小規模ビジネス向け在庫管理アプリの作り方

在庫管理アプリを作るには、四つのものから始めます。品目の一覧、保管場所ごとの各品目の数量、すべての在庫の動き（入庫、出庫、調整、理由付き）の記録、そして発注点に基づく欠品アラートです。AI アプリビルダーなら、平易な説明からデータベース、画面、アラートを作れます。最も重要な設計上の選択は、数量を上書きするだけでなく、在庫の動きを記録することです。その履歴があるからこそ、数字を信頼できます。

小規模ビジネスが自作する理由

多くの小規模ビジネスは、在庫をスプレッドシートで管理し始めます。それは、うまくいかなくなるまでは機能します。よくある破綻の場面は次のとおりです。

• 複数の人がシートを更新し、互いの変更を上書きしてしまう
• 数量がなぜ変わったのか、誰が変えたのかが分からない
• 在庫が切れても、誰も気づくまでに時間がかかる
• 在庫が複数の場所にある（売場、バックヤード、配送車、第二拠点）
• シートの使い方の説明が増えていく

既製の在庫管理ソフトも存在し、それが正解であることも多いです（このガイドの最後を参照）。自作するのは、在庫が特殊な場合（賞味期限のあるロット、他の品目から作る品目、返却される貸出品）、大きな製品の一部の機能だけが必要な場合、またはチームの働き方に正確に合わせたい場合です。スプレッドシートから移行するなら、スプレッドシートをアプリに変える方法 も役立ちます。

アプリに必要なもの

中核のデータ

重要な考え方は、在庫数は在庫の動きの結果であるということです。すべての変更は在庫の動きの記録を通り、手持ち数量はそこから更新されます。これで監査証跡が自動的に得られ、ミスを追跡して元に戻すのも容易になります。

中核の画面

• 品目一覧：検索、カテゴリの絞り込み、「在庫少」の絞り込み付き
• 品目のページ：保管場所ごとの数量と、最近の在庫の動き
• すばやい調整：入庫、出庫、保管場所間の移動、棚卸の記録
• 在庫少の画面：発注点以下のものすべてを、仕入先ごとにまとめて表示
• 棚卸モード：定期的な棚卸に使い、差異を調整として記録する

後で必要なら追加するもの

• 発注書：仕入先に発注を作成し、それに対して入荷を記録する
• ロットと賞味期限：食品、化粧品、医薬品向け
• 部品表：他の部品から作られる完成品。一つ売ると、複数の部品が減る
• レポート：在庫金額、動きの遅い品目、時間ごとの使用量（ダッシュボードの作り方 を参照）
• スマートフォンのカメラによるバーコード読み取り

作る前に決めること

正の情報源はどれか

オンラインストアや販売時点管理（POS）システムがすでに在庫を管理している場合は、どちらのシステムが数量を持つかを決めてください。二つのシステムが同じ数字を編集すると、ずれていきます。選択肢は次のとおりです。

1. アプリは、ストアが追跡していないもの（原材料、消耗品、バックヤードの在庫）だけに使う。
2. ストアを正とし、アプリは API 経由で読み取って、レポートや警告に使う。
3. アプリを正とし、数量をストアに送り返す。 最も強力ですが、正しく動かすのが最も大変です。

最初は 1 か 2 から始めるほうがずっと安全です。

誰が何をできるか

一部のスタッフに仕入原価を見せないことは、よくある要件です。最初のプロンプトで伝えておいてください。実際の権限には、アプリへのログインが必要です。アプリにログインを追加する方法 で扱っています。

スマートフォンか、デスクトップか

在庫の作業は立ったまま行われます。バックヤード、納品口、配送車の中です。調整と棚卸の画面は、スマートフォンを前提に、大きなボタンで入力をできるだけ少なく設計してください。レポートと品目の編集はデスクトップ向けで構いません。

段階を追って作る

ステップ 1：現在のデータを整理する

スプレッドシートを書き出し、取り込む前に整えます。一行に一品目、単位を統一、SKU を一意にする、結合したセルをなくす、などです。思った以上に時間がかかりますが、後のトラブルを大きく減らせます。

