tuotesivu varastolla sijainnittain ja tapahtumahistorialla, puhelimelle sopiva pikasäätönäkymä sekä matalan varaston sivu ryhmiteltynä toimittajan mukaan. Henkilökunta ei näe ostohintoja; esimiehet näevät. Käytä tietokantaa, yksinkertainen ja nopea muotoilu. Tuo tuotteet CSV-tiedostosta.

Vaihe 3: Tuo ja tarkista

Tuo siivottu CSV-tiedosto ja tarkista kymmenen tuotetta todellisuutta vastaan. Väärät alkulukemat heikentävät luottamusta sovellukseen ensimmäisestä päivästä lähtien, joten laske oikeasti tärkeimmät tuotteesi sinä päivänä, kun vaihdat.

Vaihe 4: Testaa tapahtumat

Vastaanota tavaraa, myy osa, vaurioita yksi, siirrä osa pakettiautoon, tee laskenta, joka löytää kaksi puuttuvaa. Tarkista, että kunkin tuotteen historia kertoo tarinan oikein ja että määrä täsmää. Yritä saada määrä alle nollan ja päätä, pitääkö se estää vai merkitä.

Vaihe 5: Lisää hälytykset ja raportit

Matalan varaston sähköposti tai päivittäinen yhteenveto esimiehelle on yleensä ensimmäinen asia, jota ihmiset pyytävät, kun perusasiat toimivat. Se tarvitsee sähköpostipalvelun ja ajastetun tehtävän. Sen jälkeen yksinkertainen varaston arvon raportti ja lista tuotteista, joita ei ole liikkunut 90 päivään.

Vaihe 6: Ota käyttöön ensin yhdessä sijainnissa

Käytä sitä yhdessä paikassa pari viikkoa, korjaa kankeat kohdat ja laajenna sitten. Suurin riski ei ole bugi; se on henkilökunta, joka palaa taulukkoon, koska sovellus on hitaampi.

Yleisiä virheitä

• Vain nykyisen määrän tallentaminen. Ilman tapahtumia et voi vastata kysymykseen ”miksi tämä on väärin?”
• Kaikkien salliminen muokata mitä tahansa. Kirjoitusvirhe täydennysrajassa tai poistettu tuote voi jäädä huomaamatta viikkoja.
• Yksiköiden sivuuttaminen. Jos ostat 12 kappaleen laatikoissa ja myyt yksittäin, tarvitaan selkeä sääntö, muuten luvut ovat 12-kertaisesti pielessä.
• Liian monta kenttää pikasäätönäkymässä. Jos toimituksen kirjaaminen vie minuutin, ihmiset eivät tee sitä.
• Kaksisuuntaisen kauppasynkronoinnin rakentaminen ensin. Saa sovellus luotetuksi omillaan ennen kuin yhdistät sen mihinkään.
• Kohtelu kirjanpitona. Varaston arvostukselle verotuksessa (FIFO, painotettu keskiarvo) on sääntönsä; tarkista kirjanpitäjältäsi ennen kuin nojaat sovelluksen lukuihin kirjanpidossasi.

Milloin valmis tuote on parempi valinta

• Myyt pääasiassa yhden alustan kautta, kuten Shopify tai Square. Niiden sisäänrakennetut varastoominaisuudet voivat riittää, ja ne on jo yhdistetty myyntiisi.
• Tarvitset varaston tiukasti kiinni kirjanpidossa. Kirjanpito-ohjelmistot ja varastotuotteet, jotka on tehty yhteensopiviksi, säästävät paljon täsmäytystyötä.
• Sinulla on varastotoiminta, jossa on keräys, pakkaus, lähetystarrat ja useita myyntikanavia. Erilliset varasto- ja logistiikkajärjestelmät on tehty sitä varten.

Rakenna oma, kun varastosi ei sovi näihin tuotteisiin, kun maksaisit suuresta järjestelmästä, jota käytät pienellä osalla, tai kun varastoa ympäröivä prosessi (hyväksynnät, työkortit, vuokrien palautukset) on todella se, mitä tarvitset hallita. Ohjelmiston rakentaminen vai ostaminen pienyrityksille -oppaamme käy kompromissin läpi.

Rakentaminen Mythexillä

Mythex on tekoälyllinen sovellusrakentaja: kuvaat varaston, sijainnit ja ihmiset, ja se rakentaa sovelluksen live-esikatseluun ja lisää projektiin tietokannan tuotteille, sijainneille ja tapahtumille. Voit liittää kuvakaappauksen taulukosta, jota käytät nyt, jotta se näkee sarakkeesi, ja pyytää CSV-tuontia. Tuotekuvat käyttävät projektin tiedostotallennusta. Jos kaupallasi tai kassajärjestelmälläsi on API, voit tallentaa sen avaimen projektin salaisuuksiin ja pyytää Mythexiä lukemaan siitä. Henkilökunnan sisäänkirjautumisjärjestelmää ei ole sisäänrakennettuna, joten sovelluksen tilit ja roolit käyttävät valitsemaasi autentikointikirjastoa tai -palveluntarjoajaa. Sisäisen työkalun rakentamisen ja CRUD-sovelluksen rakentamisen dokumentaatiosivut ovat hyviä lähtökohtia.

Muokattavaksi ensimmäiseksi kehotteeksi avaa varastoseurannan mallipohja, tai lue laajempi opas miten sisäinen työkalu rakennetaan.

Kysymykset