ステップ 2：最初のプロンプトを書く

事業、在庫、人、在庫の動きを説明してください。

Fern & Stone 向けの在庫アプリを作ってください。Fern & Stone は、売場、バックヤード、配送車を持つ植物店です。品目には、名称、SKU、バーコード、カテゴリ、単位、仕入原価、販売価格、仕入先、発注点があります。数量は保管場所ごとに追跡します。すべての変更は在庫の動きとして記録し、種類（入庫、販売、破損、棚卸、移動）、数量、メモ、ユーザー、日時を持たせてください。数量を直接編集することは決してしないでください。画面は次のとおりです。検索できる品目一覧（在庫少の絞り込み付き）、保管場所ごとの在庫と動きの履歴を表示する品目ページ、スマートフォン向けのすばやい調整画面、仕入先ごとにまとめた在庫少のページ。スタッフは仕入原価を見られず、マネージャーは見られるようにしてください。データベースを使い、シンプルで速い設計にしてください。CSV ファイルから品目を取り込めるようにしてください。

ステップ 3：取り込んで確認する

整えた CSV を取り込み、実際と照らして十数品目を確認します。開始時の数量が間違っていると、初日からアプリへの信頼が損なわれるので、切り替えの日に重要な品目を実際に数えてください。

ステップ 4：在庫の動きをテストする

入庫し、いくつか売り、一つを破損扱いにし、一部を配送車に移し、棚卸で二つ足りないことを見つけてください。各品目の履歴が正しく流れを説明し、数量が合っているかを確認します。数量を0未満にしようとしたとき、ブロックするか警告するかを決めてください。

ステップ 5：アラートとレポートを追加する

基本が動くと、最初に求められるのは、在庫少のメールか、マネージャー向けの日次サマリーであることがほとんどです。これにはメールプロバイダーと定期実行のジョブが必要です。その後、簡単な在庫金額のレポートと、90 日間動きのなかった品目の一覧を追加します。

ステップ 6：まず一つの拠点で運用する

一か所で二、三週間使い、使いにくい点を直してから広げます。最大のリスクはバグではなく、アプリの方が遅いためにスタッフがスプレッドシートに戻ってしまうことです。

よくある間違い

• 現在の数量だけを保存する。 在庫の動きがなければ、「なぜ数字がおかしいのか」に答えられません。
• 誰でも何でも編集できる。 発注点の入力ミスや品目の削除は、何週間も気づかれないことがあります。
• 単位を無視する。 12 個入りの箱で仕入れて、一個単位で販売する場合は、明確なルールが必要です。さもないと、数量が 12 倍ずれます。
• すばやい調整画面の項目が多すぎる。 納品の記録に 1 分かかるなら、人は記録しなくなります。
• 最初に双方向のストア同期を作る。 単体でアプリを信頼されるようにしてから、何かにつなげてください。
• 会計と同じように扱う。 税務上の在庫評価（FIFO、総平均法）には決まりがあります。アプリの数字を会計に使う前に、会計士に確認してください。

既製の製品が適している場合

• 主に一つのプラットフォーム（Shopify や Square など）で販売している。そのプラットフォームの在庫機能が、必要な範囲をすでにカバーし、販売と結び付いているかもしれません。
• 在庫を会計と密接に結び付ける必要がある。 会計ソフトと連携するように作られた在庫製品なら、照合作業が大幅に減ります。
• 倉庫業務がある。 ピッキング、梱包、配送ラベル、複数の販売チャネルがあるなら、専用の在庫・倉庫管理システムが向いています。

自作が向いているのは、在庫が上記の製品に合わない場合、小さな一部の機能のために大きなシステムにお金を払うのが割に合わない場合、あるいは在庫を取り巻く業務（承認、作業票、レンタルの返却）こそ管理したい場合です。小規模ビジネスにおけるソフトウェアの自作と購入 で、そのトレードオフを解説しています。

Mythex で作る

Mythex は AI アプリビルダーです。在庫、保管場所、人を説明すると、ライブプレビューでアプリを組み立て、品目、保管場所、在庫の動きのためのデータベースを追加します。今使っているスプレッドシートのスクリーンショットを添付すれば、列の構成を把握させられ、CSV の取り込みも頼めます。品目の写真はプロジェクトのファイルストレージに保存されます。ストアや POS に API があれば、そのキーをプロジェクトのシークレットに保存し、そこから読み取るように頼めます。スタッフ用の組み込みのログインシステムはないため、アプリのアカウントとロールには、あなたが選んだ認証ライブラリまたはプロバイダーを使います。社内ツールの作り方 と CRUD アプリの作り方 のドキュメントが出発点として良いでしょう。

編集して使える最初のプロンプトには、在庫トラッカーのテンプレート を開くか、より広い内容として 社内ツールの作り方 を読んでください。

よくある質問